JRR Tolkien a écrit, à travers le personnage de Gandalf: «Tout ce que nous devons décider, c'est ce qu'il faut faire avec le temps qui nous est donné.» Si vous voulez connaître le secret de la création du système de gestion du temps parfait, écouter Gandalf.
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Entrez votre Email Unlock Lisez notre politique de confidentialitéMa propre route vers le système de gestion du temps parfait était longue, et il est jonché de carcasses de tentatives passées. Ils disent que la route vers l'enfer est pavée de bonnes intentions. Eh bien, disons que j'ai toujours commencé à utiliser chaque nouveau système avec de très bonnes intentions.
J'ai essayé Gqueues Prenez la gestion des tâches et la planification de Google à un tout nouveau niveau avec GQueues Tâchez Google et la gestion des tâches à un tout nouveau niveau avec GQueues Google Tâches ne fonctionne pas si vous voulez aller au-delà de la gestion du temps planification visionnaire de demain. C'est là que GQueues fait son entrée. En savoir plus, ToDoist Combien plus productif est ToDoist Premium? Voici 6 bonnes raisons de mettre à niveau combien plus productif ToDoist Premium? Voici 6 bonnes raisons de mettre à niveau J'ai continué à utiliser ToDoist gratuitement pendant un certain temps. Mais j'ai continué à faire face à des choses que je voulais faire et que je ne pouvais pas faire. Rappels par e-mail Ajouter des notes à la tâche Les choses qui ajouteraient vraiment beaucoup ... Lire la suite, Google Tâches Transformer les tâches Google en une Task Management Suite avec Google Tâches hors ligne [Chrome] Transformer les tâches Google en une Tâches Management Suite avec Google Tâches hors ligne [Chrome] Utiliser Google Tâches est comme une relation amour-haine. Le problème avec l'utilisation de Google Tâches directement dans Say, Google Agenda ou dans Google Mail est que la mise en page et l'interface utilisateur est extrêmement simplifiée et ... Lire la suite et tous les trucs de gestion de la vie entre les deux. Si vous êtes comme moi, vous avez probablement fait de même. C'est une recherche constante de plus d'organisation avec moins de travail. Un moyen de créer plus de temps dans votre emploi du temps, pour accomplir tout ce que vous rêvez d'accomplir, sans perdre le sommeil.
Quel est le système de gestion du temps parfait?
Si vous êtes comme moi, vous avez probablement l'impression d'avoir un système à peu près ce dont vous avez besoin, mais pas tout à fait. Il y a presque toujours quelque chose qui manque.
Le système de gestion du temps parfait devrait avoir les qualités suivantes.
- Vous permet un "endroit tranquille" pour contempler vos objectifs de vie et vos rêves
- Fournit une intégration transparente des tâches liées à vos objectifs
- Vous permet d'organiser et de planifier facilement vos responsabilités hebdomadaires et quotidiennes
- Vous aide à éviter d'oublier des tâches importantes
- Est compact et simple, mais efficace et tout compris
Ce dernier est comme demander la lune, n'est-ce pas? C'est le besoin de simplicité combiné à l'exigence d'être inclusif qui rend la recherche du système parfait si impossible.
Créer une ligne d'assemblage de gestion du temps
Le système de gestion du temps idéal devrait fonctionner comme une chaîne d'assemblage efficace. Vous avez un travail entrant (tâches), et celles-ci doivent être organisées et planifiées, puis intégrées dans votre calendrier. Ce processus ressemble à ceci:
Le problème avec la plupart des tentatives d'utiliser une seule application comme gTasks Utiliser gTasks pour synchroniser vos tâches avec Google [Android] Utiliser gTasks pour synchroniser vos tâches avec Google [Android] Ces jours-ci, il existe un million et un grands moyens de gérer un to- faire la liste en ligne et via des applications mobiles. Cela dit, il ya souvent encore quelques personnes qui n'utilisent pas encore l'un des ... Lire la suite ou quelque chose de ce genre est que ces applications sont spécialisées pour gérer une ou deux parties de ce processus très bien.
