Comment gérer la surcharge de la boîte de réception et les listes de tâches à faire dans les courriels

L'email n'est pas seulement une communication, il dicte aussi en grande partie votre liste de choses à faire. Parlons des meilleurs conseils pour relier la boîte de réception à notre productivité avec Andy Mitchell - le fondateur d'ActiveInbox.

L'email n'est pas seulement une communication, il dicte aussi en grande partie votre liste de choses à faire.  Parlons des meilleurs conseils pour relier la boîte de réception à notre productivité avec Andy Mitchell - le fondateur d'ActiveInbox.
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La surcharge d'email est un gros problème ces jours-ci. De plus, le courrier électronique n'est pas seulement une communication, il dicte aussi en grande partie votre liste de choses à faire. De plus, les notifications constantes peuvent être une distraction. Nous avons tous besoin d'un moyen d'apprivoiser le courrier électronique.

Astuces pour éviter une boîte de réception débordante 3 façons simples d'arrêter la surcharge de la messagerie de frapper votre boîte de réception 3 façons simples d'arrêter la surcharge de la messagerie de frapper votre boîte de réception Email a tout à fait une réputation de tueur de productivité. Bien gérer le courrier électronique peut vous aider à garder votre boîte de réception propre, mais ne serait-ce pas génial si vous en avez moins pour commencer? Lire la suite sont à l'ordre du jour. Qui peut mieux en parler qu'un homme qui cherche à apprivoiser Gmail à partir de 2006? Andy Mitchell est le fondateur d'ActiveInbox, une application pour organiser votre boîte de réception Gmail Organisez votre boîte de réception Gmail mieux avec ActiveInbox Organisez votre boîte de réception Gmail mieux avec ActiveInbox En savoir plus.

Email dans la matinée: Est-ce un must, ou devriez-vous le régler pour plus tard? Quelle est la meilleure stratégie pour gérer le courrier électronique lorsque vous vous réveillez ?

Andy: J'ai lutté avec ça pendant des années.

  • Si vous envoyez un e-mail en premier, vous êtes absorbé et perdez une matinée entière (un peu comme regarder une vidéo sur YouTube puis suivre les autres dans le trou du lapin).
  • Mais si vous le remettez à plus tard, vous risquez de manquer quelque chose de critique, ou de rester coincé dans quelque chose d'autre et de ne jamais y revenir.

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La réponse est de faire les deux! Bien que dans deux piqûres faciles.

Tout d'abord, réalisez Inbox Zero en utilisant l'approche de David Allen. 5 Étapes d'action pour guérir votre boîte de réception Zero Email Frenzy 5 Étapes d'action pour guérir votre boîte de réception Zero Email Frenzy Inbox Zero est l'un des mots les plus populaires. Pour vraiment résoudre vos problèmes de messagerie, vous devez aller au-delà de Inbox Zero et résoudre les problèmes sous-jacents. Lire la suite, pour chaque email:

  • Est-ce indésirable? Supprime-le.
  • Pouvez-vous répondre dans 2 minutes? Alors faites-le et supprimez-le.
  • Sinon, actionnez-le pour plus tard. Gmail (avec ActiveInbox) ou Outlook vous permettra de spécifier un statut prioritaire. (Vous pourriez vouloir répondre à tous les emails critiques tout de suite)

Pourquoi aller pour Inbox Zero? Dans les mots de Merlin Mann ...

"Ce" zéro "? Ce n'est pas le nombre de messages dans votre boîte de réception, mais la quantité de votre propre cerveau dans cette boîte de réception. Surtout quand tu ne le veux pas.

Cela vous donne un bon départ pour continuer votre journée.

Action: Choisissez plusieurs points de faible énergie plus tard dans la journée pour obtenir les courriels. Je préconise la demi-heure endormie après le déjeuner, et juste avant la fin de la journée. Déposez-vous dans votre liste de courriels activés et faites un zoom sur eux.

L'email devrait-il être quelque chose que vous vérifiez tout le temps ou périodiquement?

Andy: Je pense que si vous suivez l'approche Inbox Zero ci-dessus, vous pouvez vérifier toutes les heures pour rester conscient des choses urgentes, mais reporter tout ce qui prend du temps dans des blocs plus périodiques.

Bien sûr, si vous travaillez dans les ventes ou le support client, vous n'avez pas le choix - l'email est votre vie!

Comment catégorisez-vous les e-mails entre les tâches, les informations importantes et les autres travaux?

Andy: Premièrement, il n'y a que deux grandes catégories qui comptent: s'agit -il d'une tâche ou est-ce un matériau de référence? Tous les autres emails sont simplement supprimés.

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Les tâches peuvent ensuite être regroupées par statut. Par exemple, priorité élevée, priorité basse et "Attente".

La liste "Attente" est la plus puissante, pour tout ce qui est bloqué pendant que vous attendez que quelqu'un d'autre fasse quelque chose. Ces courriels sont normalement ceux qui coulent dans les profondeurs de notre client de messagerie, et nous oublions complètement de faire un suivi.

Action: Dans Gmail, conservez une étiquette. ou dans Outlook garder un drapeau; et quand vous envoyez un courriel auquel vous avez absolument besoin d'une réponse, notez-le. Ensuite, une fois par semaine, vous pouvez déposer votre liste d'attente et poursuivre tous ceux qui n'ont pas répondu.

