Avez-vous déjà reçu une demande de réunion au travail et vous vous êtes simplement gratté la tête? Vous vous demandez quelle est exactement la réunion, ce qui sera discuté, et peut-être même pourquoi vous avez été invité. Vous regardez les autres invités en espérant un indice, mais vous n'avez toujours aucune idée.
Certains disent que si vous recevez une invitation de réunion vague, vous devriez simplement le refuser. Maintenant, que vous soyez d'accord ou non, si vous êtes le coordonnateur, vaut-il la peine que les égratignures diminuent simplement parce qu'elles sont déconcertées?
Avec un peu de prévoyance et les bons outils, vous pouvez vous assurer que votre objectif de réunion est clair Fed Up Of Inefficient Meetings? Envoyer ces 8 règles à votre patron marre des réunions inefficaces? Envoyer ces 8 règles à votre patron Si une réunion est bien organisée, il n'y a aucune raison pour qu'elle ne puisse pas améliorer la productivité, le sens du but et le moral. Voici quelques règles à suivre pour des réunions efficaces. En savoir plus et réduire le risque de déclin des participants en raison d'une demande de réunion peu claire.
Planifiez à l'avance avec les 5 W
Avant d'envoyer la demande de réunion au hasard, réfléchissez-y en utilisant qui, quoi, quand, où et pourquoi.
1. Qui inviter
Plusieurs fois, les personnes envoient des invitations à des réunions qui incluent trop de participants ou seulement les mauvaises. Faites vos démarches à l'avance pour répondre à ces questions:
- Qui devrait être invité?
- Qui est nécessaire à la discussion?
- Qui a les connaissances nécessaires à cet effet?
Ne pas simplement inviter tout le monde La vérité sur les réunions - Et c'est laide La vérité sur les réunions - Et c'est la réunion Ugly sont censées être productives, non? Lire la suite dans le département parce que vous n'êtes pas sûr.
2. Qu'est-ce que la réunion est sur
C'est la partie la plus importante de votre planification. Réfléchissez à la nature exacte de la réunion, à son objectif et au résultat attendu. Si vous ne pouvez pas déterminer vous-même le point de la réunion, il est probablement prématuré.
3. Quand la réunion aura lieu
Cela peut ne pas sembler une pièce importante si vous travaillez dans un petit bureau. Mais pour les grandes entreprises ou les grandes réunions, c'est essentiel. Avez-vous des participants qui sont éloignés, résident-ils dans un fuseau horaire différent et travaillent-ils aux mêmes heures que les autres?
Assurez-vous de choisir une heure accessible à tous Évitez le stress de la sur-planification avec 10 astuces intelligentes Google Agenda Évitez le stress de la sur-planification avec 10 astuces Google Agenda astucieuses Le secret pour se détendre à l'aide d'un calendrier est simple: Découpez les choses dont vous n'avez pas besoin, prenez le temps pour les choses que vous aimez et gardez-les organisées. Utilisez ces dix conseils. Lire la suite .
4. Où la réunion aura lieu
Ceci est également essentiel lors de la planification de votre réunion si vous avez des participants hors site. Une conférence téléphonique sera-t-elle nécessaire? Si une réunion Web Conseils GoToMeeting pour votre prochaine réunion en ligne Conseils GoToMeeting pour votre prochaine réunion en ligne GoToMeeting peut vous aider à faire de vos réunions en ligne un succès. C'est gratuit pour jusqu'à trois participants. Nous vous montrons comment configurer, rejoindre et préparer des réunions enregistrées. Lire la suite être planifié? Ou avez-vous simplement besoin de réserver une salle de conférence sur place? Assurez-vous de penser à l'avance pour accueillir ceux que vous attendez à assister.
5. Pourquoi la réunion est-elle nécessaire
Ceci est tout aussi important que la question Quelle. Pourquoi une réunion est-elle nécessaire? L'objectif peut-il être résolu sans une foule de personnes? Est-ce qu'un peu de recherche pourrait fournir la réponse? Avez-vous suffisamment d'informations pour organiser la réunion à ce stade?
Rappelez-vous, les réunions prennent du temps loin des devoirs de toutes les personnes impliquées. La dernière chose que vous voulez faire est de gaspiller le temps de vos participants Stop Wasting Time et commencer à avoir des réunions productives avec MinutesPad pour Android Stop Wasting Time et commencer à avoir des réunions productives avec MinutesPad pour Android Réunions ont une mauvaise réputation comme des puits de temps inefficaces. Cela ne doit pas être comme ça: il se peut qu'il y ait de l'espoir pour une réunion productive. Lire la suite .
