Dans un monde où nous consommons plus que ce que nous créons, il n'est pas étonnant que la majorité des services se concentrent sur la collecte plutôt que sur la gestion et l'organisation. Mais avons-nous vraiment besoin d'aide pour atteindre l'information?
Quand il s'agit d'assembler l'information, le formatage peut être chargé et désordonné. La clé d'un document structuré réside dans les modèles. C'est là que Transpose entre en jeu.
Transpose est un service de gestion de l'information numérique. Cela signifie que ce n'est pas seulement pour la prise de notes, mais plutôt un outil où toutes vos informations numériques peuvent vivre. Transpose se concentre sur tous les types d'utilisateurs, avec des modèles pour votre vie personnelle et professionnelle. Chaque modèle, qu'il soit créé par vous ou non, peut être personnalisé en fonction de vos besoins grâce à une gamme croissante d'options de saisie.
Pourquoi avez-vous besoin de gérer vos informations numériques
L'information numérique peut essentiellement être divisée en trois catégories principales: les bases de données, les tableurs et les notes peu structurées. Ce sont ces notes que nous ne savons vraiment pas quoi faire. Bien sûr, nous pouvons les mettre dans un "carnet". Mais comment lisons- nous cette information plus tard? La vision déjà atteinte par Transpose vous permet de suivre, de stocker et de gérer vos informations numériques au même endroit.
Cela peut sembler basique, tout comme la nécessité de gérer vos fichiers locaux. Créer de l'ordre à partir du chaos: 9 grandes idées pour gérer vos fichiers informatiques C'est frustrant n'est-ce pas quand vous le pouvez? t trouver ce fichier? Quand vous avez cherché tous les dossiers imaginables sur votre ordinateur, et en quelque sorte il s'est perdu ... ou pire, supprimé. Maintenant, il existe d'excellents outils de recherche pour Windows qui ... Lire la suite, mais vos fichiers numériques en ligne peuvent rapidement et facilement devenir encombré, non organisé et perdu. Même dans un document, vous pouvez dépenser plus que le temps qui vous est alloué. Travaillez mieux en comprenant mieux votre relation avec le temps Travaillez mieux en comprenant votre relation avec le temps Si vous vous sentez constamment occupé sans jamais avancer, il est utile de prendre quelques pas en arrière et changez votre relation avec le temps. Cela aidera à définir votre vie. En savoir plus à la recherche d'un peu d'information que vous avez mémorisé en ajoutant, mais maintenant ne peut pas sembler trouver.
Le processus semble initialement contre-productif. Ne serait-il pas plus rapide de créer un document Word ou une note dans l'une des nombreuses applications spécifiques à la note et d'y taper toutes les informations? Pour une consommation rapide, oui. Mais pourquoi consignez-vous cette information? Juste pour avoir l'air de vous écouter? Probablement pas. C'est pour que vous puissiez y revenir plus tard. Si vous ne pouvez pas trouver ce que vous cherchez, pourquoi même prendre la peine de le sauver en premier lieu?
En établissant une mise en page prédéterminée (c.-à-d. Un modèle) pour cette information, vous vous assurez que vous serez en mesure de le trouver plus tard. Et pas seulement la note ou le document lui-même, mais ce qui se trouve à l'intérieur.
Aperçu
Transpose est disponible sous forme de service Web ou d'applications mobiles gratuites pour iOS et Android (à venir).
Lorsque vous vous inscrivez ou que vous vous connectez à votre nouveau compte Transpose, vous remarquerez qu'il est pré-chargé avec 7 modèles pour vous aider à démarrer. Vous pouvez également consulter les modèles communaux existants pour générer des idées sur la façon dont vous pouvez utiliser Transpose. Cliquez sur "Parcourir les modèles publics" dans le coin supérieur droit.
Maintenant, vous pouvez rechercher un type spécifique de modèle ou regarder à travers les différentes catégories de l'entreprise à la maison à la forme physique à l'artisanat et plus encore. Lorsque vous en voyez un que vous souhaitez utiliser, cliquez sur "Copier le modèle" pour l'enregistrer sous vos modèles.
Vous pouvez également créer un nouveau modèle en cliquant sur "Nouveau modèle" en bas de la barre latérale gauche. Nous plongerons dans plus de modèles personnalisés plus tard.
Une fois que vous avez quelques modèles différents que vous souhaitez utiliser, cliquez sur "Nouvelle note" et sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
Vous pouvez également passer la souris sur le modèle souhaité et cliquer sur l'icône "Nouvelle note" (illustrée ci-dessous).