Outils de suivi du temps 4 Excellents outils de suivi du temps gratuits [Android] 4 Excellents outils de suivi du temps gratuits [Android] Peu importe qui vous êtes, le temps est un produit extrêmement important. Nous avons tous le même temps - 86 400 secondes par jour - et c'est à nous de décider comment nous allons passer ce temps .... En savoir plus ou en utilisant la technique Pomodoro Poomoro Web App Tomato.es La gestion du temps est-elle simple? App Tomato.es est la gestion du temps en toute simplicité Impossible de se concentrer? Mettez-vous au travail, maintenant. Tomato.es est une minuterie Pomodoro gratuite que vous pouvez utiliser directement dans votre navigateur - et c'est probablement la meilleure application que j'ai jamais utilisée. La technique de Pomodoro est simple: ... Lire la suite vous faire tergiverser moins Pourquoi la procrastination ne peut pas être traitée par des applications de gestion des tâches [Opinion] Pourquoi la procrastination ne peut pas être guérie par les applications de gestion des tâches [Opinion] lutté avec la gestion du temps, et dans certains aspects je le fais encore. Une de mes nombreuses méthodes pour "surmonter" mon manque de gestion du temps était d'utiliser des applications de gestion de tâches. Je ... Lire la suite en gérant votre emploi du temps hebdomadaire, mais ne vous aide pas à organiser vos tâches.
Justin m'a montré sa technique d'utilisation du LEGOS comme méthode de gestion du temps. Comment utiliser les LEGO pour mieux gérer son temps Comment utiliser LEGO pour mieux gérer son temps Je pense avoir trouvé l'outil de productivité ultime: les LEGO. Ne pars pas! Laisse-moi expliquer. Lire la suite que j'ai commencé à avoir une idée de quelque chose qui pourrait mieux fonctionner pour moi. Trello Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant Accueil Est-ce que le nom de Joel Spolsky vous dit quelque chose? Si oui, vous allez vouloir lire ce post, car il présente le dernier et le plus grand projet de Spolsky. Et sinon, vous devriez savoir que c'est ... Lire la suite.
Mettre les pièces ensemble
Cependant, Trello n'était toujours pas un endroit facile pour planifier ses objectifs de vie Comment créer un tableau de vision et atteindre ses grands objectifs Comment créer un tableau de vision et atteindre ses grands objectifs On peut les appeler gros ou gros, poilus, audacieux buts. Certains l'appellent une liste de seau. Vider ce compartiment appelle à l'action. C'est là qu'un outil visuel comme Trello s'avère utile. Lire la suite, et la gestion des tâches d'une étape du calendrier à l'autre était très maladroit.
Pour ces raisons, j'ai finalement décidé de prendre toutes les leçons que j'ai apprises des systèmes passés que j'ai testés, et de tout combiner en un seul système de gestion du temps automatisé qui fait tout.
1er - Créez votre feuille de gestion du temps maître
Le workflow que j'ai volé à Justin et utilisé dans le système Trello fonctionne bien. Fondamentalement, vous commencez d'un côté avec toutes vos nouvelles tâches entrantes dont vous avez besoin pour s'intégrer dans votre calendrier. Ensuite, à gauche de cela, vous avez une liste de toutes les tâches que vous voulez accomplir ce mois-ci. A gauche de ça, cette semaine.
Ce système a fonctionné pour moi pendant environ quatre ou cinq mois. J'ai commencé à oublier des choses qui figuraient sur certaines listes. Ils n'ont pas été déplacés à "aujourd'hui" et ont ensuite été enterrés. Le système a commencé à me manquer.
Alors voici ce que j'ai fait. Vous devez d'abord créer une feuille de calcul Google et créer quatre feuilles.
Dans ce cas, vous commencez à gauche et créez une feuille entrante . Ceci énumérera toutes les tâches entrantes de vos divers autres systèmes.
À la droite de ceci, vous créez une feuille Mensuelle des demandes . À la droite de cela, créez une feuille Demandes hebdomadaires . À la droite de cela créez votre feuille d' horaire hebdomadaire .
Nous allons mettre en forme ces feuilles individuelles dans un instant. Mais d'abord, créez un calendrier hebdomadaire dans la feuille Horaire hebdomadaire en créant une rangée de jours de la semaine et une colonne de chaque demi-heure pour une journée entière.
Maintenant que votre emploi du temps hebdomadaire est prêt à l'emploi, il est temps de commencer à saisir des tâches dans votre nouveau système de gestion du temps!
Dans la feuille Entrant, créez des en-têtes pour Tâche, Projet, Date d'ajout, Étiquette, Priorité, Lien, Planifié et Terminé.
Ces champs auront tous un sens à un moment où nous commençons à alimenter votre feuille "entrante" avec des flux automatisés.
2e - Créer et automatiser vos objectifs de vie
Le premier de ces flux sera vos objectifs de vie.
La leçon la plus importante que j'ai apprise est que quand il s'agit de grands objectifs, vous avez besoin d'un espace qui est propre et destiné uniquement à un but - en contemplant les choses qui sont les plus importantes pour vous.
