Le bureau sans papier L'avenir est là - Votre guide pour avoir une vie sans papier aujourd'hui Le futur est là - Votre guide pour avoir une vie sans papier Aujourd'hui sans papier - un terme qui est utilisé assez souvent de nos jours. Mais qu'est-ce que ça veut dire? Et dans quelle mesure cela s'applique-t-il? Certes, nous utilisons tous encore le papier dans une certaine mesure malgré les progrès réalisés ... Read More semble enfin attirer l'attention. En partie cela peut être dû à l'idée encore plus populaire du minimalisme Comment être un minimaliste efficace dans votre vie quotidienne Comment être un minimaliste efficace dans votre vie quotidienne De plus en plus de gens choisissent d'adopter le minimalisme. Dans certaines situations, cela peut causer des ravages frustrants dans votre vie quotidienne. Avec un peu de planification, il n'est pas nécessaire d'en venir là. Lire la suite . Mais est-ce tout un nirvana sauveur d'arbres ou un cauchemar de proportions A4?
Nous étudions les avantages et les inconvénients, ainsi que des conseils pratiques, afin que vous puissiez vous faire votre propre idée et continuer tout de suite.
Les avantages d'un bureau sans papier
Voyons d'abord les avantages de dire adios sur papier.
Se débarrasser de la machine de télécopie obsolète
Malgré le fait que le télécopieur ait été transformé en un appareil archaïque, il y en a encore qui insistent pour l'accrocher à leurs ongles. Ce sont les personnes dont le numéro de télécopieur est affiché en évidence sur leur carte de visite. Ce sont les gens qui ne peuvent pas accepter que quelque chose appelé "email" a été inventé, et par conséquent, ils se noient sous une mer de papier fax.
Si quelqu'un comme ça insiste absolument pour que quelque chose doive vous être faxé, alors il y a des façons de les accommoder, sans avoir à faire face à des bourrages de papier, et des arbres tombés sur votre conscience. De nombreux services en ligne peuvent vous attribuer un "numéro de fax virtuel" et l'autre personne peut faxer à ce numéro. La télécopie est ensuite convertie en pièce jointe à un e-mail et vous est envoyée via les liens inter-sites.
L'inconvénient est que les plans gratuits pour ces sites sont incroyablement restrictifs. Pour obtenir un service décent, vous devrez payer pour un plan mensuel.
Quelques-uns à regarder comprennent Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax et FreeFaxtoEmail.
Avoir plus d'espace pour le tango
À l'heure actuelle, j'ai plusieurs boîtes pleines de documents datant de 15 ans. Ils sont assis dans mon bureau en attente d'être scannés pour pouvoir enfin déchiqueter les originaux en papier. Pendant ce temps, pendant que mon meilleur ami Procrastinate reste avec moi, je suis constamment en train de trébucher sur les boîtes, de me frapper les hanches contre eux et de leur jurer la tête en général.
Quand je serai enfin en train de numériser le papier, je vais avoir une énorme fête de déchiquetage et une boisson à chaque fois qu'un document passe dans la déchiqueteuse (à la fin, je serai totalement sans jambes). Mais ce dont je rêve vraiment, c'est d'avoir énormément d'espace dans mon bureau. Je peux utiliser cet espace pour commencer à danser, ou lutter contre le chien. Et rappelle-moi de quelle couleur est mon sol.
Si vous êtes une entreprise qui dépense beaucoup d'argent pour stocker vos documents, pensez à combien vous économiserez en scannant ces documents et en brûlant tout le lot. Le moral des employés va passer à travers le toit.
Sauver l'environnement de nous-mêmes
L'avantage le plus évident est bien sûr l'environnement. Trop d'arbres sont abattus et la forêt amazonienne disparaît en partie pour nourrir l'industrie des pâtes et papiers. Tout ce que nous pouvons faire pour ralentir cela est évidemment une bonne nouvelle pour la planète sur laquelle nous vivons. Nous imprimons trop et trop de papier est gaspillé. En passant à un environnement sans papier, vous pouvez faire votre part pour Mère Nature.
Si vous DEVEZ imprimer quelque chose Top Conseils et outils pour vous aider à imprimer des pages Web Principaux conseils et outils pour aider à imprimer des pages Web Peu importe à quel point vous essayez d'aller sans papier, parfois vous avez juste besoin d'imprimer cette page Web. Il peut s'agir de directions, d'un article pour la classe, d'un document pour une réunion au travail, etc. En tant que ... Lire la suite, il existe des moyens de minimiser la quantité de papier et d'encre que vous utilisez. Des services tels que PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark et The Printliminator vous aideront à supprimer tous les éléments inutiles d'une page avant de l'imprimer, tels que les publicités. Mais dans la mesure du possible, numérisez et envoyez par courrier électronique.
