Dante avait tort; il y a dix cercles d'enfer, dont le plus profond est réservé à ceux qui commettent les péchés les plus haineux. L'email est là pour rester, mais il y a des pécheurs qui font empirer le reste de nous. Aujourd'hui, je vais examiner certaines des façons les plus pénibles dont les gens peuvent abuser des courriels et rendre la vie plus difficile pour le reste d'entre nous.
Ne vous inquiétez pas cependant, même si vous êtes un pécheur, vous n'êtes pas condamné à une éternité de souffrance. Embrassez une pénitence d'une semaine pour corriger l'erreur de vos manières et repentez-vous votre péché d'email et tout sera pardonné.
Poursuivez votre lecture pour savoir si vous êtes un email saint. 7 Nétiquette Lignes directrices pour rédiger des courriels et des messages sur le forum 7 Lignes directrices sur la nétiquette pour rédiger des courriels et des messages sur le forum La nétiquette est une abréviation pour réseau ou Internet. Il englobe l'ensemble spécial de conventions sociales trouvées dans les interactions en ligne. Alors que la netiquette est très similaire à un bon comportement ou à l'étiquette dans les rencontres hors ligne, il ya ... Lire la suite ou pécheur.
Envoyer des emails à trop de gens
L'email est incroyablement bon marché à envoyer. Une personne peut passer cinq minutes à écrire un e-mail et l'envoyer à des milliers, voire des centaines de milliers de destinataires. C'est aussi, en termes généraux, extrêmement coûteux à recevoir. S'il faut deux minutes pour lire, ou même seulement 30 secondes pour le rejeter, le nombre de personnes-minutes qu'un seul e-mail peut gaspiller est énorme. Cela équivaut à un gaspillage massif de temps productif. Utilisez ce système de communication à trois niveaux pour résister aux distractions Utilisez ce système de communication à trois niveaux pour résister aux distractions Le besoin de rester constamment connecté est une source de distraction. Pour gérer vos relations et votre temps, gérez aussi votre façon de communiquer avec le monde. Créez un plan intelligent à trois niveaux. Lire la suite, vous devez toujours faire face à un moment donné.
Trop d'organisations ont des politiques où tout le monde, tout le monde, et le chien de tout le monde est CC sur tous les e-mails. Tout le monde n'a pas besoin de recevoir chaque email. Si vous êtes l'une des personnes qui élaborent ces politiques, ou si tout le monde ne les adopte pas par habitude quand vous n'avez pas à le faire, vous êtes un pécheur d'email.
Ne vous inquiétez pas, la pénitence est simple. Pour une semaine, envoyez seulement des courriels aux personnes qui ont absolument besoin de les recevoir. En cas de doute, n'envoyez pas l'email. Vous serez probablement surpris du peu d'effet que cela a sur la façon dont tout fonctionne.
En prime, plus vous envoyez d'e-mails, plus vous êtes susceptible de recevoir, donc si vous êtes confronté à une surcharge de votre propre e-mail, cela peut aussi aider.
Overusing Répondre à tous
Le courrier électronique est à son meilleur quand il est utilisé exactement comme une lettre: une personne envoie un message unique à une autre personne et attend qu'elle lui réponde. Le courrier électronique fonctionne également lorsqu'une personne envoie un seul message à un grand nombre de personnes (à condition qu'elles aient toutes besoin de le recevoir). 6 raisons pour lesquelles vous devez cesser d'utiliser les clients de messagerie de bureau en faveur des options Web 6 raisons pour lesquelles vous devez cesser d'utiliser les clients de messagerie de bureau en faveur des options Web Je sais que suggérer des clients de bureau ont eu leur journée autour de la foule MakeUseOf est comme prêcher à la chorale. La plupart d'entre nous utilisent Gmail, nos propres serveurs de messagerie ou une forme de sauvegarde sur le cloud ... En savoir plus, le courrier électronique n'est tout simplement pas conçu pour gérer correctement plusieurs messages.
Le problème devient vraiment apparent avec les emails de groupe. Je les classe légèrement plus haut que la bombe nucléaire comme le pire développement technologique du 20ème siècle. Un fil d'e-mail avec 15 ou 20 personnes qui répondent peut rapidement devenir incontrôlable si les gens ne font pas attention Ne pas se trébucher: 5 Comportements d'e-mail de groupe à éviter Ne pas trébucher: 5 Comportements d'e-mail de groupe à éviter L'email n'est pas facile, et c'est un art que peu de gens sont capables de perfectionner. Les emails de groupe ne sont pas plus faciles. Ces conseils devraient vous aider à améliorer vos messages. Lire la suite . Et rappelez-vous, chaque message envoyé est une autre notification pour quelqu'un quelque part.
Bien que le premier message ait pu être pertinent pour tous les membres de l'organisation, il y a de fortes chances que les réponses ne le soient pas. Si votre patron envoie une question à tout le personnel, est-ce que vos collègues ont vraiment besoin de voir votre réponse? Plus d'utilisation de la réponse à tous les boutons est l'un des plus grands péchés email que vous pouvez commettre.
