Les reçus papier sont facilement perdus et difficiles à trouver quand vous en avez le plus besoin. Heureusement, passer au numérique résout ces deux problèmes. Armé d'un smartphone, d'un stockage dans le cloud et de vos propres prouesses organisationnelles, vous pouvez aussi résoudre le problème des reçus égarés.
Que vous remplissiez vos taxes ou appeliez une garantie, les reçus sont vitaux. Certaines entreprises fournissent des reçus électroniques facultatifs, mais la plupart n'en ont pas. Alors que vous devriez toujours garder ce morceau de rouleau de till aussi sûr que possible, une sauvegarde numérique peut être une bouée de sauvetage - même si vous ne faites que vos impôts.
Scanners Smartphone
Presque tout le monde a un smartphone ces jours-ci, et chaque smartphone a un appareil photo. Il existe d'excellentes applications pour numériser des documents papier, quel que soit le système d'exploitation utilisé. En fait, les magasins d'applications sont absolument bourrés d'applications de numérisation et la concurrence féroce est toujours bonne pour les consommateurs.
Les applications suivantes sont conçues avant tout pour la numérisation et les documents sont sauvegardés dans la mémoire de votre smartphone. Ils sont susceptibles d'offrir la meilleure qualité compte tenu de leur seul but, et certains offrent même des fonctionnalités utiles d'exportation, de partage et de collaboration.
iOS, iPhone et iPad
J'ai toujours eu un faible pour TurboScan (1, 99 $), une application de scanner de budget qui offre d'excellents résultats TurboScan - Ou pourquoi votre prochain scanner coûtera 1, 99 $ [iPhone] TurboScan - Ou pourquoi votre prochain scanner coûtera 1, 99 $ [iPhone ] J'ai eu un scanner une fois. Il a pris une énorme quantité de mon espace de bureau de l'enfance vers 1998, connecté par port parallèle et le rapport qualité-vitesse était pauvre pour dire le moins. C'était le ... Lire la suite. Il vous permet de créer des fichiers PDF de plusieurs pages, ainsi que des fichiers JPEG. Bien que l'interface ne soit pas très intéressante, la détection des contours et la qualité de numérisation globale (avec des réglages de contraste réglables) sont excellentes, et il existe une fonction "SureScan 3x" qui fusionne trois expositions, particulièrement utile en cas de faible luminosité.
J'ai aussi réussi à saisir CamScanner + (4, 99 $) pendant la vente et, après l'avoir utilisé à plusieurs reprises, j'ai été satisfait des résultats. L'application vous permet de faxer vos scans directement (moyennant un supplément), d'étiqueter les entrées, de collaborer, d'identifier le texte et même de définir un code d'accès pour sécuriser vos documents privés. Il existe une version gratuite disponible qui utilise des publicités et des filigranes vos scans, entre autres limitations.
L'une des applications les plus riches en fonctionnalités se présente sous la forme de Scanner Pro (6, 99 $) avec une étiquette de prix convenablement supérieure pour correspondre. L'application dispose de fonctionnalités telles que la détection des frontières en temps réel pour un meilleur cadrage, la synchronisation iCloud pour garder vos analyses sauvegardées et synchronisées avec vos appareils et le téléchargement direct vers Dropbox, Google Drive et Evernote. Si vous avez besoin d'une application qui fait tout, Scanner Pro l'est probablement.
Android
Les utilisateurs de Google peuvent également utiliser CamScanner + (4, 99 $) ou la version gratuite plus populaire, qui offre un ensemble de fonctionnalités robustes similaires. Comme on peut s'y attendre, l'essai gratuit filigrane vos numérisations entrantes et limite certaines des fonctionnalités les plus utiles des applications, mais la qualité fournie par CamScanner est excellente Numérisation de documents sur votre téléphone avec CamScanner pour Android Numériser des documents sur votre téléphone avec CamScanner pour Android Vous pouvez utiliser cette application pratique pour numériser n'importe quel document directement à partir de votre téléphone. Lire la suite .
Une autre bonne alternative à CamScanner + est Mobile Document Scanner (4, 99 $), également connu sous le nom de MDScanner. Grâce à la prise en charge de plusieurs pages, à la détection des contours et à une gamme d'options de traitement pour faire des dessins de texte, d'images ou de tableau blanc, l'application est un ajout très performant à votre bureau mobile. Comme toujours, vous pouvez consulter la version gratuite qui s'appuie sur la publicité, le filigrane et une numérisation par lots limitée.
Téléphone Windows
Dans leur hâte de dominer le paysage de l'application de numérisation mobile, les développeurs de CamScanner ont frappé le magasin Windows Phone avec le CamScanner gratuit pour Windows Phone. D'après ce que je peux dire, l'application n'a aucune limite et ne coûte pas un centime - le prix que vous payez est dans les fonctionnalités, car tout ce qui est disponible dans les versions iOS et Android ne fonctionne pas encore ici. Pourtant, c'est gratuit et il produit un PDF savoureux.
En raison du manque de popularité de la plate-forme, les utilisateurs de Windows Phone n'ont pas beaucoup de choix en ce qui concerne les autres applications. Il y a le Handyscan gratuit, mais il ne semble pas mieux que CamScanner, donc vous êtes mieux avec le premier.
