Que vous utilisiez Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail ou toute autre chose, l'email est e-mail et tôt ou tard, votre boîte de réception est inondée. Mais un système de tri simple vous assurera que vous ne vous sentez jamais dégoûté et toujours au top de vos messages.
Avez-vous déjà essayé d'appliquer des astuces de liste de choses à faire à votre boîte de réception? J'ai fait. Plus souvent qu'autrement, ils ne fonctionnent pas. Ce que nous ne parvenons pas à comprendre à propos de la différence entre les e-mails et les listes de tâches, c'est que les tâches nécessitent uniquement une action de votre part, tandis que les e-mails concernent la communication avec les utilisateurs.
Mais modifier un système de productivité populaire est la réponse à apprivoiser la vague constante de courriels. La matrice du président des États-Unis Dwight Eisenhower pour trier les tâches est merveilleusement efficace pour trier les courriels aussi, si vous l'ajustez bien.
Matrice Eisenhower modifiée pour les courriels
La matrice d'Eisenhower est la façon dont il a trié sa liste de choses à faire en quatre quadrants, ce qui l'a aidé à comprendre quelle tâche il devrait faire ensuite. La matrice de base ressemble à ceci, et nous allons garder cela intact:
Vous classerez chaque courriel dans l'un de ces quatre quadrants. Les quadrants vont dicter ce que vous faites avec cet email et quand vous agissez dessus. Oubliez la "boîte de réception zéro", nous allons simplement nous concentrer sur les choses à faire.
Redécouvrez votre boîte de réception Redécouvrez votre boîte de réception Redécouvrez les étiquettes Gmail et enfin apprivoiser votre boîte de réception Il y a plein de trucs pour gérer la surcharge des courriels, mais il y en a un juste sous votre nez que vous pourriez ne pas utiliser: les bonnes vieilles étiquettes Gmail. Lire la suite . Chaque quadrant aura donc son propre nom d'étiquette / dossier et peut-être aussi sa propre couleur.
Quoi que vous fassiez, ne changez pas le nom de ces quadrants. Ainsi, vos dossiers ou étiquettes auront seulement ces quatre catégories:
- Important et urgent
- Important (pas urgent)
- Urgent (pas important)
- Pas important ni urgent
Qu'est-ce qui est "urgent"?
Il est facile d'identifier ce qu'est «important» - c'est un appel subjectif que nous pouvons prendre facilement, en fonction de nos priorités. Mais "urgent" met en place une image d'un calcul basé sur le temps, et qui rejette les gens.
Détendez-vous, ne paniquez pas. "Urgent" signifie ici ce que vous voulez dire. Si vous avez une journée bien remplie sans un seul instant, alors "Urgent" prend une nouvelle signification. Si vous avez une journée remplie de réunions, alors "Urgent" prend une autre signification. Laissez-le être flexible; En fait, il est important que ce soit flexible.
Plusieurs experts en productivité aiment en fait imposer une limite de temps à la colonne «urgent» de la matrice d'Eisenhower, mais ce n'est tout simplement pas viable étant donné que les besoins temporels de la vie et du travail ne cessent de changer.
Il n'y a pas de formule magique ou de limite de temps pour définir "Urgent". Vous le saurez quand vous le verrez. Ce n'est pas un mot difficile à comprendre, alors ne le pensez pas trop.
Restez simple, ne disposez pas de "règles du quadrant"
Vous serez tenté d'associer une action à votre quadrant. Par exemple, Bryan Lee de Tutum utilise le système et a mis une action spécifique pour chaque quadrant, comme «Décider quand le faire» pour «Important mais pas urgent», et «Déléguer» pour «Urgent mais pas important».
Résistez à ça. Il y a deux problèmes avec ceci.
Tout d'abord, ces "règles d'action" finissent par biaiser la façon dont vous marquez un e-mail. Si vous savez que vous devez agir sur un e-mail tout de suite, mais que vous n'avez pas le temps de le faire, votre cerveau vous tracera en le classant à tort.
