OneNote est l'un de ces produits Microsoft qui semble totalement inutile lorsque vous commencez à l'utiliser, mais ce n'est que lorsque vous utilisez réellement le produit que la véritable valeur commence à briller. En tant qu'outil de gestion de tâches et de projets, Microsoft OneNote est l'un des meilleurs outils disponibles.
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Entrez votre Email Unlock Lisez notre politique de confidentialitéPourquoi ne pas simplement utiliser la fonction Tâches dans Microsoft Outlook Comment exporter vos tâches Outlook vers Excel avec VBA Comment exporter vos tâches Outlook vers Excel avec VBA Que vous soyez ou non fan de Microsoft, une bonne chose peut être dite à propos de MS Office produits, au moins, est-ce qu'il est facile d'intégrer chacun d'entre eux .... Lire la suite, vous demandez? Eh bien, il n'y a vraiment aucune raison que vous ne puissiez pas utiliser les deux. Chacun a sa place dans votre boîte à outils de la productivité, et ils se complètent mutuellement.
Dans cet article, je vais vous montrer comment vous pouvez intégrer les tâches Microsoft Outlook et Microsoft OneNote pour mieux gérer les complexités des multiples projets que vous avez dans votre vie ou au travail, à un moment donné.
Lorsque les tâches Outlook échouent
J'ai utilisé des tâches dans Microsoft Outlook pendant de nombreuses années. Comme un aperçu quotidien de tout ce que vous avez à accomplir, rien ne le bat. Vous avez en un coup d'œil les dates d'échéance, les descriptions de tâches et les priorités, et vous pouvez même les classer dans les projets spécifiques sur lesquels vous travaillez.
Le plus grand avantage de Tasks - sa simplicité - est également son plus grand inconvénient.
Bien que vous ayez la possibilité d'écrire des notes lorsque vous ouvrez des tâches individuelles, les fonctionnalités disponibles dans ces notes sont très limitées.
Le texte est génial, mais que se passe-t-il si vous voulez organiser les nombreux tableurs, documents, notes de réunion et les nombreux autres documents qui accompagnent ces tâches?
Ce dont vous avez besoin, c'est d'une sorte de dossier ou de cahier où vous pouvez stocker toutes ces informations pour chaque tâche, organisées avec des onglets, et disponibles à portée de main lorsque vous examinez vos tâches et décidez de la prochaine étape.
Ajout du complément OneNote à Outlook
Heureusement, vous pouvez le faire avec OneNote, car il s'intègre parfaitement avec Microsoft Outlook (mais malheureusement pas avec Outlook.com aka Hotmail). Pour ce faire à partir d'Outlook, cliquez simplement sur Fichier, puis sur Options .
Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur le lien Add-Ins .
Au bas de cette page, vous verrez un champ "Gérer" avec une liste déroulante. Sélectionnez "COM Add-ins" et cliquez sur le bouton Go .
Si OneNote est installé sur votre ordinateur - ce que vous devriez faire, car OneNote est gratuit - OneNote est maintenant totalement gratuit avec plus de fonctionnalités que OneNote est maintenant totalement gratuit avec plus de fonctionnalités qu'avant Evernote ne gouverne plus le domaine des applications de prise de notes. Microsoft a récemment annoncé que OneNote serait plus libre que jamais. Laissez-nous vous montrer ce que cela signifie en termes de fonctionnalités et fonctionnalités. Pour en savoir plus, un Add-In intitulé ici OneNote Notes sur les éléments Outlook s'affiche . Activez la case à cocher en regard de cela, puis cliquez sur OK .
Désormais, vous découvrirez des icônes "OneNote" dans Microsoft Outlook, mais celle qui nous intéresse le plus est celle qui apparaît maintenant en haut de la page Tâches Outlook.
Maintenant que vous avez intégré Microsoft OneNote à Outlook, il est temps de travailler pour être plus productif. 5 façons d'être productif avec Microsoft OneNote 5 façons d'être productif avec Microsoft OneNote Ressentez-vous le besoin d'un outil d'organisation hors ligne existe sur le web? Étonnamment, Microsoft a trouvé la solution parfaite - OneNote. Lire la suite . Dans la section suivante, je vais vous montrer comment créer des blocs-notes pour des projets individuels, puis comment créer de nouvelles pages pour gérer des tâches en cliquant simplement sur le bouton Microsoft OneNote dans Outlook Tâches.