Stockage en ligne
L'un des avantages de numériser vos reçus au format PDF ou image est de pouvoir les stocker dans le nuage, prêts à être consultés quand vous en avez besoin. Heureusement, il existe quelques applications qui marient à la fois le stockage, l'organisation et même la capture de documents - et ils sont tous libres de démarrer.
Google Drive (gratuit, iOS et Android)
La plate-forme de stockage en ligne de Google vous permet de conserver vos reçus, à condition de ne pas trop vous soucier de mettre votre historique d'achat entre les mains de Google. Les applications iOS et Android disposent toutes deux d'une fonction de numérisation de documents qui vous permet de capturer, de télécharger et d'organiser rapidement vos reçus et autres documents. La meilleure partie de ceci est que vous pouvez utiliser plusieurs périphériques exécutant différents systèmes d'exploitation pour tout capturer, et stocker (ou accéder) tout dans le même endroit.
Désolé utilisateurs de Windows Phone, Google n'a pas pris la peine de faire une application pour votre plate-forme pour le moment - et il ne semble pas qu'ils le feront bientôt.
Evernote (gratuit, iOS, Android, Windows Phone et Blackberry)
Evernote est une excellente alternative à Google Drive si vous utilisez déjà le service de prise de notes. En plus d'être gratuits pour un compte de base (10 Mo de taille maximale, 60 Mo par mois), les versions iOS et Android contiennent un excellent scanner de documents, idéal pour enregistrer des photos de reçus. Vous pouvez les ajouter à une note ou un cahier de votre choix, les marquer et même les ouvrir dans Skitch pour les annoter.
Malheureusement, les versions Windows Phone et Blackberry n'incluent pas la numérisation de documents, mais elles vous permettent de prendre une photo et de la télécharger depuis votre appareil.
Lentille de bureau pour OneNote (gratuit; WindowsPhone)
En ce qui concerne la numérisation, les utilisateurs de Windows Phone disposent d'une solution pratique: une application dédiée appelée Office Lens numérise les reçus, les documents et les tableaux blancs directement dans OneNote. L'application nécessite que vous vous connectiez avec un compte Microsoft et vous permet de sauvegarder les images en "mode document" et en "mode tableau blanc" directement dans le cloud. Vous pouvez ensuite y accéder via l'application OneNote intégrée de WindowsPhone, ou une édition de bureau similaire.
Numérisez plus intelligemment à l'aide d'un scanner de documents
Si vous êtes constamment déçu par les résultats de la numérisation à main levée, vous pouvez envisager un scanner de documents. Nous vous avons montré comment en faire un dans le passé Comment construire votre propre scanner de document Smartphone Comment construire votre propre scanner de document Smartphone Avez-vous déjà essayé de prendre une photo d'un document avec l'appareil photo de votre smartphone, espérant le convertir en OCR logiciel dans un document PDF ou Word plus tard? Peut-être que vous avez essayé de prendre ... Lire la suite, et si vous numérisez beaucoup de reçus, il pourrait être utile de prendre le temps de faire votre propre.
En gardant votre appareil immobile et en laissant entrer beaucoup de lumière, une boîte de balayage peut grandement améliorer la qualité de vos balayages et réduire le gauchissement causé par la correction des bords.
Utilisez IFTTT pour une organisation plus intelligente
IFTTT est un outil d'automatisation infiniment utile qui utilise une combinaison de déclencheurs et d'actions. IFTTT peut vous aider à organiser les recettes de plusieurs façons, mais le principal avantage que je peux voir est de l'utiliser pour organiser vos reçus numériques afin qu'ils apparaissent à côté de vos reçus numérisés.
Si vous êtes un utilisateur de Gmail, vous pouvez configurer différents déclencheurs, tels que l'ajout d'une certaine étiquette à un message, des lignes d'objet ou du courrier provenant d'expéditeurs désignés. Si vous avez déjà configuré vos filtres afin que les e-mails d'achat soient automatiquement étiquetés dès leur arrivée dans votre boîte de réception, l'ensemble du processus peut être incroyablement simple.
C'est alors un simple cas de choisir votre action - pour stocker dans un dossier Google Drive désigné, pour enregistrer dans Dropbox, pour enregistrer une nouvelle note dans votre bloc-notes "Receipts" Evernote, pour ajouter une nouvelle note à votre compte OneNote - le choix est le vôtre, et assez illimité à cela.
Sérieux à propos de la numérisation?
Enfin, si vous êtes vraiment sérieux au sujet de la numérisation, vous pouvez envisager un scanner mobile comme Doxie ou Flip-Pal. Contrairement aux modèles à plat épaisse d'autrefois, ces modèles (en particulier ceux de Doxie) sont conçus pour être légers et mobiles. Le modèle de base de chaque entreprise commence à 149 $, mais si vous numérisez beaucoup, les frais d'inscription ne devraient pas être un problème.
Quels sont vos conseils pour rester au sommet de votre pile de reçus papier? Ajoutez vos propres mécanismes d'adaptation dans les commentaires, ci-dessous.
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