N'aimeriez-vous pas partir en vacances sachant que vous n'avez pas à vérifier votre email? Si vous ne pouvez pas compter sur un assistant pour prendre soin de votre communication numérique pendant votre absence, un message d'absence du bureau est la meilleure solution.
Voici quelques conseils sur la façon de mettre en place un répondeur automatique avec Gmail et ce qu'il faut garder à l'esprit.
Réduire la charge avant de partir
Assurez-vous de vider votre boîte de réception 6 façons de récupérer votre boîte de réception de courrier électronique 6 façons de récupérer votre boîte de réception de courrier électronique Y at-il quelque chose d'aussi utile, répandu et frustrant qu'une boîte de réception de courrier électronique? Il existe depuis toujours et nous continuons à l'utiliser, et aussi longtemps que nous continuons à l'utiliser, les gens comme moi vont ... Lire la suite et répondre aux demandes ouvertes avant de partir. Communiquez que vous serez absent. Par exemple, vous pouvez ajouter les dates de votre heure d'arrivée prévue à votre signature électronique. Vous aussi pouvez bénéficier de la puissance des signatures d'e-mail Vous pouvez également bénéficier de la puissance des signatures d'e-mail Une signature vous dit quelque chose sur une personnalité. De même que deux personnes ne s'écrivent guère, elles signent aussi différemment. C'est ainsi que la «science» de la graphologie a vu le jour. Mais l'ère numérique et l'email ... Lisez plus pour une semaine ou deux avant votre voyage. De cette façon, vos contacts sont moins susceptibles d'inonder votre boîte de réception lorsque vous êtes parti.
Si vous n'avez pas encore de système de gestion de vos courriels, il est temps de vous familiariser avec la boîte de réception Zero Flowchart Maintenir la boîte de réception Zéro quotidienne avec ce diagramme Maintenir la boîte de réception Zéro quotidienne avec ce diagramme Personnellement, j'essaie de maintenir Inbox Zero malgré la réception de plus de 500 e-mails sur une base quotidienne. C'est zéro e-mails non lus - c'est exact, j'adresse chaque e-mail envoyé à moi tous les matins. Et faites confiance ... Lire la suite. En bref, supprimez les courriels qui ne sont pas pertinents, déléguez des tâches que vous ne pouvez pas résoudre vous-même, résolvez les tâches immédiatement si elles durent moins de deux minutes ou placez-les sur votre liste de tâches si elles prennent plus de temps.
Vous pouvez également vous désabonner des bulletins électroniques Effacer votre boîte de réception: Se désabonner rapidement de plusieurs bulletins avec ces outils Effacer votre boîte de réception: Se désabonner rapidement de plusieurs bulletins avec ces outils Se désabonner des bulletins d'information ne se limite pas au spam. La plupart des bulletins d'information qui remplissent notre boîte de réception ne vendent pas de médicaments ou n'offrent pas de prix - ce sont de véritables lettres d'information de sociétés de confiance auxquelles nous nous sommes abonnés ... Lisez plus, si vous partez pour une période prolongée.
Préparez votre autorépondeur d'email
Peu importe comment vous communiquez vos vacances prévues, les gens vont toujours essayer de vous contacter. Un répondeur automatique leur rappellera votre absence. Suivez cette stratégie:
- Ajoutez des informations de contact pour les questions urgentes à votre répondeur automatique. Cela peut être l'adresse e-mail d'un collègue de confiance ou un numéro de téléphone sous lequel vous pouvez être atteint en cas d'urgence.
- Configurez l' autorépondeur uniquement pour les personnes de votre liste de contacts . Cela empêche les personnes au hasard d'obtenir votre numéro d'urgence ou d'autres coordonnées.
- Configurer vers l' avant pour les emails importants . Si vous attendez des nouvelles de quelqu'un ou d'un sujet particulier, assurez-vous que ces courriels importants sont acheminés à un collègue qui peut répondre immédiatement.
Configurer le répondeur de vacances Gmail
Vous pouvez trouver le répondeur de vacances de Gmail dans les paramètres généraux. Cliquez sur la roue dentée dans le coin supérieur droit de votre boîte de réception et faites défiler vers le bas de l'onglet Général . Choisissez les dates, composez votre message en WYSIWYG (texte formaté / riche) ou en texte brut, puis activez le répondeur de vacances. Pour empêcher des inconnus ou des spammeurs d'obtenir des informations de contact supplémentaires ou d'apprendre que votre compte de messagerie est actif, sélectionnez pour envoyer uniquement une réponse aux personnes figurant dans vos contacts . Gmail vous permet de définir un premier et un dernier jour optionnel, ce qui signifie que vous n'aurez pas à vous rappeler d'éteindre l'autorépondeur lorsque vous revenez.
Transférer les courriels sélectionnés à l'aide de filtres Gmail
Le répondeur de vacances est un message standard qui, bien qu'actif, est envoyé à toute personne (sur votre liste de contacts) qui vous envoie un e-mail. Comme mentionné ci-dessus, certains courriels peuvent nécessiter une réponse immédiate et personnelle. C'est là que les filtres de Gmail entrent en jeu.