NOTE: Transpose est actuellement encore en version bêta, mais cela signifie qu'il ajoute très activement de nouvelles fonctionnalités (comme la nouvelle application iOS illustrée ci-dessous), écoutant les utilisateurs et grandissant rapidement.
Gérer vos informations numériques avec des modèles
Il existe des options pour tout ce que vous voulez utiliser un modèle dans Transpose. Ces options sont appelées "champs". Les champs sont l'endroit où vous entrez vos données et informations.
Lors de la création d'un modèle, il y a trois étapes:
- Ajouter des champs
- Modifier les propriétés du champ
- Modifier les détails du modèle
C'est l'aspect basique des modèles. Le modèle d'échantillon comporte beaucoup de fonctions principales et sur quoi Transpose est vraiment concentré.
Si vous êtes submergé par toutes les options au départ, ce modèle est un excellent point de départ. Le sous-texte décrit les fonctions de chaque champ et peut vous montrer à quel point Transpose est capable et large.
Après avoir créé un modèle ou copié un modèle existant dans la communauté, vous n'êtes pas limité aux seuls champs avec lesquels il a été créé. Si vous souhaitez modifier ou ajouter quelque chose de nouveau, vous pouvez modifier ce modèle à votre convenance (voir ci-dessus). Cela signifie que vous pouvez utiliser un modèle de communauté comme source d'inspiration, mais ensuite le modifier pour l'adapter à vos besoins spécifiques.
Une fois que vous avez créé une note avec un modèle spécifique, vous pouvez ajouter un rappel, créer un événement Google Agenda (doit être connecté à votre compte Google), partager la note avec un lien public, envoyer un e-mail, l'imprimer ou l'effacer.
Champs avancés et intelligents
Transpose possède une grande variété de champs qui peuvent être utilisés de plusieurs façons. Ils ont ce qu'ils appellent "Basic Fields". Ce sont des champs de texte pour différents buts tels que le texte simple ou multi-ligne, la date de nombres, l'heure, le choix multiple, les cases à cocher, la liste déroulante, le téléchargement de dossier et ainsi de suite.
Ensuite, vous avez les champs avancés et intelligents. Ceux-ci incluent l'emplacement, les médias, l'enregistrement vocal, la signature, les calculs, les listes de choses à faire, Google Contact, une minuterie ou un lien vers une autre note connexe, entre autres.
Chacun fait une chose complètement différente et sert à améliorer votre expérience en faisant de Transpose une partie intégrante de votre flux de travail. Par exemple, lors de l'ajout d'un contact, saisissez simplement son adresse e-mail et il récupère immédiatement les informations de contact et la photo de cette personne sur Google.
Vous voulez parler au lieu de taper? Ajoutez un enregistrement vocal et Transpose convertira ce que vous dites en texte.
Le champ de signature vous permet de dessiner, dactylographier ou télécharger votre signature dans le formulaire.
Affichage, gestion et recherche de vos informations
Lorsque vous sélectionnez un modèle spécifique dans la barre latérale "Toutes les notes", toutes les notes sous ce modèle vous sont présentées. La façon dont vous les visualisez, utilisez et trouvez est essentielle à leur utilité pour vous.
Les notes peuvent être triées par date de modification, titre, note, prix, quantité et calcul total. Vous pouvez exporter au format CSV (fichier de contact), XLS (fichier Excel) ou XLS avec des images. Vous pouvez également modifier la façon dont vous souhaitez afficher vos notes, que ce soit dans une liste, une table (organisée par champs) ou sous forme de calendrier.
![4.1.1 trier les notes]](http://www.tipsandtrics.com/img/promoted/384/transpose-secret-managing-your-digital-information-15.png)
Le panneau de recherche sur le côté droit est extrêmement utile pour fournir des suggestions pour ce que vous pouvez rechercher. Transposez les recherches dans tous les champs fournis dans un modèle, quels qu'ils soient. Vous pouvez également spécifier ce qu'il faut rechercher dans un champ spécifique. Il va même chercher le texte à partir de fichiers ou de pages Web ajoutés au modèle - très impressionnant!
Caractéristiques supplémentaires du modèle
Le bouton "Paramètres du modèle" étend la fonctionnalité du modèle au-delà de Transpose. En plus de pouvoir modifier le modèle existant (qui modifie également toutes les notes précédentes), vous pouvez publier le modèle sous forme de formulaire Web, ajouter des collaborateurs, envoyer à une autre application (par exemple Evernote) ou créer un modèle dupliqué.
