Inbox Zero est l'un des mots à la mode les plus populaires dans la communauté de la productivité. Les applications comme, le populaire client de messagerie iPhone, Mailbox Prenez votre boîte de réception à zéro avec Mailbox pour l'iPhone Prenez votre boîte de réception à zéro avec Mailbox pour l'iPhone Le client Mail par défaut pour l'iPhone est devenu obsolète, ou ce n'est certainement pas Aussi avancé que le matériel dans lequel il réside. Mail n'est pas amusant à naviguer, et ses dernières fonctionnalités ... Lire la suite, il est facile pour vous de traiter rapidement tous les e-mails dans votre boîte de réception. Si vous êtes vraiment surchargé, vous pouvez même utiliser un service comme Mailstrom Buried In Emails? Réduire votre boîte de réception massive à zéro avec Mailstrom enterré dans les e-mails? Réduisez votre boîte de réception massive à zéro avec Mailstrom Nous avons proposé plusieurs solutions au fil des ans pour gérer votre compte Gmail et nettoyer une boîte de réception encombrée. Rien n'est plus pratique qu'une solution en ligne centrale comme Mailstrom. Lire la suite pour supprimer les e-mails en masse. L'idée de déclarer la faillite par courriel - tout simplement supprimer et recommencer - est sérieusement prise en considération dans certains cercles.
Tout cela se concentrer sur la suppression de votre boîte de réception, sur la réalisation, l'insaisissable, Inbox Zero, manque deux des problèmes fondamentaux avec surcharge de courrier électronique. Pour vraiment résoudre vos problèmes de messagerie, vous devez aller au-delà de Inbox Zero et résoudre les problèmes sous-jacents:
- Pourquoi votre boîte de réception déborde en premier lieu.
- Quelle est votre relation avec le courrier électronique?
Le problème de surcharge de courrier électronique
La plupart des conversations sur la surcharge de courrier électronique ne parviennent pas à faire la distinction entre les e-mails souhaités et indésirables. Traiter chaque élément de votre boîte de réception comme une cible à effacer ignore la réalité de la situation. Un e-mail de votre patron vous donnant des informations sur une présentation n'est clairement pas la même chose qu'un email de Groupon proposant des offres dans la ville que vous avez quittée l'année dernière. De même, un e-mail d'un vieil ami est probablement le bienvenu, alors qu'un e-mail de Facebook vous dit que le même ami vous a tagué sur une photo n'est probablement pas le cas.
Si vous avez une centaine de courriels dans votre boîte de réception, que vous vouliez tous recevoir mais que vous n'avez pas encore traités, vous avez un problème de gestion du temps qu'aucune application de messagerie ne peut résoudre. Si vous avez dix courriels indésirables à la place, vous avez un problème d'e-mail, mais encore une fois, aucune application de messagerie ne le résoudra pour vous.
La plupart de la conversation autour de la surcharge de courrier électronique ne parvient pas à faire la distinction entre le courrier électronique voulu et indésirable
Pour la plupart des gens, les deux causes les plus fréquentes d'e-mails indésirables sont les notifications sur les réseaux sociaux, les bulletins d'informations par courrier électronique et les e-mails de travail redondants. Si vous êtes un personnage public, vous pouvez également être soumis à un nombre important de messages de fans non sollicités ou à des demandes de conseils.
Le spam n'est plus le problème qu'il était autrefois, si vous utilisez un service de messagerie moderne comme Gmail, vous verrez très rarement du spam dans votre boîte de réception.
Le courriel pavlovien
Inbox Zero, en tant que concept, ne permet pas non plus d'aborder la relation de la plupart des gens avec le courrier électronique . Avoir une boîte de réception vide parce que vous vérifiez toutes les 20 minutes, ou chaque fois que vous recevez une notification, et répondez à tout immédiatement n'est guère une bonne chose. De même, si vous passez 4 heures par jour à échanger des e-mails, vous n'êtes pas productif même si vous atteignez la boîte de réception zéro à la fin de la journée.
Ivan Pavlov était un scientifique russe lauréat du prix Nobel, célèbre pour son travail sur le conditionnement classique. En faisant sonner une cloche chaque fois qu'il nourrissait un chien, il était capable de faire saliver le chien même sans nourriture. En tant que diplômé en psychologie, je salive maintenant chaque fois que je parle de Pavlov!
Le point crucial du conditionnement classique est que plus un stimulus est suivi d'une réponse, plus il est difficile de le séparer. Chaque fois que vous vérifiez vos courriels dès le matin ou lorsque vous recevez une nouvelle notification, vous vous conditionnez à continuer à faire la même chose.
Pour aller vraiment au-delà de la boîte aux lettres zéro, vous devez contrôler la façon dont vous recevez et répondez aux e-mails. Vous devez rompre le cycle pavlovien. Une boîte de réception vide est simplement une étape possible sur la route pour y parvenir.
