Si vous organisez des réunions sans ordre du jour, ou si vous conservez des minutes sur des documents Word anciens, vos réunions et rapports de minutes ne sont probablement pas aussi utiles qu'ils pourraient l'être. Alors que la plupart d'entre nous ne sont pas impatients d'assister aux réunions, il existe néanmoins des outils en ligne impressionnants 10+ Grands outils en ligne pour la coordination et les réunions de groupe 10+ Grands outils en ligne pour la coordination et les réunions de groupe Comment gérer une équipe de les gens qui sont répartis géographiquement? Comment coordonnez-vous les fuseaux horaires internationaux? Le concept de travail via Internet a commencé à s'introduire dans le milieu de travail quotidien, ... Lire la suite qui peut aider à rendre les réunions plus productives et moins de temps pour ceux qui les planifient et les facilitent.
Récemment, je suis tombé sur une application web de gestion de réunion en ligne à la fine pointe appelée yaM (qui signifie Yet Another Meeting). yaM est comme un assistant virtuel pour produire des agendas et des rapports minute professionnels, tout en fournissant des outils qui aident les participants à réfléchir, à analyser des produits et des coûts et à intégrer des comptes Cloud en ligne, notamment Dropbox, Google Agenda et Evernote.
Vous pouvez utiliser yaM avec des espaces de réunion en ligne tels que Google Hangouts Conseils sur la planification et la tenue de réunions efficaces avec Google Hangouts Conseils sur la planification et la tenue de réunions efficaces avec Google Hangouts Avec la technologie Internet d'aujourd'hui, les réunions en ligne peuvent être efficaces et rentables. vous les planifiez à l'avance et utilisez des outils qui vous font gagner du temps. Au cours des derniers mois, j'ai participé à des réunions en ligne ... Lire la suite, ou dans les paramètres traditionnels hors ligne. Comme une application web, il est similaire à Agreedo Agreedo: Écrire et gérer vos minutes de réunion d'affaires pour Free Online Agreedo: Écrire et gérer vos minutes de réunion d'affaires gratuitement en ligne Depuis plusieurs semaines, je cherche un site Web facile à utiliser ou une application qui me permettrait de conserver et de conserver les procès-verbaux des réunions. L'approche traditionnelle du document texte n'est plus productive ... Lire la suite, mais elle est beaucoup plus avancée sans être compliquée.
Créer des agendas
Après avoir enregistré un compte avec yaM, vous pouvez immédiatement commencer à développer un agenda pour votre prochaine réunion. Vous ajoutez simplement des éléments d'agenda sur le côté gauche de l'espace de travail, ainsi que la durée et le nom de la personne responsable de cet élément.
Vous pouvez facilement attribuer des noms aux éléments de l'ordre du jour, mais les participants doivent enregistrer un compte avec yaM, auquel vous pouvez leur envoyer une invitation à partir de l'espace de travail. Le fait d'avoir inscrit des participants fait de yaM un outil de gestion de réunion beaucoup plus collaboratif, car chaque participant peut simultanément ajouter des notes dans l'espace de travail pendant la réunion. Bien qu'il soit plus efficace d'avoir une personne assignée comme preneuse de minutes, il existe d'autres outils utiles dans yam qui la rendent idéale pour la collaboration.
Lorsque votre agenda est créé, vous pouvez l'imprimer ou le distribuer aux participants à la réunion. Chaque participant inscrit recevra un rapport de réunion par e-mail, qui inclut bien sûr la logistique des médias, la liste des points de l'ordre du jour et un lien vers l'espace de travail en ligne de yaM. Le meilleur de tous, votre ordre du jour distribué est formaté professionnellement et facile à lire. Les éléments de l'agenda peuvent également être copiés et ajoutés à une nouvelle réunion. Ce serait encore mieux, cependant, si les développeurs pouvaient créer un moyen de créer des éléments d'agenda standard qui font automatiquement partie de chaque nouvelle réunion.
Prise de minutes
L'ajout de notes et d'éléments d'action dans yaM est aussi simple que la création d'agendas. Les minutes se composent de quatre types de contenu: les notes, les éléments d'action, les fichiers joints et les outils de collaboration en temps réel.
La façon dont yaM est mis en place pourrait aider les participants à la réunion à rester concentrés, surtout si tout le monde a l'espace de travail ouvert sur leur ordinateur pendant la réunion. Le preneur de minutes peut facilement ajouter un élément d'action, avec une date d'échéance, et le nom de la personne responsable. Curieusement, cependant, une seule personne peut être répertorié comme responsable de chaque élément d'action.
Là où yaM brille également, c'est sa collection d'outils de collaboration intégrés qui permettent aux membres de faire des analyses Pro / Con, des analyses de produits, des idées de brainstorming ou de voter sur des décisions importantes. Il existe également un outil pour ce qu'on appelle une analyse SWAT, qui consiste à discuter et enregistrer les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces d'un projet, d'une idée ou d'une décision en particulier.
Vous verrez que ces outils de collaboration et de gestion de réunion peuvent être très utiles pour maintenir l'engagement des participants et éventuellement les aider à faire de meilleures analyses et décisions. Vous pouvez également imprimer ou envoyer par e-mail le contenu d'outils de collaboration individuels aux participants pendant la réunion. (Note: les idées pour d'autres outils de collaboration en ligne sont examinées ici Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les petites équipes n'ont pas besoin d'applications d'entreprise coûteuses pour la collaboration. six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données de votre équipe, la communication, et plus encore.Pour en savoir plus.
Comme pour les agendas, les rapports de minutes de yaM peuvent également être imprimés ou diffusés par courrier électronique. Les procès-verbaux sont si bien formatés que les participants n'auront aucune excuse pour ne pas les revoir. Les ordres du jour et les procès-verbaux sont également archivés sur yaM, afin que les participants puissent se connecter à leur compte et les consulter à tout moment.
D'autres outils
yaM inclut des outils supplémentaires pour suivre l'heure pendant les réunions, définir des dates de réunion dans le calendrier intégré (qui s'intègre aux flux Google Calendar, Exchange et Outlook / iCal) et un carnet d'adresses.
Les développeurs de yaM ont inclus plusieurs fonctionnalités utiles dans leur application web, mais ils ont particulièrement veillé à ce que l'interface utilisateur soit accessible et facile à apprendre dans les minutes qui suivent l'enregistrement d'un compte. Il y a aussi une version iPad de l'application.
yaM possède un compte gratuit de base qui inclut toutes les fonctionnalités de base, et la capacité de tenir jusqu'à 10 réunions par mois, avec jusqu'à cinq participants par réunion. Un compte premium permet des réunions et des participants illimités, une interface personnalisable et un cryptage SSL.
À mon avis, yaM définit la norme pour les outils de gestion de réunions en ligne. Mais laissez-nous savoir ce que vous pensez de cette application en ligne. Y a-t-il des fonctionnalités supplémentaires que vous aimeriez voir ajoutées?