Nous rencontrons tous des documents PDF tous les jours - c'est le format de référence pour les relevés bancaires, les manuels d'instructions, les rapports en ligne et bien d'autres choses encore.
Mais est-ce toujours le meilleur format? Comment savez-vous si vous devez utiliser un document PDF ou l'un des types de fichiers Microsoft Office?
Si vous êtes dans un dilemme sur le format à utiliser dans quel but, continuez à lire. Dans cet article, je vais vous expliquer les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'un fichier PDF par rapport aux fichiers DOC, XLS et PPT.
PDFs: Les avantages
Commençons par évaluer les avantages des documents PDF. Dans quelles circonstances devriez-vous toujours les utiliser?
Autonome
Si vous produisez du contenu à distribuer à d'autres personnes - par exemple, des présentations commerciales, des notes de cours ou des bulletins d'information - vous devez utiliser le format PDF pour envoyer les fichiers.
La raison? Les PDF sont autonomes. Le fichier lui-même contient toutes les mises en forme, polices et modèles de mise en page. Ils fonctionneront de la même manière à chaque fois sans dépendre du système d'exploitation, du matériel ou du logiciel.
Toute personne ayant ouvert un document Microsoft Word sur Google Drive sait à quel point c'est important. Si vous envoyez un fichier DOC à un autre utilisateur qui n'utilise pas la même application ou qui n'a pas les mêmes polices installées, cela risque souvent d'être désordonné.
Impression de haute qualité
Parce que les documents PDF sont autonomes, les imprimeries les accepteront volontiers. Ils n'acceptent souvent pas les documents Word. Comment imprimer les documents Microsoft Office de la bonne façon Comment imprimer les documents Microsoft Office de la bonne manière Est-il parfois impossible d'imprimer des documents exactement comme vous le souhaitez? Nous pouvons aider! Nous vous montrons toutes vos options d'impression et vous aidons à choisir les bons paramètres pour les documents parfaitement imprimés. Lire la suite ou d'autres formats Microsoft Office.
Les PDF sont «ce que vous voyez est ce que vous obtenez» - quelle que soit la page sur votre écran, vous pouvez être assuré qu'il aura la même apparence sur une copie physique. Les images haute résolution conserveront leur aspect professionnel et les mises en page ne seront pas compromises.
Par conséquent, si vous souhaitez imprimer un lot d'affiches, de dépliants ou même un diaporama PowerPoint, assurez-vous de sauvegarder votre fichier au format PDF avant de vous rendre en ville.
Plusieurs formats
Oui, vous pouvez importer des paragraphes de texte dans un fichier PowerPoint ou coller une diapositive PowerPoint dans Excel, mais le processus nécessite beaucoup de bricolage si vous souhaitez rendre le document fini respectable. Les différents formats Office ne sont pas vraiment conçus pour d'innombrables formats et de nombreuses incorporations.
Même si votre document semble bien à l'écran, si le fichier est volumineux, l'ouverture et / ou la sauvegarde peut prendre beaucoup de temps. Les documents PDF peuvent facilement prendre en charge du texte, presque tous les types d'images, des graphiques vectoriels, des diapositives, du code HTML, etc.
Interactif
Les fichiers Microsoft Office peuvent être interactifs, mais les fichiers PDF constituent un meilleur choix pour les formulaires de demande, les formulaires de commentaires et d'autres situations nécessitant la saisie de données. Voici pourquoi:
- Champs fixes - Il est impossible pour un utilisateur final de supprimer accidentellement un champ, d'interpréter incorrectement les données nécessaires ou de manquer une question.
- Guides étape par étape - Les créateurs peuvent ajouter des notes de marge pour guider les utilisateurs à travers des formulaires compliqués.
- Formules - Vous pouvez créer un PDF en ajoutant instantanément la taxe de vente ou calculer les taux de change sur une facture. De toute évidence, Excel vous permet également de travailler avec des formules et des équations Besoin d'aide avec des formules Excel? 7 Ressources à consulter Besoin d'aide avec les formules Excel? 7 Ressources à consulter Excel est la feuille de calcul standard. Si vous devez utiliser Excel et que vous devez vous familiariser avec ce dernier, ces ressources vous présenteront rapidement les notions de base et plus encore. Lire la suite, mais il n'y a aucun moyen de conserver les formules lors de la conversion de XLS en PDF.
- Signature - Certains services, tels que Adobe Sign et DocuSign, vous permettent d'ajouter votre signature. Pouvez-vous signer électroniquement des documents et devriez-vous? Pouvez-vous signer électroniquement des documents et devriez-vous? Peut-être avez-vous entendu vos amis technophiles parler à la fois des termes signature électronique et signature numérique. Peut-être que vous avez même entendu les utiliser de façon interchangeable. Cependant, vous devriez savoir qu'ils ne sont pas les mêmes. En fait, ... Lisez plus aux contrats et autres documents personnels d'une manière simple et sécurisée.