Les cinq principes
Heureusement, la résolution des surcharges de courrier indésirable et la relation pavlovienne sont faciles à faire. Il ya quelques principes simples qui, si vous mettez en pratique vous assurer que vous voulez recevoir presque tous les e-mails, et que vous avez le contrôle sur quand et où vous vérifiez.
Premier principe: Silos sans chevauchement
Pour résoudre le problème de notification des médias sociaux, j'utilise l'idée de silos qui ne se chevauchent pas. Toutes les notifications Facebook doivent rester dans Facebook-fin de l'histoire. Ils ne doivent pas apparaître dans ma boîte de réception, dans le menu de notification de mon téléphone ou ailleurs que sur Facebook. Aucune notification Facebook ne sera jamais aussi importante qu'un e-mail de mon éditeur, ils ne devraient donc pas recevoir le même traitement.
Des mesures d'action
Passez 30 minutes à vous connecter à tous vos comptes de médias sociaux et à vous désabonner de chaque e-mail de notification. Vous pourriez être surpris de voir combien de cases à cocher vous devez décocher. Mon collègue écrivain MakeUseOf Justin a écrit un excellent article sur la façon d'arrêter les e-mails indésirables sur les réseaux sociaux avec NotifyMeNot. NotifyMeNot vous guide tout au long des étapes pour vous désabonner des notifications par e-mail de tous les principaux sites de réseaux sociaux.
Principe deux: traiter ou supprimer
Le problème du bulletin est un peu plus difficile à traiter. Le problème est que, dans de nombreux cas, vous vous êtes inscrit activement à un bulletin parce qu'il contenait des informations que vous vouliez recevoir. Si vous êtes un thésauriseur numérique comme moi, vous pouvez essayer de vous convaincre que vous voulez toujours obtenir ces offres quotidiennes Groupon. Le principe de traiter ou de supprimer vous aide à surmonter ces instincts de thésaurisation.
Des mesures d'action
Réservez 15 minutes par jour pour parcourir toutes les lettres d'information par e-mail dans votre boîte de réception. Pour chacun, vous devez le lire en entier ou vous désinscrire. Si vous ne le lisez pas pendant le temps imparti pour faire cela, vous ne le ferez jamais.
Au cours de deux semaines, je me suis désabonné de près des trois quarts des bulletins auxquels j'avais souscrit. Maintenant, chaque fois que je vois des newsletters non lues commencer à se glisser dans ma boîte de réception, je réinstalle deal ou supprimer.
Principe trois: Max Email Time
Pour beaucoup de gens - y compris moi quand je ne fais pas attention - la vérification des courriels est une action réflexive. Si vous ne faites rien activement ou si vous êtes distrait pendant une fraction de seconde, vous ouvrez votre boîte de réception et vérifiez vos courriels. Bien que cela ne semble pas être un gros problème, il brise votre flux et vous pouvez être choqué de voir combien de temps vous passez réellement à vérifier vos courriels. jours, et c'est sournois à ce sujet. Vous pouvez reprendre le contrôle de votre temps. Déterminez combien de temps vous consacrez à l'email dès maintenant et revenez le récupérer. Lire la suite .
Bien mieux, comme le recommande mon collègue écrivain Akshata, c'est d'assigner des heures fixes et de ne vérifier que les courriels. J'irais plus loin et suggérerais que, pour répondre à la fois à la surcharge de courrier électronique et à la relation de Pavlovian, établissez un maximum d'email .
Si vous êtes en train de répondre à un courriel lorsque votre temps est écoulé, enregistrez-le dans les brouillons et récupérez-le le jour suivant.
Des mesures d'action
Choisissez une ou deux fois pour vérifier vos courriels par jour et déterminer le temps qu'il vous faudra pour traiter vos courriels importants; ceci est votre temps d'email maximum. Quelque chose de plus de 45 minutes est probablement trop long. Ne vérifiez que les courriels à ces moments et ne dépassez pas votre temps maximum. Si vous êtes en train de répondre à un courriel lorsque votre temps est écoulé, enregistrez-le dans les brouillons et récupérez-le le jour suivant.
Bien que ce soit une solution extrême, si vous définissez un temps d'email maximum raisonnable, vous serez capable de traiter tous les emails vraiment importants tout en ignorant ceux qui sont simplement urgents. Si vous n'êtes pas en mesure de traiter le volume de courriels, vous devez utiliser certains des principes de cet article pour réduire le montant que vous recevez.
Principe 4: Demandez-vous "Pourquoi?"
Certaines personnes n'auront pas le luxe de déclarer qu'elles ne vérifient que l'e-mail à certains moments - si vous êtes l'un d'entre eux, vous pouvez toujours adresser une vérification incessante par e-mail. Tout au long de la journée il y aura des moments où vous devez vérifier votre email; Votre patron a peut-être demandé si John a envoyé un rapport. Mais il y aura aussi des moments où vous ne faites que le vérifier sans raison réelle.
