Améliorez l'édition collaborative de fichiers Office avec Dropbox et Project Harmony

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Dropbox a fait un pas prometteur vers l'écriture collaborative et l'édition Comment les outils d'écriture collaborative facilitent votre vie Comment les outils d'écriture collaborative facilitent votre vie Grâce à Internet, collaborer sur un projet d'écriture devrait être un jeu d'enfant. Si vous en avez déjà coproduit un, vous savez que cela peut être difficile. Cela ne devrait pas être avec le bon outil. Lire la suite . Project Harmony offre aux utilisateurs de Dropbox for Business un accès anticipé à une nouvelle fonctionnalité de collaboration de bureau. Le nouveau badge Dropbox indique l'état actuel du fichier, empêchant la création de copies conflictuelles.

Project Harmony est uniquement disponible pour les utilisateurs de Dropbox for Business . Le badge Dropbox s'affiche lorsque les fichiers sont ouverts à partir de l'interface de bureau Dropbox à l'aide de Microsoft Office 2007 et versions ultérieures sur Windows ou Microsoft Office 2011 sur Mac. Cette fonctionnalité complète l'intégration des produits Dropbox et Office, annoncée dans le cadre du nouveau partenariat entre Dropbox et Microsoft

Comment fonctionne l'insigne Dropbox pour la collaboration

Le badge Dropbox fonctionne uniquement si tous les membres d'une équipe Dropbox for Business ouvrent des documents via l'application de bureau Dropbox. Lorsque vous ouvrez un fichier, un badge Dropbox contenant des informations utiles s'affiche. De là, vous pouvez copier un lien de partage vers votre presse-papiers, voir qui d'autre voit le document et afficher l'historique du fichier. Ce dernier est utile pour examiner les modifications apportées par les membres de l'équipe depuis la dernière fois que vous avez ouvert le document.

En cliquant sur le badge, vous minimiserez la fenêtre d'information. Vous pouvez faire glisser le badge n'importe où sur le bord gauche ou droit de votre document.

Le badge indiquera l'état du document.

• Badge Blue Dropbox : Vous êtes le seul actuellement dans le document. Editez votre coeur!
• Initiales ou photo de profil: un autre membre de l'équipe a ouvert le document.
• Badge rouge avec l'icône de cadenas: un collaborateur a des modifications non enregistrées. Attendez qu'ils terminent l'édition.
• Badge rouge avec point d'exclamation: vous et votre collègue avez des changements non enregistrés. Évitez les copies contradictoires!
• Badge bleu avec flèche de téléchargement: vous consultez un fichier obsolète. Téléchargez la dernière version et transférez vos modifications.
• Badge gris avec deux fichiers: Vous avez enregistré vos propres modifications dans une version distincte.

L'édition collaborative en temps réel ne fait pas partie de la transaction. Cependant, avec le badge, créer les redoutables copies conflictuelles est devenu plus difficile et c'est une bonne chose.

Configuration de Dropbox pour Business pour la collaboration

Tout compte peut être mis à jour vers Dropbox for Business. L'administrateur de l'équipe peut inviter des membres via le panneau d'administration de Dropbox for Business.

Dropbox for Business permet à des équipes de 5 personnes ou plus de partager des fichiers via l'interface Web et de bureau de Dropbox. Les prix commencent à 12 € par utilisateur et par mois, payés par l'administrateur de l'équipe, y compris l'espace libre de 1 To, la récupération de fichiers illimitée et l'historique des versions, le cryptage et d'autres fonctionnalités conviviales. Un essai gratuit de 14 jours est disponible.

Mettre à niveau ou rejoindre une équipe Dropbox for Business en utilisant votre compte personnel existant est un peu compliqué. Vous devrez fusionner les fichiers de votre compte personnel avec le compte de l'équipe ou vous pouvez les déplacer vers un autre compte personnel. Nous vous recommandons de créer un nouveau compte à cette fin. vous pouvez connecter votre compte personnel dans un deuxième temps.

Pour que la nouvelle fonctionnalité fonctionne, vous devez associer le client de bureau Dropbox à votre compte Dropbox for Business. Cliquez sur l'icône Dropbox dans la barre d'état système, cliquez sur la roue dentée en haut à droite, puis sélectionnez Préférences . Dans les préférences de Dropbox, accédez à l'onglet Compte, sous Liaison de compte, cliquez sur Dissocier cette Dropbox ...

Maintenant, créez un lien vers le nouveau compte et choisissez un emplacement distinct pour votre dossier Dropbox. Vous pouvez l'annuler à tout moment ou vous pouvez connecter votre compte personnel à votre compte Dropbox for Business.

Allez dans l'interface Web, cliquez sur Personnel en haut à gauche et connectez-vous à votre compte personnel. Lorsque vous revenez à l'interface de bureau, vous pouvez basculer entre vos comptes Dropbox.

Comment activer la nouvelle fonctionnalité de collaboration

Actuellement, cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les utilisateurs de Dropbox for Business. Connectez-vous à l'interface Web de Dropbox, accédez à Compte et accédez à l' onglet Accès anticipé . Cliquez sur S'inscrire à côté de Nouveaux outils de collaboration . Cela fera apparaître la notification ci-dessous. Confirmez en cliquant sur Obtenir un accès anticipé et la fonctionnalité sera activée pour toute votre équipe.

Project Harmony est un compromis

Dropbox a introduit une fonctionnalité qui facilite la collaboration. Malheureusement, l'édition collaborative en temps réel d'un document par deux ou plusieurs parties reste impossible. Le badge Dropbox empêche simplement les utilisateurs de créer accidentellement des copies d'un document. Dropbox reste à la traîne des concurrents tels que Google Drive ou Office 365, qui offrent depuis longtemps une collaboration en temps réel.

Pourquoi voudriez-vous continuer à utiliser Dropbox?

Avec le (nouveau) Google Drive, vous pouvez modifier les documents Office dans Chrome uniquement, les Chromebooks et les applications mobiles Android mises à jour. L'édition en temps réel avec Microsoft nécessite l'utilisation d'Office Online Ne payez pas pour Word! 5 raisons pour lesquelles vous devriez utiliser Office en ligne ne payez pas pour Word! 5 raisons d'utiliser Office Online Office Online est la version gratuite et connectée au cloud de Microsoft Office. Les limitations sont compensées par des fonctionnalités, utiles même aux utilisateurs de bureautique. Le meilleur de tous est son Read More; L'écriture collaborative à partir du bureau est possible, mais reste délicate.

Pendant ce temps, Dropbox est multi-plateforme et le badge fonctionne avec plusieurs versions d'Office. Si la compatibilité avec les différentes versions de bureau de Microsoft Office est une exigence clé de votre collaboration Travail en équipe: 10 astuces pour une collaboration en temps réel efficace Collaboration en ligne: 10 conseils pour une collaboration en ligne efficace en temps réel En savoir plus, Dropbox reste une excellente solution.

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