Il y a un peu plus de frustration que d'aller à l'écriture d'un courriel urgent, seulement pour que la réponse arrive trop tard. Mais le problème ne réside peut-être pas chez le destinataire. Cela peut vous mentir et comment vous avez conçu votre message.
La recherche a dévoilé de nombreuses idées sur la façon de persuader plus de membres d'une liste de diffusion à ouvrir, lire et cliquer sur les liens dans les courriels. Mais il y a moins d'informations sur la réalisation d'objectifs similaires pour les emails personnels ou professionnels.
Si vous avez un problème urgent au travail, vous voulez vous présenter à un influenceur 6 façons d'obtenir des gens occupés à répondre à vos emails 6 façons d'obtenir des gens occupés à répondre à vos e-mails Il existe un ensemble de règles différentes lorsqu'il s'agit d'emailing encouragera ou découragera une personne à cliquer sur le bouton «répondre» et à vous répondre. Apprenez les règles du succès d'email. En savoir plus ou organiser une réunion, comment augmentez-vous la probabilité de recevoir une réponse rapide à votre e-mail?
Ce qui suit est une liste de raisons pour lesquelles les réponses à vos emails continuent à arriver en retard, ou pas du tout. En étant conscient de ces erreurs et conseils courants, vous serez en mesure de cultiver un taux de réponse plus rapide et plus cohérent à chacun de vos courriels.
Vous avez CC'd la personne dont vous avez besoin d'une réponse de
Si vous mettez des personnes CC dans votre message, ils supposent souvent qu'ils ont été inclus juste pour être tenus au courant. Cela diminue les chances de ces personnes de répondre, car ils ne se sentent pas le principal destinataire. Si vous avez besoin que tout le monde réponde, évitez d'utiliser la fonction CC. Idéalement, vous devriez envoyer une personne à la fois par courriel. Mais si vous devez CC, faites en sorte qu'il soit clair au début du courriel que vous avez besoin que tout le monde réponde, y compris ceux qui sont CC.
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Une ligne d'objet de qualité Comment faire ressortir votre message électronique dans une boîte de réception encombrée Comment faire ressortir votre message électronique dans une boîte de réception encombrée Avez-vous déjà envoyé un e-mail que vous pensiez important d'être répondu plusieurs jours plus tard, ou pire oublié? ? Certes, parfois c'est hors de votre contrôle, mais il y a des choses que vous pouvez faire ... Read More doit faire savoir aux gens que vous avez besoin d'une réponse urgente. Cela signifie plus que désagréablement titrer votre email "URGENT". Et cela ne signifie pas que vous devez être ridiculement détaillé.
Quelque chose d'aussi simple que "Stevo, nous devons prendre cette décision demain" fonctionne bien. Premièrement, il s'adresse à l'individu, de sorte qu'il sait que la responsabilité lui incombe. Deuxièmement, le contenu de cette ligne d'objet donne un sentiment d'urgence et de curiosité. Cela augmente la probabilité que le message sera ouvert tout de suite.
Vous ne parlez pas rapidement de votre demande
Nous savons tous que les courriels doivent rester concis. Mais si vous avez plus de quelques courts paragraphes, assurez-vous que votre demande est à l'honneur dès le début, sinon elle risque d'être négligée.
Cela signifie poliment traverser ce dont vous avez besoin dans la première ou la deuxième phrase. Vous pouvez entrer dans plus de détails plus tard, mais la prémisse de ce que vous cherchez doit venir en premier.
Vos messages sont ennuyeux
Si tout le monde s'attend à ce que vos messages soient ennuyeux, dérangeants, remplis de jargon et trop détaillés, ils détesteront l'idée d'ouvrir vos courriels.
Au lieu de cela, faites en sorte que les gens attendent avec impatience de recevoir un e-mail de votre part. Utilisez l'humour. S'adresser aux gens personnellement. Évitez de parler en entreprise. Gardez vos phrases courtes et percutantes. Inclure un GIF amusant Trouver les meilleurs GIF sur le Web avec Giphy, un moteur de recherche dédié pour les images animées Trouver les meilleurs GIF sur le Web avec Giphy, un moteur de recherche dédié pour les images animées Les GIF sont courants sur le Web, mais il est parfois difficile de trouver le bon pour la bonne situation. Heureusement, un nouveau moteur de recherche dédié aux GIF est arrivé. Son nom est Giphy et ... Lire la suite. Vous êtes encore capable d'illuminer la journée de quelqu'un, même si vous lui demandez une faveur.
Vous ne définissez pas une date limite
Si vous avez besoin de quelque chose, faites savoir au destinataire quand il le faut. Trop souvent, nous sommes invités à fournir une réponse "ASAP", ou "bientôt". Cela rend l'échéance subjective. Si vous dites «J'ai vraiment besoin d'une réponse à cette question avant 16 heures aujourd'hui», cependant, il n'y a pas de place pour l'ambiguïté.
