En tant qu'assistant virtuel, vous travaillez potentiellement pour des clients à travers le monde. Dans la plupart des cas, vous travaillerez virtuellement et communiquerez avec vos clients et vos collègues par courriel, par téléphone ou par vidéoconférence, plutôt que de les rencontrer dans un bureau. Avec les bons outils, vous n'avez besoin de rien de plus qu'un ordinateur et un appareil mobile pour faire le travail.
Cet article vous présentera une sélection d'applications gratuites que vous pouvez utiliser pour travailler en tant qu'assistant virtuel.
la communication
En tant qu'assistante virtuelle, une bonne communication est votre pain et votre beurre. Votre principale façon d'interagir avec les clients sera le courrier électronique, d'où la nécessité de disposer d'un client de messagerie parfaitement configuré. Mon préféré est Gmail. C'est principalement ces 10 meilleures caractéristiques qui me maintiennent dans Gmail ROUNDUP: Les 10 meilleures caractéristiques qui me gardent dans Gmail ROUNDUP: Les 10 meilleures fonctionnalités qui me gardent dans Gmail Gmail est l'un des plus grands projets de Google et a révolutionné le courrier électronique. Gmail est non seulement le meilleur client de messagerie basé sur le Web, mais il bat également les clients de bureau gratuits par kilomètre. Après avoir utilisé ... Lire la suite.
Comme l'indique l'article, Gmail offre plusieurs excellentes fonctionnalités qui vous permettront de gérer la communication pour plusieurs projets et clients, par exemple des filtres, des étiquettes et plusieurs boîtes de réception pour n'en nommer que quelques-unes. Sans surprise, Google propose une application Gmail pour Android.
Étant sur Gmail, vous pouvez facilement utiliser les fonctionnalités de Google+, telles que Hangouts, un excellent outil pour les réunions interactives. À l'aide d'un Hangout, vous pouvez virtuellement rencontrer vos clients en direct et converser via la voix ou le texte, partager votre écran pour présenter votre travail, donner un diaporama ou collaborer sur un document Google. Si vous vous trouvez dans un pays éligible à Google Voice, vous pouvez même appeler des numéros de téléphone à l'aide de Google Hangouts.
Bien qu'il existe une application Google+ qui promet une prise en charge des Hangouts, cette fonctionnalité n'est apparemment pas disponible sur tous les appareils Android ni sur tous les sites.
Pour en savoir plus sur Google+ en général, téléchargez notre guide Google+ pour tout le monde.
Si votre client n'a pas assez d'esprit technique pour utiliser Google+ ou si vous avez besoin d'un autre moyen d'appeler votre client sur son téléphone, Skype est votre outil de prédilection. Avant d'utiliser Skype, je recommande de consulter les articles suivants:
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Partage de fichiers
Le courrier électronique est un moyen médiocre d'échanger des fichiers avec votre client. Les outils en ligne tels que Google Docs, qui fait désormais partie de Google Drive, ou Dropbox offrent un environnement de partage ou de collaboration sur les fichiers bien meilleur. Google Drive et Dropbox sont tous deux disponibles pour Android. Les deux sont faciles à configurer et intuitifs à utiliser.
L'avantage évident de Google Docs est que vous n'avez pas besoin d'un logiciel de bureau, mais que vous pouvez créer tous vos documents en ligne. De plus, avec l'introduction de Google Drive, vous pouvez désormais partager toute la bande passante des fichiers et ne pas avoir besoin de s'appuyer sur une application supplémentaire pour partager des images, des vidéos ou d'autres types de fichiers non-document.
Dropbox a été la première application de stockage en nuage à offrir un client de bureau, brouillant les limites entre le travail en ligne et dans le nuage. Google Drive offre désormais la même fonctionnalité, offrant une intégration transparente avec Google Docs.
Si vous êtes intéressé par Dropbox ou Google Docs / Google Drive, vous trouverez ces articles utiles:
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Gestion de projet
Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire avec une petite sélection d'applications et un peu de talent d'organisation. Cependant, lorsque vous travaillez pour plusieurs clients différents, vous avez peut-être besoin d'une application de gestion de projet efficace pour coordonner vos tâches et potentiellement les personnes avec lesquelles vous travaillez. Dans ce cas, il vaut la peine de se pencher sur des solutions professionnelles de gestion de projet.
Des exemples d'outils de gestion de projets en ligne sont Basecamp et LiquidPlanner. Alors que MakeUseOf utilise le premier, ce dernier a récemment lancé son application Android officielle. Les alternatives gratuites à ces outils payants sont FreedCamp - Une alternative à BaseCamp et Trello - un système de gestion de projet unique, simple et puissant d'une bonne maison Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant d'une bonne maison Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant d'une bonne maison Est-ce que le nom Joel Spolsky vous dit quelque chose? Si oui, vous allez vouloir lire ce post, car il présente le dernier et le plus grand projet de Spolsky. Et sinon, vous devriez savoir que c'est ... Lire la suite.
Ces deux outils sont basés sur un navigateur et n'offrent pas d'applications Android dédiées. Trello promet de travailler sur n'importe quel appareil, car il est optimisé pour fonctionner sur n'importe quelle taille d'écran.
Avez-vous besoin de plus d'outils pour gérer votre équipe ou organiser votre bureau virtuel? Consultez ces articles:
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