Gestion efficace des tâches avec les tâches OneNote et Outlook
Tout d'abord, ouvrez OneNote et créez un nouveau bloc-notes dédié à la gestion des tâches .
Maintenant, dans le bloc-notes Gestion des tâches, vous pouvez créer de nouvelles sections pour chaque projet individuel sur lequel vous travaillez actuellement.
Toutes les tâches de votre page Tâches Outlook relèvent généralement d'un projet ou d'un autre. Malheureusement, dans Microsoft Outlook, il n'est pas aussi facile d'organiser visuellement ces tâches par projet. Ils apparaissent tous simplement dans une grande liste longue. Il y a la catégorie avec laquelle travailler, mais ce n'est qu'une colonne. Visuellement, la liste semble assez intimidante.
Mais en ajoutant des sections dans OneNote pour chaque projet, vous créez cette présentation visuelle agréable et claire qui vous permet d'organiser visuellement toutes vos tâches dans des projets (ce que nous verrons dans un instant).
Ainsi, maintenant que vous avez configuré OneNote avec des projets, vous pouvez commencer à le charger avec les tâches au fur et à mesure.
Utilisation de votre nouvelle intégration Task-to-OneNote
Que de nouvelles tâches découlent d'un courriel que votre patron vous envoie, d'affectations fournies par un gestionnaire de projet ou ailleurs, le processus est le même; Créez la tâche dans Outlook Tâches, sélectionnez-la (en cliquant sur la tâche), puis cliquez sur l'icône OneNote en haut de la page Tâches.
Ce qui arrive quand vous faites ceci est magique.
Tout d'abord, OneNote vous demandera dans quelle section vous souhaitez placer cette nouvelle "page". C'est ici que vous sélectionnez le projet auquel cette tâche appartient.
Une fois cela fait, OneNote importera automatiquement la tâche de Microsoft Outlook dans cette section OneNote en tant que nouvelle page.
Fondamentalement, les sections sont des projets, et les pages sont des tâches. Donc, avec cette configuration dans OneNote, tous vos projets seront répertoriés dans la barre de navigation de gauche. Lorsque vous cliquez sur un projet, toutes les tâches connexes s'affichent dans la barre de navigation de droite.
Une fois que vous avez utilisé cette configuration pendant quelques jours, vous apprécierez à quel point elle est intuitive et propre. Même si vous avez 4 ou 5 projets en même temps, cette configuration vous permet de vous concentrer directement sur un projet spécifique et de voir uniquement les tâches qui y sont associées, sans le fouillis de tâches sans rapport.
Conservation des enregistrements de tâches organisés
En introduisant vos tâches dans OneNote, vous fournissez un espace central où tout ce qui est lié à cette tâche peut être organisé. Et les choses que vous pouvez organiser sur votre page Tâche dans OneNote sont impressionnantes.
Vous pouvez insérer des tableaux de données (ou insérer une feuille Excel réelle si vous voulez), joindre n'importe quel type de fichier, prendre des coupures d'écran, insérer des images ou des images numérisées, faire des enregistrements audio et bien sûr ajouter tous les hyperliens que vous aimez.
Vous pouvez même créer une autre liste de choses à faire dans cette tâche individuelle. Ce que vous organisez dans cet espace dépend entièrement de vous, mais le fait est qu'il vous permet de vous concentrer sur votre tâche, sans perdre de temps à chercher dans vos répertoires Créer un ordre à partir du chaos: 9 bonnes idées pour gérer vos fichiers informatiques Créer de l'ordre à partir du chaos: 9 bonnes idées pour gérer vos fichiers informatiques C'est frustrant n'est-ce pas quand vous ne pouvez pas trouver ce fichier? Quand vous avez cherché tous les dossiers imaginables sur votre ordinateur, et en quelque sorte il s'est perdu ... ou pire, supprimé. Maintenant, il existe d'excellents outils de recherche pour Windows qui ... Lire la suite pour les fichiers connexes. Liez tout ici, et tout est à portée de main.
Utilisez-vous OneNote pour organiser vos projets et tâches? Voyez-vous une valeur dans l'intégration de vos tâches Outlook dans OneNote? Essayez-le et partagez vos commentaires et expériences dans la section des commentaires ci-dessous!