Compatibilité
PDF Reader vs Browser: Quelle visionneuse PDF est la meilleure pour vous? Lecteur PDF vs navigateur: Quelle visionneuse de PDF est le meilleur pour vous? Un lecteur PDF est souvent l'un des premiers outils que les utilisateurs installent sur leur nouvel ordinateur. Ce n'est pas glamour ou sexy, mais c'est un outil essentiel dans votre arsenal de productivité. Ou est-ce? Lire la suite .
En fin de compte, cependant, tant que le récepteur a un navigateur installé sur leur système, ils seront en mesure d'ouvrir votre fichier. Ce n'est pas le cas si vous envoyez un fichier dans le fichier DOC, XLS ou PPT. Toutes les suites bureautiques ne peuvent pas gérer tous les formats.
PDFs: Inconvénients et alternatives
Malgré ces avantages apparents, il y a encore des moments où un format PDF ne convient pas. Je vais regarder certaines de ces situations, et vous conseiller ce que vous devriez utiliser à la place.
Composer du texte
Les documents PDF n'ont pas les puissants outils de formatage de Microsoft Word et d'autres processeurs. Vous ne pouvez pas modifier les mises en page, les polices et d'autres problèmes stylistiques importants.
De plus, ils n'ont pas de vérificateur d'orthographe, de vérificateur de grammaire et d'autres aides à l'écriture. Vous devez utiliser un traitement de texte traditionnel pour composer votre texte. Enregistrez uniquement le fichier au format PDF lorsque vous êtes sûr d'avoir terminé.
Modification du contenu
Les PDF ne sont pas non plus un bon choix lorsque quelqu'un d'autre a besoin de modifier ou d'ajouter des détails à votre document. 5 Outils gratuits pour éditer des fichiers PDF 5 Outils gratuits pour éditer des fichiers PDF Les fichiers PDF sont universellement utiles. Cependant, ils tombent court quand il s'agit de l'édition. Nous sommes là pour vous montrer les meilleurs outils gratuits pour éditer vos fichiers PDF. Lire la suite . Par exemple, si vous êtes responsable de l'ajout de texte à un document et que, à un stade ultérieur du processus, quelqu'un d'autre est responsable de l'ajout d'images, il n'est pas judicieux d'envoyer le fichier au format PDF.
Le format n'est pas modifiable par nature. Les PDF sont simplement une image d'un document existant, plutôt que d'être un document original à part entière. Au mieux, la plupart des lecteurs PDF vous permettent seulement de modifier quelques mots à la fois.
Images
Si vous avez besoin de réutiliser des images d'un document ultérieurement, respectez les applications Office. Vous trouverez plus difficile, voire impossible, d'extraire les images incorporées d'un document PDF.
S'il est absolument nécessaire d'extraire une image d'un PDF, vous pouvez saisir un écran d'impression et modifier l'image dans Paint - mais ce n'est pas un flux de travail efficace et vous perdrez probablement une partie de la qualité de l'image.
Collaboration
Les applications de création de PDF ne disposent pas d'outils de collaboration. Certains outils payants présentent des fonctionnalités que les meilleurs lecteurs gratuits Les 6 meilleurs lecteurs PDF pour Windows Les 6 meilleurs lecteurs PDF pour Windows Avez-vous réfléchi à deux fois avant d'installer Adobe Reader? C'est le lecteur PDF le plus utilisé, mais pas forcément le meilleur. Nous sommes sortis pour trouver les meilleurs lecteurs PDF pour vos besoins. Lire la suite ne comprend pas, mais le processus est lourd.
La plupart des suites de productivité telles que Microsoft Office 365 et les applications Google Drive permettent désormais une collaboration en temps réel sur les documents 3 Microsoft Office Online Outils de collaboration et de collaboration qui impressionnent 3 Microsoft Office Online Outils de collaboration et de collaboration, Microsoft a déployé de nouveaux outils permettant aux équipes de collaborer à distance et en temps réel. Nous vous montrons ce que vous ne pouvez pas manquer. Lire la suite . Encore une fois, vous pouvez faire tout votre travail en utilisant une suite traditionnelle, puis n'enregistrez en PDF qu'une fois le document terminé.
Partagez vos opinions
J'espère vous avoir donné une large introduction sur la façon dont les documents PDF se comparent aux formats de fichiers typiques de la suite Office, ainsi que d'expliquer quand utiliser les fichiers PDF et quand les éviter.
J'aimerais entendre ce que vous ajouteriez à cette liste. Ai-je manqué des pros? Ai-je négligé des inconvénients significatifs? Vous pouvez laisser vos pensées et opinions dans la boîte de commentaires ci-dessous.
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