Les formulaires d'accès peuvent rendre les tâches de saisie de données plus pratiques pour vous et vos utilisateurs de base de données. Créer un environnement de base de données convivial 5 Alternatives faciles à utiliser et gratuites à Microsoft Access 5 Des alternatives faciles à utiliser et gratuites à Microsoft Access Microsoft Access est un outil de base de données complexe avec une courbe d'apprentissage abrupte. Si vous recherchez des alternatives plus intuitives et gratuites avec des fonctionnalités comparables, nous vous avons couvert! En savoir plus sans exposer le fonctionnement de la base de données interne et vous assurer que vos données sont en sécurité.
Suite de notre didacticiel sur les requêtes Access Un didacticiel rapide sur les requêtes dans Microsoft Access 2007 Un didacticiel rapide sur les requêtes dans Microsoft Access 2007 Lire Plus en 2010, suite à une demande du lecteur Jeanne Thelwell, ce tutoriel couvrira la création, la modification et la conception des formulaires Access contrôlez et formatez les propriétés pour vous donner le pouvoir sur la conception de votre base de données.
Dans le cadre de ce tutoriel, nous utiliserons la fiche d'information de contact des Sénateurs des États-Unis. Une fois que vous avez téléchargé le fichier, vous devrez le décompresser dans un endroit mémorable - nous en aurons besoin dans un instant.
Commençons
Avant de pouvoir créer notre formulaire d'accès, nous devrons importer notre base de données. Si vous jouez à la maison, c'est le lien ci-dessus, bien que ce tutoriel fonctionne avec votre propre jeu de données.
Commencez par sélectionner "Base de données de bureau vide" comme indiqué ci-dessous:
Nous pouvons maintenant importer des données en utilisant l'onglet "Données externes", situé en haut à droite de votre écran:
Aujourd'hui, nous allons utiliser un fichier .xml Qu'est-ce qu'un fichier XML et quelles sont ses utilisations? [Dans le cas où vous vous demandiez] Qu'est-ce qu'un fichier XML et quelles sont ses utilisations? [Dans le cas où vous vous demandiez] Pour en savoir plus. Sélectionnez Fichier XML dans l'onglet Données externes. Accédez à l'emplacement où vous avez décompressé le fichier et sélectionnez, où vous rencontrerez le menu Importer XML. Cela devrait refléter la capture d'écran ci-dessous. Appuyez sur OK pour importer dans notre nouvelle base de données.
La colonne de gauche indique vos objets de base de données disponibles et si tout a fonctionné jusqu'à présent, vous devriez maintenant voir nos objets de données importés contact_information et member . Double-cliquez pour ouvrir le membre . Vos champs de base de données devraient maintenant être peuplés de glorieuses informations de contact du sénateur américain.
Notre didacticiel sur les formulaires à accès rapide
Les formulaires d'accès sont des objets de conception personnalisables qui vous permettent de fournir une base de données accessible pour vous et vos utilisateurs de base de données. Un didacticiel rapide sur les tables dans Microsoft Access 2007 Un didacticiel rapide sur les tables dans Microsoft Access 2007 En savoir plus pour économiser du temps et éditer des erreurs coûteuses .
Passons aux morceaux amusants. Notre base de données est pleine. Nos doigts sont agiles. Sélectionnez l' onglet Créer suivi du formulaire . Outlook sera par défaut un formulaire de base pour notre table sélectionnée, affiché dans la vue de mise en page bien nommé.
Cliquez sur Enregistrer rapidement en haut à droite de l'écran et voilà! Vous avez créé un formulaire très basique et visuellement peu attrayant - mais cela constitue la base de notre interface de base de données personnalisable. Pendant que nous sommes ici, n'hésitez pas à glisser et déposer des champs de formulaire en fonction de votre base de données, ou faites un clic droit pour les options de suppression.
