Si Microsoft Office avait été un pays, il aurait été le troisième pays le plus peuplé du monde. 1, 2 milliard de personnes utilisant une seule suite d'applications est époustouflant. Et, ils "parlent" 107 langues!
Ce guide peut être téléchargé en format PDF gratuit. Télécharger Comment créer des rapports professionnels et des documents dans Microsoft Word maintenant . N'hésitez pas à copier et partager ceci avec vos amis et votre famille.Mais maintenant, vous et moi parlons en anglais et nous allons parler de l'outil le plus populaire dans l'arsenal Microsoft Office - Microsoft Word 2016 .
Cet éditeur de document est utilisé pour écrire une variété de documents. D'une simple application au CV nécessaire. D'une liste simple de seau à un mémo de bureau. Nous pensons que nous pouvons travailler avec Word. Mais c'est quand nous nous asseyons pour écrire un rapport professionnel sérieux, nous découvrons un fait important.
La rédaction de rapports professionnels nécessite un ensemble de compétences différent.
Alors, demandez-vous ceci - pouvez-vous faire le saut d'un document unique à un long rapport? Connaissez-vous toutes les fonctionnalités de Microsoft Word? 9 Conseils pour en savoir plus sur Office 2016 9 Conseils pour en savoir plus sur Office 2016 Microsoft Office 2016 est parmi nous. Comment maîtrisez-vous la dernière version pour votre productivité? Nous vous indiquons les meilleurs liens pour Office Learning. Voler une marche avec ces ... Lire la suite qui aidera à gérer ce projet de document à grande échelle? Pouvez-vous collaborer sur le travail avec d'autres membres de l'équipe?
Vous pouvez être un étudiant, un propriétaire de petite entreprise ou un employé de bureau ... vous devrez créer un rapport ou un document formaté de manière professionnelle. Ce guide MakeUseOf vous aidera à mettre à jour vos techniques et à affiner votre approche de conception.
Dans ce guide:
Rédaction d'un rapport - Introduction | La liste de contrôle du rapport
Outils Microsoft Word utiles - Collage spécial | Chercheur | Geler des parties de votre document
Travailler sur la mise en page et le design - Intro | Page de couverture | Table des matières | En-tête et pied de page | Numéros de page | Style de police | Style de paragraphe | Sauts de page | Styles et thèmes | Légendes | Pièces rapides | Bordures de page
Références et collaboration - Index | Bibliographies | Cross-Référencement | commentaires
Finaliser votre rapport - Signatures | Filigranes | Lecture seule | Imprimer au format PDF
La prochaine étape - Conclusion
Rédiger un rapport
La rédaction de rapports implique la recherche, puis la publication des résultats de cette analyse. Dans le monde professionnel, le «look» ou l'apparence de ce que vous publiez est primordial. Le résultat final agréable à l'œil pourrait améliorer votre réputation et améliorer votre marque personnelle.
Les étapes ci-dessous vous guideront à travers les fonctionnalités expertes dans Microsoft Word 2016. Passez beaucoup de temps sur un plan. Commencez avec ces directives ...
Étape 1: Décidez du but
Avant de commencer le rapport, vous devez d'abord savoir pourquoi vous l'écrivez en premier lieu. Les rapports sont de plusieurs sortes, mais ils sont destinés à informer ou à persuader. Il peut être utilisé pour décrire un processus technique, partager des informations de base ou démontrer les progrès d'un projet.
Demandez-vous - quoi et pourquoi . Cela vous aidera à distiller le but à un point principal et à s'y tenir au lieu de divaguer avec des détails inutiles.
Étape 2: Identifiez votre public
La deuxième considération importante est d'évaluer votre auditoire. Seront-ils capables de comprendre de quoi vous parlez? Y a-t-il différents niveaux de lecteurs qui liront le rapport? Les connaissances du lecteur sur le sujet influenceront grandement l'information que vous devez inclure.
Décidez du public principal et ensuite scénarisez le rapport au niveau technique adéquat. L'assistance secondaire peut être soutenue avec des informations supplémentaires à la fin du rapport.
Étape 3: Connaissez votre sujet
Vous devez savoir de quoi vous parlez. Alors, faites des recherches sur le sujet et incluez toutes les informations pertinentes pour prouver votre point de vue. Assurez-vous que vous arrivez à une conclusion basée sur des faits et non sur une opinion personnelle. L'information doit être correcte, à jour et bien référencée.
Utilisez également une variété de ressources telles que des revues, des articles de journaux, des livres, des sites Web, des brochures, des données brutes, des rapports annuels et des discours pour aider à soutenir votre point de vue. Ne vous en tenez pas à Wikipedia.
Étape 4: Décrivez le rapport
Vous avez fait la recherche. Il y a une tonne d'informations qui attendent d'être dactylographiées et imprimées. Mais attendez! Ne te noie pas avant d'entrer dans l'eau. Préparez le contour final du rapport qui sera le tableau des waypoints pour vous aider à naviguer du début à la fin. Le contour est le plan. Il vous donnera une vue d'oiseau de la terre et vous montrera également où vous devez remplir les détails.
La structure d'un rapport d'idée peut inclure les éléments suivants:
- Titre de page
- Résumé
- Table des matières
- introduction
- Le corps du rapport
- Conclusion
- Recommandations
- annexe
- Bibliographie et références
Le document Outline de Microsoft Word est une fonctionnalité puissante qui peut vous aider à organiser un document avant même que vous ne le remplissiez de recherches. Tirez profit des modèles de brainstorming et de mind-mapping 8 Modèles MS Word qui vous aident Brainstorming et Mind Map vos idées rapidement 8 Modèles MS Word qui vous aident Brainstorm & Mind Map vos idées rapidement Les modèles Word ne sont pas seulement de beaux documents, des CV parfaits, et pages de couverture. Ils peuvent être essentiels pour le remue-méninges et les cartes mentales aussi. Voici huit modèles de Word pour vos besoins d'idéation. Lire la suite aussi.
Étape 5: Écrire, modifier, relire et terminer
Une fois que vous avez structuré votre rapport, il est temps de remplir les en-têtes avec du contenu. Personnellement, je trouve qu'il est préférable d'aborder un peu de chaque section, puis de l'enrichir d'informations. Vous pouvez le faire si vous le souhaitez, ou terminer chaque section en parcourant la structure du rapport. Assurez-vous de vous concentrer sur la présentation de vos idées et d'utiliser des preuves de soutien plutôt que l'orthographe et la grammaire d'abord. Décrivez votre argument et écrivez quelques phrases qui jettent vos idées principales. Si vous trouvez quelque chose qui vaut la peine d'être cité, citez-le.
Une fois que la majorité de votre texte est écrit, il est maintenant temps de le lire et de vous assurer que tout s'écoule bien. Assurez-vous de guider la compréhension du lecteur avec des mots de transition tels que "Cette information montre ...", "En d'autres termes ...", "De même ..." et mettez en évidence les points importants et pertinents.
