La vie tourne autour de la communication et littéralement rien ne s'accomplit sans elle. Le courrier électronique est un outil de communication destiné à vous faciliter la vie. Au lieu d'avoir à taper une lettre ou d'essayer d'attraper quelqu'un au téléphone ou en personne, vous pouvez rapidement taper quelques lignes et être au-dessus.
Mais l'email peut également être un puits de temps significatif. Cela arrive généralement quand il est utilisé dans le mauvais sens. Beaucoup de gens vous envoient des emails dont vous n'avez pas besoin, avec des lignes d'objet qui ne reflètent pas le contenu, et en plus de mots que nécessaire. Mais il peut aussi s'agir de votre propre faute, par exemple si vous ne traitez pas correctement les courriels ou si vous abusez de votre boîte de réception en tant que tâche ou liste de lecture. Le fait est que vous pouvez passer vos emails plus rapidement en améliorant vos habitudes et en adoptant rigoureusement quelques conseils clés en matière d'efficacité du courrier électronique.
Horaire Email Time
Si vous craignez de tendre vos courriels ou si vous passez trop de temps à vider votre boîte de réception, essayez de respecter un horaire. Certaines personnes recommandent de faire des courriels deux fois par jour pendant un certain temps. Le temps de planification est intelligent parce qu'il crée le laps de temps et l'espace d'esprit pour se concentrer sur la réalisation de la tâche. En outre, vous comprendrez combien de temps vous passez vraiment avec des courriels.
La vérification des courriels seulement deux fois par jour ne fonctionne pas pour tout le monde. Si vous avez besoin de rester au courant des choses et de consulter vos courriels à plusieurs reprises au cours de la journée, accordez-vous quelques minutes toutes les heures en plus de vérifier et de traiter les courriels le matin et le soir. Ces courts sprints d'e-mail sont l'occasion de répondre à des e-mails urgents ou de répondre à un e-mail dont vous aviez besoin pour rechercher des informations.
L'idée est de ...
- créer une limite de temps en programmant l'heure de l'email,
- avoir l'ambition de rester dans cette limite,
- devenir plus rapide, et
- progressivement libérer du temps sur votre horaire.
Cet état d'esprit vous aide à vous concentrer et à devenir plus efficace. Combinez cela avec tous les autres conseils d'efficacité de courrier électronique dans cet article et vous allez bientôt accélérer vos courriels comme jamais auparavant.
Traiter chaque courriel que vous ouvrez
Chaque courriel que vous ouvrez vous oblige à agir d'une façon ou d'une autre. En faisant cela, vous gagnez du temps, car vous n'aurez plus à traiter cet e-mail. Vous pourrez également effacer votre boîte de réception au moins une fois par jour, ce qui est un sentiment libérateur.
Pour chaque courriel que vous ouvrez, agissez immédiatement si possible ou programmez une tâche si nécessaire, puis archivez ou supprimez l'e-mail. Agir immédiatement peut signifier que vous répondez rapidement, faites un bref appel téléphonique, transférez des dates dans votre calendrier, ajoutez des tâches à votre liste de tâches, envoyez des courriels ou tout contenu à lire plus tard. Chaque fois que vous n'êtes pas en mesure de répondre ou d'agir immédiatement, rédigez une réponse et planifiez une tâche pour répondre à tout ce que vous devez faire. Dans tous les cas, récupérez tous les emails dans votre boîte de réception.
Notez que dans Gmail, chaque e-mail a une URL unique. Saviez-vous que vous pouvez mettre en signet des messages Gmail spécifiques? Voici comment et pourquoi avez-vous su que vous pouvez marquer des messages spécifiques de Gmail? Voici comment et pourquoi De nombreux cas ont été présentés pour expliquer pourquoi Gmail est un client webmail ingénieux. Maintenant, même s'il est presque trivial de trouver des e-mails dans Gmail, sachant que vous pouvez les trouver ne signifie pas que vous ... Lire la suite. Maintenant, ne l'utilisez pas pour marquer vos e-mails! Au lieu de cela, ajoutez le lien à la tâche correspondante dans votre liste de tâches ou votre entrée de calendrier. C'est beaucoup mieux que de garder la trace de ces e-mails dans votre boîte de réception.
Pour profiter au maximum de votre temps ...
- agir sur chaque email que vous ouvrez,
- transférer des tâches et des dates à votre liste ou calendrier To Do et
- ajouter des adresses e-mail pour référence,
- répondre immédiatement si possible,
- rédiger une réponse si nécessaire,
- archiver ou supprimer chaque email que vous avez ouvert et,
- traiter le dossier Brouillons et la liste des tâches une fois par jour.
Filtrer et étiqueter les courriels
Beaucoup de gens gardent des courriels dans leur boîte de réception parce qu'ils ne connaissent pas de meilleure façon de les suivre. Il contribue à l'encombrement et avec le temps rend effectivement plus difficile de trouver des choses. Dans Gmail, vous pouvez facilement trouver des e-mails à l'aide de la puissante fonction de recherche. 5 Opérateurs de recherche Gmail avancés 5 Opérateurs de recherche avancée Gmail Gmail est un client de messagerie Web ingénieux doté de nombreuses fonctionnalités exceptionnelles. En tant que service Google, l'une de ses forces est évidemment la recherche. Et c'est exactement comme cela que Google a révolutionné le courrier électronique. Dans Gmail, vous n'avez pas vraiment ... Lire la suite. Vous pouvez également étiqueter les e-mails pour les trouver rapidement si vous devez les conserver dans votre boîte de réception ou les trier dans des dossiers pour les récupérer plus tard.