Vous ne fournissez pas d'alternatives
En continuant avec l'exemple ci-dessus, il se peut que le destinataire ne puisse pas vous répondre avant 16 heures. Vous devez tenir compte de cette possibilité dans votre message initial en développant la phrase:
"J'ai vraiment besoin d'une réponse à cette question avant 16 heures aujourd'hui. Si ce n'est pas possible, faites le moi savoir avant midi afin que je puisse prendre d'autres dispositions. "
L'email n'est pas une priorité élevée
Si votre message est vraiment urgent, vous pouvez le rendre plus évident en marquant les emails en tant que tels dans certains clients de messagerie. Etre capable de marquer un email comme hautement prioritaire est possible dans Microsoft Outlook et Apple Mail. Malheureusement, ce n'est pas possible dans Gmail, donc l'alternative la plus proche est de précéder votre sujet avec "URGENT:"
Cela ne devrait être fait que dans des cas réellement urgents. Si vous êtes vu à le faire trop souvent, cette astuce perdra son efficacité.
Vous ne faites pas de menace
Cela semble pire que ça ne l'est. Informez le destinataire que si une réponse n'est pas reçue dans un délai donné, certaines conséquences suivront. À titre d'exemple: «Si je n'ai pas de réponse de votre part avant 14 heures, je suppose que tout va bien, et je vais envoyer les 10 000 $ à l'entrepreneur».
Si le destinataire choisit alors d'ignorer la question, il sait explicitement que les choses continueront sans leur contribution. S'ils veulent que leur voix soit entendue, ils doivent parler maintenant .
Vous n'êtes pas aider
Si votre demande est très large, le destinataire pense souvent qu'ils doivent répondre de manière plus éloquente que nécessaire. Faites-leur savoir si un simple "oui" ou "non" suffira. Si vous organisez une réunion, proposez trois ou quatre heures pratiques comme point de départ. Faites ce que vous pouvez pour que la réponse à l'e-mail soit moins lourde pour le destinataire.
Vous envoyez un courriel au mauvais moment
Si vous savez que votre manager est toujours pressé le jeudi après-midi, n'attendez pas jeudi matin pour envoyer l'email si vous l'auriez envoyé mardi. Si vous savez que votre collègue a des tonnes de courriels au début de chaque journée, attendez jusqu'à ce que vous sachiez qu'ils sont passés par leur boîte de réception. 5 Étapes d'action pour guérir votre boîte de réception Zero Email Frenzy est l'un des mots à la mode les plus populaires. Pour vraiment résoudre vos problèmes de messagerie, vous devez aller au-delà de Inbox Zero et résoudre les problèmes sous-jacents. Lire la suite avant d'envoyer votre message. Cela rend votre email moins d'une aiguille dans une botte de foin.
Vous envoyez trop de courriels
Si vous êtes connu au bureau comme étant un e-mailer implacable, vos collègues deviendront rapidement aveugles à vos messages de boîte de réception.
Prenez l'habitude Comment utiliser Micro Habits et Spark Massive Personal Change Comment utiliser Micro Habits et Spark Massive Personal Change Créer de nouvelles habitudes est difficile. Habitudes sont généralement construites au cours des semaines ou des mois de répétition, et la motivation est le défi. Quand les choses se corsent, les micro-habitudes peuvent être d'une grande aide. En savoir plus que les e-mails que vous envoyez sont des e-mails importants. Ensuite, quand quelqu'un voit un message de votre part dans sa boîte de réception, il est plus susceptible de le remarquer.
Vous êtes ingrat
Si vous continuez à demander des choses aux gens, et ne montrez pas de gratitude, très bientôt, les gens seront réticents à vous aider. Dans le monde du courrier électronique, cela signifie que les gens vous ignorent tout simplement. Ils préfèrent répondre et aider d'autres personnes qui respectent leur temps et leurs efforts.
Donc, si quelqu'un répond rapidement, remerciez-le. S'ils se mettent en quatre pour vous répondre ou vous aider, assurez-vous de montrer que vous êtes reconnaissant.
Essaie
Si la réception de réponses lentes ou pas de réponses est un problème que vous avez eu, essayez d'éviter chacune des erreurs ci-dessus. En faisant cela, chacun de vos courriels sera plus probablement ouvert, lu et répondu rapidement. Une fois que vous avez fait cela pendant quelques semaines, cela devrait devenir une seconde nature. Avant que vous le sachiez, vous serez un expert en email Vous voulez devenir un expert à quelque chose? Essayez la pratique délibérée de devenir un expert à quelque chose? Essayez la pratique délibérée Il est trop facile de se sentir découragé lorsque vous essayez ardemment d'améliorer une certaine compétence. Utilisez le pouvoir de la «pratique délibérée» pour vous dépasser sur ces plateaux exaspérants. Lire la suite .
Quelles autres techniques de messagerie vous aident à recevoir une réponse rapide? Est-ce que tout ce qui précède a été particulièrement efficace pour vous?
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