Si vous avez besoin d'un agenda et d'un compte-rendu de réunion détaillés et détaillés, deux applications Mac Store - toutes deux appelées Réunions - offrent des solutions utiles qui ne sont pas disponibles dans d'autres logiciels OS X.
Réunions (12, 99 $) par Exquisitus Inc et Meetings (19, 99 $) par Command Guru offrent chacune un ensemble de fonctionnalités similaires, avec quelques fonctions de différenciation importantes pour les distinguer. Malgré la découverte récente de la puissance d'Evernote pour organiser des réunions Comment utiliser Evernote pour gérer vos réunions Comment utiliser Evernote pour gérer vos réunions Saviez-vous que les derniers outils et fonctionnalités d'Evernote en font une application très utile pour la gestion des réunions? En savoir plus, chacune de ces applications inclut des fonctionnalités qui ne sont pas encore offertes par le géant de la prise de notes.
Les deux applications peuvent être synchronisées entre OS X et leurs applications iOS de contrepartie, mais je vais me concentrer sur les versions d'OS X aujourd'hui.
Réunions par Exquisitus Inc (12, 99 $)
Exquisitus 'Meetings est une application divisée en trois parties: une section pour les ordres du jour et les minutes (gérés dans la section Sujets actifs ), un calendrier dédié ( Dashboard ) et une section Entrée pour une liste de rappels, d'actions et de sujets.
L'application peut être un peu difficile à comprendre quand vous commencez. Pour configurer une nouvelle réunion, sélectionnez Fichier> Nouvelle réunion ou cliquez sur le bouton plus "+" dans la barre latérale. Contrairement aux réunions du Command Guru, ce programme vous permet d'ajouter les noms et les adresses e-mail respectives de vos contacts, ce qui, comme vous le verrez, facilite l'envoi des ordres du jour et des minutes.
Cliquez sur le petit bouton " + Ordre du jour " pour ajouter le premier point à l'ordre du jour d'une réunion. Bien que vous puissiez également utiliser le raccourci clavier Maj + Commande + G pour ajouter un nouvel élément, il serait encore mieux que les utilisateurs puissent appuyer sur la combinaison Maj + Retour pour ajouter rapidement des éléments de l'ordre du jour à mesure qu'ils tapent.
Notez que les éléments de l'ordre du jour pour cette application incluent la possibilité d'ajouter une note autocollante et une pièce jointe à chaque élément, et un bouton pour indenter sélectivement les éléments de l'ordre du jour, deux en vedette unique à cette application particulière. Les éléments individuels de l'ordre du jour peuvent également être envoyés directement par e-mail depuis l'application à tous les participants à la réunion ou à certains d'entre eux.
L'un des avantages de l'utilisation de cette application par rapport à l'approche Evernote est que les éléments de l'agenda peuvent facilement être déplacés. Ceci est à la fois utile lors de la création des ordres du jour et de faire des changements à l'ordre du jour au début ou à mi-chemin de la réunion.
Créer des minutes
Après avoir ajouté tous les éléments de votre agenda, cliquez sur le bouton Nouvelle réunion pour configurer les minutes. Une fois les minutes de réunion créées, les modifications apportées à l'agenda devront être modifiées manuellement dans les minutes de la réunion. Il peut donc être judicieux de créer des minutes uniquement après que les participants ont approuvé l'ordre du jour.
Un autre avantage de cette approche est que si vos réunions utilisent régulièrement les mêmes points de l'ordre du jour pour chaque réunion, vous pouvez simplement cliquer sur les boutons Nouvelle réunion pour créer un nouveau jeu de minutes pour les réunions futures. Bien sûr, l'ordre du jour peut également être modifié pour chaque nouvelle réunion.
Comme pour les éléments de l'agenda, les minutes peuvent être envoyées par e-mail, exportées au format PDF ou RTF, copiées dans le presse-papiers ou configurées pour Markdown Markdown ici: Utiliser le texte de démarquage dans Gmail et l'avoir rendu. Avez-vous rendu [Chrome] Lire la suite Mise en forme HTML. Lorsque les ordres du jour ou les minutes sont envoyés par e-mail, Meetings insère automatiquement les adresses e-mail, ainsi que le contenu de la réunion. Ceci est une caractéristique manquante de l'application examinée ci-dessous.
