Devenir un patron à l'email: Ne le laissez pas prendre toute la journée

Cette communication électronique est devenue une bête pour la plupart d'entre nous, et la boîte de réception est un champ de bataille. Mais ne vous inquiétez pas, voici quelques secrets de productivité qui peuvent vous aider à apprivoiser la bête.

Cette communication électronique est devenue une bête pour la plupart d'entre nous, et la boîte de réception est un champ de bataille.  Mais ne vous inquiétez pas, voici quelques secrets de productivité qui peuvent vous aider à apprivoiser la bête.
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182, 900, 000, 000 emails.

182, 9 milliards.

C'est plus de 25 emails par chaque esprit humain sur la planète.

Et c'est exactement ce que nous envoyons en un jour (PDF).

Compte tenu du nombre fou de courriels envoyés et reçus tous les jours, il n'est pas étonnant que cette communication électronique soit devenue trop difficile à gérer pour un si grand nombre d'entre nous. Mais ne vous inquiétez pas, voici quelques secrets de productivité qui peuvent vous aider à apprivoiser la bête.

Utiliser des réponses en conserve

Réponses en conserve

Je ne peux pas souligner l'importance de celui-ci. Il y a de fortes chances que vous répondiez de la même manière à de nombreux courriels, qu'il s'agisse d'un refus d'une soumission, de la reconnaissance des efforts d'un collègue ou d'une simple salutation. La seule chose que vous devez absolument faire est de créer des réponses prédéfinies pour vos courriels les plus souvent utilisés.

Il est vraiment facile de configurer des réponses standardisées dans Gmail Email Plus rapide et mieux avec des réponses en conserve Email plus rapide et mieux avec des réponses en conserve Vous n'avez pas le temps de préparer le déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un peu de camping qui ne va pas mal? Facile, obtenez de la nourriture en boîte. Fatigué de taper les mêmes réponses par e-mail? Essayez les courriels en boîte! Pensez ... Lisez plus ou tout autre client de messagerie. Peu importe à quelle vitesse vous êtes une dactylo, vous n'êtes pas plus rapide que deux clics de souris, n'est-ce pas? Épargnez-vous du temps et faites-le maintenant.

Configurer les filtres et étiquettes / dossiers

Gmail-labels-filtres
La meilleure façon de s'attaquer à une surcharge est de le trier d'abord. Cela signifie utiliser des filtres et des étiquettes / dossiers dans votre boîte de réception. Outlook a des dossiers, Gmail a des étiquettes et les deux ont des filtres que vous pouvez configurer pour router automatiquement votre courrier électronique vers ces dossiers et étiquettes. 5 Filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception 5 Filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception Quels sont les filtres que chaque personne doit avoir dans son arsenal pour que sa boîte de réception soit aussi ordonnée que la mienne? Je suis là pour vous aider à configurer vos cinq premiers filtres, ou ... Lire la suite dans Gmail en fonction de vos besoins spécifiques. 6 façons de récupérer votre boîte de réception de courrier électronique 6 façons de récupérer votre boîte de réception de courrier électronique Existe-t-il quelque chose d'aussi utile, répandu et frustrant qu'une boîte de réception de courrier électronique? Il existe depuis toujours et nous continuons à l'utiliser, et aussi longtemps que nous continuons à l'utiliser, les gens comme moi vont ... Lire la suite avec sa nouvelle boîte de réception prioritaire.

Ils prennent un certain temps à mettre en place et à bien classer, et le premier mois nécessite une contribution constante de votre part. Mais cela vaut bien votre temps à long terme. Ne mettez pas les choses sous les étiquettes et les filtres à la hâte, réfléchissez-y et catégorisez-les bien, car c'est l'automatisation que votre boîte de réception utilisera pour le reste de votre vie.

Je trouve préférable de faire une vérification en trois étapes avant de filtrer un courriel:

  1. Demandez-vous quel serait le meilleur nom de label / dossier (existant ou non) pour ce message.
  2. Vérifiez si ce nom existe déjà et, si ce n'est pas le cas, créez-le.
  3. Demandez-vous si ce nom doit être une entité distincte ou sous-catégorisé sous l'un des dossiers existants.

Faites-le régulièrement et votre boîte de réception sera magiquement plus propre.