Il convient également de prendre note de la gamme d'options de conception disponibles dans l'onglet contextuel des outils de présentation de formulaire . C'est là que sont conservés les outils électriques de conception, allant de:
- Changements de thème instantanés
- Couleur et sélections de polices
- Options d'en-tête et de pied de page
- Création de champ supplémentaire
- Contrôles de formulaire: boutons, outils de navigation, listes, menus et sous-formulaires
Certains de ces outils outrageusement excitants entreront en jeu dans un instant. Tout d'abord, faisons le tour du formatage de notre formulaire de contact.
Formatage
Notre onglet Outils de disposition de formulaire contient les champs de personnalisation de formulaire. En le sélectionnant, vous aurez accès à un écran similaire au nôtre. À ce stade, n'hésitez pas à jouer avec certains des paramètres pour comprendre leur rôle dans la conception de formulaire et les options esthétiques qui s'offrent à vous.
Vous pouvez également vouloir un fond d'Ainsley Harriot avec le remplissage vert, le texte vert souligné par italique gras et les contours verts. Quelque chose de très MySpace / MSN Messenger à ce sujet, mais peut-être pas pour tout le monde ...
Si ce n'est pas le design attirant visuellement qui vous intéresse, vous pouvez également choisir des options raisonnables.
Revenez à l'onglet Accueil où vous pouvez trouver l'option d' affichage . Ici, vous pouvez parcourir les vues Formulaire disponibles. Félicitations, vous venez de faire votre premier formulaire d'accès personnalisé. Vos utilisateurs de base de données se précipiteront pour vous remercier!
Assistant de formulaire facilite la création de formulaire
Microsoft a été exceptionnellement gentil dans sa version Office 2013. Comprenant nos désirs sociétaux d'améliorer continuellement l'efficacité, ils ont inclus un assistant de formulaire assez pratique pour permettre de sauter les détails pratiques et crasseux.
L'Assistant Formulaire d'accès est un outil de développement de formulaire rapide et utile qui vous permet d'être le moteur du design, tout en vous proposant des préconfigurations pour les colonnes, les lignes, les tailles de tableaux, les styles et les thèmes.
Vous pouvez utiliser l'assistant pour décider rapidement quel style de formulaire correspond à votre base de données et aux besoins de l'utilisateur.
Variétés de formulaires d'accès
Bien sûr, vous n'aurez peut-être pas toujours besoin d'importer une base de données et de créer un formulaire de base. Il existe plusieurs autres formats de formulaire, en fonction de vos données, ainsi que des contrôles de conception pour faciliter la navigation de l'utilisateur. Examinons certains d'entre eux maintenant.
Les quatre formats de formulaire
- Formulaire de table unique . C'est comme ça: un seul formulaire, correspondant à une seule table de base de données. Il est fonctionnel, basique et peut être utilisé pour accomplir un certain nombre de tâches.
- Formulaire de table unique avec champ de recherche : Toujours en utilisant un seul formulaire, configuration de base de données unique, le champ de recherche permet d'afficher des données d'une autre table ou base de données ou de projeter les valeurs récapitulatives d'une plage de données. Les données sont "recherchées" selon les besoins.
- Formulaire maître / détail : relation maître à sous-formulaire, c.-à-d. Qu'une forme principale dirige plusieurs sous-formulaires
- Masque / formulaire détaillé avec champ de recherche : même relation maître / sous-formulaire, mais avec des champs de recherche supplémentaires dans le maître ou les sous-formulaires.
Vous trouverez l'un de ces quatre formats de formulaire dans presque tous les formulaires de base de données Access. Prenez donc le temps de vous familiariser avec leur apparence, leurs forces, leurs faiblesses et l'endroit où ils doivent être appliqués.
Utilisez la feuille de propriétés
La feuille de propriétés est une barre latérale jolly utile, disponible dans l'onglet Outils de mise en forme de formulaire :
Il contient des tonnes d'informations utiles sur votre formulaire et vous pouvez l'utiliser pour éditer, modifier et basculer rapidement de nombreuses options. Vous ne savez pas ce que fait une option? Access fournit une info-bulle pratique en bas à gauche de votre écran.