Enfin, passez le temps de relire, vérifiez la grammaire et l'orthographe Comment épeler et grammaire dans Microsoft Word Comment épeler et grammaire dans Microsoft Word Vous pouvez personnaliser les outils de vérification orthographique et grammaticale de Microsoft Word pour répondre à vos besoins. Vous pouvez même utiliser la correction automatique pour accélérer votre saisie. Lire la suite, et revérifier toutes les informations pertinentes et son flux logique. Il est préférable de laisser au moins une journée pour vérifier et corriger votre travail. N'essayez pas de l'éditer directement après avoir pensé que vous avez fini, car vous aurez tendance à manquer de lire ce que vous avez écrit. Dormez et relisez-le le lendemain.
La liste de contrôle du rapport
Avant de vous présenter et de soumettre votre rapport sur lequel vous avez travaillé si fort, assurez-vous d'avoir fait ce qui suit:
- Complété la page de titre avec le titre, votre nom, date, à qui le rapport est, et une description possible de ce que le rapport est sur.
- La page de contenu a des en-têtes appropriés et les numéros de pages sont corrects.
- Assurez-vous que l'introduction couvre les points clés, la portée du rapport et l'objectif qu'il veut atteindre.
- Vous avez ajouté des légendes au-dessus des tableaux et ci-dessous des images / graphiques.
- Le contenu du rapport présente-t-il l'information de manière claire, logique, factuelle, reste-t-il sur le sujet, est-il pertinent?
- La conclusion énonce-t-elle les résultats, reprend-elle l'idée principale et n'inclut aucune nouvelle information?
- Les titres et sous-titres sont-ils clairement étiquetés?
- Les citations sont-elles pertinentes, à jour et correctement référencées?
- Avez-vous utilisé des sauts de page, le cas échéant?
Lancez Microsoft Word et découvrez les fonctionnalités qui vous aideront à rédiger le brouillon de votre rapport et à le présenter comme un document professionnel.
Fonctionnalités Microsoft Word utiles pour la rédaction de rapports
Prenez-les comme des bouchées et maîtrisez-les une à une.
Microsoft Word est un gros obusier avec de nombreux écrous et boulons. Concentrons-nous sur les compétences clés et les outils dont vous aurez besoin pour planifier, préparer et présenter le rapport professionnel. Les fonctionnalités de Microsoft Word que nous aborderons ci-dessous sont également des raccourcis de productivité qui faciliteront votre travail.
Astuce: utilisez l'assistant "Tell Me" de Microsoft Word 2016 pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités de la suite Office.
Commençons par trois outils préliminaires ...
Utilisez Collage spécial
Pour la plupart d'entre nous, lorsque nous devons copier du texte ou une image dans Word, le raccourci CTRL + V est parfait. Mais parfois, nous pourrions vouloir coller les données copiées dans un autre format, comme les données Excel en tant qu'image. Avec la commande Collage spécial, vous pouvez ignorer ou spécifier le format lorsque vous collez une image, des données de présentation, une table ou un objet à partir de n'importe quel autre programme dans Word.
Vous travaillerez beaucoup avec des tableaux et des graphiques Excel dans un document professionnel.
Si vous copiez ce que vous voulez et cliquez sur Coller, vous remarquerez qu'il va insérer les données en tant que tables. Mais, si vous voulez coller une grande zone de cellules et que vous ne voulez pas la modifier, vous pouvez la coller comme une image, avec l'option supplémentaire de la modifier.
Dans Microsoft Excel: Sélectionnez et mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez copier> Appuyez sur CTRL + C.
Dans Microsoft Word: Accédez à Accueil> Coller> Collage spécial . Sélectionnez Collage spécial et dans la boîte de dialogue, sélectionnez Objet de feuille de calcul Microsoft Office Excel .
Vous pouvez redimensionner les données comme si elles étaient une image, et si vous double-cliquez, vous pourrez modifier les valeurs. Vous pouvez changer le tableau ou le graphique et le redessiner. Et, si vous mettez à jour les données dans le graphique ou le tableau dans Excel, vous pouvez actualiser automatiquement le graphique dans Word.
Essayez le menu contextuel du clic droit. Le menu Coller spécial apparaît:
Des moyens surprenants d'importer des données dans Microsoft Word 8 Des moyens surprenants d'importer des données dans Microsoft Word Savoir comment importer des données dans Microsoft Word à partir de n'importe quelle source, y compris des fichiers Excel, PDF ou d'autres documents Word, peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Nous allons vous montrer toutes les astuces. Lire la suite . La page Support Microsoft Office les décrit également en détail.
Utilisez le chercheur
Oui, il y a Google et Wikipedia. Mais passer constamment de Word à votre navigateur peut nuire à votre productivité. Office 2016 apporte une puissante intégration de la recherche à ce travail fastidieux. Le chercheur peut non seulement vous aider à trouver du contenu dans Microsoft Word, mais aussi vous aider à ajouter rapidement des citations. Il utilise le graphique Bing Knowledge pour trouver le bon contenu pour soutenir votre document.
Allez à Ruban> onglet Références et c Choisissez Chercheur . Un volet s'ouvrira sur la droite avec les options de recherche.
Tapez un mot-clé pour le sujet que vous souhaitez rechercher et appuyez sur Entrée.
Le volet Résultats affiche une liste de sources que vous pouvez utiliser dans votre document. Choisissez un sujet à explorer en détail.
Ajoutez le sujet à votre document Microsoft Word en cliquant sur le signe plus en haut à droite. Vous pouvez également cliquer sur le signe plus sur n'importe quel résultat pour citer la source dans votre document de recherche. La source de cite vous aide à soutenir votre recherche avec des sources et des livres de Web.
Comme nous le verrons plus tard, une bibliographie annotée est l'une des parties les plus difficiles d'un document. Le chercheur est un assistant intelligent qui intervient.
Figer une partie de votre document Word
Prenons pour acquis que votre rapport professionnel sera un travail long et complexe. Vous pouvez diviser la fenêtre Word en deux volets afin que vous puissiez voir deux parties différentes d'un document en même temps. C'est un gain de temps précieux lorsque vous voulez copier et coller des pièces d'un endroit à un autre ou vous référer à une partie du document tout en travaillant dans un autre.
Allez sur Ruban> onglet Affichage> Diviser .
Pour supprimer la division, cliquez sur Supprimer la division dans le même onglet.
Le groupe Windows vous propose plusieurs options pour modifier votre façon de travailler avec deux documents ou plus. Les caractéristiques sont explicites.
Pour faire défiler les deux documents en même temps, cliquez sur Défilement synchrone dans le groupe Fenêtre de l'onglet Affichage. Vous pouvez également cliquer sur Afficher côte à côte pour mettre deux parties du document l'une à côté de l'autre.
Conseil: Utilisez la vue partagée pour afficher deux mises en page différentes, par exemple, Imprimer et Contour. Définissez la division. Ensuite, cliquez dans le volet que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez une disposition différente dans l'onglet Affichage.