Prenez votre liste de choses à faire ailleurs

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Dis-le avec moi: "Votre boîte de réception n'est pas votre liste de choses à faire." Vivek Haldar de Google a écrit à ce sujet il y a quelque temps et je ne pouvais pas être plus d'accord. Voici la prise de Haldar:

Email est un endroit terrible pour une liste de choses à faire. Je ne comprends vraiment pas comment on peut envoyer un email à GTD. Un e-mail ne peut pas donner lieu à une action. Une fois que vous l'avez lu et compris, vous pouvez vous retrouver avec une action claire, mais votre boîte de réception n'est pas l'endroit pour le pousser.

Votre email est sur la communication, alors laissez-le être à ce sujet. Il ya beaucoup d'applications fantastiques pour les listes de choses à faire, et je recommande fortement Any.do ou Wunderlist Wunderlist - La meilleure liste de tâches à faire sur l'iPhone [iOS] Wunderlist - La meilleure liste de tâches à faire sur l'iPhone [iOS] Wunderlist est l'un des moyens les plus simples de suivre ce que vous devez faire. Il a une interface utilisateur élégante qui a tout son sens. N'importe qui peut le ramasser et comprendre comment ... Lire la suite.

Se désabonner de Junk

Désinscription-recherche-dans-gmail

Vous ne croirez pas combien de bulletins d'information et autres courriels indésirables encombrent votre boîte de réception, malgré un filtre anti-spam. Et une fois que le désordre commence à s'accumuler, il peut rapidement devenir hors de contrôle. Pour l'arrêter, vous devez commencer à vous désabonner et il y a une astuce très facile à faire.

Dans votre client de messagerie, recherchez simplement le mot "se désinscrire". Il est ajouté à la fin de chaque newsletter, de sorte que vous verrez soudainement une liste de tous les mails de masse dans votre boîte de réception. Maintenant, ouvrez-les un par un et désabonnez-vous. Je recommande d'utiliser le volet de visualisation de Gmail lorsque vous faites cela pour accélérer les choses.

Désactiver rapidement votre boîte de réception: Se désabonner rapidement de plusieurs bulletins avec ces outils Effacer votre boîte de réception: Se désabonner rapidement de plusieurs bulletins d'information avec ces outils Se désabonner des bulletins d'information, c'est plus que du spam. La plupart des bulletins d'information qui remplissent notre boîte de réception ne vendent pas de médicaments ou n'offrent pas de prix - ce sont de véritables lettres d'information de sociétés de confiance auxquelles nous nous abonnons ... Lisez plus ou regroupez-les dans des résumés par courriel.

La question d'or à poser à chaque email

Email-Surcharge

C'est le biggie et c'est ce qui m'a aidé à rester au top de ma surcharge de boîte de réception au cours de la dernière année. Tom Stafford de BBC Future a offert une question en or à vous poser en ouvrant un message:

"Si je n'avais pas cette information dans ma boîte de réception, est-ce que j'irais la chercher?"

Si la réponse est non, ne répondez pas à la réponse ou cliquez sur supprimer sans même l'ouvrir. C'est si simple. Non, vous ne manquerez rien d'énorme - je le fais depuis un an et ça fonctionne. Voici l'explication de Stafford:

Nulle part cela n'est plus apparent que l'email du groupe et l'avalanche de réponses qui s'ensuit invariablement. Revenez en arrière en vous rappelant que tout le courrier électronique ne doit pas être répondu à, que beaucoup de problèmes seront - et devraient être - traités par d'autres personnes. Demandez-vous: «Si je n'avais pas cette information dans ma boîte de réception, serais-je à la recherche?» La plupart du temps, la réponse est probablement «non», et c'est le signe que quelqu'un d'autre contrôle votre attention.

Partage ton email Hacks

Tout le monde a ses propres hacks de messagerie pour gérer le fouillis et la meilleure façon d'apprendre est de les partager. Nous avons également notre propre guide Gmail pour tous. Cela aide, tout comme les conseils des utilisateurs professionnels. Si Stafford n'avait pas écrit cet article, je serais toujours noyé dans les messages et je lui en serais éternellement reconnaissant.

Alors dites-moi, comment gérez-vous votre surcharge de courrier électronique? 3 conseils pour gérer la surcharge de messagerie dans Gmail [Show & Tell] 3 conseils pour gérer la surcharge de messagerie dans Gmail [Show & Tell] La plupart d'entre nous souffrent de surcharge d'informations. Être submergé de courriels privés n'est peut-être pas un gros problème et ignorer la moitié des courriels est en fait acceptable dans une certaine mesure. Dans une vie professionnelle cependant, ... Lire la suite? Il n'y a pas de mauvaises réponses ici, mes amis.

Crédits image: Pete, Lars Plougmann

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