Avez-vous déjà reçu un courriel de votre patron, membre de la famille, ami ou une autre connexion avec une pièce jointe, puis sauvegardé cet email parce que vous vouliez accéder à la pièce jointe plus tard? Vous avez probablement, plusieurs fois. Le problème avec ceci est que vous vous retrouvez avec une quantité astronomique de pièces jointes flottant partout dans votre boîte de réception que vous devez traquer quand vous le voulez.
Eh bien, ne chasse plus. Il existe une solution qui s'intègre parfaitement dans Gmail et facilite la recherche de toutes vos pièces jointes au même endroit et à plusieurs endroits en même temps. Il peut également se connecter à Dropbox, Box et Google Drive.
La solution est Attachments.me, qui a été brièvement couverte précédemment 10+ Meilleures applications pour votre Dropbox 10+ Meilleures applications pour votre Dropbox Si vous avez utilisé Dropbox pendant un certain temps, vous n'avez peut-être pas remarqué que tout un écosystème d'applications a été construit pour utiliser le service. Au fil du temps, ces applications ont vu le jour ... Lire la suite. Je vais vous montrer comment vous pouvez libérer vos pièces jointes de votre boîte de réception une fois pour toutes.
Configuration de Attachments.me
L'installation du service est très simple. Il vous guide tout au long du processus et vous présente toutes les fonctionnalités. Cela ne prend pas beaucoup de temps et je vous encourage à faire le tour. Mais d'abord, nous devons obtenir l'extension Google Chrome ou Firefox. Attachments.me est actuellement disponible uniquement pour Google Chrome et Firefox (désolé utilisateurs IE, Opera et Safari), mais, selon un tweet sur leur compte Twitter, ils travaillent sur de nouvelles améliorations. Il est également disponible en tant qu'application pour l'iPhone.
Une fois l'extension installée, ouvrez Gmail et vous serez automatiquement invité à commencer à l'apprendre.
Une fois que vous commencez la visite, vous devriez recevoir un email.
Au cours du processus, vous serez invité à autoriser l'accès à votre compte Gmail et à tous les services de stockage en nuage que vous décidez d'utiliser. Allez-y et autorisez l'accès, sinon il n'a aucun moyen de communiquer avec ces autres comptes.
Enregistrer les options dans les courriels ouverts
Lorsque vous ouvrez un e-mail contenant une pièce jointe, Attachments.me le détecte automatiquement et le fait apparaître dans le coin supérieur droit de la page. Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus, ceci est l'email de Attachments.me envoyé pendant la visite. Vous avez la possibilité de télécharger les pièces jointes - c'est très pratique quand il y a une conversation par email qui contient une pièce jointe, mais c'est dans un message que vous auriez dû trouver en ouvrant toutes les discussions au lieu de simplement le télécharger sur le côté.
L'autre option, bien sûr, est de l'enregistrer dans le cloud. Attachments.me enregistre automatiquement vos pièces jointes dans le cloud. Vous verrez ceci si vous allez sur http://attachments.me alors que vous êtes connecté à Gmail. Cependant, je vais toucher à l'interface web plus tard. En plus d'enregistrer directement dans Attachments.me, vous pouvez également enregistrer vos comptes Dropbox, Box et Google Drive.
Liens vers les services cloud
Lien vers les différents services est assez simple. Cliquez simplement sur le bouton pour lier votre compte et suivez les instructions pour permettre à Attachments.me d'accéder aux services. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez voir que mon Google Drive est uniquement connecté, mais vous pouvez pratiquement tous les avoir connectés à Attachments.me, à condition que vous ayez tous les comptes en premier.
Ajustement des règles de stockage Cloud
Attachments.me est génial car il rassemble toutes vos pièces jointes en un seul endroit et les synchronise avec vos autres services, mais il en fait plus que cela. Il crée en fait des filtres de sortes, ou ce qu'il appelle des «règles». Cela vous permet de définir des règles spécifiques à suivre.
Par exemple, disons que vous travaillez sur un nouveau projet avec votre patron. Au lieu de télécharger chaque pièce jointe, puis de la transférer de votre dossier de téléchargements vers un autre dossier de votre ordinateur, vous pouvez créer une règle qui envoie automatiquement la pièce jointe à Google Drive, Dropbox ou Box.
Mieux encore, vous pouvez également spécifier un dossier spécifique afin que les pièces jointes de cet expéditeur iront toujours vers ce dossier.
Si vous avez besoin de modifier la règle pour ajouter un destinataire d'e-mail supplémentaire ou pour ajuster autre chose, sélectionnez simplement la règle et cliquez sur Modifier.
Recherche de pièces jointes
Attachments.me fait la recherche de pièces jointes dans Gmail joli slick. Il est directement intégré dans le champ de recherche de Gmail.
Modification des paramètres du compte et ajout de plusieurs règles
Vous avez peut-être déjà remarqué que vous avez un nouveau bouton bleu avec un trombone près de votre nom dans la barre de recherche de Gmail. C'est là que vous pouvez aller pour donner votre avis, désactiver votre compte, accéder au site Web et gérer vos règles et services de cloud.