Deuxièmement, un quadrant n'a pas toujours la même action. Déléguer une tâche ne sera pas toujours une option. "Pas urgent ni important" ne signifie pas que vous devez le supprimer, vous pourriez avoir besoin de cet email plus tard.
Au contraire, faites confiance à la matrice d'Eisenhower et faites confiance à votre propre capacité à faire avancer les choses. Un système de productivité sur-compliqué et sur-spécifique est celui que vous finirez par déverser avec la règle de productivité en trois temps. Le système 3-Strike: Comment hiérarchiser votre liste de tâches Le système 3-Strike: Comment hiérarchiser vos tâches Faites la liste Ne passez-vous pas votre liste de choses à faire? Le problème n'est peut-être pas votre productivité, mais peut-être vos priorités. Apprenons à hiérarchiser la liste des choses à faire et à faire les choses. Lire la suite . Les noms de ces quadrants vous donnent une bonne idée de ce qu'est un email, et vous serez capable de prendre la bonne décision en conséquence.
Une règle d'or: ne pas avancer sans étiquetage
L'idée est de trier vos e-mails sans pitié ne peut pas mettre hors tension Email tous les matins? Essayez ce rituel au lieu ne peut pas mettre hors tension tous les matins? Essayez plutôt ce rituel À partir de votre journée, le courrier électronique est régulièrement réprimé, même si la plupart d'entre nous le font. Est-ce que vérifier les courriels après le réveil est vraiment si mauvais? Lire la suite, et implique un acte d'auto-discipline - vous ne pouvez pas passer à l'email suivant sans étiqueter celui que vous lisez.
C'est critique. Chaque fois que vous ouvrez un email, vous devez absolument le trier. Ne vous permettez pas de vérifier le prochain courrier si vous n'avez pas classé celui-ci dans un quadrant.
Comme nous l'avons déjà dit, ne pas trier ou trier mal est la raison pour laquelle votre application de productivité ne fonctionne pas 5 raisons pour lesquelles votre application vous rend moins productive 5 raisons pour lesquelles votre application To-Do vous rend moins productif -Do listes? Votre problème n'est pas votre ambition ou l'application de planification des tâches que vous utilisez. Le problème est dans la façon dont vous utilisez votre liste de choses à faire en général. Lire la suite . Vous devez faire le bon tri, et tout le reste se met en place.
Comment attaquer vos e-mails
Voici la beauté: une fois que votre boîte de réception est triée, vous n'aurez pas besoin de beaucoup de conseils sur quand et comment vous devriez adresser votre email. Pour les choses urgentes et importantes, vous finirez par y répondre dès que vous aurez du temps libre.
Pour tout le reste, comme Andy Mitchell d'ActiveInbox a dit MakeUseOf Comment traiter Inbox Overload et listes à faire dans les courriels Comment traiter Inbox Overload et listes à faire dans les courriels Email n'est pas seulement la communication, il dicte aussi largement votre tâche liste. Parlons des meilleurs conseils pour relier la boîte de réception à notre productivité avec Andy Mitchell - le fondateur d'ActiveInbox. Lire la suite,
Choisissez des points à faible consommation d'énergie dans votre journée (comme cette demi-heure endormie après le déjeuner) et déposez-la dans votre boîte de réception pour en faire un zoom.
Si c'est déjà une priorité, il est facile de faire les choses sans manquer un élément à ne pas manquer.
À la fin de chaque journée, agissez sur tous vos e-mails triés, même depuis votre application smartphone. Croyez-moi, une fois qu'il est déjà prioritaire, vous le traversez dans la moitié du temps que vous prenez autrement.
Est-ce facile ou difficile?
Personnellement, je trouve que la méthode Eisenhower Matrix de tri des emails est la plus simple que j'ai utilisée. Il a en fait rendu ma boîte de réception beaucoup plus gérable pour moi et je n'ai rien manqué à cause de cela.
Pensez-vous que ce système est facile à mettre en œuvre ou le trouveriez-vous difficile? Dites-nous pourquoi!
Crédits image: Hey Paul Studios / Flickr