Saviez-vous que les derniers outils fournis par Evernote en font une application très utile pour la gestion des réunions?
Organiser et gérer des réunions est une partie fastidieuse mais importante de la réalisation des choses, et je n'ai pas réalisé à quel point Evernote pouvait être utile pour créer des ordres du jour de réunions et prendre des minutes jusqu'à récemment. Les dernières nouveautés 8 Mises à niveau d'Evernote que vous devez connaître Mises à niveau d'Evernote que vous devez connaître Il semble que tous les deux mois, Evernote bénéficie de mises à jour supplémentaires. Quelques-uns sont publiés tranquillement, tandis que d'autres sont très attendus par les utilisateurs lourds d'Evernote. Depuis que j'ai écrit mon dernier article sur le nouveau design d'Evernote et ... Read More pour ajouter des listes de tâches, créer des tables, partager des notes et des carnets et joindre des documents, Evernote est un outil idéal pour gérer les réunions.
Si vous débutez avec Evernote, téléchargez notre manuel Evernote non officiel pour vous y mettre rapidement.
Créer un modèle
Toutes les équipes, tous les comités et toutes les organisations ont des besoins et des objectifs uniques, mais quand il s'agit de créer un agenda de réunion, il y a des éléments standards que vous inclurez probablement pour chaque réunion. Avant votre prochaine réunion, créez un modèle de note qui sera utilisé pour l'ordre du jour et les minutes de votre réunion.
Je préfère utiliser la fonctionnalité de tableaux Evernote pour l'agenda et les minutes car elle se redimensionne automatiquement au fur et à mesure de l'ajout de contenu. Les colonnes et les lignes ne peuvent pas être ajoutées ou supprimées, mais comme j'utilise la table comme modèle, ce n'est pas vraiment un problème. L'ajout des noms des participants réguliers facilite le contrôle des participants à la réunion.
Je garde la date et l'heure de la réunion dans la section titre de la note afin de faciliter l'identification de cette information pour moi-même et les autres membres de l'équipe. Un autre élément de mise en forme attrayant pour un agenda est l'élément de menu de règle horizontale spéciale d'Evernote ( Format> Insérer une règle horizontale ).
Dupliquez votre note d'agenda et essayez-la la prochaine fois que vous aurez une réunion pour voir ce qui doit être révisé. Lorsque vous êtes satisfait des résultats, vous pouvez dupliquer le modèle pour les prochaines réunions et, bien sûr, conserver toutes vos notes de réunion dans un cahier désigné. Vous pouvez également exporter ( Fichier> Exporter une note ) le modèle de note vers votre dossier de documents ou votre compte Dropbox, puis réimporter une copie si nécessaire.
Lien vers d'autres notes
En préparant l'ordre du jour de votre réunion, vous pouvez ou non savoir que des liens externes et des liens vers des notes peuvent être ajoutés aux éléments de votre note de réunion. Pour ajouter un lien externe, sélectionnez et cliquez avec le bouton droit sur un élément de la note, puis choisissez Lien> Ajouter un lien ... et insérez l'URL externe.
Pour créer un lien vers une autre note de votre Evernote, cliquez avec le bouton droit sur la note dans un extrait, une carte ou une vue de liste et sélectionnez Copier le lien de la note . Collez le lien comme vous le feriez avec un lien externe pour lier la note. Ceci est très pratique pour ajouter les résultats des réunions précédentes à votre agenda actuel ou pour discuter des éléments de menu pour lesquels vous avez d'autres éléments dans Evernote.
Partage et collaboration
Les minutes et les réunions vous aident à produire des rapports professionnels de minute sur iPad. MinuteTaker et réunions vous aident à produire des rapports professionnels de minute sur iPad Dans mon guide de réunion en ligne gratuit MakeUseOf, où j'ai fourni quelques conseils pour planifier et tenir réunions sur le Web, j'ai fait référence à quelques minutes en prenant des applications aussi bien. Alors que très peu d'entre nous ... Lire la suite, je préfère utiliser Evernote en raison de ses fonctionnalités de partage et de collaboration. Ceux-ci facilitent le partage des agendas et des réunions en ligne ou par courriel avec votre équipe et les autres participants à la réunion.