Ajout d'actions et de tâches
L'un des objectifs les plus importants des réunions est d'identifier ce qui doit être fait et d'assigner des dates d'échéance. Les réunions d'Exquisitus comprennent trois façons utiles d'ajouter des rappels. Vous pouvez utiliser l'élément de menu Fichier> Nouvelle action, cliquer sur les éléments Actions en haut à droite de la section des réunions ou ajouter des rappels dans le tableau de bord.
L'utilisation de la fonctionnalité Tableau de bord permet d'attribuer des dates d'échéance aux éléments, ainsi que de présenter d'autres événements et rappels d'agenda.
Ce qui est également utile dans Meetings, c'est que tous vos sujets, agendas et comptes rendus sont conservés dans une application et exportés vers l'application équivalente Meetings iOS (4, 99 $).
Réunions par Command Guru (19, 99 $)
Meet Guru's Meetings pour Mac a une disposition propre et colorée, avec une interface que j'ai trouvé intuitive. Malgré le fait que cela coûte 7 $ de plus que l'application d'Exquisitus, ce n'est pas aussi complet pour la mise en place et le partage des agendas et des minutes. Heureusement, une version d'essai de 30 jours de cette application peut être téléchargée à partir du site Web du développeur.
Pour créer une nouvelle réunion, sélectionnez Fichier> Nouveau et ajoutez le titre, la date et l'emplacement de la réunion. Des sections de l'interface utilisateur permettent d'ajouter les noms des participants à la réunion, les éléments de préparation et d'agenda, les notes de discussion, les décisions et les tâches. Vous pouvez également choisir de masquer les sections dont vous n'avez pas besoin. Ils sont très utiles et certains d'entre eux ne sont pas disponibles dans l'application Exquisitus.
Malheureusement, cette application ne se connecte pas à l'application Contacts de votre Mac. Vous devrez donc saisir manuellement les noms et adresses des participants. Il n'y a pas non plus de raccourcis clavier pour ajouter des éléments de l'agenda, bien qu'il existe une fonctionnalité appelée "Smart Task" qui, lorsqu'elle est activée, vous permet de saisir et d'ajouter des éléments à l'aide d'un raccourci clavier assigné.
Un autre inconvénient de cette application est qu'il n'y a aucune fonctionnalité pour utiliser les éléments de l'ordre du jour pour la configuration des minutes. Donc, essentiellement, vous devez recréer les points de l'ordre du jour pour les discussions, si vous choisissez cette approche.
La seule fonctionnalité d'exportation pour cette application est l'e-mail, et l'exportation terminée est meilleure que la mise en page produite par l'application Exquisitus. Comme mentionné, ce programme n'insère pas les adresses e-mail et il liste également les noms des participants verticalement, ce qui prend une quantité d'espace inutile.
Comme l'application d'Exquisitus, les réunions sont également synchronisées avec l'application équivalente Meetings iOS (4, 99 $) via iCloud.
Conclusion
Ces deux applications de réunions fournissent une solution indispensable qui n'était pas disponible auparavant sur la plate-forme Mac. MinuteTaker et Réunions vous aident à produire des rapports minute professionnels iPad MinuteTaker et réunions vous aident à produire des rapports minute professionnels iPad Dans mon Guide de réunion en ligne gratuit MakeUseOf en ligne où j'ai fourni quelques conseils pour planifier et tenir des réunions sur le Web, Je me suis référé à quelques minutes en prenant des applications aussi bien. Alors que très peu d'entre nous ... Lire la suite, il est bon que ces applications de bureau sont accompagnés de versions mobiles qui synchronisent les données, comme la frappe de l'iPad n'est pas l'idée de tout le monde d'un bon moment. D'un autre côté, les versions iPad sont parfaites pour réviser le contenu.
Télécharger : Réunions d'Exquisitus (12, 99 $) / Réunions du Command Guru (19, 99 $)
Pour d'autres suggestions sur la planification et la tenue de réunions, consultez notre guide de réunion en ligne téléchargeable gratuitement. Nous aimerions également connaître les fonctionnalités que vous aimeriez voir ajoutées à ces applications de réunions.