Depuis la lecture Tina mentionner brièvement ToDoist sur son article de gestion du temps, et bien sûr la critique de Daniel Todoist - Simple mais puissant App Gestion de tâches Todoist - Simple mais puissant App Gestion des tâches Lire la suite de cette application web, j'ai été obsédé par l'utiliser. J'adore la simplicité et la facilité d'utilisation, mais aussi la façon dont vous pouvez configurer les niveaux de tâches, en organisant les projets en quelques minutes.
La simplicité est toujours ce que je recherche, surtout lorsque cette simplicité ne diminue pas l'efficacité ou les caractéristiques de l'outil. Vous pouvez accomplir beaucoup plus lorsque vous ne perdez pas de temps à penser à la phase de planification. C'est exactement ce que ToDoist vous aide à faire.
Ainsi, quand j'ai appris que les créateurs de ToDoist avaient créé un autre outil similaire dans le but d'aider les équipes à accomplir de grandes choses, je savais que je devais vérifier, et je suis content de l'avoir fait.
L'application Web s'appelle WeDoist et permet aux petites équipes de gérer jusqu'à trois projets gratuitement. Cela vous aidera à collaborer avec votre groupe pour trouver les tâches associées à un projet et pour attribuer ces tâches aux membres de l'équipe. C'est l'un des moyens les plus rapides et les plus faciles que j'ai vu pour gérer de petits groupes - quelque chose qui serait vraiment utile si vous avez une affectation d'équipe au collège, ou un projet au travail impliquant deux ou trois personnes.
Utiliser WeDoist pour gérer vos projets
Si vous souhaitez gérer plus de trois projets, ou si vous souhaitez intégrer une équipe plus importante, vous devrez payer des frais mensuels. Sinon, préparez-vous à gérer votre petite équipe gratuitement.
Lorsque vous vous inscrivez pour la première fois, vous aurez l'opportunité de nommer votre premier projet. N'oubliez pas de définir votre fuseau horaire afin que les horodatages visibles par les autres membres lors de la modification des tâches aient un sens.
Chaque fois que vous cliquez sur "Créer un nouveau projet" et nommez un autre projet, il apparaît dans votre liste déroulante sous "Vos projets". Vous pouvez rapidement passer à la section de gestion de projet pour ce projet en utilisant cette liste déroulante et en cliquant sur le nom. Comme vous pouvez le voir ici, j'ai créé trois projets liés à l'amélioration de mon blog et à l'attribution de projets d'articles à mes auteurs. Les deux auteurs feront partie de mon équipe WeDoist.
Sur chaque page de projet, vous pouvez ajouter des mises à jour de statut, si vous souhaitez simplement partager des nouvelles ou des commentaires avec vos coéquipiers. Lorsque vous travaillez avec une équipe, c'est un très bon moyen de communiquer, car avec les emails vous ne pouvez jamais être sûr que votre équipe a oublié votre message. De plus, lorsque vous mettez votre communication correctement dans WeDoist, elle est directement liée au projet, et tout le monde peut y revenir plus tard pour vérifier ce que vous avez écrit ou obtenir les informations que vous avez publiées.
Lorsque vous êtes sur la page des projets, cliquez sur l'onglet "Personnes" à droite pour voir une liste des membres de votre équipe et des statistiques sur la façon dont ils ont utilisé WeDoist. Cela montrera combien de tâches ils ont accomplies, ainsi que leurs mises à jour de statut et leurs commentaires à travers le projet.
Lorsque vous créez des tâches individuelles dans le projet, vous pouvez attacher rapidement un membre de l'équipe à la tâche. Vous verrez tous les membres assignés directement sous la description de la tâche.
Ne pas oublier d'ajouter une date d'échéance dans la boîte de date dans le coin inférieur droit. Il n'est pas nécessaire d'ajouter une date d'échéance, mais généralement si une tâche n'a pas de date d'échéance, elle recevra la priorité la plus basse et elle sera victime de la procrastination. Donnez-lui une date d'échéance raisonnable. Si vous éprouvez des difficultés à planifier votre projet et à trouver des dates d'échéance des tâches qui ont du sens, utilisez un outil comme Gantter pour tout mettre en place avant de commencer à assigner des tâches à WeDoist.
À droite du récapitulatif des tâches, vous pouvez également cliquer sur la zone de commentaire pour inclure un texte complet décrivant exactement ce que cette tâche implique. Ce bouton déroulera une grande zone de texte pour cette tâche, il y a donc beaucoup d'espace pour inclure autant de détails que vous le jugez nécessaire.
Chaque fois que vous souhaitez affecter une personne à une nouvelle tâche, si vous cliquez sur le lien "Assigner des personnes", vous pouvez sélectionner son compte utilisateur dans la liste déroulante. Si vous voulez que tout le monde soit responsable de cette tâche, vous pouvez simplement inclure "Tout le monde".
Sur la page principale du projet, vous verrez un fil d'actualité de toutes les activités du projet, y compris les tâches terminées, les mises à jour et plus encore. C'est le projet le plus rapide pour avoir une vue d'ensemble de 10 secondes de la progression du projet, car vous verrez ce qui est (ou n'est pas) accompli d'un coup d'œil.
Vous pouvez également joindre des fichiers à un projet ou à une tâche. Actuellement, le téléchargement de fichiers sur WeDoist n'est pas pris en charge dans le compte gratuit, mais vous pouvez créer un lien vers des fichiers via une URL ou ajouter des fichiers stockés dans votre Google Drive. Ces raccourcis seront affichés sur votre page de projet ou de tâche.
Lorsque vous ajoutez des fichiers, comme un document de votre compte Google Docs par exemple, vous pouvez cliquer sur les noms des membres de votre équipe que vous souhaitez informer de la mise à jour du fichier.
Puisque votre compte gratuit ne permet que trois projets à la fois, lorsque vous avez terminé avec un projet, vous pouvez le désactiver en allant sur la page de présentation du projet et en cliquant sur "Projet d'archive".
Une autre petite fonctionnalité de bonus sur WeDoist est celle coincée dans le coin en bas à droite de l'écran, vous verrez une petite bulle qui se lit, "Project Chat". Si vous cliquez dessus, une grande fenêtre de discussion s'ouvrira.
Ceci, mes amis, est une petite fenêtre de discussion d'équipe que vous pouvez utiliser lorsque les membres de votre équipe sont connectés à WeDoist. Cela signifie que vous pouvez tous vous rencontrer à un moment donné pour discuter de la progression du projet ou pour résoudre des problèmes liés à des tâches.
Dans l'ensemble, WeDoist est comme ToDoist sur les stéroïdes - une application web de projet collaborative qui vous permettra de gérer votre petite équipe, sans vous forcer à perdre beaucoup de temps avec des outils de gestion de projet compliqués dont vous n'avez pas besoin. Avec WeDoist, votre équipe aura le temps de réaliser le projet.
Essayez WeDoist avec votre petite équipe et dites-nous ce que vous en pensez. Fait-il tout ce dont vous avez besoin? Y a-t-il quelque chose que vous souhaitez ajouter aux développeurs WeDoist? Partagez vos pensées dans la section des commentaires ci-dessous.