Les listes de choses à faire sont des outils fondamentaux dans notre recherche sans fin pour être plus productif. Il existe d'innombrables applications, stratégies, théories et méthodes pour maintenir la liste des tâches les meilleures et les plus productives.
Mais pourrions-nous nous tromper? La liste des choses à faire pourrait-elle nous retenir? Beaucoup de gens très productifs disent oui. Et ils ont des idées intéressantes sur la façon d'être plus productif sans utiliser une liste de choses à faire.
Pourquoi les listes à faire peuvent être contre-productives
Les listes de tâches ont certainement des avantages - si ce n'est pas le cas, nous ne les utiliserions pas en premier lieu. Mais ils ont aussi de sérieux inconvénients.
Par exemple, les listes de choses à faire peuvent devenir un outil majeur de la procrastination. Avez-vous déjà décidé de vous asseoir et d'organiser votre liste au lieu de vous lancer dans une tâche? J'ai certainement - et plus que quelques fois. Nous avons l'impression d'être productifs lorsque nous travaillons sur notre liste au lieu de travailler réellement.
D'un autre côté, les listes de choses à faire nous donnent l'impression de ne jamais en avoir assez. À quand remonte la dernière fois que vous avez coché tous les éléments de votre liste? Je pense que je l'ai fait une fois au cours des trois ou quatre dernières années. Même si vous découvrez comment être plus productif, vous n'aurez jamais l'impression d'avoir réussi.
Une raison pour laquelle nous ne vérifions jamais toutes les choses sur la liste est que les listes de tâches ne prennent pas de temps en compte. À moins que vous n'ayez une liste extrêmement détaillée, un projet de 10 heures ressemblera exactement à un projet de 10 minutes. Et vous vous sentez très productif si vous cochez beaucoup de petites tâches moins importantes qui ne prennent que quelques minutes.
Tous ces choix peuvent sembler agréables parce que vous avez toujours quelque chose sur lequel vous pouvez travailler, mais les listes de choses à faire nous submergent de choix. Si vous avez 47 choses sur votre liste, votre cerveau commence à se battre. Il devient débordé, et les émotions négatives commencent à faire surface. Et puis vous êtes paralysé et ne finissez pas par faire quoi que ce soit.
Bien sûr, beaucoup de gens trouvent que les listes de choses à faire les aident à être plus productifs. Trouver le système de productivité parfait Comment créer le dernier système parfait de gestion du temps Vous utiliserez jamais Comment créer le dernier système parfait de gestion du temps Vous utiliserez jamais La productivité est une recherche constante pour plus d'organisation avec moins de travail. Un moyen d'accomplir tout ce que vous rêvez d'accomplir, sans perdre votre sommeil. Ce système automatisé de gestion du temps peut-il tout faire? Lire la suite pour votre propre vie est la première étape pour déterminer comment en faire plus en une journée. Que vous utilisiez ou non une liste de choses à faire dépend de vous.
Mais je vous encourage à considérer comment vous pourriez être plus productif en apportant les changements suivants à votre régime de productivité quotidien.
Vivre dans votre calendrier
Daniel Markowitz, dans une pièce pour Harvard Business Review, présente une alternative aux listes de tâches qu'il appelle «vivre dans votre calendrier». L'idée est simple: enlever vos tâches de votre liste, estimer combien de temps ils vont prendre, et les déplacer à votre calendrier.
Planifier des tâches - pas seulement en utilisant votre calendrier comme votre liste de choses à faire - a beaucoup d'avantages. Beaucoup de gens trouvent qu'en voyant du temps dédié à des activités spécifiques, ils sont plus susceptibles de faire ces tâches et de rester concentrés. D'autres rapportent que cela les empêche d'essayer de planifier trop en une journée.
Avoir un rappel visuel du nombre de choses sur lesquelles vous travaillez vous aidera à prioriser vos projets actuels et à déterminer si vous pouvez dire «oui» à de nouveaux projets.
Kevin Kruse a interrogé «plus de 200 milliardaires, olympiens, étudiants et entrepreneurs» sur la gestion du temps et la manière d'être plus productif. Combien pensez-vous ont dit qu'ils utilisent une liste de choses à faire? Pas une. Mais beaucoup d'entre eux vivaient dans leurs calendriers.
Nous avons discuté du blocage du temps Comment bloquer l'heure sur Google Agenda pour une journée de travail productive Comment bloquer l'heure sur Google Agenda pour une journée de travail productive Avez-vous du mal avec la gestion du temps? Nous vous montrons comment bloquer l'heure sur votre agenda Google pour augmenter l'attention, réduire le stress et améliorer la productivité. Lire la suite dans le passé, et c'est exactement ce dont nous parlons ici. Fixez des heures précises pour travailler sur des tâches spécifiques et respectez votre emploi du temps.
Suivez la règle des deux minutes
L'une des raisons pour lesquelles les listes de tâches se remplissent si rapidement est que nous mettons souvent des tonnes de petites tâches là-bas. C'est quand les choses commencent à devenir écrasantes et nous sommes stressés. L'une des meilleures méthodes pour résoudre ce problème est de suivre la règle des deux minutes. Si une tâche prend moins de deux minutes, ne la mettez pas sur une liste, faites-le.
Cela gardera un nombre choquant d'éléments hors de votre liste. Activez votre carte de crédit, retournez ce courriel, levez-vous et étirez-vous, vous serez étonné de voir combien de choses vous pouvez faire en deux minutes. Et cela se traduit directement par la suppression d'éléments de votre liste. Finalement, vous pouvez trouver que vous n'avez pas besoin d'une liste du tout!