Créer l'ordre du jour de la réunion
Maintenant que vous avez répondu aux cinq questions, utilisez-les pour travailler sur l'invitation à la réunion et l'ordre du jour. Et oui, un ordre du jour de réunion est presque toujours nécessaire pour une variété de raisons.
Un agenda de réunion permet aux participants:
- Connaître le but et l'objectif de la réunion.
- Voir les points de discussion et être en mesure de planifier à l'avance pour leur part ou de préparer des questions.
- Voir ce qui est attendu à la fin de la réunion ou ce que la réunion devrait résoudre.
- Suivez tout au long de la réunion et restez sur la bonne voie.
Commencez avec un modèle
La meilleure façon de créer votre agenda est de commencer par un modèle. Cela non seulement vous fait gagner du temps, mais contient déjà le contour dont vous avez besoin pour les détails. Voici quelques options pour les modèles d'agenda de réunion 15 Modèles d'agenda de réunion les plus performants pour Word 15 Modèles d'agenda de réunion les plus conviviaux pour Word Lorsqu'il est temps de planifier une réunion, vous ne devriez pas perdre de temps à créer un agenda à partir de zéro. De nombreux modèles d'agenda de réunion pour Microsoft Word peuvent vous aider à bien démarrer. En savoir plus, vous pouvez consulter Microsoft Word. Ils sont suffisamment flexibles pour tout type de réunion ou de taille.
Ce modèle d'agenda est génial car il inclut un modèle de compte-rendu de réunion bien formaté. Avec un téléchargement, vous obtenez les deux. Avec une belle mise en page, tout le monde peut voir clairement l'objectif, la liste des participants et l'ordre du jour des sujets. Une autre section utile montre ce que les participants devraient apporter à la réunion, qui est souvent une pièce oubliée.
Ce prochain modèle d'agenda est également une bonne option. Comme l'autre, vous pouvez facilement voir l'objectif, les sujets de l'ordre du jour et tous les éléments d'action précédents. Mais il comprend également des zones pour les nouveaux éléments d'action que vous pouvez noter pendant la réunion ainsi qu'un endroit pour les notes.
Voici un autre modèle à regarder qui est propre et clair. Comme le premier montré, il a un format de table de base avec des sections faciles à lire. De plus, il offre la zone pour ce que les participants devraient apporter à la réunion.
Comment préparer un agenda efficace
Une fois que vous avez décidé du modèle de l'ordre du jour de la réunion, il est important de le compléter efficacement. Soyez clair, précis et faites de votre mieux pour ne rien laisser ouvert à l'interprétation. La section des participants est la plus simple, mais les autres doivent être bien communiqués.
Objectif de la réunion
Cela devrait être un simple objectif de une à deux phrases (au maximum) pour la réunion. Cela vient de la question d'en haut que vous vous poserez. Par exemple, dites que votre réunion consiste à examiner les trois options de disposition de l'interface utilisateur pour le nouveau site Web.
Votre objectif devrait indiquer exactement cela et pas quelque chose comme «parler de nouveau site Web». Ce dernier est vague, ne précise pas la partie du site à discuter, et n'est généralement pas clair.
Thèmes de l'ordre du jour
Ici vous listerez chaque partie que vous avez l'intention de discuter. Encore une fois, cela doit être clair pour que ceux qui sont censés aborder un sujet puissent se préparer.
En utilisant l'exemple ci-dessus, si le développeur Web Bill est censé fournir les avantages, les inconvénients et les trois options de mise en page, dites-le. Ne dites pas simplement: parlez des dispositions. Bill sait-il exactement de quoi tu veux parler? Si vous l'énoncez, il le fera.
Articles à apporter
Si vous attendez de vos participants qu'ils fournissent des informations, du matériel, des images ou quoi que ce soit, utilisez cette section. Ne supposez pas que tout simplement parce qu'un participant se présente qu'il fournira ce que vous espérez.
Pour notre exemple avec Bill, vous étiez clair sur le sujet de l'ordre du jour, ce qui est parfait. Cependant, pour s'assurer qu'il apporte une liste de avantages et inconvénients pour chaque mise en page avec des images de ces mises en page, ajoutez-le à la section appropriée de l'ordre du jour.
