Tout le monde sait que ces jours-ci, il est assez difficile de survivre ou de gérer vos affaires sans e-mail. En fait, la plupart des gens ont deux ou trois courriels à gérer, donc sans une bonne gestion des courriels, cette boîte de réception occupée peut devenir rapidement hors de contrôle.
Je sais, vous vous demandez si nous avons vraiment besoin d' un autre article sur la gestion des emails? Je veux dire, juste en 2012 seulement, nous en avons eu beaucoup, comme l'article de Tina sur la gestion de projets intenses dans Gmail. Gérer et collaborer sur des projets Intense Email dans Gmail avec Streak Streak [Chrome] Streak est un puissant outil de gestion de projet Gmail pour Chrome. Il est livré avec des modèles pour de nombreux types de projets, par exemple le support client ou la planification d'événements. Dans Streak, les projets sont appelés pipelines. Vous pouvez ... Lire la suite, et son email sur l'importation et la gestion de plusieurs comptes Comment importer et gérer plusieurs comptes email dans Gmail Comment importer et gérer plusieurs comptes email dans Gmail Il n'est pas rare d'avoir plusieurs comptes email, mais de vérifier plusieurs comptes dans différents endroits est fastidieux. Par conséquent, beaucoup de gens reviennent à un client de messagerie de bureau comme Thunderbird ou Outlook pour gérer tous leurs ... Lire la suite. Yaara a couvert la nouvelle fonctionnalité Compose de Gmail Trop de clics? Suivez ces conseils pour gagner du temps avec la nouvelle composition de trop nombreux clics de Gmail? Suivez ces conseils pour gagner du temps avec la nouvelle composition de Gmail Dans un récent sondage que nous avons tenu ici à MakeUseOf, nous avons constaté que plus de 75% d'entre vous utilisent déjà le nouveau compilateur de Gmail. En lisant les commentaires de ce sondage, j'ai également constaté que beaucoup d'entre vous sont ... Lire la suite, Aaron a discuté comment faire ressortir votre email Comment faire votre message d'email se démarquer dans une boîte de réception encombrée Comment faire votre email Message Démarquez-vous dans une boîte de réception encombrée Avez-vous déjà envoyé un e-mail que vous pensiez important de recevoir seulement quelques jours plus tard, ou pire encore, oublié? Certes, parfois c'est hors de votre contrôle, mais il y a des choses que vous pouvez faire ... Lire la suite dans la boîte e-mail encombrée de quelqu'un d' autre, et tout récemment Yaara a couvert les réponses préenregistrées Don plus rapide et mieux pas le temps de cuisiner le déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un peu de camping qui ne va pas mal? Facile, obtenez de la nourriture en boîte. Fatigué de taper les mêmes réponses par e-mail? Essayez les courriels en boîte! Pensez ... En savoir plus. N'avons-nous pas encore fini?
Eh bien, la vérité est que l'un des problèmes les plus communs que les gens ont est que malgré tous leurs efforts, malgré tous les plugins les plus cool et les dossiers créatifs qu'ils créent pour contenir des courriels, la boîte de réception devient inévitablement encombré.
La raison en est que, peu importe combien vous essayez d'organiser votre boîte de réception, si vous gardez le système sur une base manuelle - si vous dépendez de vous pour vous rappeler de prendre le temps d'aller et de gérer votre boîte de temps en temps, ça va jamais arriver.
Au lieu de cela, il est préférable d'automatiser complètement l'organisation de votre boîte de réception en utilisant les meilleurs outils à l'intérieur et à l'extérieur de Gmail. Dans cet article, je vais vous montrer cinq choses que vous pouvez faire maintenant pour automatiser votre boîte de réception Gmail afin que vous n'ayez jamais à vous soucier d'essayer de fouiller dans le fouillis pour trouver ces courriels importants.
5 astuces pour gérer la boîte de réception Gmail
Vous ne devez pas continuer à perdre le contrôle comme ça. Tous ces efforts pour organiser votre boîte de réception dans des dossiers sympas et bien rangés ne doivent pas devenir un effort inutile en un mois lorsque toutes ces choses changent, et votre nouveau système de dossiers n'a tout simplement pas de sens.
