Quand il est temps de collaborer avec votre équipe, il existe de nombreuses applications qui peuvent vous aider. Cependant, ces jours-ci beaucoup d'entre nous vivent encore dans nos boîtes de réception. Ainsi, lorsque vous souhaitez collaborer sur des courriels reçus, ceux que vous composez, ou même tenir une conversation rapide, tout cela peut être fait directement à partir de votre compte Gmail.
Heureusement, il existe d'excellents outils et astuces qui peuvent vous aider. Jetons un coup d'oeil à certains des meilleurs.
Outils de messagerie électronique pouvant vous aider
Hiver
Avec Hiver, vous pouvez gérer votre entreprise directement à partir de votre compte Gmail en utilisant des libellés, en attribuant des tâches, en déléguant des messages et en effectuant le suivi de l'état de tout cela.
En utilisant les étiquettes partagées, vous et votre équipe pouvez être rapidement informé des nouvelles tâches. Les contacts partagés facilitent les échanges de messages, les rappels par e-mail et l'aide au suivi, les notes permettent les conversations et les modèles réutilisables peuvent donner à votre entreprise un aspect uniforme.
En outre, Hiver fournit une fonctionnalité de détection de collision de sorte que si une autre personne dans votre organisation répond à un message partagé, vous le saurez tout de suite.
Hiver propose un essai gratuit afin que vous puissiez vérifier les fonctionnalités. Le prix du plan varie par mois après la période d'essai, en fonction du nombre d'utilisateurs, de courriels, de modèles et d'autres éléments. Notez que les utilisateurs que vous invitez à Hiver doivent posséder un compte Google Apps ou Gmail.
Missive
Missive est un merveilleux outil de collaboration basé sur le Web, car il intègre des chats filetés directement dans votre boîte de réception. L'application dispose également d'options pour répéter ou archiver des chats, la possibilité de composer des emails avec ses coéquipiers, et vous donne une application de messagerie robuste.
Une fois que vous vous inscrivez pour un compte gratuit avec Missive, vous pouvez créer un groupe simplement en entrant le nom de votre entreprise. Invitez des personnes à vous rejoindre, connectez un compte Gmail actuel pour importer vos e-mails, puis vous êtes sur votre chemin.
Collaborer est extrêmement simple. Vous pouvez mentionner un autre membre de l'équipe pour attirer leur attention sur un message particulier. Ensuite, vous pouvez avoir une conversation concernant l'e-mail avec un type d'interface texte familier. Vous pouvez également discuter en privé avec les membres de votre équipe si nécessaire, modifier les messages et joindre des fichiers et des photos.
Pour une application de messagerie complète avec de superbes fonctionnalités, une collaboration facile et une interface simple, Missive est un choix formidable.
Todoist
Todoist est facilement l'une des applications de gestion de tâches les plus populaires et avec la collaboration Gmail, elle est encore plus puissante. Vous pouvez rapidement convertir les messages en tâches, collaborer sur des projets partagés et consulter des listes de tâches à partir de votre boîte de réception.
L'application fournit des notifications pratiques, un système d'étiquetage adapté au flux de production, des commentaires avec fonction de rattachement, une fonction d'exportation pour iCalendar, une synchronisation des périphériques en temps réel et des niveaux de priorité codés par couleur. Toutes ces fonctionnalités pratiques rendent la collaboration directement depuis votre boîte de réception Gmail aussi simple que le partage.
Une caractéristique hors pair de Todoist est son accessibilité. Vous pouvez l'utiliser sur le Web, sur vos appareils mobiles et en tant qu'extension de navigateur. L'application est disponible gratuitement avec des options de plan de version premium et business sur une base annuelle d'abonnement.
En gardant
Si vous et votre équipe êtes des utilisateurs de Google Chrome, une application appelée Keeping vous permet de vérifier la collaboration Gmail. Cette application est destinée aux entreprises qui fournissent une assistance par e-mail et contient un système de billetterie interne.