Nous ne pouvons pas insister sur l'utilité de la feuille de propriétés pour effectuer des modifications à la volée. Cependant, les options sont trop nombreuses pour détailler chacune d'entre elles, donc nous en couvrirons deux dont vous pourriez avoir besoin immédiatement:
Cacher un champ
Voulez-vous vous assurer que vos utilisateurs n'accèdent pas à un certain champ? L'accès vous permet de masquer des entrées de champs individuelles.
Sélectionnez le champ que vous voulez cacher. Nous avons choisi la fête, à partir de notre formulaire de base de données existant. Lorsque vous sélectionnez le champ, la feuille de propriétés doit être mise à jour et vous pouvez activer la visibilité du champ via une zone de liste déroulante.
Verrouillez votre formulaire
Il se peut que d'autres utilisateurs aient besoin d'accéder à votre base de données, mais vous ne voulez pas qu'ils se mêlent des mécanismes internes de vos tables et de vos requêtes, et en particulier de votre code VBA.
Revenez à la feuille de propriétés. Faites défiler la zone de liste déroulante pour trouver Formulaire - les propriétés que nous allons modifier s'appliqueront à l'ensemble du formulaire, par opposition à l'isolement de champ unique que nous avons couvert ci-dessus.
À mi-chemin de la feuille de propriétés, vous devriez voir les options suivantes:
Changez chaque propriété à non . Votre feuille de propriétés devrait maintenant correspondre à ceci:
Ensuite, basculez en mode Création et dans la liste déroulante de feuille de propriétés, recherchez Formulaire à nouveau. Basculer Autoriser la vue de disposition à non . Cela arrête tout utilisateur supplémentaire accédant à la vue de mise en page, où ils peuvent directement modifier le formulaire.
Distribution
Nous avons fait notre formulaire, nous avons manipulé le formatage, nous avons joué avec des propriétés et nous avons limité l'accès éditorial. Maintenant, nous devons enregistrer notre formulaire pour la distribution. Avant de distribuer notre base de données, nous devons convertir le fichier de .accdb en .accde, en restreignant toute autre modification de conception ou modification de champ.
Enregistrez la base de données actuelle dans un emplacement mémorable. Avant de convertir notre fichier dans Access, assurez-vous de faire une copie (ou deux!) Du fichier de base de données d'origine, en cas de corruption de la base de données. Cela agira comme notre copie principale. Nous pouvons mettre à jour la conception de formulaire ou les enregistrements disponibles via ce fichier, enregistrer et redistribuer.
Allez dans Fichier> Enregistrer sous. Vous devriez être présenté avec ces options:
Choisissez Fichier ACCDE et cliquez sur Enregistrer sous .
Votre base de données est maintenant limitée à la vue Formulaire uniquement:
Il y aura maintenant deux fichiers dans votre emplacement de sauvegarde: notre copie principale - .accdb - et notre version de distribution - .accde . Distribuez le fichier avec le cadenas massif à vos utilisateurs.
Revenez la prochaine fois
Ce tutoriel devrait avoir illuminé le monde d'Access Excel Vs. Accès - Une feuille de calcul peut-elle remplacer une base de données? Vs Excel Accès - Une feuille de calcul peut-elle remplacer une base de données? Quel outil devez-vous utiliser pour gérer les données? Access et Excel proposent tous deux un filtrage, une collation et une interrogation de données. Nous allons vous montrer lequel est le mieux adapté à vos besoins. Lire plus de formulaires pour vous, vous donnant une compréhension de la conception de base, le formatage, les propriétés et la distribution. Nous reviendrons dans un proche avenir détaillant la gamme des fonctionnalités de contrôle de conception d'accès pour vous permettre de construire des formulaires plus détaillés pour répondre à vos besoins.
Avez-vous apprécié ce tutoriel? Avez-vous des astuces de formulaire d'accès à transmettre à d'autres lecteurs? Partagez vos connaissances ci-dessous!