Depuis plusieurs semaines, je recherche un site ou une application facile à utiliser qui me permettrait de conserver et de conserver les procès-verbaux des réunions. L'approche traditionnelle des documents texte n'est plus un moyen productif de prendre des minutes. Le simple fait de taper sur un fichier vide ne permet pas une collaboration rapide, des mises à jour des minutes, ni un endroit pour sauvegarder et passer en revue les dernières minutes.
Retour en Janvier nous avons couvert les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données de votre équipe, la communication, et plus encore. Gratuitement. Lire la suite, mais maintenant j'ajouterais Agreedo comme un outil utile pour l'établissement de l'ordre du jour, la prise de minutes et le reporting.
Mise en place de réunions
Vous commencez par mettre en place une réunion sur Agreedo et envoyer une invitation aux membres de l'équipe à se connecter au site pour voir et même contribuer à l'ordre du jour de la réunion.
Vous pouvez configurer des réunions en ligne en tant que Public (visibles par tous) ou Privées lorsqu'elles sont uniquement visibles par les personnes répertoriées en tant que participants. Vous pouvez choisir d'avoir des minutes "modérées", ce qui signifie que seul le créateur de la réunion peut ajouter ou modifier des éléments. Tous les autres participants peuvent seulement ajouter des commentaires.
Lorsque vous envoyez des invitations, les invités reçoivent un e-mail contenant une pièce jointe de date de calendrier pouvant être ouverte dans Outlook, Notes ou iCal. L'outil en ligne lui-même fonctionne dans tous les principaux navigateurs.
Préparation à la réunion
Agreedo propose quatre points différents: Info, Décision, Tâche et Thème . Ces éléments vous aident réellement à voir quelle est l'information la plus importante à ajouter aux procès-verbaux des réunions. Il y a généralement beaucoup de discussions et parfois des arguments sur des questions très importantes lors d'une réunion, mais pour que les choses se passent bien, les tâches doivent être identifiées et assignées, et des décisions importantes doivent être prises.
Donc, avant la tenue d'une réunion, il est important d'établir et de prioriser une liste d'éléments de l'ordre du jour pour la réunion. Si une réunion est composée des mêmes membres de l'équipe, vous pouvez laisser les minutes non modérées afin que les autres puissent ajouter des éléments aux minutes.
Les éléments de réunion peuvent être déplacés, mais il est malheureusement impossible d'attribuer des durées à chaque élément de l'ordre du jour, bien que vous puissiez définir une durée pour l'ensemble de la réunion elle-même.
Vous pouvez également placer des sous-éléments sous chaque élément majeur, et chaque section d'éléments peut être masquée à mesure qu'ils sont terminés dans la réunion.
Fonctionnalités de collaboration
Ce qui est le plus utile à propos d'Agreedo, c'est que les agendas sont affichés en ligne, ce qui permet une collaboration. Les membres de l'équipe peuvent également se connecter à Agreedo en s'enregistrant sur le site ou en utilisant leur compte Google.
Si vous laissez les minutes non modérées, les participants invités peuvent modifier les éléments de l'ordre du jour. C'est une bonne idée, mais un processus plus avancé permettrait seulement aux invités sélectionnés de modifier les points de l'ordre du jour et non à tous les participants invités à une réunion.
Si vous choisissez de modérer une réunion, cela signifie que les participants peuvent uniquement ajouter des commentaires aux éléments de l'ordre du jour. Même ce type de collaboration est utile pour rendre les réunions plus productives, car vous pouvez commencer à participer à la réunion avant la tenue de la réunion. Outre les commentaires ajoutés aux éléments de réunion, les fichiers peuvent également être joints aux éléments de l'ordre du jour. Les liens vers des ressources en ligne devront cependant être affichés dans la section des commentaires. Il n'y a pas d'outil dédié pour les URL.
Une autre caractéristique que je souhaiterais pour Agreedo est que l'élément de décision soit mis en place afin que les sondages directs puissent être affichés pour dire la date d'un événement, le montant d'argent à dépenser pour un article budgété, et d'autres décisions de vote qui doivent être fabriqué.
Tenir des réunions
Lorsque vous tenez des réunions, Agreedo inclut une minuterie intégrée. Si vous organisez une réunion en ligne, les participants peuvent utiliser un outil tel que WebEx pour voir les minutes en ligne. Les participants peuvent également se connecter au compte rendu de la réunion et actualiser la page au fur et à mesure que les minutes sont mises à jour pendant la réunion.
Avant et pendant la réunion, vous pouvez affecter des tâches et des dates d'échéance aux personnes participant à la réunion.
Fonctions de post-réunion
Ce qui rend un outil en ligne comme Agreedo plus utile que les méthodes traditionnelles, c'est que toutes les minutes peuvent être stockées en ligne pour être consultées, imprimées ou exportées en tant que document Excel. Vous pouvez également envoyer un lien vers les minutes en ligne. Les participants peuvent recevoir des rappels par e-mail concernant les tâches pour lesquelles ils se sont inscrits ainsi que voir toutes les tâches qui leur sont assignées.
Il y a aussi une fonction de «suivi» qui vous permet de vérifier et de reporter les points de l'ordre du jour de la réunion précédente à la suivante. C'est un peu de temps en particulier pour les personnes chargées de prendre des minutes et faire le suivi.
Il ne fait aucun doute que de nombreux utilisateurs d'Agreedo auront diverses demandes de fonctionnalités pour ce site en ligne, mais pour l'instant, je suis content qu'il existe, car il est attendu depuis longtemps.
Agreedo est actuellement totalement gratuit, sans aucun plan de prix. Dites-nous ce que vous pensez de ce site et ce que vous aimeriez voir ajouté.
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