La bonne chose à propos de Gmail est qu'il existe des outils d'automatisation brillants que vous pouvez utiliser pour permettre à Gmail de faire tout le travail pour vous.
Utiliser des filtres et des étiquettes pour automatiser l'organisation
C'est quelque chose qu'un certain nombre d'écrivains ici à MUO ont souvent prêché. En fait, Craig a couvert les filtres Gmail 5 Filtres Gmail pour aider à hiérarchiser et organiser votre boîte de réception 5 Filtres Gmail pour aider à hiérarchiser et organiser votre boîte de réception Quels filtres chaque personne devrait avoir dans son arsenal afin que sa boîte de réception soit aussi ordonnée que la mienne? Je suis là pour vous aider à mettre en place vos cinq premiers filtres, ou ... Lire la suite en 2011, mais au-delà du filtrage et du tri une seule fois, il est essentiel d'appliquer des filtres chaque fois que vous recevez un nouveau courriel dans votre boîte de réception qui n'était pas automatiquement fournie avec l'une de vos étiquettes existantes.
Reculons un peu. Disons que votre boîte de courriel ressemble un peu au mien. Un désordre confus de courrier indésirable, quelques vieilles étiquettes que j'ai créées il y a des années, et un tas dispersé d'email importants tout au long. Vous remarquerez que ma boîte de réception est passée à plus de 10 000 courriels? Fou, n'est-ce pas?
Alors, commençons à faire le travail en disant à Gmail quoi faire avec les emails qui arrivent dans la boîte de réception tous les jours. En suivant ces étapes que je vais couvrir, vous remarquerez que le nombre de courriels dans votre boîte de réception commence à perdre quelques centaines de courriels à la fois.
Tout d'abord, lorsque vous voyez un e-mail dans votre boîte de réception sans étiquette, déterminez ce que vous voulez en faire. Sont-ils des courriels d'un client auquel vous devez répondre en temps opportun? Est-ce une alerte de Google avec des histoires intéressantes que vous allez vouloir lire quand vous avez le temps plus tard? Pour chaque message, créez un nom d'étiquette qui s'applique.
Une fois que vous avez créé votre nouvelle étiquette, ouvrez ce courriel et utilisez la liste déroulante sur la droite pour sélectionner « Filtrer les messages comme ça ». Cela créera automatiquement la règle requise pour identifier l'e-mail entrant lors de la prochaine arrivée d'un nouvel e-mail, en utilisant généralement l'e-mail de l'expéditeur.
Vous pouvez définir toutes les règles supplémentaires qui ont un sens dans votre cas. Au-delà de l'e-mail de l'expéditeur, vous pouvez vous assurer que seuls certains e-mails provenant de cet expéditeur, tels que ceux ayant des lignes d'objet spécifiques ou des e-mails contenant certains mots, sont appliqués avec cette étiquette.
Pour chaque filtre, vous devez indiquer à votre compte Gmail comment organiser ou gérer automatiquement cet e-mail entrant. Dans ce cas, je sais que cette adresse e-mail provient d'un client particulier, et que ces e-mails sont très importants, je vais donc demander à Gmail d'appliquer automatiquement un libellé sur lequel je peux répondre chaque jour à ces e-mails. combien de fouillis est réellement dans ma boîte de réception.
C'est parce que vous pouvez simplement cliquer sur l'étiquette sur le côté gauche de votre compte Gmail et vous ne verrez que ces e-mails. Plus d'e-mails importants perdus dans la pile de courrier indésirable et d'alertes de faible priorité.
Encore mieux, au-delà d'appliquer une étiquette, dites à Gmail de toujours marquer ceux-ci comme importants (ainsi le drapeau jaune apparaît à côté d'eux), et n'oubliez pas de cocher " Appliquer filtre " pour que les centaines d'emails remplissent votre boîte de réception immédiatement avec un clic.