Travailler sur la mise en page et la conception
La présentation d'un rapport est ce qui amène quelqu'un à lire un rapport en premier lieu, et c'est pourquoi il est crucial que votre rapport soit bien présenté. Si vous aviez le choix entre quatre rapports à lire, que choisirez-vous?
- Un rapport écrit à la main.
- Un document imprimé en noir et blanc.
- Un rapport imprimé sur du papier A4 normal en couleur.
- Un rapport imprimé en couleur, avec une page de titre accrocheuse, soigneusement délimitée, et lisse?
Vous prendrez le quatrième rapport parce qu'il vous attirera vers l'aspect visuel seul.
La couverture n'est pas la seule raison. Un rapport bien conçu est plus facile à lire. Il est également plus facile de numériser lorsque vous n'avez pas le temps de lire. C'est pourquoi vous devez passer du temps sur vos en-têtes et pieds de page, ainsi que sur les différents styles et thèmes. En bref - le formatage de chaque élément du rapport.
Le formatage peut sembler une corvée difficile, mais c'est un exercice amusant qui exercera tous vos muscles créatifs. Les principaux points à retenir seront les compétences que vous pouvez appliquer à tout ce qui se passe dans Microsoft Office. Et le temps que vous allez économiser avec tous les conseils de productivité appris ici.
Microsoft Word 2016 a un ensemble riche de fonctionnalités. Ce ne sont que quelques-unes des façons dont votre conception de rapport peut se démarquer du reste et être professionnel. Alors, décomposons les compétences de mise en page et de conception.
Cette section couvrira ces fonctionnalités étape par étape:
- Commencez avec une page de couverture
- Faire une table des matières
- Créez votre en-tête et pied de page
- Ajouter des numéros de page
(Formater le contenu)
- Choisissez les bonnes polices
- Style les paragraphes
- Contrôle des sauts de page
- Utiliser des styles et des thèmes
- Légendes
- Utiliser les pièces rapides
- Décorer avec des bordures de page
1. Commencez avec une page de garde
La première page est le premier point de contact avec votre lecteur. C'est aussi votre chance de faire une impression favorable. Ne laissez pas votre manque de compétences artistiques être une excuse parce que Word prend le travail avec sa galerie de pages de titre en construction. Tout ce que vous avez à faire est d'en marier un au thème du rapport.
Microsoft Word 2016 vous propose 16 modèles pré-formatés et trois autres sur Office.com.
Allez dans Insertion> Groupe de pages> Page de garde .
La page de garde apparaît au début du document par défaut.
Comme il n'y a que 16 modèles «officiels», vous pouvez constater que tous vos autres pairs ont la même page de couverture. Alors, pourquoi ne pas le personnaliser, et le rendre un peu plus unique.
Vous pouvez concevoir une page de titre (ou page de couverture) dans Microsoft Word Comment faire facilement une page de couverture attrayante dans Microsoft Word Comment faire facilement une page de couverture attrayante dans Microsoft Word Croyez-vous en premières impressions? La page de garde est la première chose que les gens verront de votre document Word. Nous vous montrons comment vous pouvez faire cette première impression. Lire plus qui peut être un original dans la pile. Enregistrez-le en tant que modèle ou modifiez facilement le design à la volée.
2. Faites une table des matières
Les lecteurs occasionnels scannent. Les bons lecteurs scannent d'abord, puis plongent profondément. Une table des matières fournit les waypoints qui aident les deux. Quand il s'agit d'un document long et compliqué, ne préféreriez-vous pas vérifier la configuration du terrain avant de vous diriger vers la section qui vous intéresse? Envisagez une table des matières si votre document comporte plus de 10 pages.
Dans Microsoft Word, vous n'avez pas à écrire manuellement la totalité de la table des matières. Il y a un outil automatique de table des matières sous l'onglet références qui prend votre contour et le conçoit pour vous. En outre, vous pouvez facilement le garder à jour lorsque vous voulez changer quelque chose.
Il existe également des modèles que vous pouvez télécharger et adapter à la nature du contenu. Par exemple, un TOC pour une thèse sera différent de celui du rapport annuel d'une entreprise.
Nous avons un tutoriel complet sur la façon de créer une table des matières dans Word Comment créer une table des matières dans Word et des modèles gratuits Comment créer une table des matières dans Word et modèles gratuits Table des matières sont un excellent moyen de garder votre documents organisés et améliorer la navigation. Nous vous montrons comment créer votre propre table des matières en quatre étapes faciles. Modèles gratuits inclus. Lire la suite .
L'essentiel de ceci est ceci:
Créez le contour et utilisez les styles de titre pour organiser la hiérarchie. Appliquez l'outil TOC automatique aux styles de titre. Word 2016 recherche ces rubriques, puis insère la table des matières dans votre document. Vous pouvez ensuite mettre automatiquement à jour votre table des matières si vous apportez des modifications à votre document.
Pour plus de contrôle pratique, vous pouvez également utiliser le style Table des matières manuelle . Word insère du texte d'espace réservé et vous devez insérer et mettre en forme chaque contenu dans la liste.
3. Créez votre en-tête et pied de page
Les en-têtes et les pieds de page sont importants dans les rapports car l'objectif principal est de fournir des informations sur le rapport sur chaque page. Ce sont les zones d'affichage communes pour les numéros de page. L'en-tête du document doit contenir le titre du rapport, et éventuellement le nom de celui qui l'a créé. Le titre de la section actuelle est utile.
Le pied de page, d'un autre côté, devrait inclure les numéros de page, la date de publication et d'autres informations administratives requises. Notez que certains guides de style ont des directives spéciales pour les en-têtes et les pieds de page Comment ajouter des notes de bas de page de style Chicago dans Microsoft Word Comment ajouter des notes de bas de page de style Chicago dans Microsoft Word L'ajout de notes de bas de page dans Microsoft et l'utilisation de styles tels que Turabian, MLA, APA ou Chicago, est très facile. Nous vous montrons ce que vous devez savoir sur les notes de bas de page. Lire la suite .
Commençons par l'en-tête de votre document et lui donnons un aspect unique.
Sélectionnez Insérer, puis sélectionnez En - tête ou Pied de page dans le groupe. La galerie intégrée vous montre plusieurs options que vous pouvez choisir.
L'espace d'en-tête et de pied de page est inséré dans votre document avec un texte ou une table d'espace réservé. Les outils En-tête et pied de page s'ouvrent sur le ruban pour d'autres travaux de mise en forme comme la date, l'heure ou l'image.
Entrez votre texte, puis sélectionnez Fermer l'en-tête et le pied de page .
Vous pouvez commencer avec un en-tête et un pied de page vides. Si vous possédez les compétences de conception, utilisez les outils En - tête et pied de page pour concevoir les vôtres. Maîtrisez l'espace d'en-tête et de pied de page si vous souhaitez créer des en-têtes personnalisés pour votre organisation. Vous pouvez utiliser des éléments de marque tels que les logos d'entreprise ou d'organisation en haut et des notes de bas de page soigneusement formatées en bas.
