Que vous travailliez au sein d'une grande équipe ou que vous essayiez simplement de gérer une multitude de tâches par vous-même, il est facile pour une multitude de petits travaux de se transformer en une tâche inattaquable. Si cela vous semble familier, essayez d'introduire Kanban dans votre flux de travail pour voir si cela allège la charge.
En décomposant les tâches étape par étape et en les présentant visuellement, Kanban aide les gens à comprendre les progrès qu'ils réalisent et à établir où il y a place à amélioration. En dépit de ses racines dans la fabrication automobile, les concepts de base derrière cette stratégie peuvent être appliqués à un large éventail d'environnements de travail.
Il est relativement facile à mettre en place et pourrait avoir un effet positif marqué sur votre vie professionnelle au jour le jour. Utilisez ce guide pour configurer votre emploi du temps et commencer à implémenter Kanban.
Qu'est-ce que Kanban?
Kanban est une pratique commerciale qui a été établie dans les années 1940 par Taiichi Ohno, un ingénieur industriel qui tentait de rationaliser le flux de travail quotidien du géant automobile japonais Toyota. En regardant le processus de réflexion derrière le réapprovisionnement des étagères dans les supermarchés, Ohno a développé une méthode d'utilisation d'un processus linéaire avec des limites clairement définies pour contrôler l'effet des goulots d'étranglement de la productivité .
La configuration de base d'un calendrier Kanban divise le processus donné en étapes de composant. Les tâches individuelles - généralement représentées par des notes Post-it ou un équivalent numérique - se déplacent de gauche à droite à travers des colonnes qui sont étiquetées avec le nom de chaque étape et un numéro.
Ce nombre, déterminé par le planificateur, représente la quantité de tâches que l'équipe ou l'individu responsable de cette étape de la production peut gérer à tout moment. Les tâches dans chaque colonne sont séparées en deux groupes; en cours, ou complète. Quand une tâche est terminée, l'étape suivante de la production peut la réclamer et la déplacer dans la colonne suivante - mais seulement si la capacité est suffisante pour le faire.
Un tableau Kanban public donne à l'ensemble de votre équipe une vue d'ensemble du projet, du début à la fin, plutôt que d'avoir la conscience du flux de travail associé à leur propre stade de production. D'un point de vue managérial, cela peut aider à affecter le personnel là où l'on en a le plus besoin, mais cela aide aussi les personnes à déterminer où l'aide est requise de façon plus informelle et continue.
Configuration d'un planificateur Kanban à l'aide de Trello
Si vous débutez avec Kanban - et particulièrement si vous le présentez à un groupe qui ne connaît pas le concept - il est préférable de vous assurer que les outils que vous utilisez sont aussi simples et accessibles que possible. Bien qu'il souffre de certaines limites qui pourraient rebuter les puristes kanban, la gestion de projet et plus encore. 10 Utilisations uniques de Trello autres que la gestion de projet 10 Utilisations uniques de Trello autres que la gestion de projet Trello est un délice pour les amoureux de la liste. Son approche de style Kanban n'était pas destinée uniquement à la gestion de projet. Ne nous croyez pas? Regardez ces dix utilisations uniques de Trello. Lire la suite de l'outil Trello est un excellent choix pour faire démarrer les choses.
Pour commencer, inscrivez-vous à un compte Trello. Une fois cela fait, créez un nouveau forum et commencez à créer des listes. Chaque liste représentera une colonne de votre flux de travail Kanban, nommez-les après chaque étape du processus que vous supervisez. Pour mon exemple, j'ai utilisé les différentes étapes pour créer et publier un article, mais celles-ci peuvent être permutées pour tous les projets sur lesquels vous travaillez.
La clé est ces nombres importants dans l'en-tête de chaque colonne. N'hésitez pas à mettre des espaces réservés pour commencer et les modifier lorsque vous aurez une idée de votre processus - il est probable que vous ne saurez pas vraiment quelle quantité peut traverser chaque étape du projet à tout moment jusqu'à ce que vous ayez travaillé avec Kanban pour un petit moment, surtout si vous utilisez la stratégie dans le cadre d'une équipe.
Une fois que ceux-ci sont en place, vous pouvez créer des cartes qui représentent des tâches individuelles, qui seront ensuite transférées d'une liste à l'autre selon le cas. Il est crucial que toute personne utilisant le tableau conserve ces cartes organisées Comment garder les listes Trello plus organisées avec des couvertures de cartes Comment garder les listes Trello plus organisées avec des couvertures de cartes L'organisation Trello peut rapidement devenir incontrôlable, mais vous pouvez vous faciliter la vie. l'image couvre comme indices visuels. Lire la suite, et s'en tient aux chiffres stipulés pour chaque étape du processus.
Cependant, pour que le système fonctionne comme prévu, il doit y avoir une méthode permettant de distinguer les tâches qui ont terminé une étape particulière du processus de celles qui sont encore en cours. Sur Trello, les étiquettes sont le moyen le plus simple de garder une trace de ceci; J'ai utilisé une étiquette verte pour signifier qu'une tâche est prête pour l'étape suivante, et une jaune pour signaler qu'elle est toujours en cours. Assurez-vous qu'une seule étiquette est appliquée à une carte donnée pour éviter toute confusion.
