Est-ce que vous venez d'entrer dans le marché du travail ou un nouvel emploi avec votre entreprise existante en tant que chef de projet? Nous apprenons beaucoup à l'université et avec des programmes pour ce poste.
Cependant, de nombreuses parties d'être un chef de projet sont apprises en cours de route et par l'expérience. Si vous assumez pour la première fois un rôle de chef de projet, voici cinq conseils de gestion de projet pour vous aider à démarrer.
1. Utilisez les bons outils
Choisir les bons outils de gestion de projet Comment utiliser Microsoft OneNote pour la gestion de projet Comment utiliser Microsoft OneNote pour la gestion de projet OneNote est l'outil de collaboration idéal pour la gestion de projets simples en petites équipes. Et c'est complètement gratuit. Voyez comment OneNote peut aider vos projets à décoller! Lire la suite est extrêmement important. Ces applications deviendront vos meilleurs amis tout au long de la vie de vos projets. Si vous êtes encore en l'air avec lequel choisir, voici les caractéristiques que vous devriez rechercher et les suggestions que vous pouvez explorer.
Facilité d'utilisation
L'utilisation d'un outil intuitif dans sa conception et ses fonctionnalités est plus importante que vous ne le pensez. Vous devriez utiliser une application facile à comprendre dès la sortie.
Accessibilité multiplate-forme
Garder le contact avec les tâches et les statuts des projets est simple avec des outils que vous pouvez utiliser sur votre ordinateur et votre appareil mobile.
Caractéristiques utiles
Certaines applications sont robustes et complètes. Ils vous permettent de créer des diagrammes de Gantt, des calendriers spécifiques aux équipes, des listes de tâches, des lignes de base, des automatisations et bien plus encore. Pour les gestionnaires de projets professionnels, les outils globaux sont pratiques. Cela inclut des applications telles que Microsoft Project, Smartsheet et Zoho Projects.
Les autres applications ne contiennent peut-être pas tous les outils similaires, mais pourraient être plus faciles à apprendre et inclure les fonctionnalités dont vous avez besoin. Pour cette situation, consultez des applications comme Trello, Wrike et Asana pour les tâches, la collaboration et le suivi simple.
En bout de ligne, vous devez déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin et en avoir le plus besoin, puis consulter différents outils pour savoir lequel vous convient le mieux.
2. Utiliser des modèles
Vous devez non seulement vous préparer pour le projet, mais la "paperasse" impliquée dans la gestion. De la planification de réunions aux rapports d'état en passant par les mises à jour par e-mail, préparez-vous pour votre projet en rassemblant des modèles pratiques et rapides.
Les modèles sont de toutes formes et tailles et le plus souvent pour les applications Microsoft Office telles que Word, Excel, PowerPoint et OneNote. MakeUseOf vous a couvert avec une variété d'articles de modèle pour tous vos besoins de projet.
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3. Soyez prêt pour le changement
Ce serait merveilleux si chaque projet se déroulait exactement comme prévu du début à la fin. Malheureusement, ce n'est souvent pas le cas. S'attaquer aux ennuis du projet comme le fluage de la portée font partie du travail. Cependant, d'autres choses apparaîtront probablement hors de votre contrôle.
- Vous pouvez avoir un membre de l'équipe qui ne peut pas accomplir ses tâches en raison d'une maladie ou d'une urgence. Cela peut vous obliger à vous déplacer rapidement pour amener un nouveau membre de l'équipe pour terminer les tâches ou même les prendre sur vous-même, dans certains cas.
- Vous pouvez avoir un problème de système à court terme qui empêche l'ensemble de votre équipe d'accomplir des tâches. Cela pourrait vous obliger à travailler des heures supplémentaires pour gagner du temps et rester sur la bonne voie.
- Vous pouvez avoir un superviseur qui vous demande d'apporter les modifications demandées par le client au milieu du projet. Cela déclenchera une évaluation d'impact et des ajustements aux tâches et aux délais.
Préparez-vous donc à gérer le changement en étant flexible et adaptable lorsque des problèmes surviennent.
4. Connaissez votre équipe
Selon votre entreprise et votre industrie, vous pouvez avoir une équipe permanente ou une équipe qui est assemblée avec chaque nouveau projet. De toute façon, apprendre à connaître votre équipe est une partie importante de leur gestion pour un projet réussi. Mais cela peut être difficile si vous rejoignez une nouvelle entreprise ou un département différent.
Écoutez et engagez
Quand vous rencontrez votre équipe de projet 5 conseils pour vous aider à faire le pitch parfait à votre patron ou votre équipe 5 conseils pour vous aider à faire le pitch parfait à votre patron ou votre équipe Présenter à votre patron peut être une expérience intimidante. Voici quelques conseils pour vous assurer que votre terrain est parfait. Lisez la suite, faites attention au langage corporel, à l'attitude et à l'intérêt de vos participants. Écoutez ce qu'ils ont à dire, posez des questions et encouragez l'interaction. Soyez professionnel, mais n'ayez pas peur de jeter un peu de votre sens de l'humour pour briser la glace.
Prendre des notes
Garder la trace des tâches et des délais des membres de votre équipe fait partie d'être un chef de projet. Mais prendre des notes sur les membres de votre équipe peut aussi vous aider à mieux les connaître.
- Bill est-il toujours à temps pour vous fournir ses mises à jour de statut?
- Est-ce que Carol a du mal à parler quand elle a besoin d'aide?
- Mark est-il mauvais à respecter ses échéances?
Essayez de prendre des notes pendant les réunions, après des entretiens en tête-à-tête, ou en lisant les courriels des membres de l'équipe. Cela va certainement aider avec les projets actuels et futurs avec eux.
5. Continuez à communiquer
En tant que chef de projet, vous attendez une communication de votre équipe . Vous souhaitez que les mises à jour de statut soient fournies et que des questions ou des préoccupations vous soient communiquées. Dans le même temps, vous devez prévoir de communiquer des éléments spécifiques à votre équipe en tant que chef de projet.
Organiser des réunions régulièrement
Pour garder votre équipe sur la bonne voie et sur la même page, planifiez des réunions de projet régulières. La meilleure façon de le faire est de trouver le jour et l'heure qui conviennent le mieux à l'équipe et de créer une réunion hebdomadaire récurrente. Cela permet à votre équipe de connaître la routine et de se préparer en conséquence.
Suivi après les discussions
Après chaque réunion, vous devriez envoyer un suivi à votre équipe. Votre adresse e-mail doit inclure les minutes de réunion et les actions résultant de la discussion. C'est quand ces modèles fantastiques peuvent être utiles.
Fournir des mises à jour de statut
En tant que chef de projet, vous signalez probablement les progrès à votre superviseur immédiat et éventuellement à la chaîne à l'équipe de direction. Lorsque des modifications sont requises de la part des clients, les demandes émanent du client, ou votre équipe reçoit simplement des félicitations pour leur travail, assurez-vous de les partager avec eux.
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Quelles choses avez-vous appris jusqu'à présent dans votre rôle de gestion de projet? Y a-t-il des compétences interpersonnelles, professionnelles ou personnelles que vous trouvez qui vous aident le plus dans ce poste? Veuillez partager vos suggestions et astuces avec d'autres personnes qui ne connaissent pas ce rôle en commentant ci-dessous.