Focus sur les habitudes de développement
Vous connaissez les grandes choses que vous devez faire. Ce sont les petits qui remplissent votre liste de choses à faire et s'habituent à remettre à plus tard les choses les plus importantes. Des articles comme «nettoyer la maison», «acheter des produits d'épicerie» et «gérer les courriels» figurent souvent sur votre liste pendant des jours, vous narguant à plusieurs reprises.
C'est là que les habitudes sont utiles.
Prenez l'habitude de gérer votre boîte de réception pendant 30 minutes tous les après-midi avant de quitter le travail. Ou tout de suite dans la matinée. Commencer à faire l'épicerie certains jours de la semaine après le travail. Renvoyer les appels téléphoniques un certain jour de la semaine.
Habitudes de productivité pour enfin pirater votre vie dans la nouvelle année 12 Habitudes de productivité pour enfin pirater votre vie dans la nouvelle année Une résolution commune pour la plupart des travailleurs est d'être plus productif. Dans cet article, nous explorerons douze mauvaises habitudes que vous pouvez modifier - une par mois - pour améliorer considérablement la productivité de votre charge de travail. Lire la suite . Et lorsque vous avez créé plus d'habitudes, vous pouvez supprimer plus de choses de votre liste de choses à faire. Finalement, vous serez réduit aux plus grands, et c'est à ce moment que le blocage du temps et le calendrier commencent vraiment à avoir un effet positif.
Automatiser et déléguer de petites tâches
Encore une fois, ce sont les petites choses qui remplissent votre liste et vous stressent. L'automatisation peut faire beaucoup pour aider à résoudre ce problème. Comment le minimalisme financier vous aide à économiser de l'argent et à éliminer le stress Comment le minimalisme financier vous aide à économiser de l'argent et à éliminer le stress Il est facile de laisser déraper vos finances, mais l'utilisation des principes du minimalisme peut vous aider à les maîtriser. réduire le stress. Lisez la suite de sorte que vous n'avez presque rien à faire - et cela vous fera gagner beaucoup de temps. Vous pouvez également automatiser les courriels de suivi, ce qui (en fonction du nombre de courriels que vous envoyez) pourrait vous faire économiser des heures chaque semaine.
Avec IFTTT ou Zapier, vous pouvez automatiser n'importe quelle tâche numérique. La technologie de maison intelligente vous permet d'automatiser les choses autour de votre maison. Vous pouvez également utiliser un Arduino pour automatiser votre maison Idées de projet Arduino pour une maison automatisée Idées de projet Arduino pour une maison automatisée Ne serait-il pas génial d'arroser votre serre sans quitter votre chaise? Un Arduino peut être utilisé comme élément clé de certains projets de domotique - en voici cinq! Lire la suite .
Lorsque vous ne pouvez pas automatiser quelque chose, envisagez de le déléguer à quelqu'un d'autre. Il est difficile de demander de l'aide, mais cela peut faire une grande différence dans votre vie. Vous pouvez déléguer à la maison: demandez à votre conjoint ou vos enfants de l'aide autour de la maison. Ou au travail: demandez à quelqu'un qui est dans une meilleure position d'accomplir une tâche pour prendre le relais pour vous. Vous pouvez même déléguer parmi vos amis: demandez à quelqu'un d'autre de planifier le prochain rassemblement pour vous faire gagner du temps.
Si vous n'avez pas de personnes autour de vous qui peuvent assumer des tâches, envisagez d'engager un assistant. Assistants virtuels 20 façons qu'un assistant virtuel humain peut vous faire gagner du temps 20 façons qu'un assistant virtuel humain peut vous faire gagner du temps Apprenez quels types de tâches vous pouvez externaliser de manière fiable à un assistant virtuel et vous économiserez des heures chaque jour. Nous vous montrons comment commencer. Lire la suite (VAs) sont relativement abordables, surtout si vous les embaucher pour seulement quelques heures par semaine, et peut prendre soin de beaucoup de tâches répétitives pour vous. Si vous cherchez des façons d'être plus productif, un VA est difficile à battre.
Il faut du temps pour que l'automatisation et la délégation soient opérationnelles, mais une fois que c'est fait, vous serez étonné de voir combien de choses vous n'avez plus besoin de mettre dans une liste.
Ou changer la façon dont vous faites des listes
Si vous planifiez tout, appliquez la règle des deux minutes, améliorez vos habitudes et trouvez des moyens d'automatiser et de déléguer, il y a de fortes chances que vous n'ayez plus besoin de votre liste de tâches. Si vous n'êtes pas encore prêt à faire le saut, pensez à changer la façon dont vous faites votre liste de choses à faire.
Ma méthode préférée pour cela est d'adopter la liste de tâches à trois éléments. C'est exactement ce que cela ressemble: vous ne mettez que trois choses dessus.
Lorsque vous savez que vous êtes limité à trois éléments, vous ne mettez que les tâches les plus importantes pour votre journée sur papier. Cela vous encourage à vous concentrer sur les grands problèmes et à laisser les plus petits se mettre en place plus tard.
Ça ne va pas être facile. Mais je vous encourage fortement à essayer. Réduire le nombre d'éléments sur votre liste peut être une expérience très libératrice.
Tuez vos listes de choses à faire et soyez plus productif
Si vous voulez des conseils sur la façon d'avoir une vie plus productive, vous pourriez être surpris de ma suggestion que vous cherchez une alternative à votre liste de choses à faire. Cela va à l'encontre de nombreux conseils que vous avez déjà lus. Et ça va vraiment se sentir bizarre.
Il y a des preuves convaincantes que c'est un bon moyen d'y aller. La recherche de comment être plus productif ne finit jamais. Mais se débarrasser de votre liste de tâches est une bonne étape.
Utilisez-vous toujours une liste de choses à faire? Ou utilisez-vous votre calendrier? Comment restez-vous productif? Partagez votre opinion dans les commentaires ci-dessous!