Google Docs est le composant de traitement de texte de la suite bureautique en ligne de Google. C'est une alternative gratuite à Microsoft Word. Il a également plus de fonctionnalités que vous pourriez réaliser.
Dans cet article, nous répondrons aux questions les plus fréquemment posées sur Google Docs.
Qu'est-ce que Google Docs?
Google Docs est le traitement de texte par navigateur de Google. Vous pouvez créer, modifier et partager des documents en ligne et y accéder à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet.
Ce qui différencie Google Docs de son principal concurrent de bureau, Microsoft Word, ce sont ses fonctionnalités collaboratives. Google Docs a été l'un des premiers éditeurs de traitement de texte à offrir une édition de documents en ligne partagée.
Grâce à Google, il est extrêmement facile de partager des documents entre plusieurs plates-formes et de les travailler ensemble en temps réel depuis une fenêtre de navigateur. Vos collaborateurs n'ont même pas besoin d'un compte Google pour consulter ou modifier les documents Google que vous partagez avec eux.
Comment utiliser Google Docs
Vous pouvez utiliser Google Docs comme si vous utilisiez des documents Word. Créez de nouveaux documents, utilisez des modèles Google Docs, partagez des documents avec votre équipe et collaborez en temps réel. Nous allons vous montrer les bases ici.
Comment créer un document Google
Pour créer un nouveau document Google, rendez-vous d'abord sur docs.google.com et connectez-vous avec votre compte Google. Une fois sur la page de démarrage de Google Documents, vous pouvez créer un nouveau document vierge ou choisir un modèle. Dans un document Google Doc existant, vous pouvez également accéder à Fichier> Nouveau> Document ou Fichier> Nouveau> À partir du modèle pour faire de même.
Comment enregistrer un document Google
Vous n'aurez jamais à vous souvenir de sauvegarder un document Google, car Google enregistre automatiquement vos documents sur votre Google Drive, le composant de stockage en ligne. Le seul guide Google Drive Vous aurez toujours besoin de lire le seul guide Google Disque que vous aurez besoin de lire Google Drive est la combinaison parfaite d'outils de stockage de fichiers en ligne et de gestion de documents. Nous expliquons comment utiliser au mieux Google Drive en mode hors connexion et en mode autonome, en collaboration avec d'autres utilisateurs. Lire la suite de la suite bureautique en ligne de Google. Par conséquent, vous ne trouverez pas de bouton Enregistrer.
Comment télécharger Google Docs
Google stocke vos documents sur Google Drive. Pour télécharger un document Google sur votre ordinateur, accédez à Fichier> Télécharger sous et choisissez le format de fichier souhaité.
Comment envoyer un e-mail à un document Google
Si vous voulez télécharger le document parce que vous voulez l'envoyer par courrier électronique, vous pouvez le faire directement à partir du document. Allez dans Fichier> E-mail en pièce jointe, choisissez le format de fichier que vous souhaitez joindre, et remplissez les détails de l'email standard.
Comment partager un document Google?
Plutôt que d'envoyer un document par e-mail, nous vous recommandons de le partager. C'est parce que le partage permet à tout le monde de voir et de travailler sur la même version du document. De cette façon, vous évitez de créer des copies conflictuelles ou de dupliquer votre travail. Comme mentionné précédemment, le destinataire n'a pas besoin d'un compte Google pour afficher ou modifier le document.
Pour partager un document Google à partir du document, cliquez sur le bouton Partager en haut à droite. Maintenant vous avez plusieurs options:
- Cliquez sur le lien Obtenir un partage en haut à droite. Le lien sera copié dans votre presse-papiers. et à côté de N'importe qui avec le lien, ajustez le niveau d'accès de la vue par défaut pour pouvoir éditer ou commenter . Si vous apportez des modifications, cliquez sur le lien Copier pour actualiser la copie dans votre Presse-papiers. Dans le même menu, vous pouvez également désactiver l'option de partage de liens, ce qui signifie que seules certaines personnes peuvent accéder au document.
- Entrez le nom ou l'adresse e-mail du / des destinataire (s) souhaité (s). Notez que le niveau d'accès par défaut avec cette méthode est modifiable . Cliquez sur l'icône représentant un stylo à droite pour la modifier afin de pouvoir afficher ou commenter .
- Cliquez sur Avancé en bas à droite pour partager directement sur Gmail, Google Plus, Facebook ou Twitter, pour contrôler le partage de liens, inviter des personnes et contrôler les paramètres du propriétaire, par exemple empêcher les autres rédacteurs d'en modifier l'accès et y ajouter de nouvelles personnes .
Si vous souhaitez partager une copie de votre Google Doc 10 Conseils pour gérer des fichiers partagés sur Google Drive 10 Astuces pour gérer des fichiers partagés sur Google Drive Utilisez Google Drive au-delà d'un système de stockage de fichiers avec les nombreux conseils et astuces qu'il offre en temps réel collaboration. Voici dix conseils pour vous aider à gérer vos fichiers sur Google Drive. En savoir plus avec plusieurs collaborateurs car vous ne souhaitez pas qu'ils apportent des modifications au document d'origine, vous pouvez également utiliser cette astuce "copier" Utiliser cette astuce "Faire une copie" lors du partage de documents Google Drive Utiliser "Faire une copie" "Astuce lors du partage de documents Google Drive Si vous souhaitez que les collaborateurs créent automatiquement des copies de documents Google lorsqu'ils reçoivent des liens de partage, voici une petite astuce que vous pouvez commencer à utiliser dès maintenant. Lire la suite pour vous épargner du travail.