L'email devrait-il être utilisé comme une liste de choses à faire?

Andy: Oui!

Si des tâches arrivent déjà dans votre boîte de réception, quelle est l'alternative? Vous devez les copier et les coller à partir de votre courrier électronique dans un autre système.

C'est une énorme source de gaspillage de temps et de confusion, avec des tâches dupliquées dans différents systèmes. Pour cette raison, David Allen préconise les «bords durs» (un élément devrait apparaître dans une seule liste) pour garder votre cerveau dégagé et sans stress.

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Bien sûr, le principal inconvénient avec les clients de messagerie réguliers est qu'ils ne sont pas bons pour gérer ces tâches de courrier électronique. Par conséquent, l'idée originale d'ActiveInbox était que les emails sont des tâches . Il n'y a pas de séparation ou de duplication.

Action: [Note de la rédaction] Vous pouvez transformer Gmail en un tableau de tâches semblable à Trello avec Sortd Tournez Gmail en un tableau de tâches Trello avec Sortd Tournez Gmail en un tableau de tâches Trello avec Sortd Dans la main-d'œuvre moderne, votre email souvent se transforme en votre liste de tâches. Eh bien, maintenant vous pouvez obtenir l'organisation de style Trello directement dans Gmail avec une nouvelle extension Chrome, Sortd. En savoir plus, vous offrant le confort de votre boîte de réception habituelle et l'ajout d'une liste de choses à faire dans le processus.

Quels sont les moyens efficaces d'utiliser l'email pour écrire des tâches?

Andy: Si tu veux ajouter une tâche qui n'a pas commencé comme un email, envoie-toi un mail! Ensuite, vous devez marquer comme une tâche.

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Avec ActiveInbox, vous pouvez remplacer le sujet de l'e-mail par un nom de tâche, définir un statut et une date d'échéance, ajouter une liste de contrôle et des notes et l'intégrer à un projet. Il transforme Gmail en un gestionnaire de tâches complet.

Action: Dans Gmail, vous pouvez marquer un e-mail avec des étoiles. Avec Google Inbox, vous pouvez ajouter des rappels ou répéter un e-mail Google Inbox Review: un souffle d'air frais Google Inbox Review: un souffle d'air frais Gmail est un nom familier dans le service de messagerie, mais Google n'était pas content. Découvrez Google Inbox, une nouvelle façon d'aborder les e-mails. Lire la suite .

Est-ce que notre boîte de réception en tant que liste de tâches devient juste un autre système en compétition?

Andy: C'est certainement un système en concurrence pour notre attention, mais notre boîte de réception le fait déjà. Donc ce n'est pas un autre. Le fait que votre boîte de réception soit déjà une liste de tâches, sans que vous le vouliez particulièrement, est précisément pourquoi vous devriez en faire votre liste de tâches centrale.

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Il est toujours plus facile de nager avec le courant. Vous pouvez essayer de conserver une liste de tâches ailleurs, mais si la majorité de vos tâches proviennent d'e-mails, souhaitez-vous continuer à les combattre, copier et coller des e-mails dans votre autre gestionnaire de tâches et crier à vos collègues qui vous envoient des e-mails? Ne le combat pas! Faites de l'email le noyau de votre liste de tâches.

Action Item: [Note de la rédaction] Si vous souhaitez toujours utiliser une liste de tâches externe, Todoist et Any.do vous permettent d'ajouter des tâches directement à partir de Gmail.

L'efficacité du courrier électronique est-elle une responsabilité collaborative ou individuelle? Quelle est l'étiquette que nous devrions tous suivre?

Andy: Quand il s'agit de l'étiquette, la réponse est définitivement, définitivement collaborative. Comme pour tout le reste de la société, il s'agit de respecter les autres autant que vous. [Note de la rédaction: De même, il ya certains courriels garantis pour offenser, fâcher ou ennuyer les destinataires 6 façons de garantir d'offenser, de colère et d'ennuyer avec chaque email que vous envoyez 6 façons de garantir d'offenser, de colère et d'ennuyer avec tous les e-mails que vous envoyez dure. Il est vraiment difficile de comprendre ce que vous voulez vraiment dire dans un courriel, et la moitié du temps, les gens vous comprendront presque toujours mal. Une grande partie du problème vient ... Lire la suite]

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En dépit d'être apparemment poli, je pense que les courriels qui disent juste "merci!" Ou "ok!" Sont une perte totale de temps, et donc de mal.

Cependant, en ce qui concerne les outils collaboratifs, c'est une question différente. L'email est une expérience intrinsèquement solo. Au moins pour coordonner le planning d'une équipe, vous avez toujours besoin de votre chef de projet, CRM et outil de messagerie instantanée.

Action Item: Je suis fan de 3Sentences. La brièveté permet à tout le monde de gagner du temps, même lorsque vous devez relancer l'e-mail à l'avenir. Alors que les emails dérangeants sont paresseux et grossiers.

Demandez à Andy vos questions relatives au courrier électronique!

Andy Mitchell lira les commentaires et répondra à toutes vos questions sur la façon de traiter votre courriel. Maintenant, votre chance d'obtenir ce problème embêtant résolu!

Crédits image: Le Caire, Léa Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip

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