Travail d'équipe: 10 conseils pour une collaboration en ligne efficace en temps réel

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Les natifs du numérique co-auteur d'articles, de thèses et de livres en ligne et en temps réel. Si vous envoyez toujours des e-mails avec des pièces jointes pour collaborer sur un document, vous vous trompez. Sauf si vous partagez le même bureau, la rédaction collaborative en ligne Comment les outils d'écriture collaborative facilitent votre vie Comment les outils d'écriture collaborative facilitent votre vie Grâce à Internet, collaborer sur un projet d'écriture devrait être un jeu d'enfant. Si vous en avez déjà coproduit un, vous savez que cela peut être difficile. Cela ne devrait pas être avec le bon outil. Read More est généralement plus sûr, plus fiable et plus efficace que les emails. En plus, c'est amusant et facile. Laissez-moi vous aider à démarrer.

L'équipe

Travailler à distance est difficile. Il est donc d'autant plus important de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de constituer l'équipe. L'esprit d'équipe l'emporte sur la technologie L'esprit d'équipe l'emporte sur la technologie: comment maîtriser la collaboration distante pour les équipes en ligne L'esprit d'équipe l'emporte sur la technologie: comment maîtriser la collaboration distante pour les équipes en ligne Collaborer ne devient pas plus facile Internet comme une connexion commune. La technologie peut aider à naviguer dans le chaos. Mais ce n'est que le glaçage. Lire la suite avant. Les membres de l'équipe doivent apprendre les forces et les faiblesses de chacun. L'équipe a besoin d'un objectif commun et d'une feuille de route avec des objectifs et des responsabilités individuels. Tout le monde doit se sentir à l'aise avec les outils qu'ils utilisent, et au moins une personne doit garder l'équipe organisée.

Astuce 1: Ne jamais oublier l'importance d'une équipe inclusive qui engage tous ses membres.

Les outils

La rédaction ou l'édition en collaboration en temps réel peut être effectuée de plusieurs façons. Les outils basés sur le navigateur incluent Google Drive ou OneDrive (anciennement SkyDrive). Côté logiciel, Microsoft Office prend en charge l'édition collaborative avec SharePoint ou OneDrive. Si vous utilisez une version antérieure de Word (2007 ou 2010), vous pouvez installer le module complémentaire CodoxWord pour activer l'écriture collaborative. Le traitement de texte gratuit, multiplateforme et open source Abiword est le meilleur processeur de texte léger gratuit Abiword est le meilleur processeur de texte léger gratuit Obtenez un traitement de texte léger mais pas trop faible. Si vous avez besoin d'un programme compatible avec une grande variété de formats de fichiers, Abiword pourrait vous convenir. Ce n'est pas aussi puissant que Microsoft ... Lire la suite AbiWord inclut également un plugin de collaboration, permettant l'édition simultanée de documents via AbiCollab.net. Si la confidentialité est un problème, vous pouvez créer un éditeur de texte en ligne et open source auto-hébergé avec Etherpad.

Astuce 2: Choisissez un outil en fonction des besoins de votre projet et des capacités ou préférences de votre équipe.

Les outils sont censés faciliter votre flux de travail. Si les membres de l'équipe sont incapables d'utiliser un logiciel ou une plateforme en particulier, la progression de votre projet en souffrira. Voici quelques points à considérer:

• Sur quels systèmes d'exploitation sont les membres de votre équipe?
• Quels outils utilisent-ils maintenant?
• Avec quels outils ont-ils de l'expérience?

De même, si un outil n'a pas les caractéristiques nécessaires, l'obtention du résultat souhaité sera difficile. Préparez collectivement une liste de fonctionnalités incontournables et sympathiques. Considérer ce qui suit:

• écriture collaborative en temps réel
• commentaires
• sidebar chat
• notifications
• gestion de fichiers
• Historique des révisions
• contrôle de version
• soutien markdown
• importation et exportation
• support mobile

Cette liste et la connaissance des prérequis de votre équipe vous aideront à choisir un ou plusieurs outils appropriés.

Astuce 3: Aidez chaque membre à configurer le ou les outils que vous avez choisis et, le cas échéant, leur fournir une introduction aux fonctionnalités dont ils auront besoin.

Le processus

Au début du projet d'écriture, rassemblez un aperçu des différentes tâches et des sujets pour couvrir et répartir les responsabilités. L'équipe doit rédiger un plan, trouver des experts pour différentes sections, choisir un éditeur de copie pour corriger l'orthographe, la grammaire et le style d'écriture. Mettez un rédacteur en chef en charge du contenu et nommez quelqu'un pour gérer les données ou concevoir des figures et des tableaux.

Astuce 4: Chaque membre de votre équipe a des compétences différentes. Un processus efficace sera basé sur les forces des gens. Attribuez des responsabilités en conséquence.

Astuce 5: Quand il s'agit de l'exécution, engagez l'équipe. Les gens doivent périodiquement échanger leurs rôles et relire le travail de l'autre pour couvrir différentes perspectives.

L'écriture est un processus créatif et une passion pour beaucoup de gens.

Astuce 6: Si vous avez des gens dans votre équipe qui détestent que leur écriture soit modifiée par quelqu'un d'autre, les éditeurs peuvent travailler avec des commentaires et des suggestions à la place.

Astuce 7: Acceptez les conventions de commentaire, une nomenclature et comment les commentaires seront traités.

En fin de compte, le succès de votre document dépend du contenu.

Astuce 8: Laissez les gens écrire ce qu'ils sont enthousiastes, même si leur écriture est nulle. Leurs idées peuvent être brillantes et vous pouvez toujours fixer le style d'écriture.

Astuce 9: Respectez l'idée! Lorsque vous modifiez l'écriture de quelqu'un d'autre, assurez-vous que l'idée qu'ils expriment est préservée.

Pendant tout ce temps, une personne doit organiser l'équipe, gérer les attentes et garder le calendrier à l'esprit.

Astuce 10: Communiquez fréquemment avec vos coéquipiers. Mettez-les à jour sur les progrès généraux, mettez en évidence les lacunes et rappelez-leur les responsabilités et les échéances. Louez les efforts individuels et encouragez-les à partager leurs propres progrès, idées et défis.

Le projet fini

Une équipe qui aborde un projet d'écriture ou tout autre projet avec enthousiasme et esprit de collaboration - désireuse de donner le meilleur d'elle-même, de soutenir ses coéquipiers et de faire des compromis - produira toujours de meilleurs résultats que les individus. Le tout est plus grand que la somme de ses parties. Donnez-y et je vous promets que ce sera l'expérience la plus enrichissante de votre vie. Cela a certainement été le mien.

Quelles leçons avez-vous apprises en travaillant avec des équipes virtuelles?

Crédit d'image: Ed Yourdon via Flickr, Virtual Collaboration via Shutterstock