Vous êtes une personne organisée. Vous ajoutez des événements à venir à votre calendrier, vous planifiez votre carrière chez Trello et vous disposez d'un système d'étiquetage décent dans Gmail pour vous assurer de toujours répondre à vos besoins. Et pourtant, quand vous vérifiez votre liste de choses à faire, il y a certaines tâches de ces autres endroits qui ne l'ont pas encore fait à la liste.
Oui, vous pouvez configurer un système pour ajouter manuellement des éléments de ces lieux à votre liste de tâches, mais cela fait perdre du temps. Idéalement, il doit être automatique. Ensuite, lorsque vous vérifiez votre liste de tâches avec les filtres Todoist ultime Comment configurer les filtres Todoist ultime en 5 minutes Comment configurer les filtres Todoist ultime en 5 minutes Donc, vous avez entré toutes vos tâches dans Todoist mais le processus de travailler à travers eux est quelque peu hasardeux. C'est parce que vous n'avez probablement pas de bons filtres. Cela va changer. Aujourd'hui. Lisez plus que vous avez créé, vous aurez tout ce qui est essentiel et vous ne manquerez jamais rien.
Montrons comment ne pas oublier une tâche en utilisant Todoist comme un outil de capture de la mémoire.
Soyez prêt pour les événements du calendrier
Si toute votre vie est planifiée dans Google Agenda, il est logique de déclencher votre liste de tâches à partir de certains éléments. Par exemple, quand une réunion se présente et que vous devez préparer les choses à l'avance. Cela demande de la planification, et il y a deux façons de le faire.
Tout d'abord, vous devez définir des notifications de rappel pour vos agendas importants. Dirigez-vous vers le calendrier dans votre liste d'agendas, cliquez sur la flèche à droite, puis choisissez Modifier les notifications . J'ai mis le mien pour avoir un email envoyé une semaine avant les événements, mais vous pourriez préférer un autre laps de temps. Je filtre aussi mes courriels comme des fous, donc je ne les vois jamais, mais ce n'est pas le but. Le point est une fois que l'email frappe ma boîte de réception, je peux l'obtenir pour faire des choses cool.
La deuxième étape consiste à configurer un filtre dans Gmail pour capturer tous les événements sur lesquels vous vous concentrez. Ainsi, par exemple, vous définissez un filtre pour intercepter les e-mails de [email protected] avec le mot «réunion» dans le sujet. Ce sera le moyen de déclencher un élément de liste de tâches une semaine avant votre réunion.
Maintenant, il y a deux façons d'obtenir un nouvel élément à faire dans votre liste de choses à faire.
La première consiste à définir le filtre pour transférer l'e-mail à l'adresse e-mail privée pour un projet particulier. Je voudrais effectivement mettre en place un nouveau projet pour cela, appelé quelque chose comme "Préparation à la réunion". Cette option ne fonctionne que pour Todoist premium Combien plus productif est ToDoist Premium? Voici 6 bonnes raisons de mettre à niveau combien plus productif ToDoist Premium? Voici 6 bonnes raisons de mettre à niveau J'ai continué à utiliser ToDoist gratuitement pendant un certain temps. Mais j'ai continué à faire face à des choses que je voulais faire et que je ne pouvais pas faire. Rappels par e-mail Ajouter des notes à la tâche Des choses qui ajouteraient vraiment beaucoup ... Lisez plus, car seuls les utilisateurs premium peuvent accepter de nouvelles tâches par e-mail. Cela implique également d'ajouter [email protected] et [email protected] à votre liste "Accepter l'e-mail" de Todoist et de vérifier la configuration.
La seconde option est accessible à tous et très facile à mettre en place, mais elle implique de relier Gmail et Todoist à IFTTT, ce que tout le monde n'est pas content de faire. Mais les étapes sont simples.
- Définissez le filtre Gmail pour ajouter une étiquette particulière aux rappels de réunion.
- Choisissez une étiquette unique à utiliser uniquement à cette fin.
- Mettre en place une recette IFTTT à déclencher chaque fois qu'il y a un nouvel email dans cette étiquette.
- Définissez-le pour déclencher un nouvel élément à faire dans votre projet Meeting Preparation désigné.
- Vous pouvez également préfixer ou ajouter du texte à votre ligne d'objet (malheureusement, vous ne pouvez pas éditer le sujet).
Je préfixes le texte "Préparer pour", ce qui est assez pour que cela ait un sens pour moi. Vous pouvez également définir la priorité et la date d'échéance de la tâche, ou même définir une note pouvant contenir le corps de l'e-mail ayant déclenché la tâche. Si vous voulez ajouter des étiquettes à votre tâche, vous pouvez ajouter du texte avec @Post ou @Phone pour le définir.
Remarque: Si vous n'utilisez pas Todoist, vous pouvez utiliser cette même idée IFTTT pour créer des tâches dans iOS Reminders, Evernote ou Toodledo. Ou, vous pouvez utiliser la première méthode pour créer des tâches dans n'importe quel système de liste de tâches Les 5 commandements pour choisir la bonne application pour la productivité Les 5 commandements pour choisir la bonne application pour la productivité Différentes personnes s'organisent de différentes façons . Donc choisir une application à faire dépend vraiment du type de personne que vous êtes. Voici cinq commandements auxquels vous pouvez penser pour votre propre système de productivité. Lire la suite qui acceptera les e-mails, tels que Remember The Milk.