Ci-dessus, vous pouvez voir mon exemple de carte Trello en action - notez que la tâche dans la colonne Écriture n'a pas encore été déplacée, car il n'y a plus de capacité à l'étape d'édition. Lorsqu'une autre des tâches étiquetées en jaune est terminée et réétiquetée en conséquence, cette tâche sera déplacée et son statut sera modifié.
Utiliser Kanban comme une équipe
Bien qu'il puisse être utilisé sur une base individuelle, l'implémentation originale de Kanban était une méthode pour s'assurer que les groupes pouvaient fonctionner comme une unité cohérente. 5 Paramètres Google Sheets Essential pour le travail d'équipe 5 Paramètres Google Sheets Essential for Teamwork Google Sheets a plus de fonctionnalités pour prendre en charge le collectif l'entrée et le traitement des données que vous pouvez penser. Nous vous présenterons les fonctions et les fonctionnalités de Google Sheets qui sont essentielles pour les projets de groupe. Lire la suite . Cela peut sembler être un conseil usé, mais la communication et le travail d'équipe sont deux des aspects les plus importants de la réussite de cette stratégie sur votre lieu de travail.
La plupart des moyens numériques d'exécution d'un flux de travail Kanban, y compris Trello, proposent une méthode permettant de laisser des commentaires ou des messages pour d'autres utilisateurs. Alors que la surutilisation peut donner lieu à une mer de bruit blanc, il est important que les travailleurs tout au long du processus tirent pleinement parti des outils de communication qu'offrent ces plateformes.
Cela contribue à l'importance cruciale du travail d'équipe. Le point central du système Kanban est qu'il donne à quiconque regardant le programme une idée immédiate de la formation d'un goulot d'étranglement. C'est là que ça paie d'avoir des collègues qui travaillent dans plusieurs disciplines; Si une étape du processus ralentit la production, réaffectez une partie de votre équipe pour l'aider.
En fonction de la disposition de votre lieu de travail, le meilleur moyen de relayer cette information peut être d'utiliser un client de messagerie instantanée. Slack est un outil puissant pour n'importe quel bureau, et est encore mieux lorsqu'il est équipé de bots qui peuvent automatiser certains processus. 14 Meilleurs robots automatisés dont vous avez besoin pour votre canal Slack 14 Meilleurs robots automatisés dont vous avez besoin pour votre canal Slack peut mettre en place Slack et avoir des bots effectuant les tâches subalternes 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pendant que vous continuez avec des choses plus importantes, comme la conquête du monde. Lire la suite .
Utiliser Kanban en tant qu'individu
L'utilisation de Kanban pendant que vous volez en solo a une qualité réfléchissante et vous aide à éviter les goulets d'étranglement majeurs dans votre flux de travail. Plutôt que de se concentrer sur la mise en œuvre de vos ressources comme vous le feriez avec un groupe, vous devriez plutôt regarder quelles étapes de votre travail ont tendance à ralentir le processus global.
Un avantage de travailler avec Kanban par vous-même est que vous n'êtes pas limité par un planificateur numérique - ces options sont géniales lorsque vous travaillez en collaboration, mais la commodité d'un planning physique peut être gagnante si vous êtes le seul à avoir besoin accès.
En utilisant une combinaison d'un cahier et de quelques post-it - ou même un tableau que vous pouvez placer sur le mur de votre bureau pour une référence facile - élimine toutes les complications techniques des principes de Kanban. Ce n'est pas pour tout le monde, mais une solution stylo-papier est parfois préférable 6 Raisons simples pour lesquelles le papier peut toujours être votre application de productivité Killer 6 raisons simples pour lesquelles le papier peut toujours être votre tueur Productivité App peut être un outil plus puissant que un ordinateur ou un appareil tactile, et ne devrait pas être immédiatement rejeté. Pas convaincu? Voici six raisons pour lesquelles le papier est toujours pertinent. Lire la suite pour plus de simplicité.
Autres outils Kanban
Trello est un bon moyen de mettre en place un processus de base Kanban, mais vous pourriez vouloir vous lancer une fois que vous avez trouvé votre équilibre. Leankit est une telle solution qui offre un essai gratuit de 30 jours, et se spécialise dans la prise en charge de la méthodologie Kanban ainsi que d'autres stratégies comme la technique Scrumy Scrumy toujours populaire - Enfin, une application de gestion de projet vraiment simple pour les groupes Scrumy Application de gestion de projet pour les groupes En savoir plus.
Les options spécifiques à Kanban sont également disponibles. Kanbanery offre une interface intelligente avec très peu de choses à détourner de votre travail, avec des plans gratuits disponibles pour les équipes de moins de deux membres, les organisations caritatives ou les projets open-source. En attendant, KanbanFlow offre des outils mobiles complets et une puissante intégration Pomodoro pour améliorer un produit de base très solide.
Avez-vous eu du succès dans la mise en place de Kanban sur votre lieu de travail? Êtes-vous simplement en train d'apprendre la stratégie pour la première fois et avez-vous d'autres questions? Partagez vos expériences et vos questions dans la section des commentaires ci-dessous.