Essayons avec et modifions l'un des en-têtes intégrés. J'ai choisi Facet dans la galerie.
L'apparence finale a pris deux minutes à mettre en place avec des effets de texte simples et une icône provenant de la galerie d'icônes de Microsoft Office.
L'en-tête et le pied de page sont en place. Mais, comment savez-vous où vous êtes dans le document? Insérer les numéros de page comme le prochain panneau important.
4. Ajouter des numéros de page
Les numéros de page sont meilleurs dans le pied de page (contrairement à l'en-tête de l'image ci-dessus). Vous pouvez ajouter un numéro de page de base à partir du bouton Insérer> Numéro de page sur le ruban. Vous pouvez également l'ajouter à partir de l'onglet Conception qui s'affiche lorsque vous ajoutez l'en-tête et le pied de page.
Vous avez beaucoup de contrôle sur les numéros de page. Choisissez parmi une large gamme de formats numériques et personnalisez-les selon vos besoins. Dans ce cas, nous ajoutons le nombre au pied de page, mais vous pouvez les mettre en haut ou même en marge. Dans cet exemple, j'ai placé le numéro de page en bas à gauche. Mais, je voudrais changer l'apparence par défaut et le format.
Par exemple: L'utilisation d'une "Page X de XXX" permet d'avoir un meilleur indicateur sur un document long.
Sélectionnez le numéro de page. Allez dans Insérer> Pièces rapides . Dans le menu déroulant, sélectionnez Champ . Vous pouvez également accéder à la boîte de dialogue Champ à partir de l'onglet Conception de l'en-tête et du pied de page.
Choisissez NumPages dans la longue liste de noms de champs. De la boîte sur la droite, vous pouvez choisir un format spécifique. J'ai sélectionné l'habituel 1, 2, 3. Cliquez sur OK, et le numéro du nombre de pages apparaîtra. Maintenant, tout ce que vous avez à faire est d'ajouter votre texte comme la page X de XXX, et de changer l'aspect des chiffres avec les outils de formatage de texte habituels disponibles dans l'onglet Accueil.
Il ressemble maintenant à ceci:
Concevez le look sur n'importe quel numéro de page dans votre document et Word met à jour automatiquement tous les autres. Les numéros de page sont les éléments les plus communs dans un pied de page, mais ils peuvent également contenir toute autre information comme l'en-tête. À partir des options du groupe Insérer, vous pouvez ajouter la date et l'heure, les informations de document, les images, etc. à votre en-tête ou pied de page.
Ensuite, nous nous dirigeons vers le formatage du contenu.
Le tirage visuel de votre rapport professionnel s'accompagne de «l'embellissement» que vous appliquez au contenu. Le formatage est également une étape essentielle pour un document qui coule bien. Donc, vous devez concentrer beaucoup d'énergie sur le choix de la bonne police, de l'espace des paragraphes et des couleurs.
Ne t'inquiète pas. Même les artistes en difficulté trouveront cette partie facile car Microsoft Word est livré avec des thèmes et des styles visuels par défaut. Commençons par l'élément le plus élémentaire d'un document.
5. Choisissez et stylisez la bonne police
Votre choix de police dans un rapport Word professionnel Comment typer les polices dans Microsoft Word pour faire ressortir votre texte Comment typer les polices dans Microsoft Word pour faire ressortir votre texte Un texte bien formaté peut capter l'attention de votre lecteur et l'aider à traverser votre texte document. Nous vous montrons comment ajouter cette touche finale dans Microsoft Word. Read More détermine non seulement la manière dont le texte se détache, mais aussi comment il est imprimé. Vous voulez les deux pour un impact maximum.
Vous pouvez appliquer une police de caractères (c'est-à-dire l'aspect visuel de la police) à un document entier ou à des parties spécifiques d'un document. Tous les choix de police sont disponibles dans l'onglet Accueil. Allez à Accueil> Police .
La police par défaut dans Microsoft Word 2016 est Calibri. Regardez au-delà de ce que vous avez beaucoup d'autres à choisir. Si vous choisissez Times New Roman, vous pouvez être considéré comme paresseux, si vous choisissez Windings, eh bien ... Je ne pense pas que j'ai besoin d'expliquer cela. Assurez-vous donc de choisir une police facile à lire et qui convient au rapport.
Astuce: Baskerville et la Géorgie sont de bonnes alternatives au Times New Roman, trop utilisé
Essayez différents appariements de police pour le corps du texte et les titres (et sous-titres). Plusieurs sites Web comme FontJoy et TypeWolf vous aideront à expérimenter avec les appariements de polices. Vous pouvez également télécharger et utiliser des polices personnalisées. Mais rappelez-vous la règle du pouce - n'utilisez jamais plus de trois polices de caractères différentes dans un document.
Pour utiliser le lettrage pour améliorer votre texte Comment utiliser les lettrines pour améliorer votre texte dans Microsoft Word Comment utiliser les lettrines pour améliorer votre texte dans Microsoft Word Une lettrine est une addition stylistique à n'importe quel document. Cela demande de l'attention. Comment créer une lettrine dans un document Microsoft Word? Passons par le processus créatif simple. Lire la suite .
6. Style des paragraphes
Si vous voulez que vos lignes soient espacées à double interligne, ou à simple interligne, vous devez changer le format des paragraphes. En changeant l'espacement, vous pouvez rendre un document plus facile à lire ou donner l'impression qu'il est plus long et que vous y avez mis plus de travail.
Pour changer le paragraphe pour l'ensemble du document, il est préférable de sélectionner chaque bloc de texte; Sinon, si vous utilisez des en-têtes dans votre rapport, ils changeront également. Une autre meilleure option est si vous personnalisez le style particulier que vous utilisez pour mettre en forme le paragraphe.
Pour ce faire, allez dans Accueil > Styles . Cliquez avec le bouton droit sur le style que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier . Cliquez sur Format> Paragraphe qui se trouve en bas de la boîte de dialogue. Maintenant, modifiez l'espacement, l'indentation et l'alignement du paragraphe. Cliquez sur OK pour fermer les boîtes de dialogue.
Lorsque vous souhaitez modifier une plus petite partie du document, sélectionnez ce que vous souhaitez modifier. Faites un clic droit sur le texte en surbrillance et sélectionnez Paragraphe . La même boîte de dialogue que ci-dessus apparaîtra.
7. Contrôle des sauts de page
Un saut de page - par son nom même - divise un bloc continu de texte sur deux pages. Les sauts de page sont des éléments structurels importants pour les documents longs. Word insère automatiquement un saut de page à la fin de la page. Mais dans un document long, vous pouvez placer des sauts de page là où vous les voulez.
Pour insérer un saut de page manuel, cliquez sur Insérer> Saut de page. (Raccourci clavier: CTRL + Entrée)
Un saut de page ressemble à ceci lorsque vous cliquez sur la commande Afficher / Masquer dans le groupe Paragraphe .