La publication d'un modèle est devenue une fonctionnalité de transposition très populaire, car elle permet à l'utilisateur d'importer des données dans Transpose à partir de sources externes, par exemple sur un site Web.
Avoir la capacité de collaborer avec les autres est énorme aussi. Vous pouvez autoriser des collaborateurs qui n'ont pas de compte Transpose à afficher une note. S'ils ont besoin d'un accès supplémentaire pour écrire ou modifier le modèle lui-même, ils devront créer leur propre compte.
Un aspect intéressant de la fonctionnalité de collaboration est de permettre à quelqu'un d'accéder en écriture seule, ce qui signifie qu'il ne pourra rien lire dans le modèle et ne pourra y contribuer. Ce n'est pas commun parmi d'autres outils de collaboration, mais il pourrait s'avérer très utile dans certaines circonstances.
L'intégration de tiers pour l'envoi de notes à un autre service est actuellement disponible uniquement avec Evernote, mais je ne serais pas surpris si davantage sera ajouté à l'avenir. Cela vous permet de passer d'un service à Transpose de manière transparente ou d'utiliser les deux dans votre flux de travail existant.
Scénario de cas d'utilisation
Nous avons déjà discuté que Transpose a une variété d'utilisations, mais examinons comment cela peut s'appliquer à un scénario de la vie réelle. Disons que vous organisez et inventoriez votre maison, atelier ou plus spécifique, tel que votre attirail d'ordinateur ou d'autres genres d'équipement de place.
Tout d'abord, recherchez un modèle "d'inventaire", comme indiqué plus haut, en vous rendant dans les modèles publics et en tapant le champ "recherche" (ci-dessus). Vous sauvegarderez ensuite celui que vous voulez en survolant et en cliquant sur "copier ce modèle".
De retour sur l'écran d'accueil principal de Transpose, appelé "Toutes les notes", survolez "Inventaire maison" et cliquez sur l'icône "Papier plus" ou, si vous sélectionnez le modèle, vous pouvez ajouter une nouvelle note à partir du modèle.
Une fois que vous avez ouvert une nouvelle note, commencez à remplir l'information. Dans ce cas, je suis en train d'inventorier ma bouteille d'eau. J'ai inclus un nom et une photo.
Vous ajouteriez une photo comme n'importe quel autre fichier.
Si j'ai d'autres fichiers à télécharger, comme un reçu d'achat ou de la documentation qui va avec l'article, je peux les inclure aussi. Enfin, je vais ajouter quelques balises connexes pour référence ultérieure.
Cliquez sur "Terminé". Quand un modèle spécifique est sélectionné, toutes les notes apparaîtront comme indiqué ci-dessous.
Lorsque vous cliquez sur la note pour afficher les informations, les fichiers, les photos et les données de formulaire s'affichent.
Gratuit vs Premium
Enfin, vous remarquerez que Transpose dispose de plans gratuits et premium. Ces deux plans sont construits autour de différents besoins. Si vous travaillez principalement sur de petits projets et non en équipe, le modèle gratuit est parfait pour vous. Vous obtenez 10 gigaoctets d'espace et une tonne de modèles et de notes pour y aller.
En tant que membre principal, vous êtes à 14, 99 $ / mois. Cela convient davantage aux équipes et aux grands projets. Vous n'avez pas à vous soucier d'une limite d'espace et avoir un accès illimité aux modèles et à la communauté Transpose de créateurs ambitieux.
Pourquoi et quand utiliser Transpose
Avec Transpose, il n'est plus nécessaire d'utiliser plusieurs services pour des choses différentes - un pour la prise de notes, un autre pour l'intégration des formulaires et un autre pour la configuration des données.
Transposer est vraiment ce que vous en faites. Considérez-le comme votre «guichet unique» pour tous vos besoins d'information numérique. De l'enregistrement des notes de réunion au suivi des progrès financiers en passant par la création de solutions CRM complètes, Transpose vous permet de faire ce que vous voulez. Mais en même temps, Transpose peut être lié à tant d'autres aspects de votre vie - intégration de services tiers, contacts, sites Web, divertissements, etc.
Cliquez ici pour vous inscrire à un compte Transpose gratuit ou télécharger Transpose pour iOS.
C'est maintenant à vous. Vos options sont illimitées. Comment allez-vous transposer vos informations numériques?