Notez que dans Gmail, vous pouvez uniquement transférer des e-mails à des adresses e-mail confirmées. Si vous souhaitez transférer des courriels à un collègue, vous aurez besoin de leur aide. Cliquez sur la roue dentée dans le coin supérieur droit de votre boîte de réception Gmail, sélectionnez Paramètres et passez à l' onglet Transfert et POP / IMAP . Cliquez sur le bouton Ajouter une adresse de transfert, entrez l'adresse e-mail de transfert et cliquez sur Suivant pour déclencher l'e-mail de confirmation. Votre collègue recevra un code et des instructions sur la façon de confirmer la demande. S'ils vous transmettent l'e-mail, vous pouvez également entrer le code de confirmation vous-même pour vérifier leur adresse e-mail.
Pour configurer votre filtre, développez les options de recherche au-dessus de votre boîte de réception Gmail. Entrez l'adresse e-mail de l'expéditeur dans le champ De ou des mots-clés dans le sujet ou a le champ des mots . Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail et utiliser les moteurs de recherche pour mieux comprendre les moteurs de recherche: Explication de la logique de recherche booléenne Pour trouver plus d'informations sur les moteurs de recherche: Explication de la logique de recherche booléenne milliards de pages indexées, il vous faut beaucoup plus de temps pour scanner uniquement la première page des résultats de recherche. En plus de cela, ... Lire la suite pour connecter plusieurs mots-clés.
Cliquez sur créer un filtre avec cette recherche en bas à droite et dans la fenêtre suivante choisissez votre action. Dans l'exemple ci-dessous, j'ai sélectionné une adresse e-mail de transfert et appliqué une étiquette à l'e-mail transféré. Si vous faites la même chose, vous pouvez rapidement identifier les courriels expédiés en fonction de leur étiquette une fois que vous revenez de vos vacances.
Au lieu de transmettre des courriels, vous pouvez également configurer une réponse personnalisée personnalisée Courriel plus rapide et mieux avec des réponses en boîte Courriel plus rapide et mieux avec des réponses en conserve Vous n'avez pas le temps de préparer le déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un peu de camping qui ne va pas mal? Facile, obtenez de la nourriture en boîte. Fatigué de taper les mêmes réponses par e-mail? Essayez les courriels en boîte! Pensez ... Lire la suite pour des expéditeurs ou des sujets spécifiques. Yaara a expliqué précédemment comment cela fonctionne exactement.
Préparations finales avant votre départ
Il serait assez décevant si votre système soigneusement mis en place a échoué. Imaginez le stress sur votre retour. Il est essentiel de tester vos messages d'absence du bureau avant de partir. Vous pouvez utiliser votre propre adresse e-mail secondaire et des filtres factices pour tester les listes à réponse préenregistrée, les filtres et les transferts.
Ce qui serait tout aussi embarrassant, c'est si votre répondeur est resté actif longtemps après votre retour à la maison. Si vous avez une liste des tâches ou un calendrier, créez une tâche ou un horaire pour désactiver l'autorépondeur et / ou les filtres à votre retour.
Voici un petit récapitulatif de toute la procédure de Steve Dotto:
Que faire quand vous revenez
Heureusement, votre système a fonctionné et tous les courriels urgents ont été traités par votre collègue amical. Lorsque vous êtes prêt à aborder votre boîte de réception, procédez comme suit:
- Éteignez le répondeur de vacances.
- Désactivez les filtres et les transferts spécifiques aux vacances.
- Parcourez votre boîte de réception à l'aide de la stratégie Boîte de réception zéro 4 Étapes simples pour atteindre et maintenir la boîte de réception Zéro dans Gmail 4 Étapes simples pour atteindre et conserver la boîte de réception Zéro dans Gmail Pour en savoir plus.
- Vérifiez votre dossier Envoyé ou une étiquette que vous avez utilisée pour voir quels courriels ont été transmis ou reçu une réponse standardisée.
- Entrez en contact avec des collègues qui ont traité des courriels urgents et demandez-leur de vous mettre au courant.
- Suivi si nécessaire.
- Réabonnez-vous aux newsletters si nécessaire.
Cela peut-il être fait dans d'autres clients de messagerie?
Certainement. Vous pouvez configurer des filtres de réponse automatique dans Thunderbird Comment configurer Mozilla Thunderbird pour les réponses automatiques et les e-mails planifiés Comment configurer Mozilla Thunderbird pour les réponses automatiques et les e-mails planifiés Si l'e-mail est écrasant, il est peut-être temps de configurer réponses et courriels planifiés. Voici comment procéder dans Mozilla Thunderbird, le client de messagerie bureautique multiplateforme, gratuit et open source. Lire la suite, que nous avons déjà couvert. Outlook vous permet également de configurer des avis d'absence du bureau.
Utilisez-vous un autre client de messagerie ou avez-vous plus de conseils pour gérer les répondeurs automatiques de messagerie? S'il vous plaît parler et partager vos questions ou idées dans les commentaires!
Crédit d'image: Inbox Zero par hyperdasherie via Flickr