Mais que se passe-t-il si vous souhaitez conserver un ensemble de lignes sur une page ou une colonne et ne pas les séparer en raison d'un saut de page? La mise en page est sous votre contrôle. Cliquez sur la petite flèche que vous voyez en bas à droite du groupe Paragraphe.
Dans la zone Paragraphe, cliquez sur sauts de ligne et de page. Sélectionnez parmi ces quatre options de pagination:
- Le contrôle Widow / Orphan place au moins deux lignes d'un paragraphe en haut ou en bas d'une page.
- Gardez avec ensuite empêche les pauses entre les paragraphes que vous voulez rester ensemble.
- Conserver les lignes ensemble empêche les sauts de page au milieu des paragraphes.
- Saut de page avant d' ajouter un saut de page avant un paragraphe spécifique.
8. Utiliser des styles et des thèmes
Styles et thèmes sont peut-être deux des fonctionnalités les plus sous-utilisées dans Microsoft Word 7 Fonctionnalités Microsoft Word sous-utilisées et comment les utiliser 7 Fonctionnalités sous-utilisées de Microsoft Word et comment les utiliser Êtes-vous en train de négliger certaines des fonctionnalités les plus utiles de Microsoft Word? Cette application dispose d'un nombre surprenant d'outils et d'options sous-utilisés. Nous avons déterré sept et vous montrerons comment les utiliser. Lire la suite . Mais je pense que vous devriez les utiliser à chaque occasion pour gagner beaucoup de temps.
Mais quelle est la différence entre un thème et un style? Microsoft dit:
Les thèmes fournissent un moyen rapide de changer la couleur et les polices générales. Si vous souhaitez modifier rapidement la mise en forme du texte, les styles Word sont les outils les plus efficaces.
Ainsi, comme les thèmes contrôlent l'aspect général avec la couleur, les effets et les polices, commencez par un bon thème pour votre document. Ensuite, utilisez Styles pour creuser dans les parties spécifiques dont vous voulez changer l'apparence.
Pour les thèmes: accédez à l'onglet Conception . Choisissez un thème de la galerie. Vous pouvez voir des aperçus de la combinaison de couleurs.
Pour les styles: sélectionnez la partie du texte que vous souhaitez modifier. Accédez au groupe Styles sur l'onglet Accueil . Vous pouvez voir des aperçus de ce qu'ils ressemblent. Choisissez le style qui convient à votre contenu. Par exemple, choisissez un style de titre pour les en-têtes de votre document. Ou, un style particulier pour les citations. Vous pouvez également modifier un style existant et créer de nouveaux styles à partir de zéro.
9. Légendes
Chaque image, graphique ou illustration a besoin d'une légende pour la décrire clairement. Il s'agit d'une seule ligne de texte, généralement située sous un graphique. Les légendes sont également une référence importante lorsque vous devez les mentionner dans un autre endroit. Beaucoup de documents omettent ce petit détail.
Il est facile d'ajouter une légende. Cliquez avec le bouton droit sur l'illustration à laquelle vous souhaitez ajouter une légende. Sélectionnez Ajouter une légende .
Dans la boîte de dialogue, ajoutez votre texte de légende et configurez les options restantes. Les légendes peuvent être automatiquement référencées dans Word.
10. Utilisez Quick Parts
Les documents professionnels peuvent devenir répétitifs. C'est pourquoi vous devriez commencer à utiliser Quick Parts pour le contenu standard que vous réutilisez tout le temps. Par exemple, disons qu'il y a une clause contractuelle que vous incluez avec chaque document. Ou, quelques informations d'introduction. Au lieu de copier-coller répété, enregistrez-les en tant que parties rapides et réutilisez-les encore et encore.
Quick Parts est également un type de bloc de construction . Vous pouvez voir la galerie de tous les blocs de contenu réutilisables dans l' organisateur de blocs de construction .
Enregistrez et réutilisez vos propres Quick Parts en deux étapes:
- Sélectionnez la phrase, la phrase ou toute autre partie de votre document que vous souhaitez enregistrer dans la galerie.
- Allez dans Insertion> Groupe de texte> Pièces rapides> Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapide . Changez le nom et ajoutez une description si vous aimez. Cliquez sur OK
Tout aussi facilement, vous pouvez réutiliser l'extrait de contenu enregistré.
Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer une sélection dans la galerie des pièces rapides. Allez dans Insertion> Groupe de texte> Pièces rapides . Cliquez ensuite sur la phrase, la phrase ou toute autre sélection enregistrée que vous souhaitez réutiliser.
Vous remarquerez trois autres catégories dans le menu Quick Parts.
Insertion automatique: Word 2016 a conservé l'ancienne fonctionnalité Insertion automatique. Cela fonctionne comme Quick Parts pour n'importe quel bloc de texte que vous utilisez beaucoup. Exemple: Une note que vous souhaitez utiliser avec chaque document.
Propriété de document: ensemble de propriétés constantes que vous pouvez inclure avec chaque document. Exemple: Nom de l'entreprise ou auteur.
Champs: Ce sont des éléments prédéfinis qui se mettent à jour automatiquement. Exemple: date, heure, numéros de page, etc.
N'oubliez pas que les entrées de la propriété de document peuvent parfois inclure des informations que vous ne souhaitez pas partager avec tout le monde. Alors, gardez un oeil sur ces champs et supprimez les données personnelles cachées Comment faire pour supprimer les données personnelles cachées dans Microsoft Office Comment faire pour supprimer les données personnelles cachées dans Microsoft Office Que révèlent les métadonnées dans vos documents Office à votre sujet? Découvrez quel type d'informations vous pourriez révéler et comment le supprimer à l'aide de la fonctionnalité Inspecteur de document dans Microsoft Office. Lire la suite chaque fois que nécessaire.
11. Décorer avec des bordures de page
Les bordures de page semblent bien non seulement sur les flyers et les invitations. Si c'est bien fait, ils peuvent ajouter une touche de classe à un document. Une variété de styles et de largeurs de lignes et de bordures d'art sont disponibles dans le menu Conception du ruban.
Allez dans Conception> Bordures de page.
Dans la zone Bordures et ombrage, utilisez l'onglet Bordure de page pour concevoir votre bordure.
Les paramètres sont explicites. Essayez Shadow ou 3-D avec les bonnes couleurs pour ajouter une bordure subtile mais élégante. Les styles Art avec leurs frontières clip-art pourraient être trop criards pour les documents professionnels.
Utilisez les quatre boutons de coin dans la fenêtre Aperçu pour sélectionner les côtés de la page pour dessiner des bordures. Cliquez sur ces boutons pour supprimer ou ajouter des bordures, comme vous le souhaitez.
Placez le curseur sur la première page d'un document si vous souhaitez placer une bordure autour de la première page uniquement. Vous pouvez également mettre des bordures autour de certaines pages dans une section. Placez le curseur dans la section - soit dans la première page de cette section ou dans une page suivante.