Keeping fournit une boîte aux lettres d'assistance générale avec des libellés ouverts, non attribués et assignés, et des libellés triés fermés en haut de votre compte Gmail. Vous pouvez modifier le statut d'un message d'ouvert à fermé, affecter des e-mails aux utilisateurs que vous avez configurés et utiliser des filtres pour voir le nombre d'utilisateurs attribués. L'application permet des notes internes par message que toute votre équipe peut voir, ce qui est non seulement pratique mais nécessaire pour la collaboration de support par e-mail.
Keeping offre un essai gratuit de 14 jours pour que vous puissiez l'essayer. Après cela, il existe trois plans disponibles avec des prix dépendant du nombre d'utilisateurs et des boîtes aux lettres partagées dont vous avez besoin. Comme mentionné, Keeping n'est disponible que pour Google Chrome.
Google Groupes
La création d'un groupe Google peut vous aider, vous et votre équipe, à trouver des idées, des sujets et des e-mails à partir d'une boîte de réception collaborative.
Vous créez simplement un nouveau groupe, ajustez les paramètres d'autorisation de base et invitez votre équipe. Vous pouvez attribuer et résoudre des sujets, gérer des balises utiles et utiliser des filtres pour rester à jour. La publication de messages et de réponses est facile, le marquage des conversations comme complètes est fait en un clic, et l'affichage de l'activité et l'obtention d'un lien vers le flux sont également très simples.
Si vous souhaitez que votre activité ne soit pas compliquée ou que vous n'ayez qu'un petit nombre de membres, Google Groupes est un outil collaboratif à prendre en compte.
Plus d'outils que vous pouvez connecter
Trello
Trello propose différentes façons d'utiliser son outil de gestion de projet pratique pour la collaboration. Tout d'abord, si vous êtes un utilisateur de Google Chrome, il existe une extension utile appelée GMail to Trello qui vous permet d'ajouter des cartes aux cartes. Une fois installé et vous ouvrez un email dans Gmail, vous verrez un bouton Ajouter une carte en haut. Sélectionnez le bouton, puis ajoutez les détails dans la fenêtre contextuelle. Cliquez sur Ajouter à la carte Trello et vous êtes défini.
Vous pouvez également utiliser l'adresse e-mail Trello que vous recevez gratuitement pour envoyer des e-mails qui créent des cartes directement sur vos cartes. Chaque carte Trello que vous créez vient avec sa propre adresse email. Pour accéder à cette adresse, rendez-vous simplement sur le tableau souhaité, sélectionnez Afficher le menu > Plus > Paramètres Email-to-board . Une fois que vous avez cette adresse, vous pourrez créer des cartes pour votre équipe sans quitter Gmail.
Dropbox
Avec Dropbox, les utilisateurs de Google Chrome ont accès à une extension appelée Dropbox pour Gmail. Dropbox Dropbox pour Gmail: Pourquoi Google Chrome est maintenant le meilleur Dropbox client Dropbox pour Gmail: Pourquoi Google Chrome est maintenant le meilleur client Dropbox Dropbox, l'un des meilleurs fournisseurs de stockage en nuage, nécessite un client local installé sur votre ordinateur pour être vraiment utile. Toutefois, si vous utilisez Google Chrome, vous n'en aurez peut-être plus besoin. En savoir plus affichera le bouton Dropbox en bas de la fenêtre d'email de rédaction. Cliquez simplement sur ce bouton, naviguez ou recherchez un fichier ou une photo dans la fenêtre contextuelle, puis sélectionnez Insérer un lien . Cela enverra un lien vers cet article à votre destinataire sans que vous ayez à naviguer depuis votre boîte de réception.
Google Drive
Pour tous les navigateurs que vous utilisez pour accéder à Gmail, Google Drive est une option automatique. Comme avec l'extension Dropbox pour Google Chrome, vous devriez voir un bouton pour Google Drive en bas de la fenêtre d'email de rédaction. Contrairement à Dropbox; Toutefois, l'utilisation de Google Drive 7 Différentes utilisations de l'intégration de Google Drive avec Gmail 7 Différentes utilisations de l'intégration de Google Drive avec Gmail Gmail et Google Drive alimentent beaucoup de nos besoins de productivité. Voyons quelques façons de bon sens et quelques hacks intelligents qui nous permettent d'harmoniser ces deux services. En savoir plus vous permet d'envoyer un lien vers l'élément ou de le joindre directement au message, ce qui vous donne plus de flexibilité dans votre boîte de réception.
