Je sais que vous pensez que vous savez comment écrire un bon courriel Comment écrire des emails incroyables peuvent faire avancer votre carrière Comment écrire des emails incroyables peuvent faire avancer votre carrière Envoyer des emails professionnels donne un coup de pouce intangible à votre réputation en ligne. Le summum des courriels astucieux est si vous pouvez trouver un emploi ou décrocher un poste avec un e-mail impressionnant .... Lire la suite, mais j'aimerais prendre un moment pour vous dire la bonne façon d'écrire un e-mail. Comment vous êtes-vous senti cette phrase? Un peu comme si je te parlais comme si tu avais trois ans, n'est-ce pas? C'est comme ça qu'un email peut facilement offenser les gens.
Si vous voulez vous montrer positif - en tant que joueur d'équipe, leader compétent ou ami de confiance - les mots que vous choisissez et la façon dont vous les reliez entre eux ont un impact énorme. Cela est d'autant plus important dans le courrier électronique, car contrairement à la conversation par téléphone ou vidéo, vous ne pouvez pas voir le visage de la personne. Vous ne pouvez pas voir le sourire comme ils délivrent le sarcasme, ou le pli dans le front parce que quelque chose que vous venez de dire les confond. Certaines personnes pensent que c'est pourquoi la technologie comme le courrier électronique et les réseaux sociaux nuisent à la société L'impact négatif des sites de réseautage social sur la société [Opinion] L'impact négatif des sites de réseautage social sur la société beaucoup trop longtemps sur eux écrivant mes propres mises à jour et en lisant les mises à jour des autres. J'apprécie de le faire, étant capable d'interagir avec des amis, ... Lire la suite.
Avec le courrier électronique, vous volez à peu près à l'aveuglette. Pour certaines personnes, ce genre de travail fonctionne bien parce que c'est le genre de personnes qui aiment parler aux gens plutôt qu'aux gens. Si vous avez travaillé dans un environnement où le courrier électronique est une forme de communication très utilisée, vous savez très probablement qu'il y a tellement de «personnalités d'e-mail» différentes. Il y a le clientélisme, le troll haineux, le hors-sujet chronique, la négativité de M. (ou Mme) ... la liste s'allonge encore et encore.
Alors, comment savez-vous si vous rencontrez le mauvais chemin sans le savoir? Quel genre de règles pouvez-vous suivre pour toujours vous assurer que vous rencontrez une personne gentille, ouverte d'esprit et coopérative avec qui les gens aiment vraiment travailler? Les conseils suivants devraient vous donner une longueur d'avance vers des communications électroniques plus conviviales et plus productives.
La ligne entre la confiance et l'arrogance
Plusieurs fois, les gens qui se montrent arrogants dans un courriel ne réalisent même pas comment ils se retrouvent. Souvent, ils essaient juste d'impressionner quelqu'un ou de gagner le respect de leurs collègues ou amis. De toutes les erreurs d'e-mail que font les gens - surtout au travail - c'est le gros problème. Tant de gens essaient d'impressionner le patron que cela devient souvent un jeu continu de surenchère entre collègues. Tout le monde veut cette promotion, et souvent le seul point de vue de performance qu'un manager voit est ce qui est rapporté dans les emails. Au moins, c'est le processus de réflexion.
Le problème commence quand vous voyez le mot "je" beaucoup. "Je veux que nous commencions à le faire immédiatement", ou "Je veux être clair ici ..."
Les phrases ne sont pas seulement égocentriques. Ils se transforment également en une conversation dictatoriale. C'est presque comme une relation parent-enfant où une personne pense qu'elle va dicter toutes les règles, et vous êtes supposé vous taire et écouter.
Personne n'aime être sur le point de recevoir cela, et croyez-moi, vous ne voulez pas être sur la fin de livraison non plus. Personne ne t'aimera.
Carmine Gallo, un consultant de coach de compétences et auteur, a écrit que les gens arrogants ont tendance à éviter le contact visuel. Ils semblent presque parler à travers vous, et pas à vous. C'est parce qu'ils ne se soucient pas vraiment de qui ils parlent, mais seulement que ce qu'ils ont à dire est entendu. Cela se retrouve également dans le courrier électronique grâce à l'utilisation constante de «je», avec peu d'attention accordée à ce que les autres disent, autres que les commentaires superficiels occasionnels sur «apprécier» votre contribution. Vous pouvez parier que le gestionnaire ne lira pas ce que vous écrivez, mais sera occupé à essayer de trouver ce qu'ils veulent dire ensuite.
Personne n'a besoin de "Step In", Big Guy.
Un autre indice que vous avez un ego auto-gonflé sur vos mains est quand vous êtes au milieu d'une conversation par e-mail, qui comprend une liste CC de plusieurs personnes, puis à l'improviste quelqu'un rejoint la conversation avec la phrase, " Permettez-moi d'intervenir ici un instant ... "
Voici ce que ce type de formulation, semblable à un «laissez-moi clarifier ...» fait aux personnes lisant votre email. Cela leur dit que vous pensez avoir toutes les réponses. Cela leur dit que vous avez l'impression d'avoir été égaré et incorrect jusqu'à ce point, et vous voilà - le héros en armure étincelante sur un cheval blanc - pour sauver tout le monde de sa propre stupidité et de son ignorance.
Excellent travail M. Hero - vous avez aliéné tout le monde dans l'équipe avec les premiers mots de votre e-mail.