De toutes les applications de gestion du temps que j'ai essayées, c'est un but pour lequel ToDoist est parfait.
C'est propre et simple. Vous créez ces grands objectifs de vie sur la gauche, puis sur le côté droit, vous décomposez ces objectifs vraiment grands en sous-objectifs que vous allez travailler tout au long de votre vie.
Par exemple, un de mes objectifs de vie est d'avoir une famille heureuse. Certains de ces sous-objectifs seraient «Offrir une enfance positive» à mes enfants ou «être un mari dévoué et attentionné». Sous ces sous-objectifs, sont où plus de détails vont. Par exemple, construire une chambre pour ma fille lui donnerait certainement une expérience d'enfance plus positive.
Maintenant, ceci est une tâche réalisable . Ce que vous voulez faire est de mettre en place des étiquettes pour ces tâches réalisables, afin que ToDoist les envoie automatiquement à votre système de gestion de temps maître.
Vous aurez besoin d'utiliser ToDoist Premium pour avoir accès aux étiquettes (c'est bon marché et ça vaut le coup!)
Dans ToDoist, cliquez simplement sur les étiquettes dans la barre de navigation de gauche, puis cliquez sur le bouton Ajouter une étiquette .
Dans l'exemple ci-dessus, pour la construction d'une tâche de chambre à coucher, après avoir créé une étiquette happy_family, j'ai ajouté "@happy_family" à la tâche elle-même, pour l'étiqueter.
Pourquoi ces étiquettes vous aident-elles? Parce que vous pouvez maintenant utiliser IFTTT pour repérer ces tâches étiquetées et insérer les tâches dans votre nouvelle feuille entrante dans Google Sheets.
Dans IFTTT, choisissez le déclencheur ToDoist et sélectionnez Nouvelle tâche créée avec label . 
Ensuite, vous pouvez choisir parmi une liste déroulante des étiquettes que vous avez créées, ainsi que le projet dans lequel vous avez utilisé l'étiquette.
Enfin, définissez l'action sur Google Drive, sélectionnez Ajouter une ligne à la feuille de calcul et entrez le nom correct de votre feuille de calcul Google dans lequel vous avez créé la feuille "Entrant".
Notez les champs dans cette sortie? Ce sont les mêmes champs que vous venez de créer dans la feuille de calcul.
Alors maintenant, chaque fois que vous créez une tâche liée aux objectifs de vie dans ToDoist et que vous appliquez l'une des étiquettes pour lesquelles vous avez créé des déclencheurs IFTTT, cette tâche sera automatiquement chargée dans la feuille de calcul Entrant.
Penses-y. Maintenant, vous pouvez vous asseoir, vous débarrasser de votre esprit et simplement planifier vos objectifs de vie. Ne vous inquiétez pas de la façon de planifier ce que vous devez faire pour les atteindre. Il vous suffit de faire un remue-méninges et d'étiqueter les tâches que vous devrez accomplir pour y arriver. Laissez l'automatisation s'occuper du reste.
3ème - Automatisez vos demandes urgentes
Bien sûr, votre vie est plus que vos objectifs de vie. Regardons les choses en face, les demandes quotidiennes, les appels téléphoniques et les courriels vous bombardent constamment de nouvelles demandes et de nouvelles tâches. Vous avez également besoin d'un moyen de faire face à ces demandes.
La réponse pour cela automatise également un flux "entrant" à partir de votre compte de messagerie. Ne vous inquiétez pas, c'est vraiment facile. Créez simplement un déclencheur IFTTT chaque fois que vous jouez un e-mail dans votre boîte de réception.
Ensuite, créez la même action que précédemment - Ajoutez une ligne à la feuille de calcul . Veillez à taper correctement le même nom de feuille de calcul. Vous devrez également personnaliser la ligne Mise en forme pour qu'elle affiche les champs requis pour la table entrante que vous avez créée.
L'important est de s'assurer que le sujet de l'email s'aligne avec le champ "Tâche" dans votre feuille de calcul.
Maintenant, chaque fois que vous affichez un e-mail dans votre boîte de réception, cette ligne d'objet de l'e-mail est ajoutée à votre feuille de calcul en tant qu'autre tâche entrante.
La beauté de ceci est que lorsque vous numérisez des e-mails et que vous repérez un e-mail qui nécessite votre temps, il doit devenir une tâche planifiée dans votre flux de travail. Ne perdez pas votre temps à essayer d'accomplir la tâche immédiatement. Juste l'étoile et continuez.