Conseils utiles et astuces
La collaboration avec votre équipe via Gmail ne nécessite pas toujours l'utilisation d'applications ou d'extensions tierces. Bien que tous ces outils soient des options utiles et merveilleuses, si vous avez une très petite équipe, vous pouvez utiliser des conseils et astuces simples qui existent déjà dans Gmail.
Affectez des éléments avec des étiquettes . Gmail propose des étiquettes utiles Redécouvrez les étiquettes Gmail et enfin apprivoiser votre boîte de réception Redécouvrez les étiquettes Gmail et enfin apprivoiser votre boîte de réception Il existe plein de trucs pour gérer la surcharge des courriels, mais il y en a un que vous n'utilisez peut-être pas. En savoir plus pour que votre boîte de réception et vos dossiers restent organisés, mais ces outils pratiques peuvent également être utilisés pour assigner des tâches 10 Gmail sous-utilisé à ajouter à votre flux de travail 10 Gmail sous-utilisé à ajouter à votre flux de travail Gmail existe depuis si longtemps à présent. Mais certaines fonctionnalités de Gmail nous surprennent encore. Regardons dix caractéristiques qui peuvent accélérer votre gestion des courriels et votre flux de travail. En savoir plus et en attirant l'attention sur des messages particuliers. Par exemple, vous pouvez définir des libellés de couleur pour chaque membre de l'équipe. De cette façon, vous et votre équipe pouvez repérer les courriels qui ont besoin d'attention en un coup d'œil.
Profitez des filtres . Gmail fournit des filtres puissants 4 Filtres Gmail intelligents qui vous aident à gérer trop d'e-mails 4 Filtres Gmail intelligents qui vous aident à gérer trop d'e-mails Le désencombrement et l'organisation de votre boîte de réception Gmail sont une corvée quotidienne. Il y a une façon plus intelligente de le faire. Créez quatre types de filtres de base dans Gmail pour trier vos e-mails automatiquement. Lire la suite qui sont très utiles et flexibles. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que tous les courriels de Sue aient une étiquette spécifique appliquée et transmise à Phil. Un autre exemple, vous pouvez avoir tous les e-mails avec le mot Projet dans la ligne d'objet recevoir une étoile et être marqué comme important.
Utilisez la fonction de conversation . Gmail intègre Google Hangouts, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de télécharger une autre application de messagerie si toute votre équipe utilise Gmail. Vous pouvez discuter par SMS ou lancer une vidéo ou un appel téléphonique avec un individu ou un groupe facilement. Particulièrement utile pour les équipes distantes, cette fonctionnalité vous permet de collaborer tout au long de la journée sans quitter Gmail.
Conseils supplémentaires :
- 10 Gammes Super Efficaces Boîte de réception par Gmail Gain de temps 10 Boîte de réception Super efficace par Gmail Gmail vous permet de gagner du temps La dernière approche de Google en matière d'organisation et de gestion des e-mails. Il peut vous simplifier la gestion des flux de messagerie. Découvrez si Inbox by Gmail peut être le meilleur choix pour vous. Lire la suite .
- Gardez votre équipe au courant en les copiant sur des messages importants.
- Gardez tout le monde à jour sur les mots-clés à utiliser et la structure des lignes d'objet.
Collaborez-vous avec Gmail?
Peut-être avez-vous mis en place un système pour utiliser Gmail pour la collaboration. Si oui, qu'est-ce que c'est et est-ce réussi? Ou, peut-être que vous aimeriez essayer l'un des outils ou méthodes mentionnés ici. De toute façon, la collaboration est la clé de nombreuses entreprises prospères et si l'utilisation d'applications simples comme Gmail peut aider votre entreprise, nous aimerions en savoir plus.
Quelles sont vos meilleures astuces de collaboration Gmail? N'hésitez pas à partager vos pensées dans les commentaires ci-dessous.