Plutôt que de trier manuellement les courriels, vous pouvez configurer des filtres pour traiter automatiquement les courriels que vous recevez régulièrement. 5 Filtres Gmail pour aider à hiérarchiser et organiser votre boîte de réception 5 Filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception Quels filtres devraient avoir chacun dans son arsenal? que leur boîte de réception est aussi ordonnée que la mienne? Je suis là pour vous aider à mettre en place vos cinq premiers filtres, ou ... Lire la suite, y compris les notifications, les abonnements, les résumés, mais aussi les courriels de personnes spécifiques. Au lieu de configurer un nouveau filtre pour chaque source individuelle, créez un alias d'email Divide & Conquer votre email avec la puissance des alias de Gmail Diviser et conquérir votre email avec la puissance des alias de Gmail Quand il s'agit d'email address, la réaction immédiate est souvent tout sur les dossiers, les balises, les filtres, les marques de priorité et les choses de ce genre. Pas n'importe lequel d'entre eux sont mauvais - en fait, la plupart des ... Lire la suite pour les types d'e-mails (par exemple les notifications de forum ou abonnements newsletter) et filtrer les e-mails en fonction de l'adresse e-mail à laquelle ils sont envoyés. En dirigeant ces courriels vers leur propre dossier, ils n'obstrueront jamais votre boîte de réception, vous ne perdrez pas de temps à les traiter et vous pourrez toujours les lire quand vous en aurez le temps.
La meilleure façon de gérer vos emails est de ...
- apprendre à chercher votre email,
- étiquette et
- trier les emails,
- idéalement avec des filtres automatisés si possible, et
- faites-les contourner votre boîte de réception si vous n'avez jamais besoin de traiter avec eux immédiatement.
Réduire le courrier électronique entrant
Lorsque vous commencez à vider votre boîte de réception tous les jours, vous remarquerez quels sont les e-mails dont vous n'avez pas besoin. Au lieu de configurer des filtres pour les e-mails, vous ne voulez pas vraiment recevoir ou n'auriez jamais le temps de lire, d'agir. Cela peut signifier que vous vous désabonnez d'une newsletter que vous n'avez jamais lue, dites à un ami de ne plus vous envoyer de dessins animés, ou demandez à un collègue de ne vous envoyer que des messages importants.
En résumé, adressez des emails inutiles, désabonnez-vous rigoureusement et filtrez à la poubelle si nécessaire.
Définir un exemple: Gardez vos propres emails clairs et brefs
Il faut du temps pour composer un e-mail élaboré. Et il faut du temps pour le lire et le traiter. Épargnez-vous du temps et apprenez à garder vos courriels clairs et brefs.
Cela commence par une bonne ligne d'objet. Assurez-vous qu'il reflète clairement le contenu de votre courriel. Cela devient plus facile si vous vous en tenez à un seul sujet par email. Enfin, gardez votre e-mail bref. Je ne recommanderais pas une politique d'une phrase, mais les courriels de travail quotidiens devraient être brefs. Faites la réflexion et extrayez l'essence de ce que vous voulez communiquer avant de l'envoyer.
Vos destinataires vont adorer vos emails s'ils contiennent ...
- une ligne d'objet claire,
- un sujet par email,
- idées clés exprimées clairement dans
- pas plus de 1-5 phrases.
Utiliser des réponses en conserve
Si vous recevez beaucoup de courriels nécessitant plus ou moins la même réponse, créez un modèle et configurez une réponse standardisée. Cela permet d'économiser beaucoup de temps et est très facile à faire avec Gmail. Nous avons consacré un article entier sur la façon d'envoyer plus vite et mieux avec des réponses en conserve Email plus rapide et mieux avec des réponses en conserve Email plus rapide et mieux avec des réponses en conserve Vous n'avez pas le temps de préparer le déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un peu de camping qui ne va pas mal? Facile, obtenez de la nourriture en boîte. Fatigué de taper les mêmes réponses par e-mail? Essayez les courriels en boîte! Pensez ... En savoir plus.
Utiliser les raccourcis clavier
La plupart des programmes de messagerie offrent des raccourcis clavier. Gmail a par exemple des raccourcis pour répondre (a), supprimer (MAJ + 3) ou archiver un e-mail (a). Nous avons compilé un résumé PDF des raccourcis utiles de Gmail ici. Notez que vous devrez peut-être activer les raccourcis clavier. Passez quelques minutes à apprendre les raccourcis clavier pour votre client de messagerie de votre choix, et vous traiterez vos emails beaucoup plus rapidement chaque jour.
10 astuces pour vous aider à envoyer plus efficacement des e-mails 10 astuces pour vous aider à envoyer vos e-mails plus efficacement Le meilleur conseil que j'ai entendu sur la productivité e-mail et e-mail est: ne répondez pas aux e-mails du matin. C'est un peu paradoxal mais vrai que l'email et la productivité sont en désaccord ... Lisez plus.
Conclusion
L'email est un outil de communication qui devrait vous servir, pas contrôler votre vie. Soyez clair sur ce que vous voulez accomplir avec cet outil de communication, comment vous voulez passer votre temps, et automatiser ou éliminer tout ce qui se trouve entre vous et le traitement de votre email rapidement. Si c'est bien fait, effacer votre boîte de réception n'a pas besoin de prendre beaucoup de temps. Et une fois que vous avez une bonne routine, vous ne vous inquiétez pas de ne pas vérifier vos courriels pendant quelques heures ou une journée alors que vous faites un travail plus important. Vous saurez que votre routine vous permettra de labourer dans une boîte de réception inondée en un rien de temps.
Avez-vous des conseils de traitement de courrier électronique que j'ai manqués?
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