À l'ère du numérique, qui a le temps pour les signatures papier? Peut-être que vous êtes une petite entreprise qui cherche à garder tous vos documents en format numérique, ou un pigiste qui se bat avec la productivité. Quoi qu'il en soit, les signatures électroniques sont tellement plus faciles que de garder la trace des copies papier.
Arrêtez d'essayer de garder une trace de tout à la main et laissez les applications faire le travail à la place. Rencontrez eversign, le seul service dont vous avez besoin pour gérer toutes vos signatures.
Configuration d'Eversign
Rendez-vous sur la page d'inscription d'eversign pour commencer. Entrez votre adresse e-mail et un mot de passe, puis remplissez quelques informations de base comme votre nom et votre adresse. Après cela, eversign vous demandera quel plan vous souhaitez essayer, mais cliquez sur le bouton Ignorer pour commencer pour essayer le plan gratuit en premier. Enfin, définissez votre URL personnalisée en utilisant votre entreprise ou votre propre nom. Confirmez votre adresse e-mail, et vous êtes prêt.
Votre tableau de bord vous montre tout ce que vous devez savoir en un coup d'œil. Vous pouvez voir le nombre de documents en attente d'une signature, le nombre d'articles que vous avez envoyés ce mois-ci et ce qui s'est passé récemment avec votre compte. C'est une bonne idée d'obtenir votre signature avant de commencer à envoyer des documents, alors cliquez sur le champ Ma signature pour voir.
Vous verrez déjà une signature par défaut et un ensemble initial. Cliquez sur Ajouter un nouveau dans le coin supérieur droit pour en ajouter un nouveau. Ici, vous pouvez choisir parmi trois options pour votre signature et vos initiales. Quel que soit votre choix, vous reconnaissez qu'il s'agit d'une représentation légale de votre signature:
- Tapez votre nom et sélectionnez une police de style manuscrite pour le représenter.
- Dessinez votre signature en utilisant votre souris ou votre écran tactile, si vous en avez un.
- Téléchargez une photo de votre signature.
Pour compléter votre configuration, vous devez également modifier certaines options en cliquant sur votre nom d'utilisateur dans le coin supérieur gauche du site. Choisissez ensuite Paramètres utilisateur et vous pouvez modifier les formats de date / heure et définir votre fuseau horaire. Vous pouvez également décider si vous souhaitez recevoir des notifications lorsque des personnes ouvrent des documents et un résumé quotidien de vos documents en attente.
Création et envoi de documents
Une fois la configuration initiale terminée, vous devez créer des documents. Le plan libre ne peut utiliser aucun modèle, vous devrez donc créer un nouveau document à chaque fois. Cliquez sur Documents dans la barre latérale de gauche, puis sur Nouveau document en haut à droite pour ajouter votre premier.
Eversign se connecte de manière transparente à des services tels que Dropbox, Google Drive et Evernote, vous permettant d'importer des documents si vous les avez déjà prêts. Sinon, tapez votre formulaire dans Microsoft Word ou Pages et téléchargez-le ici.
En haut de l'écran, sélectionnez si ce document doit être signé uniquement par vous, vous et les autres, ou seulement par d'autres. Entrez ensuite le nom et l'adresse électronique de chaque partie. Vous pouvez spécifier si ces personnes doivent signer ou ne reçoivent qu'une copie pour référence. Si vous le souhaitez, vous pouvez également choisir dans quel ordre les destinataires doivent signer le contrat. Enfin, pour plus de sécurité, vous pouvez définir un code PIN afin que personne ne puisse l'ouvrir à moins de connaître le code.
Définissez un titre et un message pour le document, puis cliquez sur le bouton Préparer . Sur le côté droit, vous pouvez faire glisser et déposer de nombreux champs pour le destinataire à remplir. Déposez des espaces pour les signatures, la date de signature, le nom de la société et d'autres options similaires où vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer en haut à droite. Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer le brouillon et y revenir plus tard.
Votre destinataire recevra un e-mail lui demandant de signer le document. Lorsqu'ils cliquent sur le bouton Sign Now dans l'e-mail, ils peuvent lire le formulaire et remplir les zones en surbrillance avec les informations demandées. Chaque fois qu'ils cliquent sur le champ demandant leur signature, ils peuvent choisir parmi les mêmes options détaillées ci-dessus. Une fois cela fait, ils cliquent sur Terminer et vous recevrez une alerte indiquant qu'ils ont signé le formulaire. Les signataires peuvent également télécharger un PDF ou l'imprimer s'ils le souhaitent, et le refuser s'il refuse le contrat.
