Les outils en ligne et les ressources pour organiser des réunions efficaces sont vastes et variés, et extrêmement utiles. Avec des sites tels que MyCommittee.com, vous pouvez réduire le besoin d'envoyer et de recevoir des e-mails et de transférer des documents pour organiser une réunion. MyCommittee vous permet d'organiser et de gérer des réunions avec les membres de votre comité, ainsi que de prendre des minutes en ligne et de les partager après chaque réunion.
Les auteurs du MUO ont couvert plusieurs autres outils de réunion en ligne, mais personnellement, j'aime MyCommittee car il inclut des fonctionnalités de base et des outils pour les petites et moyennes réunions. Conseils pratiques sur la planification et la tenue de réunions efficaces avec Google Hangouts Conseils sur la planification et la tenue de réunions efficaces avec Google Hangouts Avec la technologie Internet d'aujourd'hui, la tenue de réunions en ligne peut être à la fois efficace et économique. -effectif surtout si vous les planifiez à l'avance et utilisez des outils qui vous font gagner du temps. Au cours des derniers mois, j'ai participé à des réunions en ligne ... Lire la suite, Skype ou d'autres sites similaires.
Comment ça marche
La clé pour utiliser MyCommittee est d'enregistrer un compte sur le site, d'établir votre premier agenda, puis d'inviter votre comité ou les membres de votre organisation à le vérifier. Le site comprend un assistant qui vous guide tout au long du processus de création de votre agenda de réunion.
Vous devrez bien sûr définir les informations logistiques et le but de la réunion; ajouter une liste de participants et d'invités, suivis d'éléments récurrents (p. ex., Réviser et approuver l'ordre du jour, Anciennes et nouvelles entreprises, Revoir les tâches), et télécharger les documents qui peuvent être téléchargés aux fins d'examen.
Dans vos paramètres de comité, vous pouvez, entre autres, définir des informations par défaut, créer un modèle d'agenda, définir les privilèges des membres et activer ou désactiver l'accès public ou privé aux agendas et aux minutes.
Après avoir créé et révisé votre agenda, vous pouvez envoyer un lien à vos membres et invités. Vous pouvez également exporter une copie PDF de l'agenda afin de pouvoir l'afficher et l'imprimer hors connexion. L'assistant d'agenda rend vos agendas très professionnels, ce qui réduit la quantité de travail nécessaire pour les produire dans Word ou dans un autre éditeur de texte.
Avant, pendant et après les réunions
Si vous pouvez faire participer tous les membres de votre comité à l'utilisation de MyCommittee, cela peut être utilisé comme un centre central où ils peuvent avoir le privilège d'ajouter et de modifier des éléments de l'ordre du jour et de télécharger des documents pour la réunion.
À tout moment avant le début de la réunion, les membres peuvent ajouter des commentaires sur les points de l'ordre du jour que tout le monde verra, et des notes personnelles sur les éléments, qui ne peuvent être vues que par la personne qui a posté la note.
À la date de la réunion, vous verrez un bouton "Créer des minutes" qui, lorsqu'il est activé, transforme votre agenda en un formulaire de minutes. La présentation et l'ordre du jour du procès-verbal et de l'agenda sont presque identiques, mais une fois votre agenda converti en minutes, vous pouvez utiliser la section commentaire de chaque élément pour ajouter des notes, des points de discussion, des décisions, etc. La zone de texte des commentaires n'ouvre pas en ligne dans les minutes, mais comme une page distincte.
Il y a aussi une section pour assigner des tâches à la fois au comité et aux membres individuels. Le contenu de vos procès-verbaux peut être vu par tous les membres en ligne de votre comité, qui peuvent participer à la mise à jour des procès-verbaux, afin que la tâche ne tombe pas sur une seule personne.
Si les membres du comité ont un accès en ligne à l'ordre du jour et aux procès-verbaux pendant la réunion, MyCommittee peut aider tout le monde à rester à la tâche, et cela réduit la quantité de papier imprimé pour plus de documents.
Évaluation globale
Les caractéristiques de base de MyCommittee permettent aux membres du comité inscrits illimités et aux ordres du jour et procès-verbaux illimités. Le stockage de fichiers, cependant, est limité à seulement 1 Mo. Vous pouvez toujours utiliser les services de stockage de fichiers tels que Dropbox pour créer des liens vers des documents à télécharger. (Note: si vous cherchez un paramètre d'agenda en ligne totalement gratuit et l'option des minutes, vous pouvez consulter Agreedo Agreedo: Écrire et gérer vos minutes de réunion d'affaires en ligne gratuit Agreedo: Écrire et gérer vos minutes de réunion d'affaires gratuitement en ligne depuis quelques semaines, je recherche un site web ou une application facile à utiliser qui me permettrait de garder et de stocker les procès-verbaux des réunions.L'approche documentaire traditionnelle n'est plus ... Lire la suite.)
Ce sont des domaines dans lesquels MyCommittee doit être amélioré. Par exemple, il a une application de client mobile pour Black Berry, mais pas un pour l'iPhone ou Android. Il n'y a pas d'intégration de réseaux sociaux, et les éléments de l'ordre du jour peuvent prendre trop peu de clics.
MyCommittee comprend quelques tutoriels vidéo d'introduction pour vous aider à démarrer, et plusieurs ressources de support pour savoir comment organiser et gérer des réunions efficaces.
Dites-nous ce que vous pensez de MyCommittee et quels autres outils de réunion en ligne vous recommandez. Pour d'autres idées sur ce sujet, consultez ces articles:
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