Si vous recevez du courrier indésirable depuis longtemps et que vous avez oublié de vous en désabonner, il est possible que vous ayez des centaines, voire des milliers d'e-mails remplissant votre boîte de réception et qui soient totalement inutiles. Lorsque vous les rencontrez, appliquez un filtre et au lieu de créer un nouveau filtre, appuyez simplement sur le bouton de recherche.
Ceci énumérera tous les email dans votre boîte de réception de cet expéditeur. Maintenant, vous pouvez tous les sélectionner et les supprimer tous en vrac. Regardez votre boîte de réception bombée rétrécir rapidement de plus en plus vite vers zéro.
Conserver les e-mails d'information hors de votre boîte de réception
Une chose très courante dans ma boîte de réception est la présence constante d'alertes entrantes ou de mises à jour d'état de plusieurs systèmes auxquels j'ai souscrit, comme Google Alertes pour certains termes de recherche ou des rapports hebdomadaires de Google Analytics ou Google Adsense. Vous n'avez vraiment pas à les ouvrir et à les lire tout le temps, mais vous voulez stocker ces informations.
Pour éviter que votre boîte de réception ne soit encombrée, créez un filtre et sélectionnez " Ignorer la boîte de réception", et assurez-vous d'apposer une étiquette afin que vous puissiez trouver rapidement ces courriels lorsque vous aurez le temps de les consulter. leur.
À ce jour, vous devriez déjà avoir votre boîte de réception à un nombre merveilleusement gérable de courriels - peut-être même zéro!
Cependant, nous n'avons pas fini d'automatiser cette boîte de réception. La réalité est qu'il y a encore plus de choses que vous pouvez faire pour trier et classer automatiquement des informations importantes sans jamais avoir à les faire vous-même.
Fichiers joints automatiquement
Aaron a d'abord couvert Attachments.me Libérez vos pièces jointes Gmail avec Attachments.me Libérez vos pièces jointes Gmail avec Attachments.me Avez-vous déjà reçu un email de votre patron, membre de la famille, un ami ou une autre connexion avec une pièce jointe, puis sauvé cet email parce que vous vouliez accéder à la pièce jointe plus tard? Vous avez probablement ... Lire la suite l'année dernière, et à mon avis, il est absolument la méthode la plus intelligente pour garder votre taille de boîte Gmail bien sous contrôle.
Si vous recevez régulièrement des rapports ou des données de personnes travaillant pour vous, il y a de bonnes chances qu'ils utilisent toujours le même sujet lorsqu'ils vous envoient ces rapports (probablement parce qu'ils ont également automatisé leur système). Vous pouvez connecter le service Attachments.me à votre compte Gmail afin qu'il puisse télécharger automatiquement ces pièces jointes sur votre compte de stockage en nuage préféré, comme Dropbox, Box, Google Drive ou SkyDrive.
Une fois que vous vous êtes inscrit au service, il s'affiche à droite de votre compte Gmail à chaque fois que vous ouvrez un e-mail avec une pièce jointe. Vous pouvez simplement cliquer sur " Envoyer vers votre Cloud " pour envoyer cette pièce jointe à votre boîte de stockage en ligne préférée, sans avoir à passer du temps à la télécharger sur votre PC.
Cela économise du temps, mais si vous voulez gagner encore plus de temps, automatisez le processus! Vous verrez une icône de trombone en haut de votre écran Gmail. Cliquez dessus et choisissez " Règles de dépôt automatique ".
Vous pouvez maintenant créer quelque chose de similaire au filtre Gmail que vous avez appliqué jusqu'à présent. Par exemple, je reçois des rapports hebdomadaires Adsense d'un client, j'ai donc créé un dossier pour les Adsense_Files dans mon compte DropBox, et ici j'ai mis en place une règle pour rechercher les emails d'Adsense, avec la ligne d'objet de ce client.