Le papier ne dure pas pour toujours mais les fichiers numériques
C'est un fait de la vie que le papier ne dure pas éternellement. La Magna Carta n'a probablement pas l'air aussi fraîche qu'au moment de sa première écriture. Le journal d'Anne Frank commence à brunir et à friser sur les bords. Le papier finit simplement par s'effondrer, compte tenu du temps qui s'est écoulé.
Donc, en d'autres termes, c'est un moyen terrible de stocker des informations à long terme. Vous ne pouvez jamais être sûr quand il va brunir, se déchirer, se faner, se recourber, ou simplement avoir une tasse de café jeté partout. Mais un fichier numérique? 5 Sauvegarde de base Chaque utilisateur de Windows doit savoir 5 Faits de sauvegarde de base Tout utilisateur de Windows doit savoir Nous ne cessons de vous rappeler de faire des sauvegardes et de protéger vos données. Si vous vous demandez quoi, à quelle fréquence, et où vous devriez sauvegarder vos fichiers, nous avons des réponses directes. Lire la suite, il sera toujours là quand vous en avez besoin. Dans vingt ou trente ans, il sera toujours le même que lorsque vous l'avez fait pour la première fois.
Les employés peuvent travailler à distance
Le problème avec le papier est que dans un environnement de bureau, si vous voulez que des collègues dans d'autres endroits géographiques en aient une copie, vous devez l'envoyer par la poste. Cela prend du temps (d'autant plus si le bureau de poste le perd). Dans de nombreux cas, le temps signifie de l'argent perdu, des occasions retardées et une frustration grandissante.
Cependant, si les fichiers sont numérisés, ils peuvent être mis en ligne dans un intranet d'entreprise. Configurer rapidement votre intranet personnel avec ocPortal Configurer rapidement votre intranet personnel avec ocPortal Avez-vous déjà pensé à ce que pourrait être une page de portail? "Pour votre famille, tout comme de nombreuses entreprises offrent aux employés? Ne serait-il pas pratique d'avoir un référentiel web centralisé ... Pour en savoir plus ou wiki 4 des meilleurs wikis personnels pour vous garder organisé 4 des meilleurs wikis personnels pour vous garder organisé Et s'il y avait un logiciel wiki conçu pour aider vous sur un niveau personnel? Vous pouvez l'utiliser pour n'importe quoi, par exemple pour décrire votre roman, suivre des projets de rénovation, ou planifier ... Lire la suite. Ou ils peuvent être envoyés par courriel ou mis dans un dossier de stockage en nuage. Cela permet aux collègues de l'autre bureau d'obtenir leur copie immédiatement, pas besoin d'attendre. Si le document est téléchargé sur un site de collaboration 10+ Outils de collaboration sans inscription que vous pouvez utiliser en 10 secondes 10+ Outils de collaboration sans inscription que vous pouvez utiliser en 10 secondes La collaboration en ligne peut vous faire gagner du temps et de l'argent. Collaborer rapidement peut économiser un peu plus. Ces outils sont prêts à partir quand vous êtes. Aucune inscription requise. Lire plus comme Google Docs ou Dropbox, alors tout le monde dans tous les endroits peuvent commencer à laisser des commentaires en temps réel.
Les inconvénients d'un bureau sans papier
Mais se passer de papier n'est pas toujours le paradis qu'il est censé être. La technologie à la rescousse!
Scanner tous les. Unique. Pièce. De. Papier.
Dès le départ, c'est la chose la plus ennuyeuse de toute l'entreprise. Trouver l'énergie et l'envie de s'asseoir et de scanner chaque morceau de papier. C'est fastidieux, cela prend beaucoup de temps et, franchement, vous préférez regarder des rediffusions de Baywatch à la télé.
Mais il y a certaines choses que vous pouvez faire pour rendre le travail un peu plus facile. Tout d'abord, examinez chaque morceau de papier et placez-le dans l'une des trois piles: numérisez, scannez et déchiquetez . Les trucs de shred ... .well ... .shred il et se débarrasser de lui.