Maintenant que vous avez vos objectifs de vie et vos courriels quotidiens tous automatisés pour remplir la file d'attente des tâches entrantes de votre nouveau système de gestion du temps, il est temps de commencer à organiser le flux de travail de ce système.
4e - Organisez votre flux de travail de gestion du temps
Maintenant vient la partie amusante. Si vous avez utilisé ToDoist pour planifier vos objectifs à long terme, et que vous avez mis en avant des choses importantes dans vos e-mails, vous verrez un tas de nouvelles tâches sont arrivées dans la feuille!
Vous souvenez-vous des champs Planifiés et Terminés que vous avez créés? Eh bien, ce sont des extras qui ne seront pas remplis par l'automatisation. En effet, lorsque vous sélectionnez le nom de chaque tâche et que vous le déplacez vers les feuilles Ce mois ou Cette semaine, vous devez indiquer que vous avez planifié cette tâche. Lorsque vous avez terminé la tâche, vous pouvez la marquer comme terminée en utilisant le champ Terminé.
Une fois qu'une tâche est planifiée, elle existe dans la feuille Mois ou Semaine. L'idée est que sur une base mensuelle, vous devriez déplacer toutes les tâches entrantes que vous pensez pouvoir accomplir ce mois-ci dans la feuille Ce mois .
Les feuilles du mois et de la semaine devraient avoir les champs suivants: Tâche, Pour qui?, Fréquence, répétition et objectif de vie .
Lorsque vous déplacez un nom de tâche de Incoming à This Month, prenez le temps de remplir ces champs. Qui (quel client ou personne) est la tâche? Est-ce une tâche que vous devez répéter chaque mois? Cela vient-il d'un de vos objectifs de vie?
Plus important encore, définissez quand la tâche doit être complétée par. Le tri par ce champ vous aidera à prioriser les tâches à accomplir lorsque vous planifiez votre semaine.
Rappelez-vous, faites cela tous les mois. Prenez également le temps en début de semaine de déplacer les tâches de la feuille Ce mois vers la feuille identique Cette semaine . Ou, dans les cas où la tâche se répète tous les mois, vous pouvez simplement ajouter la tâche directement à votre calendrier hebdomadaire et mettre à jour le champ "Prochaine échéance".
C'est la beauté de ce système. Il peut vous aider à tout gérer - les tâches liées à ces objectifs de vie importants, les tâches quotidiennes qui sortent des courriels, les tâches mensuelles et hebdomadaires que vous devez effectuer, et les tâches importantes que vous ajoutez à la feuille Entrante .
Au fur et à mesure que les tâches sont traitées et passent d'un onglet à l'autre, elles sont datées et classées par ordre de priorité, et vous les ajouterez ensuite à votre emploi du temps pour la semaine à venir. Ceci est le calendrier sur le tout dernier onglet, que vous avez créé au début de cet article. Cela utilise la stratégie de blocage du temps. Le blocage du temps - L'arme secrète Pour mieux cibler Le blocage du temps - L'arme secrète pour mieux se concentrer Cherchez-vous un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez le blocage du temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à rester sur la bonne voie tout en évitant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. Lire plus que Rob a récemment écrit à propos de - qui fonctionne très bien.
Vous pouvez envisager de coder en couleur ces tâches lorsque vous les ajoutez à votre emploi du temps pour la semaine. Peut-être, créez un code couleur pour chaque client différent ou utilisez des couleurs différentes pour signifier différents projets ou priorités.
La clé de ce système est qu'il est capable de tout gérer, de votre planification de vie et de vos objectifs. 5 Les erreurs critiques à éviter lors de la définition des objectifs 5 Erreurs critiques à éviter lors de la définition des objectifs L'établissement d'objectifs est un excellent moyen de réduire la procrastination et stimuler la productivité. Si vous n'avez pas d'objectifs, vous n'avez pas de direction. Sans direction, il est facile pour vous de vous sentir perdu et confus. Heureusement, ... Lisez plus, aux projets sur lesquels vous travaillez en ce moment.
Ils sont ensuite prévus pour être accompli sur les deuxième et troisième onglets, et enfin planifiés et accomplis sur le dernier onglet. Tant que vous êtes assez discipliné pour vous asseoir et utiliser ce système pour planifier votre prochain mois et votre prochaine semaine, cela augmentera votre productivité plusieurs fois.
Avez-vous déjà trouvé votre système de gestion du temps parfait? Est-ce que cela ressemble à cela pourrait fonctionner pour vous? Partagez vos propres expériences de gestion du temps et des conseils dans la section des commentaires ci-dessous!
Crédits image: Gestion du temps Via Shutterstock