Si votre système de classement de documents informatiques est plus dans le nuage que sur votre ordinateur, vous allez être intéressé par Doo, actuellement une application Mac qui synchronise les documents de votre ordinateur vers le cloud, où ils peuvent être partagés avec d'autres ordinateurs pris en charge et des applications mobiles.
Les développeurs disent que Doo, qui est en version bêta, sera bientôt disponible pour Windows 8, et plus tard pour Windows Phone, iPad / iPhone et Android.
Comment ça marche
Si vous pensez que Doo est similaire à Dropbox et Apple iCloud, vous avez raison. Il vous permet de synchroniser et de stocker tous les documents sur votre compte cloud et de les récupérer sur d'autres appareils. Cependant, Doo peut, si vous le permettez, aller un peu plus loin en copiant automatiquement vos documents sur votre ordinateur dans la bibliothèque de données Doo, puis en marquant et en gérant ces copies.
Au stade actuel de développement, Doo ne touche ni ne déplace vos documents, il les copie simplement dans la base de données Doo (similaire à l'importation de vos fichiers iTunes et iPhoto dans une base de données) qui se trouve par défaut dans votre dossier Documents, puis Doo essaie en fait de créer un index intelligent (similaire à OS X Smart Finder). En ajoutant des tags et des étiquettes aux copies de vos documents. Si vos documents contiennent actuellement des balises, ils sont conservés.
Après le téléchargement et l'installation de Doo, et l'enregistrement de votre compte, Doo vous demandera quels fichiers (par exemple, PDF, feuilles de calcul, images, documents texte, présentations) vous souhaitez importer. Cependant, le problème est que le compte gratuit avec Doo ne permet que 2 000 fichiers, et jusqu'à un gigaoctet de stockage. Donc, si vous avez beaucoup de fichiers image et de fichiers PDF sur votre Mac, vous ne voudrez probablement pas les copier.
Doo peut également importer des documents depuis votre compte Dropbox, Google Docs et votre compte Mail. Mais encore une fois, il s'agit d'un problème d'espace, vous ne souhaiterez peut-être pas vérifier ces éléments, sauf si vous envisagez de passer au compte premium.
La plupart de mes documents sont maintenant dans mon compte Dropbox, mais les 600+ fichiers encore sur mon ordinateur n'ont pris que quelques minutes à copier dans sa base de données. Doo copie et ajoute continuellement tous vos nouveaux fichiers, tant que l'application est bien sûr ouverte.
Gestion de fichiers
Doo est aussi un client de gestion de fichiers qui cherche à présenter vos fichiers de la même façon qu'iTunes organise et présente vos fichiers MP3. Tout comme vous ne partez pas dans la base de données iTunes pour trouver des fichiers musicaux, les développeurs de Doo pensent que vous ne devriez pas avoir à rechercher vos documents dans Finder.
Mais voici où cela devient difficile. Le client de gestion de fichiers Doo me semble un peu trop grand et encombrant. Il fonctionne presque comme le Mac Finder, mais Doo tente de gérer automatiquement vos fichiers en fonction des étiquettes, des entreprises, des personnes, des types, des lieux et des types de fichiers.
Il base son système de marquage sur le contenu de vos fichiers. Dans de nombreux cas, il peut être précis, alors que dans certains cas, il peut être source de confusion. Si vous voulez simplement afficher les documents par type de fichier, par exemple au cours du dernier mois, vous trouverez probablement ce que vous cherchez. Mais si vous cherchez un fichier spécifique sans aucune idée de la date ou du type, vous devrez probablement faire une recherche, à moins que Doo ne fasse un bon travail d'étiquetage de vos documents.
Cependant, je passe rarement beaucoup de temps à chercher de vieux documents. Je passe la plupart de mes journées à rassembler des documents qui font partie des projets en cours sur lesquels je travaille. Si vous travaillez principalement avec des fichiers via des projets, vous pouvez créer des dossiers de projet dans la fenêtre principale de Doo et faire glisser les fichiers dans le dossier de projet désigné.
Il serait encore plus utile si vous pouviez faire glisser une étiquette et des éléments ou des catégories de marquage individuels dans la barre latérale de la fenêtre principale afin que les documents puissent être rapidement récupérés sans avoir à faire une recherche à chaque fois.
Vous pouvez également faire glisser manuellement les fichiers vers l'icône Doo dans votre barre de menu et fournir l'étiquette personnalisée que vous souhaitez pour eux.
À de nombreux égards, Doo veut que les utilisateurs ne soient pas dérangés par un système de classement détaillé des dossiers et sous-dossiers sur leur ordinateur. Peu importe où vos documents sont sauvegardés, Doo les copie et les organise pour vous. C'est un peu comme ce qu'Apple a promis avec son système Smart Folder et Spotlight dans les premières versions d'OS X.
Will Doo rattraper et être aussi utile et populaire que Dropbox? Seul le temps nous le dira. Pour l'instant, l'application est en version bêta, et l'interface utilisateur pourrait utiliser plus de travail. Pour un, la fenêtre principale ne devrait pas prendre autant d'espace; et deux, il devrait y avoir un moyen de mettre en place des règles de classement dans Doo, un peu comme les dossiers intelligents, où vous pouvez lui dire comment trier spécifiquement certains fichiers.
Mis à part ces critiques, l'idée de Doo est attrayante, car la plupart des utilisateurs d'ordinateurs consacrent probablement trop (ou pas assez) de temps à la gestion manuelle des fichiers, et il devrait y avoir des moyens plus faciles de le faire.
Alors que penses-tu de Doo? Que trouvez-vous en tant que forces et faiblesses à ce stade?