Avoir plusieurs projets à la fois au travail et à la maison est comme une rouille qui pousse sur les murs de votre cabine. Une moisissure qui dégage de l'anxiété et de la consternation alors que vous vous enfoncez plus loin, perdant la trace de l'endroit où vous vous trouvez et de ce qui reste à faire. Heureusement, il existe un système relativement simple pour éliminer cette moisissure, réorienter de façon fiable ces projets et les garder comme ça.
Entrer dans la planification complète de l'horizon
Ce système est appelé "Full Horizon Planning" (FHP), un terme inventé et illustré par le professeur de mathématiques et de la productivité sage, Cal Newport. FHP est un système de workflow qui prend votre liste de choses à faire 4 Astuces de productivité populaires qui devraient être ignorées 4 Conseils de productivité populaires qui devraient être ignorés Certaines des idées de productivité qui nous sont vendues sont parfois sans fondement et souvent erronées. Détruisons quelques-uns de ces mythes de la productivité en montrant que le contraire peut tout aussi bien être vrai. Lire la suite, et le transforme en quelque chose qui est à la fois plus gérable et plus respectueux de votre temps. Il est également incroyablement incassable quand il s'agit de ces distractions quotidiennes garanties.
Lorsque Newport parle de systèmes de workflow, il les définit comme «un ensemble d'habitudes et d'outils utilisés pour organiser ce que vous faites et quand vous le faites. Et quand il dit «efficace», il fait référence à la quantité de valeur que vous produisez ».
De cette définition, il est clair que FHP n'est pas promu en tant que système pour régir tous les systèmes. Cela peut ne pas convenir à votre propre travail, mais cela vaut vraiment la peine d'être pris en considération. Bref, c'est une alternative, avec des ressemblances avec d'autres systèmes comme Get Things Done de David Allen. Organisez 2015: Apprenez l'art martial de faire bouger les choses [Stuff to Watch] Organisez 2015: Apprenez l'art martial de faire bouger les choses ] Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi les plus performants et les plus performants semblent toujours garder la tête froide? Lire la suite, monotasking Réaliser des choses: 10 vidéos inspirantes pour booster votre productivité Réaliser des choses: 10 vidéos inspirantes pour booster votre productivité Au lieu de parcourir chaque chaîne vidéo sur YouTube, nous avons pensé que nous allions alléger le fardeau et recommander quelques choix des clips qui vous diront comment augmenter votre productivité. Lire la suite, et le blocage du temps Blocage du temps - L'arme secrète pour une meilleure concentration Blocage du temps - L'arme secrète pour une meilleure concentration Cherchez-vous un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez le blocage du temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à rester sur la bonne voie tout en évitant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. Lire la suite . Full Horizon Planning est à la fois une agglomération et un dépouillement de certaines de ces idées. Permettez-moi de paraphraser l'explication de Newport.
- Chaque projet que vous êtes au milieu doit être catégorisé comme dormant, ou actif .
- Les projets dormants devraient être classés à l'extérieur, mais revus régulièrement.
- Lorsqu'un projet est promu au statut actif, un plan détaillé doit être établi pour la façon dont ce projet sera achevé.
Quand il s'agit de planifier des projets actifs, vous ne devriez pas avoir affaire à des abstractions, mais "directement à la physique brutale du temps". Ça signifie:
"Au niveau mensuel, je sais quelles semaines je vais travailler sur le projet, et seulement quand j'arriverai à ces semaines, je planifie les jours où je travaillerai dessus, et seulement quand j'arriverai aux jours spécifiques que je découvrirai. quelles heures il va consommer. "
Cette approche rend beaucoup moins probable que vous vous surchargerez, ce qui vous permettra de planifier plus efficacement et de tirer le meilleur parti de votre temps.
Trop de gens planifient exactement les tâches qu'ils vont accomplir, les jours précis, peut-être même des mois à l'avance. Cela ne laisse aucune place à la vraie vie. Avec seulement quelques jours de maladie ou des tâches supplémentaires, tout le système peut tomber en ruine.
Je pense qu'un exemple est en ordre. Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant d'une bonne maison Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant d'une bonne maison Le nom de Joel Spolsky signifie-t-il quelque chose? Si c'est le cas, vous aurez envie de lire ce post, car il présente le dernier et le plus grand projet de Spolsky, et si ce n'est pas le cas, vous devriez savoir que c'est ... Read More) pour vous montrer comment organiser ce flux de travail système au sein d'une telle plate-forme.