Quels autres déclencheurs puis-je définir dans Google Agenda?
Inspirez-vous - il y a beaucoup d'autres choses que vous pouvez faire avec ce système.
- Si vous avez un calendrier pour les anniversaires, définissez une tâche qui vous rappellera d'acheter un cadeau.
- Si vous avez des invités qui séjournent souvent, déclencher une tâche pour préparer les activités touristiques et d'autres choses pour leur arrivée.
- Si vous suivez votre calendrier de vaccination pour vos enfants, déclenchez une tâche pour faire un appel pour le rendez-vous.
- Si vous aimez être préparé pour les fêtes auxquelles vous participez, déclenchez une tâche pour obtenir des cadeaux et des aliments partagés prêts.
Je reçois des notifications de Google Agenda pour déclencher de nouvelles tâches pour des concerts et des concerts, me rappelant de mettre de l'ordre dans ma musique et dans mes tenues (car c'est toujours différent). Une autre idée est d'obtenir tout ce que vous appelez «To-Do» pour aller sur Gmail, mais je trouve cela un peu exagéré.
Considérez les types de calendriers auxquels vous êtes abonné et comment ils peuvent vous aider. Si vous êtes abonné à votre calendrier Last.fm, qui vous indique quand vos groupes préférés jouent localement, vous pouvez déclencher des tâches pour acheter des billets pour des concerts par vos groupes ultra-préférés. Si vous êtes abonné à des calendriers de jours fériés ou à des calendriers de vacances scolaires, vous pouvez déclencher des tâches pour préparer les festivités ou la garde d'enfants. Si vous vous abonnez à des calendriers de compétition pour des concours de poésie ou des marathons, vous pouvez définir une tâche pour vous assurer que vous êtes inscrit au concours.
Obtenir des cartes Trello ou des tâches Basecamp dans Todoist
Utilisez-vous Trello pour un remue-méninges général, une planification de blog, des tâches professionnelles ou une façon différente de voir votre plan de vie global? Obtenez un calendrier pour votre carte Trello. Allez dans la barre latérale, cliquez sur la liste déroulante Menu, puis choisissez Power Ups et vous verrez la configuration du calendrier.
Il est également possible d'obtenir un flux iCal dans Basecamp et de nombreux autres services de listes de tâches.
Abonnez-vous à ce flux iCal dans Google Agenda; Définissez une date d'échéance dans Basecamp ou Trello et affichez-la dans votre agenda Google. Cela déclenche la notification pour envoyer une tâche à Gmail et à Todoist, de sorte que vous n'oublierez pas de terminer la tâche.
Ce système est particulièrement utile si vos collègues souhaitent planifier en collaboration avec Trello ou Basecamp, mais vous ne voulez pas manquer une échéance qui vous est assignée. Vous pouvez facilement affiner le filtre Gmail pour attraper uniquement les tâches qui vous sont assignées.
Un Hack Étudiant Killer
Les élèves peuvent utiliser ce système pour déclencher un ensemble de tâches à l'avance pour les examens à venir ou les dates de soumission des tâches. Vous pouvez définir une notification à partir du calendrier à envoyer un mois à l'avance, puis l'activer pour définir une série de tâches. Par exemple, vous pouvez définir immédiatement une tâche de faible priorité pour rechercher l'affectation, une tâche plus prioritaire deux semaines plus tard pour préparer un plan, une autre tâche hautement prioritaire un peu plus tard pour terminer un brouillon et la dernière tâche hautement prioritaire un peu plus tard pour s'assurer que l'affectation est faite et soumise.
Ensuite, pour être certain que rien ne manquera jamais, vous pourriez déclencher une autre notification une semaine avant la date d'échéance pour vérifier qu'il est fait et soumis. De cette façon, vous ne manquerez rien de ce qui sera ajouté près de la date d'échéance.
Que pouvez-vous faire d'autre avec Todoist et IFTTT?
Comme il existe des centaines d'autres intégrations IFTTT, il existe de nombreuses possibilités pour Todoist. Même des rappels de tous les jours comme l'établissement d'une tâche pour s'assurer qu'il y a un kit de survie en hiver dans votre voiture quand le temps dit qu'il va neiger (ou inversement, une planche de surf sur votre voiture quand il fait beau).
Mais il y a des trucs sympas que vous pouvez faire quand vous déclenchez IFTTT depuis Todoist, comme envoyer automatiquement un rapport à votre patron Automatisez votre vie et Job avec Todoist et IFTTT Automatisez votre vie et votre travail avec Todoist et IFTTT Jouez de manière créative avec la notification de ToDoist fonctionnalités, et la capacité de IFTTT à accomplir des automatisations vraiment cool avec eux. Nous vous montrons comment combiner les deux pouvoirs votre productivité. Lire la suite .
Comment intégrez-vous Todoist avec IFTTT, Gmail et Google Calendar? Êtes-vous coincé entre un certain nombre de listes de choses à faire pour le travail et le jeu? Dites-nous vos meilleurs hacks!
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