Références et collaboration
Un rapport Word peut sembler une corvée impossible à gérer. C'est comme organiser un million de tas de foin en petites piles bien rangées. L'idée est de savoir précisément quelle pile a la broche que vous recherchez. Ces fonctionnalités sont destinées à le rendre plus facile.
1. Créer un index
Lors de l'écriture de documents volumineux tels qu'un rapport contenant beaucoup d'informations, une page de contenu peut ne pas suffire. Un index doit apparaître à la fin du document, avec des numéros de page pour les mots-clés et des informations dans le rapport. Créez un index pour aider le lecteur à référencer les bonnes informations avec juste le numéro de la page.
Faites un index si votre document a plus de 20 pages. Microsoft Word 2016 ne laisse pas le processus vous submerger. Il a essentiellement deux parties:
- Sélectionnez les mots ou les informations que vous souhaitez inclure dans l'index.
- Placez l'index au bon endroit dans votre document.
Vous pouvez faire défiler le document fini et marquer les mots ou les phrases que vous souhaitez inclure dans l'index ou les marquer au fur et à mesure. De toute façon, sélectionnez le texte que vous souhaitez utiliser comme une entrée d'index ou cliquez sur l'emplacement où vous souhaitez insérer l'entrée.
1. Cliquez sur Références > Marquer l'entrée .
2. Modifiez le texte dans la boîte de dialogue Marquer l'entrée d'index . Vous pouvez également ajouter une sous-entrée qui définit le mot principal que vous avez utilisé dans l'index. Vous pouvez ajouter plusieurs niveaux et chacun apparaît en retrait sous l'entrée principale.
3. Sous Options, vous pouvez également créer une référence croisée à une autre entrée principale. Un lecteur peut l'utiliser pour renvoyer des informations connexes ailleurs dans le même document.
4. Utilisez le format de numéro de page pour décider de l'apparence des numéros de page dans l'index.
5. Cliquez sur Marquer pour marquer l'entrée d'index. Pour marquer ce texte partout dans le document, cliquez sur Marquer tout .
6. Répétez le processus pour tous les mots et expressions que vous souhaitez inclure dans l'index.
Vous avez maintenant construit votre index. Insérez-le au bon endroit vers la fin du document.
1. Cliquez sur la page où vous voulez insérer l'index.
2. Cliquez sur Références> Insérer un index .
3. La boîte de dialogue Index est affichée. Ici, vous pouvez choisir de mettre en forme les entrées de texte, les numéros de page, les onglets et les caractères de repère.
4. Choisissez l'apparence des différents formats dans la liste et vérifiez la fenêtre de prévisualisation sur la droite. Rappelez-vous, la fenêtre Aperçu ne vous montre pas l'index réel. C'est juste une "simulation" de la façon dont ça va ressembler.
5. Cliquez sur OK . Votre index est maintenant prêt.
Parfois, vous devrez peut-être ajouter plus d'entrées à l'index après l'avoir inséré sur la page. Marquez l'entrée et accédez à Références> Mettre à jour l'index pour inclure les nouvelles mentions.
Ajoutez également un en-tête pour l'index, car Word ne le fait pas automatiquement.
2. Créer des bibliographies
Votre document est presque terminé. Maintenant, vous devez créditer tous les autres travaux de recherche et idées que vous avez référencés dans votre document. Il est temps pour une bibliographie.
Un rapport d'entreprise n'a peut-être pas besoin d'une bibliographie, mais un article académique n'est pas terminé sans un. La bibliographie est l'un des travaux les plus pénibles dans un rapport académique. Vous devez avoir toutes vos citations en ordre avant de vous asseoir pour encadrer la bibliographie. Décidez également du style de citation (typiquement MLA, APA ou Chicago) selon les directives de votre sujet.
N'hésitez pas à profiter des générateurs de citation et de bibliographie tiers Les meilleurs outils de citation et de bibliographie pour rédiger un meilleur document de recherche Les meilleurs outils de citation et de bibliographie pour rédiger un meilleur document de recherche Voici quelques outils de citation et de bibliographie. gratuitement, cela vous aidera à citer correctement vos sources et à rassembler votre bibliographie, aussi complexe soit-elle. Lire la suite pour la construction de cette section.
Mais, Microsoft Word 2016 dispose d'un ensemble d'outils complet pour rendre ce processus aussi indolore que possible. Alors, allez au point dans le document où vous voulez placer la bibliographie. C'est bien si vous avez au moins une citation à inclure, mais même si vous ne le faites pas, Word 2016 vous permet d'utiliser une citation d'espace réservé et de remplir les sources plus tard.
Cliquez sur Références> Bibliographie .
Word propose quelques styles de bibliographie qui ne diffèrent que par leurs noms de rubrique. Choisissez le style approprié, puis insérez des citations à partir du bouton dans le groupe Citations & Bibliographie .
L'outil de bibliographie comporte quelques étapes. Par souci de brièveté, je vous dirigerai vers l'excellente page d'aide de Microsoft Office, qui est un guide étape par étape.
Quelques articles académiques vous demanderont de créer une bibliographie annotée Comment créer une bibliographie annotée dans Microsoft Word Comment créer une bibliographie annotée dans Microsoft Word Une bibliographie annotée est une partie importante de n'importe quel document de recherche. Voyons voir comment en créer un avec l'aide de Microsoft Word. Lire la suite . C'est une version plus étoffée d'une bibliographie avec une liste de citations à des revues, livres, articles et autres documents suivie d'un court paragraphe. Le paragraphe est une description de la source et comment elle prend en charge votre papier.
3. Référencement
Vous pouvez utiliser une référence croisée pour aider le lecteur à parcourir un long document. À tout moment dans un document, vous pouvez indiquer au lecteur de se reporter à un en-tête, un numéro de page, une image, un graphique, une note de bas de page, une note de fin et un paragraphe. Un lien de référence croisée est une manière simple de connecter des informations connexes. Il suffit au lecteur de cliquer sur le lien pour accéder à cet extrait d'information.
Voici comment vous commencez:
1. Sélectionnez l'emplacement de la référence croisée et tapez le texte qui en avertit le lecteur. Par exemple: "Reportez-vous au graphique 3 pour les tendances futures."
2. Allez dans Insertion> Référence croisée .
3. Dans la zone Type de référence, cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner ce que vous voulez lier.
4. Les options de la liste déroulante Insérer une référence à changeront selon votre choix ci-dessus.
5. Dans le champ Pour quoi, parcourez les choix et indiquez à Word les informations exactes à lier.
6. Cochez la case Insérer en tant que lien hypertexte pour créer le lien hypertexte pour les informations référencées.
7. Cliquez sur Insérer pour inclure la référence croisée dans le document.
Rappelez-vous, notre mention de légendes? Vous pouvez faire des références croisées à des équations, des figures, des graphiques et des tableaux si vous avez utilisé des légendes au-dessous.
