Voici une fonction Excel sympa que même les utilisateurs réguliers ont peut-être manquée: les vues personnalisées Excel.
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Nous verrons quatre façons d'utiliser les vues personnalisées Excel à votre avantage. Avant cela, cependant, vous devez savoir comment en créer un.
Comment créer des vues personnalisées dans Excel
Ouvrez un classeur Excel et recherchez l'onglet Affichage en haut de l'écran. Lorsque vous cliquez dessus, l'option pour les vues personnalisées s'affiche . Cliquez dessus.
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur Ajouter et entrez un nom pour l'affichage personnalisé. Si vous le souhaitez, vous pouvez inclure tout ou partie du nom du classeur ouvert. (Prendre cette approche pourrait rendre plus facile de trouver une certaine vue personnalisée plus tard!)
Vous verrez un volet avec plusieurs cases à cocher pour sélectionner ou désélectionner. Ils se rapportent aux paramètres d'impression du document, aux lignes cachées, aux colonnes et aux filtres. Modifiez les paramètres si nécessaire en fonction de la portée de votre projet.
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Comment utiliser les vues personnalisées Excel
La fonctionnalité des vues personnalisées n'est pas l'une des fonctionnalités les plus connues du programme, mais elle est très utile, ce qui vous donnera un avantage sur vos collègues qui pourraient être moins familiers avec elle.
1. Éliminer le temps d'installation de la feuille de calcul pour le bon
Excel propose de nombreuses façons de spécifier l'apparence d'une feuille de calcul. 5 Ressources pour les macros Excel pour automatiser vos feuilles de calcul 5 Ressources pour les macros Excel pour automatiser vos feuilles de calcul Recherche de macros Excel? Voici cinq sites qui ont ce que vous cherchez. Lire la suite lorsque vous travaillez avec elle.
Par exemple, si vous tapez des phrases longues dans une cellule, vous souhaiterez peut-être élargir les lignes. Cela permet de voir plus facilement le contenu de la cellule.
Si chaque cellule ne contient que quelques chiffres, vous n'avez pas besoin de changer la largeur. Cependant, vous voudrez peut-être changer la hauteur de la ligne. Cela est particulièrement vrai en fonction de la police choisie et de son apparence dans une cellule non modifiée.
Une vue personnalisée vous permet d'éliminer le temps passé à configurer des feuilles de calcul Les meilleurs modèles de productivité pour Microsoft Excel pour faire les choses Les meilleurs modèles de productivité pour Microsoft Excel pour faire les choses Si vous voulez utiliser Microsoft Excel pour la planification, la gestion des tâches et le suivi des dépenses, vous devriez commencer par les modèles. Nous avons compilé plusieurs modèles qui garderont votre vie, votre entreprise et votre bureau sur la bonne voie. Lire la suite pour répondre à des besoins particuliers.
Au lieu de passer par le même processus d'installation pour chaque feuille de calcul, vous pouvez créer une vue personnalisée. Il inclut vos spécifications et empêche les changements de réglages répétitifs. De plus, comme je l'ai mentionné ci-dessus, vous pouvez enregistrer cette vue personnalisée en tant que modèle pour plusieurs utilisations, de sorte que vous n'avez même plus besoin de créer cette vue personnalisée.
Cette astuce simple est extrêmement utile si vous devez créer plusieurs feuilles de calcul similaires. Si tous ont des paramètres identiques mais des informations différentes dans chacun d'eux, créez d'abord un modèle de vue personnalisé. Ensuite, ajoutez simplement les données.
2. Imprimez rapidement uniquement les cellules dont vous avez besoin
Lorsque vous travaillez avec des données dans une feuille de calcul massive, vous devrez peut-être restreindre la zone d'impression. Sinon, des informations superflues ou confidentielles peuvent être visibles aux autres 5 Paramètres du document Excel Vous ne devez jamais oublier de vérifier 5 Paramètres du document Excel Vous ne devez jamais oublier Lorsque vous choisissez un modèle Excel ou partagez une feuille de calcul, il peut contenir des paramètres personnalisés. Je ne veux pas que quelqu'un voie. Vérifiez toujours ces paramètres. Lire la suite qui ne devrait pas y avoir accès.
Excel rend cela plutôt facile, mais vous pouvez le rendre encore plus facile avec des vues personnalisées.
Pour créer une vue personnalisée avec cet objectif en tête, sélectionnez simplement les cellules que vous voulez imprimer. Ensuite, accédez à l'onglet Mise en page et cliquez sur Zone d'impression . Sélectionnez l'option Définir la zone d'impression .
Ensuite, suivez les étapes pour créer une vue personnalisée comme indiqué ci-dessus. Rappelez-vous la boîte de dialogue qui apparaît après avoir entré un nom pour la vue? Faites attention au champ Paramètres d'impression et assurez-vous qu'il est coché.
Génial! Maintenant, quand vous allez imprimer cette feuille, vous pouvez vous sentir bien en sachant que seules les informations contenues dans le champ d'impression seront imprimées.
Voici à quoi ressemble mon aperçu avant impression pour cette feuille:
Cette vue personnalisée est idéale pour rédiger des rapports pour les clients ou votre patron. Vous pouvez garder toutes vos données et calculs de support dans la même feuille Excel que votre rapport officiel, mais seulement inclure les informations les plus nécessaires dans votre document final.
3. Créer plusieurs rapports à partir d'une feuille de calcul
Les professionnels dépendent souvent d'Excel pour créer des rapports. Mais que se passe-t-il si vous devez l'utiliser pour un rapport distribué à plusieurs groupes différents? Dans ce cas, vous pouvez utiliser une vue personnalisée pour masquer ou afficher facilement les colonnes et les lignes.
