Avec la technologie Internet d'aujourd'hui, la tenue de réunions en ligne peut être à la fois efficace et rentable, surtout si vous les planifiez à l'avance et utilisez des outils qui vous font gagner du temps. Au cours des derniers mois, j'ai participé à des réunions en ligne à l'aide de Google Hangouts.
Bien qu'il y ait des limites, la plate-forme voix et vidéo est assez facile à utiliser, et elle comprend des fonctionnalités supplémentaires utiles pour tenir des réunions.
Préparation Google Hangouts
Le meilleur moyen de faire participer les participants aux réunions avec Google Hangouts consiste à leur envoyer des instructions sur le téléchargement et l'installation du plug-in Hangouts. Faites-le plusieurs jours avant la réunion pour que les participants aient le temps de s'installer.
Informez les participants qu'ils auront besoin d'une caméra et d'un micro pour participer. Un micro, même s'il s'agit d'une paire d'écouteurs pour iPhone, sépare la sortie sonore de l'entrée audio, empêchant ainsi les voix de retentir dans la conversation.
Ensuite, développez avec un agenda pour la réunion. Un article entier pourrait être écrit sur la création d'un agenda. Cependant, en plus de la liste des éléments de l'ordre du jour, vous devez également fournir une description ou un objectif pour chaque élément. Par exemple, si l'élément est "société potluck" ou "réseau social", indiquez ce que vous ou les autres membres souhaitez accomplir avec cet élément.
Discuterez-vous des raisons pour lesquelles vous avez besoin de construire un réseau social, ou voulez-vous passer en revue un plan existant pour le réseautage social? Ou peut-être le but est de signaler et d' évaluer les données sur les réseaux sociaux. Fournir un but pour chaque élément aidera à décider combien de temps chaque élément a besoin, et quelles ressources sont nécessaires pour discuter pour en discuter.
Envoyez une invitation au Hangout au moins 30 minutes avant la tenue de la réunion. Cela donnera aux participants le temps de configurer leur caméra et leur micro. Malheureusement, vous devez envoyer des invitations chaque fois que vous organisez une réunion dans Hangouts. Les invitations peuvent être effectuées par e-mail ou à partir de votre page Hangouts, et seulement 9 personnes peuvent participer à une conversation en même temps. Essayez également de commencer et de terminer les réunions à temps.
Applications de réunion
Dans la zone Hangouts, l'un des premiers outils à prendre en compte est la fonction Conversation, en haut à gauche de la page. Les discussions écrites peuvent être utiles pour le brainstorming, le partage de liens et la publication d'autres informations écrites.
La boîte de discussion est rapide et facile, mais Google Hangouts s'intègre à Google Docs, qui se trouve également dans la barre de menus de Hangouts. Tout participant peut créer un document dans Hangouts, mais les autres participants ne verront pas le document avant d'avoir sélectionné Google Docs dans la barre de menus.
Vous pouvez bien sûr partager les documents existants en utilisant cet outil, qui est un autre moyen efficace de rendre vos réunions plus productives. Si un point de l'ordre du jour, par exemple, appelle à discuter et à réviser un communiqué de presse, ce document pourrait être retiré et collaboré pendant la réunion.
L'application Screenshare est un autre outil utile. Un participant peut cliquer sur le bouton Partage d'écran et choisir de partager une fenêtre ouverte ou un écran entier sur son bureau. Le partage d'écran remplacera la caméra vidéo et montrera ce qui est sur votre écran de bureau. Vous désélectionnez simplement le bouton Screenshare pour revenir à l'appareil photo.
Prendre des minutes
Si vous tenez des réunions régulières en tant que groupe, organisation ou entreprise, vous voudrez probablement prendre quelques minutes pour vos réunions afin d'examiner les tâches, les affectations et les résumés des discussions. Il y a plusieurs outils pour le faire. Un outil utile consiste simplement à créer un modèle de minutes dans Google Docs.
Cependant, lorsque vous tapez dans Google Hangouts, les participants entendront la frappe sur votre clavier, même si vous utilisez des casques audio. Donc quiconque tape et prend des minutes aura probablement besoin de couper son micro en tapant.
Je préfère cependant utiliser une application iPad appelée MinuteTaker (7, 99 $). Elle est très utile pour prendre et gérer les minutes, et il n'y a pas de bruit de fond lorsque vous utilisez le clavier intégré sur l'iPad.
Quand j'utilise MinuteTaker, je peux à peu près finir et envoyer les minutes juste après la réunion. Le plus grand inconvénient de l'application est que vous ne pouvez partager que des minutes au format PDF; Cependant, vous pouvez copier et coller le contenu dans un fichier texte ordinaire. L'application en ligne, minutes.io, est un autre outil pour la prise de minutes ainsi.
Les réunions ne sont jamais parfaites, mais avec une bonne planification et les bons outils, elles peuvent être plus efficaces et moins longues.
Nous avons déjà écrit sur Google Hangouts. Découvrez quelques-uns des articles précédents ci-dessous:
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