Mettre en place le conseil de Trello
Ce n'est en aucun cas le seul moyen de configurer Trello pour ce système, mais c'est un système qui fonctionne pour moi. Mettre en place quatre "listes".
- Une liste de tous les projets actifs et dormants.
- Une liste de ce dont vous avez besoin pour aborder ce mois à venir, et les semaines où certaines choses doivent être complétées (ne pas ajouter d'information pour le moment).
- Une liste de ce que vous devez faire cette semaine, et quels jours.
- Une liste de tâches à compléter aujourd'hui.
Une fois que vous avez ajouté tous vos projets à la liste "Projet", marquez ceux qui sont actifs avec une "étiquette" colorée. Je capitalise également ces projets pour qu'ils se démarquent.
Rédiger des aperçus de projet
Ensuite, cliquez sur le premier de vos projets actifs, et écrivez un commentaire détaillant ce que vous devez faire, en termes généraux et pratiques, et plus ou moins quand. Dans cet exemple, je suppose que chaque projet dure plusieurs mois. Cela vous permet de vraiment comprendre ce dont vous avez besoin et vous pouvez commencer à comprendre comment vous pouvez mieux structurer les tâches. Faites ceci pour chacun de vos projets actifs.
Remarque: Ceci est le premier niveau de granularité. Vous n'avez pas besoin d'affecter des semaines, des jours ou des heures spécifiques à ces tâches.
Planifiez ce mois (une fois par mois)
Vous devriez viser à le faire au début de chaque mois. Basé sur les commentaires que vous venez d'écrire pour chacun de vos projets actifs, vous devriez être en mesure de voir ce qui doit être terminé d'ici la fin de ce mois.
Placez chacun de ces jalons en tant que «tuile» distincte sur cette liste et étiquetez-les avec la couleur correspondante (la même couleur que la tâche active à laquelle ils se rapportent), de sorte que vous puissiez facilement voir quel projet traite cette tâche. Décidez maintenant quelles semaines au cours de ce mois vous allez travailler sur ces étapes individuelles.
N'hésitez pas à dupliquer la tâche ou à la diviser en sous-tâches, si vous allez y travailler pendant un certain nombre de semaines ce mois-ci.
Maintenant, au début de chaque mois, vous savez à peu près quelles tâches vous devrez accomplir à la fin de chaque semaine . Si vous ne respectez pas l'un de ces jalons, déplacez simplement les choses un peu afin que vous puissiez toujours accomplir l'ensemble du projet avant la date limite finale.
Planifiez cette semaine (une fois par semaine)
La première chose un lundi matin, vérifiez la semaine pertinente sur la liste "Ce mois-ci" pour voir ce que vous devez aborder au cours des prochains jours.
Prenez le temps de faire glisser chacune de ces tâches dans la liste "Cette semaine" et de décider quels jours vous allez consacrer du temps à ces éléments.
Encore une fois, si vous devez diviser les tâches en sous-tâches, ou les dupliquer, allez-y. Si vous avez appris à la fin de la semaine dernière que vous deviez suivre un cours de formation le mercredi, par exemple, vous pouvez maintenant structurer votre emploi du temps facilement.
Planifier aujourd'hui (une fois par jour)
Au début de chaque journée, prévoyez 10 à 15 minutes de planification, en fonction des tâches de cette semaine, pour savoir comment vous allez passer votre temps à vous assurer que vous atteignez ces jalons. Donc, encore une fois, faites glisser les éléments pertinents de la liste Cette semaine vers la liste Aujourd'hui .
À ce stade de la granularité, les choses peuvent changer rapidement, gardez cela à l'esprit, et soyez prêt à modifier votre plan en fonction de ces distractions. Mais en mettant délibérément de côté des périodes de temps spécifiques et en ayant l'autodiscipline pour respecter le calendrier autant que possible, vous avez beaucoup plus de chances de compléter ce qui doit être complété.
Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que toute la journée de travail a été planifiée, y compris les réunions, les appels et les réponses aux courriels. La tâche clé a été divisée en deux blocs de temps distincts.
À la fin de chaque journée, effacez la liste Aujourd'hui . À la fin de chaque semaine, effacez la liste This Week . Et à la fin de chaque mois, effacez la liste de ce mois et recommencez en examinant vos projets.
En faire une habitude
Comme vous pouvez le voir, il s'agit d'un système conçu pour ceux qui suivent une variété de projets relativement complexes. C'est pour les personnes qui doivent respecter un certain nombre de délais sans s'enfermer dans une routine préétablie et un calendrier qui est dicté des semaines, voire des mois, à l'avance.