Un autre avantage de ce type de partage est que les liens vers vos notes de réunion incluront toujours des modifications et des mises à jour des notes, et que la mise en page des notes Evernote est professionnelle sur une page Web.
Si vous utilisez un compte Premium Evernote, vous pouvez partager des notes avec d'autres utilisateurs Evernote, en particulier à des fins de collaboration. Les notes partagées peuvent être définies en lecture seule ou en lecture et modification d'accès. Evernote garde une trace de qui a modifié les notes, et s'il y a des conflits de système, Evernote crée automatiquement une copie de votre note en conflit afin que le problème puisse être résolu.
Rappels
Une autre fonctionnalité utile dans Evernote est la possibilité de définir des rappels. Personnellement, je joins un rappel à un ordre du jour de la réunion qui me rappelle de poster le compte rendu aux participants quelques jours avant la tenue de la réunion. Les rappels Evernote s'afficheront sur tous vos appareils sur lesquels Evernote est installé.
Pendant la réunion
Bien qu'Evernote soit bien sûr utile pour prendre des minutes, de nombreuses versions incluent une fonction de présentation pour afficher votre agenda de réunion et d'autres notes via un écran de projection, ainsi qu'un outil de marqueur intégré pour mettre en évidence le contenu.
L'outil de présentation inclut un élément de menu pour présenter une note sur un autre écran, mais vous devrez cliquer ou appuyer sur le bouton de présentation dans la barre d'outils chaque fois que vous changez de note, alors assurez-vous de vous entraîner en mode présentation avant votre réunion! La fonction de présentation pourrait également être utilisée comme un «tableau blanc» numérique pour des idées de remue-méninges.
L'outil d'enregistrement audio est également pratique pour enregistrer des parties de la réunion que vous souhaitez revoir plus tard. Vous pourriez avoir besoin d'un microphone externe, au lieu du microphone interne sur votre Mac ou PC, pour obtenir un enregistrement de bonne qualité d'une pièce pleine de monde.
Evernote ne permet pas pour le moment à deux personnes ou plus de collaborer en direct sur des notes, mais une mise à jour récente du service en ligne LiveMinutes permet une collaboration en direct en utilisant les notes d'Evernote.
Post-réunion
Comme pour les agendas, Evernote facilite le partage des minutes de votre réunion presque immédiatement après la fin de la réunion. Les collaborateurs de l'équipe peuvent apporter les modifications nécessaires au compte rendu, et les procès-verbaux peuvent être utilisés pour préparer l'ordre du jour de la prochaine réunion.
La beauté d'utiliser Evernote est que toutes vos minutes sont conservées dans un cahier pour un accès facile. Après avoir accumulé de nombreuses notes, vous pouvez les sélectionner toutes et les fusionner en une seule grande note, ou les exporter vers un lecteur local ( Fichier> Exporter des notes ) où elles peuvent être récupérées si vous en avez besoin à nouveau.
Notez également que lorsque plusieurs notes sont sélectionnées dans un bloc-notes, une table des matières peut être créée pour cette collection. La table des matières est créée en tant que note et est un excellent moyen de partager une liste de minutes complétées au fil du temps.
S'adapte à vos besoins
L'utilisation efficace d'Evernote pour organiser et organiser vos réunions nécessite que vous soyez familiarisé avec de nombreuses fonctionnalités avancées du service. Si les membres de votre équipe utilisent également le service, cela peut faciliter l'organisation, la collaboration et le partage de matériel de réunion, et cela signifie utiliser un nombre réduit d'applications pour faire avancer les choses.
Faites-nous savoir si vous utilisez Evernote pour préparer et tenir des réunions dans les commentaires, ci-dessous.