Comment suivre les modifications dans Google Docs
Lorsque vous apportez fréquemment des modifications à vos documents Google ou lorsque vous les avez partagés avec d'autres, vous souhaiterez effectuer le suivi des modifications.
Historique des versions
Google Docs le fait automatiquement en suivant l'historique des versions de votre document. Accédez à Fichier> Historique des versions> Afficher l'historique des versions pour développer un menu répertoriant toutes les modifications que Google a appliquées à votre document. Vous verrez quand les changements ont été faits, qui les a faits, et ils sont tous mis en évidence dans le document.
Vous pouvez même nommer la version actuelle pour annuler facilement les modifications apportées par la suite. Allez dans Fichier> Historique des versions> Nom de la version actuelle, entrez un nom et cliquez sur Enregistrer . Sinon, allez dans le menu Historique des versions et cliquez sur la date ou le nom d'une version pour la renommer. Dans le menu Historique des versions, vous pouvez ensuite activer un paramètre pour afficher uniquement les versions nommées (voir la capture d'écran ci-dessus).
L'historique des versions est la forme de base du suivi des modifications. Vous pouvez restaurer une version de document en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton Restaurer cette version . Ce que vous ne pouvez pas faire est d'accepter ou de rejeter les changements individuels dans chaque version. Si c'est la fonctionnalité que vous désirez, vous devez utiliser une autre fonctionnalité: les modes.
Mode de suggestion
Google Docs prend en charge trois modes différents: Edition, Suggestion et Affichage . L'édition est le mode par défaut. Pour passer à un mode différent, allez à Affichage> Mode ou cliquez sur l'icône du crayon à l'extrême droite du menu Outils. Pour contrôler les modifications individuelles, utilisez le mode Suggestion .
Lorsque vous apportez des modifications au mode Suggestion, vous verrez un commentaire sur le côté droit du document, avec l'option d'accepter ou de rejeter la suggestion. Vous pouvez également écrire une réponse pour discuter de chaque changement. Toutes les modifications effectuées dans ce mode sont suivies individuellement sous la version de document correspondante dans l'historique des versions. De cette façon, vous avez la possibilité d'examiner et de restaurer les modifications rejetées, bien que vous deviez restaurer cette version du document, ce qui signifie que vous perdriez toutes les modifications suivantes.
Astuce: Pour forcer vos collaborateurs à utiliser le mode Suggestion, définissez leur accès à peut commenter lors du partage du document.
Comment imprimer à partir de Google Docs
L'impression à partir de Google Docs fonctionne exactement comme l'impression de tout autre document sur votre ordinateur. Pour imprimer un document Google, ouvrez le document, puis allez dans Fichier> Imprimer ou appuyez sur le raccourci clavier Ctrl + P ou cliquez sur l'icône d'impression dans le menu Outils.
Chacune de ces actions ouvrira votre menu d'impression. De là, choisissez votre imprimante et les paramètres et imprimez comme vous le feriez normalement.
Comment modifier Google Docs hors connexion
Pour modifier votre Google Docs hors ligne, vous devez remplir quelques conditions de base. Tout d'abord, vous devez être en ligne lors de la configuration de l'accès hors connexion. Vous devez également utiliser Google Chrome hors du mode navigation privée, installer et activer l'extension Google Docs hors ligne Chrome et disposer d'un espace de stockage gratuit pour sauvegarder vos fichiers.
Une fois cela fait, rendez-vous sur docs.google.com, cliquez sur le menu hamburger en haut à droite, allez dans Paramètres, et assurez-vous que le curseur à côté de Offline est en position On (voir capture d'écran ci-dessous).
Maintenant, chaque document sur lequel vous commencez à travailler sera également disponible hors connexion sur votre ordinateur; au moins temporairement. L'icône en forme de flash à côté du nom du document indique que vous êtes hors ligne. Toutes les modifications que vous effectuez seront synchronisées une fois que vous vous reconnecterez à Internet.
Avec l'extension Google Docs Offline activée, vous pouvez consulter la liste de tous vos documents sous docs.google.com, même hors connexion. Tous les documents disponibles en permanence hors connexion portent une icône de coche. Cliquez sur le menu à trois points pour contrôler l'option Hors ligne disponible .
L'extension Google Docs Offline met également en cache tous les documents que vous ouvrez. Si vous perdez votre connexion Internet, vous aurez même accès à ces documents qui ne sont pas explicitement disponibles hors connexion. Dans ce cas, vous pouvez rendre le document disponible hors connexion en permanence, même si vous n'êtes pas en ligne. Pendant ce temps, ces documents non mis en cache et non disponibles hors connexion apparaîtront en sourdine.
Pour sauvegarder et synchroniser des fichiers Google Docs sur votre ordinateur ou votre mobile, vous pouvez également utiliser l'outil Sauvegarde et synchronisation de Google Drive.
Google Docs, maintenant sous votre contrôle
Vous connaissez maintenant les bases de l'utilisation de Google Docs. Il est temps d'en apprendre davantage sur ses fonctionnalités pertinentes pour les documents professionnels, d'essayer la saisie vocale dans Google Docs, de découvrir comment ajouter des GIF animés à vos documents et diapositives ou de découvrir d'autres astuces Google Docs. 10 Conseils Google Docs qui prennent du temps et vous font gagner du temps Lorsque vous plongez dans les profondeurs du disque, la bonne fonctionnalité peut vous aider à créer des documents de qualité professionnelle. Nos conseils de vitesse vous aideront à le faire beaucoup plus rapidement. Lire la suite .