Après quelques minutes, la signature du document est terminée. Vous pouvez consulter le formulaire final à tout moment dans l'onglet Documents, et le signataire reçoit un e-mail avec un lien vers le document pour ses enregistrements. Chaque partie peut télécharger une copie PDF si nécessaire.
Ajouter des contacts
Les chances sont que vous enverrez des formulaires aux mêmes personnes plusieurs fois. Pour gagner du temps, vous pouvez ajouter des personnes en tant que contacts afin de ne pas avoir à entrer leurs informations à chaque fois. Cliquez sur l'onglet Contacts à gauche pour en ajouter un nouveau. Si vous avez déjà envoyé des formulaires, vous verrez qu'ils ont été automatiquement ajoutés ici. Cliquez sur le bouton Nouveau contact en haut à droite pour en créer un.
Les informations que vous entrez ici sont simples. Seul un prénom et une adresse e-mail sont obligatoires, mais vous pouvez indiquer l'adresse, le numéro de téléphone, le nom de l'entreprise et les notes d'un client si nécessaire. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé pour les ajouter à votre carnet d'adresses.
Dans l'onglet Contacts principal, vous pouvez archiver les clients dont vous n'avez plus besoin. Vous pouvez également créer rapidement un nouveau formulaire pour un client ou afficher tous les documents que vous avez envoyés dans le passé.
Paramètres d'entreprise
Cliquez sur l'onglet Paramètres de gestion dans la barre latérale de gauche pour personnaliser certaines options par défaut d'eversign.
- Sous Paramètres généraux, vous pouvez désactiver l'exigence que tous les signataires doivent signer pour compléter un document. Vous pouvez également modifier l'onglet par défaut sur la page Document et régler les paramètres de temps.
- Préférences de signature contient des options comme empêcher les signataires de voir les pièces jointes ajoutées par d'autres signataires. Vous pouvez également désactiver les signatures dessinées ou téléchargées si vous préférez que les clients les tapent. Cet onglet vous permet également d'exiger que les signataires ajoutent une raison lorsqu'ils refusent de signer un formulaire. Si vous avez une préoccupation commerciale unique, vous pouvez ajouter un avertissement personnalisé que les signataires verront avant d'accéder aux documents que vous leur envoyez.
- Préférences de diffusion vous permet de modifier si eversign envoie des copies PDF aux signataires et si vous souhaitez recevoir des notifications lors de la première ouverture des documents.
- Dans Expiration et rappels, vous pouvez modifier la durée de conservation des documents avant qu'ils n'expirent, et la durée pendant laquelle les destinataires doivent signer leurs documents. Si vous le souhaitez, vous pouvez également modifier les paramètres de rappel automatique que eversign envoie.
- L'image de marque vous permet de définir le logo de votre icône d'entreprise et de modifier les couleurs dans l'application.
Caractéristiques payantes
Le plan gratuit vous limite à cinq documents par mois et ne vous permet pas de créer des modèles. Cela vous empêche également d'ajouter des membres de l'équipe qui peuvent également travailler sous votre compte. Si vous avez besoin de plus d'eversign, consultez les plans payants. Le plan de base de 9, 99 $ / mois vous permet d'envoyer des documents illimités, de créer trois modèles, d'ajouter des intégrations avancées et d'obtenir une assistance spécialisée en cas de problème.
Si vous êtes un développeur, vous pouvez accéder à l'API d'eversign pour automatiser le service. Cependant, vous devrez vous inscrire à un compte payant pour utiliser plus de trois demandes d'API par mois.
La solution Total eSignature
Nous avons fait un tour d'eversign et avons trouvé que c'est un outil personnalisable mais facile à utiliser. En quelques minutes, vous pouvez créer un compte, télécharger un document et l'envoyer à vos clients. Vous et vos signataires pouvez accéder aux documents depuis n'importe quel ordinateur ou smartphone. Ses signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et exécutoires devant les tribunaux des États-Unis et de l'Europe. Et tout est protégé avec les paramètres de sécurité standard de l'industrie.
Si vous êtes un pigiste qui n'envoie que quelques formulaires par mois, vous pouvez obtenir gratuitement toutes les principales fonctionnalités d'eversign, et les forfaits payants sont abordables. C'est la façon la plus simple de gérer les tracas des signatures et d'oublier toute la paperasserie, et nous la recommandons à tous ceux qui recherchent un outil puissant pour ce travail qui est aussi superbe.
Avez-vous essayé eversign? Faites-nous savoir ce que vous en pensez dans les commentaires!