Vous pouvez probablement vous débarrasser des factures payées, des reçus pour les choses où la garantie a expiré depuis longtemps, des manuels d'instructions (les chances sont que le fabricant a téléchargé une version PDF Impossible de trouver un manuel d'utilisateur pour votre équipement? Un manuel d'utilisateur pour votre équipement Recherche sur ces sites Web spécialisés Le gars méticuleux avec prévoyance soit scanner un manuel d'utilisateur et de garder une copie électronique dans son ordinateur, ou chercher une copie électronique qui est généralement disponible en PDF sur le site du fabricant .. Lisez plus sur leur site Web), bordereaux de dépôt bancaire (mais pas les déclarations), et ainsi de suite. Jetez juste un oeil critique dessus et décidez « ai-je vraiment besoin de garder ceci? ".
Peut-être que Scan est pour des choses dont vous n'êtes pas encore sûr et que vous ne voulez pas vous précipiter dans une décision. Gardez ceux sur le côté.
Vous constaterez alors que la pile Definitely Scan est probablement plus gérable. Maintenant, créez des dossiers sur votre ordinateur ( taxes, assurance, fiches de paie, etc), et lorsque vous numérisez un document, déplacez-le immédiatement dans le dossier approprié et ajoutez un nom descriptif.
Il existe des applications qui prétendent accélérer le processus pour vous (les résultats sont mitigés à mon avis). Evernote a Scannable, qui détecte les bords du document lorsque vous pointez l'appareil photo de votre smartphone. Il y a aussi Photomyne, si vous numérisez des photos. AlternativeTo a de bonnes alternatives à Scannable si vous cherchez autre chose. J'aime particulièrement ScanBot 7 des meilleures applications pour numériser, suivre et gérer les reçus 7 des meilleures applications pour numériser, suivre et gérer les reçus Gérer vos reçus pour vous-même ou votre entreprise peut être difficile, mais ces sept applications en font beaucoup Plus facile. Lire la suite .
Se souvenir de tout sauvegarder
Plus vous numérisez, plus il est important de tout sauvegarder Le Guide de sauvegarde et de restauration de Windows Le Guide de sauvegarde et de restauration de Windows Les catastrophes se produisent. À moins que vous ne souhaitiez perdre vos données, vous avez besoin d'une bonne routine de sauvegarde Windows. Nous allons vous montrer comment préparer les sauvegardes et les restaurer. Lire la suite . Parce que si votre ordinateur décide de se suicider ou de s'auto-détruire, ne pas avoir de sauvegardes signifie qu'il n'a absolument aucun fichier. Et dans de nombreux cas, cela peut être un désastre absolu (surtout si vous avez perdu vos documents fiscaux). Beaucoup d'entreprises dans mon expérience offrent des copies de remplacement de documents pour un prix, et vous pouvez bien décider de le faire. Mais vous pouvez dormir plus facilement la nuit si vous avez une solution de sauvegarde à proximité ou à distance (ou les deux).
À tout le moins, vous devriez avoir un disque dur portable (obtenir au moins 1 téraoctet d'espace). Si vous avez un PC Windows Le Guide de sauvegarde des données Ultimate Windows 10 Le Guide de sauvegarde des données Ultimate Windows 10 Nous avons résumé toutes les options de sauvegarde, restauration, récupération et réparation que nous pouvions trouver sur Windows 10. Utilisez nos astuces simples et ne désespérez jamais données encore! En savoir plus, téléchargez et utilisez SyncToy, SyncToy: solution de sauvegarde et de synchronisation simple de Microsoft [Windows] SyncToy: solution de sauvegarde et de synchronisation simple de Microsoft [Windows] Si vous avez des fichiers sur votre ordinateur, vous devez sauvegarder. Simple et simple. Beaucoup d'entre nous sont familiers avec la sauvegarde et il y a beaucoup de méthodes et de programmes à utiliser. Un autre aspect qui ... Lire la suite un outil de sauvegarde extrêmement facile. Utilisateurs de Mac La solution de sauvegarde triple ultime pour votre Mac [Mac OSX] La solution de sauvegarde triple ultime pour votre Mac [Mac OSX] En tant que développeur ici chez MakeUseOf et en tant que personne qui gagne sa vie en travaillant en ligne, il est juste de dire et les données sont assez importantes. Ils sont parfaitement mis en place pour la productivité avec ... Lire la suite gravitera probablement vers la partition Time Machine et utiliser votre disque dur Time Machine pour stocker les fichiers Partition et utiliser votre disque dur Time Machine pour stocker des fichiers trop si le disque dur de votre Mac est petit et votre disque dur Time Machine est grand, il pourrait être utile d'utiliser le lecteur à des fins de sauvegarde et de stockage. Lire la suite . Quoi que vous décidiez d'utiliser, vous devez mettre en place une sorte de système automatisé pour sauvegarder vos fichiers à la même heure chaque jour, sans faute.