Encore une fois, la pénitence est assez simple. Pour une semaine, vous devez utiliser uniquement le bouton de réponse. Si plus d'une personne a besoin de voir la réponse, les CC manuellement. La réponse à tous les boutons est une tentation maléfique à laquelle il faut résister.
Emailing quand vous n'avez pas besoin de
Parfois, le courrier électronique est le meilleur moyen d'atteindre quelqu'un. Parfois ce n'est pas le cas. Malheureusement, le courrier électronique est souvent considéré par défaut. Envoyer un courriel lorsque vous n'en avez pas besoin est une autre façon de vous faire envoyer directement par courriel à l'enfer.
Parfois, il existe de meilleurs moyens de faire avancer les choses. Si Tony est assis de l'autre côté de la pièce, à moins que vous ayez besoin de créer une trace écrite, pourquoi ne pas marcher et lui parler? De même, si quelque chose exige beaucoup de va-et-vient, une réunion en face à face ou par téléphone sera probablement beaucoup plus efficace. Un appel téléphonique de 30 minutes peut prendre la place des discussions par courriel d'une semaine. Assurez-vous juste que vous ne laissez pas vos réunions se transformer en un vide du temps Fed Up Of Inefficient Meetings? Envoyer ces 8 règles à votre patron marre des réunions inefficaces? Envoyer ces 8 règles à votre patron Si une réunion est bien organisée, il n'y a aucune raison pour qu'elle ne puisse pas améliorer la productivité, le sens du but et le moral. Voici quelques règles à suivre pour des réunions efficaces. Lire la suite .
Votre pénitence est de faire tout ce que vous pouvez pour ne pas envoyer de courriels pendant une semaine. Si Tony n'est pas à son bureau quand vous marchez, laissez une note manuscrite. Si Bob veut organiser quelque chose, appelez-le et martelez-le au téléphone. Voyez comment changer votre valeur par défaut de "envoyer un email" à "envoyer seulement un email s'il n'y a pas d'autre option" affecte votre façon de travailler. La boîte de réception de tout le monde vous en sera reconnaissante.
Envoi de courriels trop longs
Tout comme envoyer un e-mail court à un trop grand nombre de personnes est un péché, envoyer des e-mails très longs à une seule personne peut être aussi. Si ce que vous essayez de dire nécessite un courriel de 2 000 mots, il est probable que vous n'utilisiez pas le bon outil de communication. Plus votre e-mail est long, plus il faut de temps à l'autre pour lire et plus d'efforts sont nécessaires pour répondre. Les longs emails peuvent vraiment être nul!
"Je n'ai pas eu le temps d'écrire un petit email, donc j'ai écrit un long à la place." - Mark "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 avril 2015
Il y a un mouvement croissant de gens qui s'engagent à garder tous les courriels sous cinq phrases. Ils estiment que si le message ne peut pas être transmis aussi brièvement, vous le faites mal. Si vous êtes coupable d'écrire des courriels de ce bord dans le territoire de Tolstoï-esque, alors votre pénitence est de rejoindre la foule de cinq phrases pour une semaine. Aucun e-mail que vous envoyez, si nécessaire qu'il soit, ne peut durer plus de cinq phrases, de préférence des phrases courtes. Conseils d'efficacité du courrier électronique pour obtenir plus d'e-mails, plus vite 7 Conseils d'efficacité du courrier électronique pour obtenir plus d'e-mails, la vie plus rapide s'articule autour de la communication et littéralement rien ne s'accomplit sans elle. Le courrier électronique est un outil de communication destiné à vous faciliter la vie. Au lieu d'avoir à taper une lettre ou essayer d'attraper quelqu'un ... Lire la suite.
Répondre à chaque message
C'est le péché dont j'étais le plus coupable, et il m'a fallu du temps pour le dépasser. Lorsque vous recevez un e-mail, l'impulsion naturelle est de répondre immédiatement. Le problème est que cela peut vous entraîner dans des échanges inutiles et réactionnaires et les gens vont s'attendre à ce que vous serez disponible pour répondre instantanément à l'e-mail à toute heure. Répondre à tous les e-mails instantanément est seulement un petit e-mail péché, tandis que l'inverse, s'attendant à ce que tout le monde à répondre instantanément est un plus grand péché.
En répondant rapidement à tout ce que vous nourrissez la bête qui est le patron qui exige des réponses par courriel à 4h du matin un samedi. Tu ne dois pas te laisser aller à de tels patrons. En tant que pénitence pour ce péché, vous devez passer une semaine à attendre au moins une heure avant de répondre aux courriels, et ne répondre que pendant les heures de travail. Si quelque chose nécessite une réponse urgente, vous devez utiliser une autre méthode de communication.
Allez maintenant en paix
Aimez-le ou détestez-le, l'email est là pour rester. Cependant, il existe des moyens de rendre l'expérience meilleure pour tous les autres. Si vous êtes un pécheur d'email terrible, repentez-vous et mettez en pratique certaines de ces solutions simples. Les gens vont vous en remercier. Si, d'autre part, vous êtes un saint email, transmettre cet article à tous les pécheurs que vous connaissez et propager la bonne parole.
Il y a d'innombrables autres messages d'email là-bas. Quels sont ceux que tu crois avoir manqués? Et quelle pénitence suggérez-vous?
Crédits d'image: xkcd.org.