Voici quelques-uns des conseils les plus puissants pour une communication polie mais professionnelle.
Soyez honnête et humble
La marque d'un vrai leader est celle qui non seulement reconnaît qu'il ou elle n'a pas toutes les réponses, mais affirme également - souvent et avec insistance - que les employés sont ceux qui ont le plus de perspicacité et de compétences. La meilleure façon de le faire dans les courriels est de CC votre employé lorsque vous envoyez un courriel à vos supérieurs à leur sujet et parler bien d'eux. Faites de même lorsque vous parlez aux autres membres de l'équipe - parlez bien de vos employés. Reconnaître quand ils ont eu un succès majeur.
Il peut être contre-intuitif pour les personnes qui entrent dans une position de gestion de ne pas se construire. Après tout, la position est celle de l'autorité et se prête à se vanter. La plupart des gestionnaires estiment que pour le respect des employés, ils ont besoin d'apparaître intellectuellement supérieur. Malheureusement, dans la plupart des cas, cela fait le contraire.
Poser des questions
Il semble étrange en tant que manager de demander à vos employés des réponses plutôt que de leur donner les réponses, mais croyez-le ou non quand vous donnez aux gens les moyens de développer des solutions pour vous, cela les fait aussi vous respecter. Une fois qu'ils auront trouvé la réponse à un problème, ils se sentiront non seulement plus confiants en eux-mêmes, mais ils se souviendront également que c'est vous qui les avez inspirés à prendre de l'avance et à obtenir ce succès. C'est le secret de la gestion - en mettant l'accent sur le succès des individus qui vous suivent, plutôt que de vous concentrer sur le vôtre.
Pensez-y: vous êtes dans une position unique pour constituer une équipe de personnes confiantes et performantes qui travaillent pour vous . Imaginez à quel point une équipe comme celle-là peut accomplir plus qu'une équipe remplie de gens mécontents et démotivés.
Mais ... N'utilisez pas "Mais"
Une autre tactique amusante que j'ai vu apparaître dans les e-mails des managers au cours de mes différents voyages est la routine de l'appât et du changement. C'est là que le gestionnaire commence l'email avec un compliment, puis fait une commutation pour se plaindre de quelque chose, ou pour demander un travail supplémentaire. Ceci est particulièrement dommageable, car il donne la fausse impression que vous êtes sur le point d'être honnête et humble (comme recommandé ci-dessus), et vous construisez les attentes de l'employé qu'il est sur le point de recevoir un compliment, et ensuite vous le détruisez faire exactement le contraire.
Ce sont des phrases comme: «Vous vous débrouillez bien, mais ...» ou «J'aime ce que vous avez fait avec ce diagramme, mais ...»
C'est en fait l'enfant bâtard des conseils séculaires fournis aux gestionnaires qu'ils devraient toujours commencer par un courriel demandant quelque chose ou critiquant quelque chose avec quelque chose de positif pour "adoucir le coup". Ne vous méprenez pas, fait sincèrement, cela fonctionne réellement. Le problème est que la plupart des gens ne savent pas comment faire cela sincèrement, et au lieu de cela, ils se présentent comme un âne condescendant et pompeux.
À moins que vous ne sentiez sincèrement que quelqu'un fait du bon travail, contentez-vous des platitudes vides et mettez-vous au travail. Votre employé appréciera d'être traité comme un adulte plutôt que comme un enfant de 5 ans.
Montrez aux gens que vous vous souciez de ce qu'ils disent
Si vous voulez que vos employés ou collègues vous apprécient et sentent que vous êtes une personne authentique, il est important que vous soyez honnête et franc avec les gens. Être heureux est génial, mais être positif juste pour être positif est très vide et condescendant par courriel. Si vous devez utiliser l'approche «Dites quelque chose de positif d'abord» lors de la diffusion de mauvaises nouvelles, faites-le de manière authentique. Ne dites pas simplement "vous êtes un employé impressionnant", mais mentionnez plutôt quelque chose qu'ils ont spécifiquement fait qui montre cela. Cela leur dit que vous faites vraiment attention - vous vous souciez de ce qu'ils font et de ce qu'ils disent.
La gestion des personnes est probablement l'un des métiers les plus difficiles, car c'est la nature humaine de se méfier et de ne pas aimer l'autorité. Lorsque vous êtes dans une position d'autorité, il est d'autant plus nécessaire d'être humble, authentique et honnête.
Il ne suffit pas de dire que vous vous souciez des gens. Montre le.
Ce n'est pas assez important pour dire que vous appréciez quelqu'un. Décrivez pourquoi.
Avec l'email, les gens vont faire toutes sortes d'hypothèses sur ce que vous dites - donc ne laissez aucune place à une mauvaise interprétation. Les gens apprécieront votre franchise et votre honnêteté - pas seulement vos employés mais aussi vos collègues. Si vous réussissez bien, un jour, vous serez récompensé par un prix de «leader distingué».
Comment essayez-vous de bien communiquer avec le courrier électronique? Quel genre d'approche prenez-vous pour vous assurer de ne pas offenser ou fréquenter les gens? Partagez vos propres conseils dans la section des commentaires ci-dessous!
Crédit d'image: Homme d'affaires égocentrique, homme d'affaires couvrant le visage, collègues discutant, patron ricanant, grand homme d'affaires (tout via Shutterstock)