Word ne peut pas créer une référence croisée pour quelque chose qui n'existe pas. Word vous informera de ces erreurs et mettra à jour automatiquement les références croisées lorsque vous modifiez le numéro de page ou le texte de l'élément référencé.
4. Utilisation des commentaires
Un rapport professionnel peut être un travail solitaire ou vous pouvez prendre l'aide d'une équipe pour préparer la première ébauche. L'humble Commentaire est l'un des outils les plus sous-utilisés d'un document Word. Il est affiché en tant que bulle de couleur rectangulaire dans la marge ou dans le volet Révision.
Vous pouvez utiliser les commentaires comme de petits "stickies" ou notes personnelles. Laissez-vous des petites notes dans les marges lorsque vous écrivez, modifiez et révisez votre chemin à travers un rapport ou un manuscrit. Soyez créatif - ajoutez des liens supplémentaires à d'autres ressources, utilisez-les pour obtenir des conseils et des pointeurs, créez un lien vers différentes parties d'un document ou créez un lien de retour pour vos lecteurs.
Microsoft Word 2016 est également un outil d'écriture collaborative amélioré 9 Nouvelles fonctions Office Online pour gérer les documents et la collaboration 9 Nouvelles fonctions Office Online pour gérer les documents et la collaboration Office Online est la suite Office gratuite de Microsoft. Les mises à niveau récentes ont introduit de nouvelles fonctionnalités Office 2016 et amélioré l'intégration OneDrive, Dropbox et Skype. Explorons les nouvelles options. Lire la suite . Les commentaires jouent un rôle important dans la communication des commentaires au sein d'une équipe. Voici comment fonctionne le système de commentaires ...
1. Mettez en surbrillance le texte auquel vous souhaitez ajouter un commentaire ou cliquez à la fin d'un bloc de texte.
2. Allez dans Insérer> Commentaire . Tapez votre commentaire dans la boîte. Les commentaires apparaissent dans la zone de balisage sur la droite. La vue Imprimer la mise en page est généralement la meilleure façon de voir les commentaires à côté du texte.
3. Accédez à l'onglet Révision et consultez d'autres options pour les commentaires. Cet onglet affiche également tous les contrôles permettant de suivre les modifications et les commentaires dans un document collaboratif. Utilisez les options de marquage pour afficher ou masquer les commentaires. Par exemple: Aucun marquage ne masquera les commentaires et la zone de balisage sur la droite.
Finaliser votre rapport
Une fois que la majeure partie de votre rapport est terminée et enregistrée, il est temps de finaliser votre rapport. Quand je dis finaliser, je ne veux pas dire le relire. Cela devrait être fait aussi. Maintenant, vous devez prendre les mesures de sécurité pour protéger le rapport contre les changements non autorisés et le plagiat.
Ces mesures de sécurité donneront un niveau d'authenticité supplémentaire à votre fichier électronique avant de le partager.
Cette section couvrira:
- Signatures
- Insérer des filigranes
- Rendre le document 'en lecture seule'
- Mot de passe protéger votre document
- Imprimez votre document au format PDF
1. Signatures
Vous pouvez ajouter une signature pour une touche personnelle au rapport. Mais une simple signature de texte n'a pas besoin d'authentification. Une signature numérique est le meilleur moyen de protéger votre document contre tout accès non autorisé. Une signature numérique Votre signature électronique est-elle légale partout dans le monde? Votre signature électronique est-elle légale partout dans le monde? Les signatures électroniques sont-elles valables et légales partout dans le monde? Sont-ils plus préférables à la signature manuscrite encrée dans un monde sans papier? Nous regardons ce que la loi dit globalement. Read More confirme que le document provient du signataire et n'a pas été altéré de quelque façon que ce soit.
Créons une ligne de signature dans Microsoft Word 2016.
Dans le document, placez votre curseur à l'endroit où vous voulez créer une ligne de signature.
1. Allez dans Insertion > Groupe de texte > Ligne de signature et cliquez sur Ligne de signature Microsoft Office .
2. La boîte de dialogue Configuration de la signature s'affiche. Remplissez les champs comme indiqué. Si vous envoyez le document à quelqu'un d'autre pour signature, ajoutez des instructions pour le signataire dans le champ qui lui est réservé ( instructions au signataire ). Le signataire peut également ajouter le but de la signature si la case Autoriser le signataire à ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer est cochée.
3. Cliquez sur OK et le document affichera maintenant un espace réservé pour la signature.
Entrez une signature:
Lorsque vous devez signer un document avec une signature numérique, rendez-vous sur la ligne de signature et faites un clic droit dessus.
Vous serez invité à signer avec une identification numérique. Si vous n'en avez pas, Microsoft vous demandera d'en obtenir un auprès d'un partenaire de service de signature.
Si vous n'avez pas d'identifiant numérique, vous pouvez simplement insérer une représentation textuelle d'une ligne de signature. Vous pouvez utiliser une signature écrite ou une image ne nécessitant pas d'authentification.
2. Insérer des filigranes
Un filigrane Microsoft Word est un indicateur visuel "faux" mais toujours utile pour l'état du document. Par exemple, vous pouvez utiliser un filigrane qui dit «Brouillons» pour le différencier de la version finale du document. Ou, utilisez le filigrane pour suggérer que le document est "Copyright" ou "Confidentiel".
La marque "Brouillon" est la plus courante. Mais, Microsoft Word vous donne plusieurs autres filigranes à choisir.
1. Allez dans Conception > Arrière - plan de page et choisissez Filigrane . Le bouton Filigrane sera activé dans la vue Imprimer uniquement.
2. Vous pouvez choisir une image ou un filigrane de texte dans la galerie. Les deux versions horizontales et diagonales sont disponibles. La boîte de dialogue vous donne toutes les options de personnalisation pour l'aspect final du filigrane. Essayez différentes polices, mises en page, tailles et couleurs.
3. Vous pouvez taper votre propre texte dans le champ Texte pour créer votre filigrane personnalisé.
4. Choisissez OK pour appliquer le filigrane à votre document. Word applique automatiquement le filigrane à chaque page à l'exception de la page de titre.
3. Rendre les documents "Lecture seule"
Un rapport professionnel par sa nature ne devrait pas avoir besoin d'être édité par ses lecteurs. La conversion du document en PDF est un moyen. Mais, vous pouvez également appliquer quelques restrictions supplémentaires dans Microsoft Word et empêcher toute modification ou omission accidentelle de quelque nature que ce soit.
Il y a trois façons de protéger un document.
Premier - Faites votre document "en lecture seule".
Cela garantit que votre document peut uniquement être lu ou copié. Cela n'empêchera personne de copier le fichier et d'apporter des modifications à la copie.
1. Allez dans l'onglet Fichier > Info > Protéger le document > Marquer comme final.
2. Lorsque les lecteurs ouvrent un document, une barre au-dessus invite les lecteurs à traiter ce document en lecture seule. Mais, ils peuvent cliquer sur "Modifier quand même" pour ouvrir le document en mode Edition.
Deuxième - Mot de passe protéger votre document.