Fournir des articles en avance sur le temps
Si possible, joignez l'ordre du jour à la demande de réunion lorsque vous l'envoyez. Cela permet aux participants de l'avoir à portée de main lorsque l'heure de la réunion arrive et leur permet de savoir exactement à quoi s'attendre. Ceci est encore plus important si vous planifiez une réunion de dernière minute.
Si vous envoyez la demande de réunion longtemps à l'avance, vous préférerez peut-être attendre à l'ordre du jour. Ce pourrait être un travail en cours ou vous pourriez attendre plus de détails pour cela. Si c'est le cas, assurez-vous simplement d'inclure l'objectif de la réunion, un bref résumé des sujets et des éléments préliminaires pour introduire la demande.
Ensuite, indiquez que l'ordre du jour officiel sera envoyé à la date X, qui devrait être au moins trois jours avant la réunion. Si vous le pouvez, c'est aussi une bonne idée d'imprimer des copies de l'agenda Comment imprimer les documents Microsoft Office de la bonne façon Comment imprimer les documents Microsoft Office de la bonne manière Est-il parfois impossible d'imprimer des documents exactement comme vous le souhaitez? Nous pouvons aider! Nous vous montrons toutes vos options d'impression et vous aidons à choisir les bons paramètres pour les documents parfaitement imprimés. Lisez la suite et apportez-les à la réunion. Il semble toujours y avoir un participant qui oublie le leur.
Préparez-vous à capturer les minutes de réunion
Si vous avez suivi ce plan jusqu'à présent, votre réunion est déjà bien avancée. Mais il y a encore une chose à faire avant. Préparez-vous à capturer les minutes de la réunion.
Ici encore, l'utilisation d'un gabarit est idéale. Vous pouvez imprimer ces options de modèles Microsoft Word 12 Modèles de réunions pour les professionnels 12 Modèles de réunions pour les professionnels La prise de notes est la première étape pour garder tous les participants à la réunion sur la même page. Les modèles facilitent la capture de ces minutes de réunion. Nous avons compilé une variété de modèles pour Word, OneNote, Evernote et Google Docs. En savoir plus si vous préférez les écrire à la main ou les utiliser sur votre appareil numérique, le cas échéant.
Ce modèle, que vous pouvez trouver dans Microsoft Word, est une excellente option car il se développe sur chaque sujet de l'agenda. Pour chaque élément, vous pouvez inclure des notes sur les points de discussion, les conclusions, les éléments d'action, les parties responsables et les délais spécifiques à chaque sujet.
Si vous préférez un modèle de minutes de réunion qui ne détaille pas les points de discussion, il s'agit d'une option solide. Vous pouvez lister les points de l'ordre du jour qui ont été réellement discutés, par qui, et pour combien de temps. Vous pouvez ensuite noter les décisions qui ont été prises et les nouvelles actions avec les parties responsables et les dates d'échéance.
Prendre de bonnes notes
Nous avons tous un moyen de prendre des notes lors d'une réunion. Mais si vous êtes le coordinateur, vous devez absolument prendre des notes fortes. Il n'y a rien de pire que d'écrire une note seulement pour la regarder plus tard et se demander ce que dit ou veut dire.
Capturez autant que possible pendant la réunion, puis révisez-la avant de lever la séance. Vous devriez revoir ce qui a été discuté, tout ce qui a été décidé, et surtout, les nouveaux éléments d'action. Examinez-le brièvement avec vos participants en tant que critique pour vous et pour eux. Si quelque chose manque ou se trompe, il est préférable de le faire avant que tout le monde quitte la pièce.
Allez-y et rencontrez
Bien qu'il n'y ait pas de moyen exact ou positivement parfait pour vous assurer une réunion efficace 3 Modèles gratuits pour garder les réunions sur la bonne voie et utiles 3 Modèles gratuits pour garder les réunions sur la bonne voie et utiles Rendez vos réunions meilleures avec un modèle bien structuré. Ici, nous vous montrons des modèles de réunion gratuits pour préparer, enregistrer et récapituler vos réunions pour un résultat efficace. Lire la suite, ce plan peut vous mettre sur votre chemin. Faites ce que vous pouvez pour vous préparer et préparer vos participants bien à l'avance.
Quels conseils avez-vous pour planifier une réunion? Y a-t-il quelque chose que vous faites en tant que coordinateur qui vous aide? Faites-nous savoir vos suggestions dans les commentaires ci-dessous!