Idéalement, vous devriez également avoir une sauvegarde à distance, juste au cas où votre lieu serait inondé ou prend feu. Mais avant d'envoyer vos précieux fichiers dans le nuage, assurez-vous de les chiffrer dans un dossier spécial. 5 Outils efficaces pour crypter vos fichiers secrets 5 Outils efficaces pour crypter vos fichiers secrets Nous devons accorder plus d'attention que jamais aux outils de cryptage conçu pour protéger notre vie privée. Avec les bons outils, il est facile de protéger nos données. Lire la suite en premier. WinRAR et WinZip peuvent chiffrer des fichiers, comme Veracrypt, et son prédécesseur obsolète, TrueCrypt TrueCrypt est mort: 4 Alternatives de chiffrement de disque pour Windows TrueCrypt est mort: 4 Alternatives de chiffrement de disque Pour Windows TrueCrypt n'est plus, mais heureusement il existe d'autres programmes de chiffrement utiles . Bien qu'ils ne soient pas des remplacements exacts, ils devraient convenir à vos besoins. Lire la suite . Les possibilités de cloud incluent Dropbox, Google Drive, Box et SkyDrive.
Trouver une base de données avec la technologie de type OCR
Une fois que vous avez tout numérisé, vous pouvez trier les dossiers et les sous-dossiers dans la catégorie date et mois (et même dans les dossiers de jour, si vous voulez vraiment être précis). Ou porte numéro deux est de trouver une sorte de base de données avec la technologie de type OCR 4 Outils OCR gratuits mis à l'essai ultime 4 outils OCR en ligne gratuits mis au test ultime Avec les progrès de la technologie OCR, conversion de texte et d'images de votre document PDF numérisé dans les formats de texte éditables est plus facile. Nous avons testé quelques outils de reconnaissance optique de caractères en ligne gratuits, ce qui vous évite d'avoir à le faire. Lire la suite .
OCR est l'abréviation de Optical Character Recognition (Reconnaissance Optique de Caractères), et c'est une technologie qui lit le texte imprimé sur une page et est capable de convertir ce texte en texte copiable ou de vous renvoyer des résultats, en fonction des mots-clés que vous lui donnez. C'est la technologie qui anime Evernote Comment utiliser Evernote: le manuel non officiel Comment utiliser Evernote: le manuel non officiel Apprendre comment utiliser Evernote vous-même prend beaucoup de temps. C'est pourquoi nous avons mis au point ce guide pour vous montrer comment tirer pleinement parti des fonctionnalités Evernote les plus importantes. Lire la suite, et c'est ce que Project Gutenberg utilise Project Gutenberg: plus que de simples livres gratuits Gutenberg: plus que de simples livres gratuits Des sites comme le projet Gutenberg, qui compte plus de 45 000 livres (au moment de la rédaction), veilleront à ce que livre disparaîtra jamais vraiment. Découvrir des œuvres obscures de la littérature est maintenant plus facile que jamais. Lire la suite pour analyser tous les textes du domaine public dans des livres électroniques. Texte dans les documents et les images Les 5 meilleurs outils d'OCR pour extraire le texte des images Les 5 meilleurs outils d'OCR pour extraire le texte des images Lorsque vous avez des tonnes de papier, comment transformer tout le texte imprimé en quelque chose qu'un programme numérique sera capable de reconnaître et d'indexer? Gardez un bon logiciel OCR à proximité. Lire Plus peut être trouvé, reconnu et apporté dans les résultats de recherche lorsque vous entrez ce mot.
Dans le but de rechercher vos documents numérisés, vous devez clairement trouver un moyen de pouvoir facilement trouver ce dont vous avez besoin. Donc, si vous allez sur la route OCR, vous devez décider. Allez-vous payer à Evernote des frais annuels et leur faire confiance avec vos documents sensibles? Ou allez-vous télécharger quelque chose à la place et tout garder sur votre ordinateur.
Êtes-vous un connaisseur de papier ou un déviant numérique?
Il y a toujours des avantages et des inconvénients à tout, mais certaines personnes peuvent tolérer un con plus que d'autres. Donc, tout se résume à ce que vous êtes prêt à accepter.
Maintenant, est-ce que tout scanner est inutile et une perte de temps? Ou la numérisation est-elle la voie de l'avenir? Que dites-vous, lecteurs?
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