Cela vous permettra de créer efficacement plusieurs rapports pour différents publics, tous utilisant les mêmes données. Cependant, chaque rapport n'aura que les données appropriées pour chaque audience. Assez pratique, non?
Pour configurer ces vues personnalisées, enregistrez une vue personnalisée de votre feuille avec toutes les lignes et toutes les colonnes visibles. (Si vous souhaitez conserver l'extrémité de la zone d'impression sélectionnée au dernier point, assurez-vous que l'option Paramètres d'impression est toujours cochée.) J'ai nommé le mien "Toutes les données" pour faciliter la recherche ultérieure.
Après cela, il est facile d'utiliser quelques raccourcis clavier pour masquer des lignes ou des colonnes. Ctrl + 0 (zéro) cache les colonnes, tandis que Ctrl + 9 supprime les lignes de la vue.
Enregistrez une vue personnalisée pour les différents rapports que vous devrez créer, en masquant les lignes ou les colonnes appropriées à chaque fois. Lorsque vous enregistrez la vue personnalisée, assurez-vous que la case pour les lignes cachées, les colonnes et les paramètres de filtre est cochée.
Le vrai pouvoir de cette astuce vient du fait que vous pouvez facilement basculer entre toutes ces vues personnalisées. Cliquez simplement sur le bouton Vues personnalisées, sélectionnez la vue que vous voulez voir et cliquez sur Afficher .
Essayez cette astuce lorsque vous travaillez avec des données sensibles contenant du matériel ne convient pas à tout le monde à voir. L'utilisation de vues personnalisées de cette manière vous empêche de créer une feuille de calcul dédiée à chaque groupe recevant le contenu, tout en vous permettant de conserver la confidentialité des informations nécessaires.
Par exemple, si vous devez envoyer des informations à plusieurs services de votre entreprise, il est peut-être inapproprié que l'équipe des ventes consulte le rapport de l'équipe Marketing ou vice versa.
Vous pouvez également appliquer cette vue personnalisée lors de la création de feuilles de calcul utilisées à des fins de formation dans votre bureau. Les gens se sentent souvent débordés en regardant d'abord les cellules non familières et les données qu'elles contiennent. En filtrant les inutiles, vous pouvez aider les personnes à se concentrer sur les informations les plus pertinentes.
4. Sélectionnez vos vues personnalisées enregistrées même plus rapidement
Comme je l'ai déjà mentionné soulevant l'affichage personnalisé souhaité sur votre écran implique d'aller dans le menu Affichage . En haut d'Excel, dans une section également appelée «ruban». Comment optimiser le ruban ou l'interface de menu Office 2016 Comment optimiser le ruban ou l'interface de menu Office 2016 Recherchez-vous souvent des éléments de menu dans Microsoft Office? Il est temps de réorganiser et de personnaliser le menu Ruban pour vos besoins personnels. Vous serez surpris de voir à quel point c'est flexible et facile! Lire la suite
Les étapes que nous avons utilisées pour extraire nos vues personnalisées enregistrées font le travail. Cependant, ils ne sont pas aussi simplifiés que possible. Ajout d'une commande de vue personnalisée au ruban Excel pour afficher rapidement vos vues personnalisées dans un format de liste déroulante.
Pour ajouter la commande au ruban, cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche de l'écran Excel, puis sélectionnez Options .
Une fois que vous voyez apparaître les catégories sur la gauche, choisissez Personnaliser le ruban .
Sur la droite, vous verrez une section avec le titre Onglets principaux . Trouvez l'onglet Affichage et recherchez le signe plus (+) à gauche de celui-ci.
Cliquez sur le signe plus pour afficher un groupe appelé Vues du classeur . Sélectionnez-le, puis cliquez sur Ajouter un nouveau groupe (à ne pas confondre avec l'option Ajouter un nouvel onglet juste à côté).
Cliquez avec le bouton droit sur le nouveau groupe et sélectionnez Renommer . Un titre lié aux vues personnalisées est le plus logique pour que vous puissiez le retrouver plus tard.
Après avoir sélectionné votre groupe, cliquez sur le menu déroulant sous Choisir les commandes de l'en-tête en haut à gauche de cette interface de paramètres principaux. Sélectionnez Commandes non dans le ruban .
Enfin, faites défiler vers le bas et trouver des vues personnalisées . Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter, pour déplacer cette commande vers votre nouveau groupe. Appuyez sur OK pour finaliser le réglage.
Vous pouvez désormais sélectionner rapidement l'une de vos vues personnalisées dans le volet d'affichage principal.
Cela vous permettra d'économiser des tonnes de temps supplémentaire pour les feuilles et les rapports que vous devez recréer chaque mois.
Les vues personnalisées font de vous une superstar au travail
Avant de lire tout ici, peut-être vous vous êtes douté qu'une fonction Excel pourrait offrir autant de commodité 3 formules folles d'Excel qui font des choses étonnantes 3 Formules folles d'Excel qui font des choses étonnantes La puissance de Microsoft Excel réside dans ses formules. Laissez-moi vous montrer les merveilles que vous pouvez faire avec les formules et le formatage conditionnel dans trois exemples utiles. Lire la suite . Si vous n'êtes pas encore convaincu, essayer l'une de ces suggestions devrait vous ouvrir l'esprit.
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Qu'est-ce que vous utilisez le plus couramment pour Excel au travail? Comment pourriez-vous appliquer des vues personnalisées pour faciliter cette tâche?
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