Des mesures d'action
Si vous ne parvenez pas à fixer des heures pour consulter les courriels, chaque fois que vous regardez votre boîte de réception, demandez-vous pourquoi vous le faites et écrivez la réponse dans un fichier texte ou sur une feuille de papier. Tally toutes les bonnes raisons - "patron m'a demandé de", "loin du bureau pendant une heure" - et toutes les mauvaises raisons - "procrastination", "au téléphone et feuilleté", "répondant à une notification" - à la fin de la journée. L'objectif est de minimiser le nombre de mauvaises raisons. Une fois que vous savez pourquoi vous vérifiez vos courriels, vous pouvez vous assurer que vous ne le faites que lorsqu'il y a une raison claire de le faire.
Principe cinq: Minimiser les intrants
Si vous avez mis en pratique tous les principes précédents et que vous êtes encore enneigé avec des courriels, vous devez traiter les intrants. La principale source restante d'e-mails indésirables provient des collègues de travail qui utilisent le déclencheur; Il y a deux étapes pour y remédier: la première consiste à modifier les courriels que vous envoyez, la seconde à parler à vos collègues .
Des mesures d'action
Considérez chaque email que vous écrivez. Si c'est un email d'un mot comme "parfait" ou "merci", ne l'envoyez pas; Si vous agissez sur les informations contenues dans l'e-mail que vous avez reçu, il est évident que vous l'avez lu et que la confirmation n'est pas nécessaire. S'il y a une ambiguïté, supprimez-la. plutôt que de demander si quelqu'un est libre dans l'après-midi, demandez-lui s'il est libre à un moment donné.
S'il y a un potentiel de va-et-vient, décrochez votre téléphone et appelez à la place; ce qui pourrait prendre cinq courriels à marteler peut prendre moins d'une minute sur le téléphone.
Considérez chaque email que vous écrivez.
Terminez vos courriels en disant ce que vous attendez du destinataire. Informez-les que vous ne vérifierez pas la réponse, mais supposerez qu'ils vont commencer à travailler sur ce que vous avez envoyé. Assurez-vous de leur fournir tout ce dont ils auront besoin pour qu'ils n'aient pas besoin de vous revenir.
Une fois que vous avez structuré vos courriels de sorte que vous ne répondez pas inutilement et que vous minimisiez la nécessité pour les autres de répondre, il est temps de parler à vos collègues. En commençant par les pires contrevenants, demandez poliment de ne pas recevoir de courriels à moins qu'ils ne soient importants et pertinents. De même, demandez que, dans la mesure du possible, les utilisateurs répondent uniquement à l'expéditeur plutôt que de répondre à tous.
Une note sur Fan-mail
Si vous êtes bien connu ou perçu comme un expert, vous recevrez des courriels d'étrangers demandant des conseils. La clé pour traiter ces types de courriels est de déterminer s'ils sont désirés ou non désirés; Bien qu'il puisse être fastidieux de consacrer une heure par jour à répondre aux demandes de conseils non sollicitées, si ces personnes sont des clients potentiels ou actuels, alors vous voudrez probablement en entendre parler.
Si, d'un autre côté, vous ne gagnez rien en répondant, vous devez considérer comment ils ont accès à votre email en premier lieu. S'il est publié publiquement sur votre site Web, supprimez-le. Si vous ne pouvez pas le faire, et que le volume des e-mails est impossible à gérer, vous pouvez envisager de déléguer toutes les tâches de courrier électronique sans importance à un assistant, virtuel ou autre.
La plupart du temps, je reçois des courriels de gens qui ont lu des tutoriels que j'ai écrits. En se réveillant à une tirade expliquant pourquoi le logiciel X est meilleur que le logiciel Y et que je suis un idiot pour écrire sur Y est désagréable, dans l'ensemble, j'aime recevoir les commentaires des personnes qui ont lu mon travail; J'ai de bonnes idées pour suivre les tutoriels de leurs questions.
Conclusion
Inbox Zero est une excellente idée en principe, mais elle ne parvient pas à résoudre le problème crucial du courrier électronique: s'assurer que vous ne recevez que les emails que vous souhaitez recevoir et que vous les traitez selon vos propres termes. Passer du temps à supprimer des notifications sur les réseaux sociaux, des bulletins électroniques non lus et des e-mails de travail inutiles pour atteindre Inbox Zero est inutile; Il est préférable de prendre quelques minutes par jour pendant une courte période et d'appliquer certains des principes de ce tutoriel et d'aborder votre relation avec le courrier électronique une fois pour toutes.
Crédits image: Harry Guinness, le chien de Pavlov (Shutterstock), Spam (Shutterstock)