Maintenant, lorsque Attachement.me voit un e-mail entrant correspondant à ces règles, il télécharge automatiquement le fichier sur votre compte de stockage Cloud. Cela signifie que vous n'avez pas à faire une seule chose - vous pouvez être sûr que lorsque vous allez dans ce dossier dans votre compte de stockage en ligne, vous aurez toujours les derniers fichiers là-bas.
Cela convertit fondamentalement votre compte Gmail dans un assistant automatisé qui reçoit des informations et trie toutes les informations pour vous. C'est comme avoir une secrétaire personnelle, sauf que vous n'avez pas à payer de prestations.
Fichier Emails entrants en tant que tâches
L'une des choses les plus cool que Google pourrait faire serait d'ajouter la possibilité d'ajouter un filtre dans Gmail qui crée automatiquement une tâche Google. Malheureusement, cette fonctionnalité n'est pas encore disponible, mais vous pouvez au moins faire en sorte que votre compte Gmail classe certains e-mails entrants en tant que tâches que vous devez ajouter manuellement à votre liste.
Par exemple, je reçois des messages vocaux et des e-mails de formulaires de contact de lecteurs de TopSecretWriters auxquels je dois parfois répondre. Je n'ai pas toujours le temps de répondre quand je les reçois, mais je veux y répondre plus tard.
Pour ce faire, je crée simplement un filtre pour ces e-mails comme indiqué au début de cet article, puis je crée une nouvelle étiquette et j'inscris cette étiquette sous une étiquette principale que j'ai créée appelée " TASKS_TO_ADD ".
Cette approche permet à votre compte Gmail de classer automatiquement les types d'e-mails entrants dont vous savez qu'ils auront des tâches associées, sous cette étiquette dans votre barre de navigation.
Chaque jour, ou quand vous le souhaitez, vous pouvez accéder à ces dossiers, consulter les courriels, et si vous pensez que l'e-mail justifie une action supplémentaire de votre part, cliquez simplement sur la liste déroulante " Plus " perdue en haut de votre compte Gmail et cliquez sur " Ajouter aux tâches ".
Cela envoie automatiquement cet e-mail en tant que «tâche» dans votre compte Google Tasks.
Encore une fois, si vous archivez automatiquement l'e-mail et le supprimez de votre boîte de réception, ces types d'e-mails ne doivent pas encombrer votre boîte de réception, mais vous savez qu'ils ne vous manqueront pas à cause de votre rituel quotidien. éléments dans votre compte de messagerie.
Utilisez des réponses en conserve pour faire le travail Grunt
La dernière astuce sur l'utilisation de l'automatisation Gmail pour réduire votre charge de travail consiste à utiliser des réponses automatiques automatiques.
Dans mon cas, je souhaite que Gmail envoie une réponse standard chaque fois que je reçois un e-mail de mon formulaire de contact Top Secret Writers. Il suffit de créer un filtre pour ces e-mails et sélectionnez " Envoyer une réponse prédéfinie ".
Bien sûr, vous devrez avoir déjà créé une réponse en conserve à utiliser, mais vous pouvez apprendre à le faire dans l'article que Yaara a récemment écrit sur le sujet Email Plus rapide et mieux avec des réponses en conserve Email Plus rapide et mieux avec des réponses en conserve t le temps de cuisiner le déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un peu de camping qui ne va pas mal? Facile, obtenez de la nourriture en boîte. Fatigué de taper les mêmes réponses par e-mail? Essayez les courriels en boîte! Pensez ... En savoir plus.
Une fois que vous aurez mis en place toute cette automatisation dans votre compte Gmail, vous n'aurez plus à vous soucier de la gestion active de votre boîte de réception manuellement. Il n'y a pas de meilleure façon de reprendre le contrôle de votre boîte de réception que d'automatiser toutes les tâches qui peuvent consommer autant de temps chaque jour.
Connaissez-vous d'autres astuces d'automatisation Gmail pour contrôler votre boîte de réception Gmail? Partagez vos propres conseils et astuces dans la section des commentaires ci-dessous.
Crédit d'image: Robot Worker via Shutterstock