Une fois que vous maîtrisez cette routine pendant quelques semaines, vous apprendrez rapidement si c'est pour vous. Si vous aimez ce système, ce délai devrait suffire pour modifier le système comme indiqué ci-dessus, afin qu'il fonctionne efficacement pour vos besoins spécifiques. Ce n'est qu'alors que cela deviendra une habitude.
Autres configurations
Cahiers physiques
Si vous n'aimez pas utiliser Trello ou si vous préférez utiliser ce système dans un autre environnement, il y a quelques options. Newport lui-même utilise une sélection de cahiers . 6 Raisons simples pour lesquelles le papier peut toujours être votre application de productivité tueur 6 Raisons simples pour lesquelles le papier peut toujours être votre productivité Tueur App Papier peut être un outil plus puissant pour la productivité d'un ordinateur ou un appareil tactile, et ne devrait pas être immédiatement rejeté. Pas convaincu? Voici six raisons pour lesquelles le papier est toujours pertinent. Lire plus que vous pourriez penser à votre productivité. Chaque bloc-notes représente un niveau de granularité différent: mois, semaine, jour, ce qui lui permet de gribouiller rapidement les changements d'horaires si et quand ils sont nécessaires.
Evernote et OneNote
Une autre alternative sont des outils comme Evernote ou OneNote . Vous pouvez le configurer exactement de la même manière que Newport utilise des ordinateurs portables physiques. Configurer un nouveau bloc-notes OneNote est maintenant vraiment gratuit avec plus de fonctionnalités que OneNote est maintenant vraiment gratuit avec plus de fonctionnalités qu'avant Evernote ne gouverne plus le domaine des applications de prise de notes. Microsoft a récemment annoncé que OneNote serait plus libre que jamais. Laissez-nous vous montrer ce que cela signifie en termes de fonctionnalités et fonctionnalités. En savoir plus pour chaque niveau de granularité dont vous avez besoin (voir ci-dessous). Ensuite, suivez les étapes, similaires à celles ci-dessus, pour les garder à jour. Mon seul problème avec cette approche est qu'il y a beaucoup de va-et-vient entre différents carnets, c'est pourquoi je préfère utiliser Trello, où la plupart des informations peuvent être vues en un coup d'œil, et peuvent être déplacées très facilement.
Exceller
Si vous êtes un type de personne Excel, une solution possible consiste à recréer la disposition que nous avons mise en place dans Trello. Gagner du temps avec des opérations de texte dans Excel Gagner du temps avec des opérations de texte dans Excel Excel peut faire de la magie avec des nombres et il peut aussi bien gérer les caractères. Ce manuel explique comment analyser, convertir, remplacer et modifier du texte dans des feuilles de calcul. Ces bases vous permettront d'effectuer des transformations complexes. Lire la suite, plutôt que simplement glisser et déposer. Si vous préférez avoir moins d'informations sur une page, vous pouvez toujours définir de nouveaux onglets pour les projets, ce mois, cette semaine et aujourd'hui.
FHP pourrait-il travailler pour vous?
Full Horizon Planning est un système de workflow qui vous permet de gérer plusieurs projets sans avoir besoin de valider des plannings que vous ne pouvez pas vraiment prévoir ou que vous ne pouvez pas contrôler.
Il ne fait aucun doute que ce «système nécessite plus d'investissements initiaux en énergie mentale que de passer d'un délai à l'autre, et cela ne fonctionnerait certainement pas pour tous les types d'emplois». Mais il a largement contribué à la productivité remarquable de Newport dans le monde universitaire, les blogs et la paternité, tout en veillant à ce qu'il travaille rarement après 17 heures sans être épuisé. Programmation Burnout: Comment retrouver votre motivation perdue Programmation Burnout: Comment retrouver votre motivation perdue ces lignes de code peuvent être drainant physiquement et émotionnellement. Tout ce dont vous avez besoin pour vous relever est la conscience que la motivation peut être récupérée. Lire la suite .
Pensez-vous que c'est un système de flux de travail que vous pourriez utiliser? Comment auriez-vous à l'adopter dans votre propre carrière? Ou est-il un système qui fonctionne plus efficacement Le système 3-Strike: Comment hiérarchiser votre liste de tâches Le système 3-Strike: Comment hiérarchiser votre liste de tâches Ne passez-vous pas votre liste de choses à faire? Le problème n'est peut-être pas votre productivité, mais peut-être vos priorités. Apprenons à hiérarchiser la liste des choses à faire et à faire les choses. Lire la suite pour vous?
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