Protégez votre document contre les modifications indésirables avec une barrière de mot de passe.
1. Sous Protéger le document, choisissez Chiffrer avec mot de passe . Tapez un mot de passe et cliquez sur OK .
2. Dans la zone Confirmer le mot de passe, tapez à nouveau le mot de passe, puis cliquez sur OK . Le document s'ouvrira avec le lecteur invité pour un mot de passe.
Microsoft utilise l'AES (Advanced Encryption Standard), une longueur de clé de 128 bits, SHA1 (algorithme de hachage cryptographique qui génère une clé de 160 bits presque unique pour remplacer le texte en clair) et CBC (chaînage de blocs de chiffrement) maux de tête -deserved.
Troisième - Restreindre l'édition.
Cette fonction de contrôle vous aide en tant qu'auteur à décider quelles parties du document les autres peuvent modifier et lesquelles seront verrouillées. Pensez-y comme le videur qui laisse entrer les VIP mais qui, autrement, barre la porte aux gens ordinaires.
1. Allez à Review > Restreindre l'édition .
2. Sous Restrictions d'édition, cochez Autoriser uniquement ce type d'édition dans le document et assurez-vous que la liste indique Aucun changement (Lecture seule) .
Aucun changement (lecture seule) est le type de restriction par défaut. Pour un niveau de restriction différent pour le document, cliquez sur le menu et sélectionnez Changements suivis, Commentaires ou Remplissage des formulaires.
3. Pour libérer certaines sections du blocage d'édition, sélectionnez les sections à éditer sans restrictions. Pour sélectionner plusieurs zones, cliquez sur CTRL tout en sélectionnant la zone à l'aide de la souris.
4. Vous pouvez cocher Tout le monde sous Exceptions (facultatif) dans le panneau Limiter l'édition. Ou, cliquez sur Plus d'utilisateurs ... et n'autorisez que des utilisateurs spécifiques à modifier les sections. Les zones autorisées seront marquées avec des crochets.
5. Cliquez sur Oui, Commencer à appliquer la protection .
Maintenant, tapez un mot de passe unique dans la boîte qui s'ouvre. Vous devez le taper à nouveau pour le confirmer.
Le mot de passe est facultatif. Mais cela garantit que personne ne peut simplement cliquer sur Arrêter la protection et éditer le document. Si vous êtes toujours paranoïaque, allez-y et cryptez votre document Microsoft Word Comment protéger et crypter vos fichiers Microsoft Office Comment mot de passe Protéger et crypter vos fichiers Microsoft Office Cela vous dérangerait si quelqu'un jetait un coup d'œil à vos carnets OneNote ou avait accès à votre Word documents? Si votre réponse est oui, laissez-nous vous montrer comment protéger vos fichiers Office. Lire la suite comme nous l'avons fait dans le deuxième processus ci-dessus.
4. Imprimez votre rapport au format PDF
Le format de document portable présente de nombreux avantages. Ce n'est pas le moins important, c'est sa compatibilité multiplateforme sur tous les ordinateurs. Votre document est prêt et vous devez le partager ou l'envoyer pour l'imprimer. De nombreux rapports professionnels - par exemple, un document juridique - doivent conserver le format comme prévu.
Enregistrer ou convertir une copie en PDF. Microsoft Word 2016 n'a pas besoin de compléments tiers.
Allez dans Fichier > Exporter > Créer un fichier PDF / XPS .
N'oubliez pas que votre document Word peut contenir des informations sensibles que vous ne souhaitez pas inclure dans le fichier PDF. Supprimez-le avant de publier au format PDF. Dans la fenêtre Publier en tant que PDF ou XPS, choisissez Options . Puis sélectionnez Document et effacez les propriétés du document . Définissez les autres options souhaitées et choisissez OK .
Accédez à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier et cliquez sur Publier .
L'étape suivante…
Vous êtes proche de la ligne d'arrivée. Le rapport est prêt à être remis à vos lecteurs. Mais il reste un dernier travail.
Tournez les pages et assurez-vous (encore) que votre rapport est facile à lire. Approchez-le avec l'oeil du lecteur. Avez-vous organisé vos pensées et écrit de manière persuasive? L'information circule-t-elle bien avec les graphiques et les illustrations? Peuvent-ils survoler et trouver l'information rapidement? Le texte est-il lisible? Utiliser le score de lisibilité Comment obtenir le score de lisibilité de n'importe quel document Word Comment obtenir le score de lisibilité de n'importe quel document Word Savoir comment votre document est difficile à comprendre peut vous aider à devenir un meilleur rédacteur. Voici comment faire Microsoft Word vous donner des informations de lisibilité. Lire la suite pour évaluer le niveau de lisibilité de vos documents en tant que dernière étape.
Vous avez peut-être remarqué que nous ne couvrions pas certains aspects de Microsoft Word. Par exemple, Microsoft Word Tables 8 Conseils de mise en forme pour des tableaux parfaits dans Microsoft Word 8 Conseils de mise en forme pour des tableaux parfaits dans Microsoft Word Un tableau est plus qu'une simple grille de cellules. Dans Word, les tables ne sont pas uniquement des conteneurs de données mais des outils de mise en forme essentiels. Découvrez comment gérer ce double rôle avec huit conseils simples. Lire la suite est un outil important pour l'affichage des données. Ou, la puissance des listes Comment formater et gérer des listes dans Microsoft Word Comment formater et gérer des listes dans Microsoft Word Peu importe combien de listes à puces ou numérotées vous avez créées avec Microsoft Word dans votre vie jusqu'à présent, je parie que vous apprendrez quelque chose nouveau de ce guide! Ou avons-nous oublié quelque chose? Lire la suite dans la gestion de l'information.
Microsoft Word a plus d'un quart de siècle et contient de nombreuses fonctionnalités. À MakeUseOf, nous avons couvert tous les coins et recoins de cette bête. Alors, utilisez nos ressources pour en savoir plus sur ce logiciel gratuitement. Chaque nouvelle fonctionnalité de Microsoft Word 10 fonctionnalités cachées de Microsoft Word qui rendra votre vie plus facile 10 fonctionnalités Microsoft Word cachées qui rendront votre vie plus facile Microsoft Word est trompeusement simple. Vous allez bien tant que vous lancez un document et tapez simplement. Mais Microsoft Word ne serait pas le couteau suisse sans ses fonctionnalités productives. Lire plus appris vous rendra la vie plus facile.
Faites briller votre rapport
Comme l'a dit l'auteur Nathaniel Hawthorne,
La lecture facile est sacrément difficile à écrire
N'est-ce pas vrai pour la rédaction de rapports professionnels aussi? Après tout, si quelqu'un a le choix, personne ne voudra le lire. Écrire un rapport d'activité et l'utiliser pour communiquer sont deux choses différentes. Microsoft Word est juste un outil - c'est votre travail à engager.
Quelles sont les meilleures pratiques pour rédiger des rapports professionnels? Dites le nous dans les commentaires.