Attachement des pièces jointes
C'est peut-être la fonctionnalité la plus utile - la possibilité de joindre des fichiers à partir de vos services cloud.
Une fois que vous avez connecté vos services cloud, vous pouvez cliquer sur le lien correspondant à l'un d'eux et parcourir vos dossiers sans jamais ouvrir un nouvel onglet dans votre navigateur. Cela vous permet d'économiser beaucoup de temps au lieu d'avoir à rechercher le fichier sur votre ordinateur et de le télécharger ou de le faire glisser dans Gmail. Bien sûr, vous pouvez copier le lien de partage à partir d'un fichier de vos services, mais c'est encore plus rapide et plus facile.
S'il vous plaît noter cependant que cela insère seulement un lien pour la pièce jointe. Le destinataire peut alors accéder au fichier via le lien et le télécharger à partir de là s'il le souhaite.
Interface Web
En plus de Gmail, il y a aussi une interface web qui vous permet de visualiser facilement toutes vos pièces jointes - ce qui est bien, mais c'est aussi un excellent endroit pour rechercher vos pièces jointes. Oui, vous pouvez les rechercher dans Gmail, et c'est génial, mais parfois c'est bien d'avoir plus d'espace sur l'écran - c'est tout.
Lorsque vous recherchez des pièces jointes, vous pouvez sélectionner des comptes spécifiques à regarder et des fichiers spécifiques à rechercher. Vous pouvez également marquer la recherche pour référence ultérieure.
La recherche traite chaque mot comme une recherche individuelle. Si vous tapez cool funny cat, vous obtiendrez trois "tags" chacun représentant sa propre recherche. Si l'une de ces balises renvoie votre recherche, disons que c'est drôle, puis cliquez sur le "x" à côté du mot et il sera supprimé de la recherche. Si vous voulez effectuer la même recherche avec les trois mots étant une recherche complète, placez des citations autour d'eux. Cela ressemblerait à ceci: "cool funny cat" - tout comme une recherche Google.
Lorsque vous survolez une image, les détails de la pièce jointe, tels que l'adresse e-mail de l'expéditeur, la date à laquelle elle a été reçue et le nom complet du fichier sont affichés. Quatre options sont également affichées:
- Vue
- Télécharger
- Partager
- Corbeille (aka Archive)
Lorsque vous cliquez sur "Afficher", les détails du fichier s'affichent sous la pièce jointe. Ceux-ci incluent l'adresse e-mail à laquelle il a été envoyé, la date de réception de la pièce jointe, le type et la taille du fichier et un lien vers l'e-mail d'origine auquel la pièce jointe a été reçue.
Utilisation de Attachments.me avec des comptes non-Gmail
Gmail est actuellement le seul service avec lequel Attachments.me travaille. Cependant, il existe une solution de contournement (sauf si c'est avec un compte Yahoo). Vous pouvez transférer vos messages dans Gmail. Pour ce faire, allez dans Paramètres> Comptes et importation . Ensuite, sous " Importer le courrier et les contacts " (la deuxième colonne), cliquez sur "Importer depuis une autre adresse ". Entrez votre adresse e-mail et vos informations de connexion et vous devriez être en mesure d'obtenir votre courrier. Je vous recommande vivement de le faire si vous avez plusieurs comptes de messagerie, que vous utilisiez ou non Attachments.me.
Si vous souhaitez transférer vos adresses e-mail dans Gmail, vous pouvez également envoyer des e-mails depuis Gmail avec eux. Cette option est sous "Importer le courrier et les contacts" appelée " Envoyer le courrier sous: " Cliquez sur le lien " Ajouter une autre adresse e-mail que vous possédez ", entrez l'adresse e-mail, puis envoyez la vérification. Il y a deux options supplémentaires:
- Répondre à partir de la même adresse que le message a été envoyé à
- Toujours répondre à partir de l'adresse par défaut
Je suggère de cocher " Répondre à partir de la même adresse que le message a été envoyé " pour éviter d'envoyer accidentellement un email d'une adresse différente de celle à laquelle il a été envoyé, puis confondre le destinataire, mais cela dépend entièrement de vous.
Conclusion
Là vous l'avez - la nouvelle révolution des pièces jointes d'email. Personnellement, je vois cela comme un changeur de jeu dans tous les clients de messagerie, et une raison encore meilleure d'utiliser Gmail si vous ne l'êtes pas déjà. Au début, je pensais que c'était une simple extension que je n'utiliserais pas vraiment, mais comme je découvrais de plus en plus de fonctionnalités, j'ai réalisé que cela pouvait être un outil précieux pour tous ceux qui utilisent le courrier électronique. email?
Avez-vous une autre frustration avec le processus de courriel? Avez-vous découvert une solution au problème?
Pour en savoir plus sur la maîtrise de Gmail, consultez Ultimate Guide to Gmail de MakeUseOf. Le guide du débutant sur Gmail Le guide du débutant sur Gmail Vous avez peut-être déjà un compte Gmail. Ou, vous songez à en signer un. Ce guide a tout ce dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de ce nouveau compte Gmail. Lire la suite .