Vous disposez de nombreux outils pour créer et partager des documents. Les générateurs de rapports, les éditeurs de documents et les applications de messagerie jouent tous un rôle dans vos tâches quotidiennes.
Mais avez-vous déjà considéré Google Docs sérieusement?
La suite de productivité bureautique de Google comporte des fonctionnalités qui peuvent vous aider à créer, modifier et partager vos documents rapidement et facilement. Où que vous soyez et quel que soit votre travail, Google Docs peut vous faire gagner du temps 10 Google Docs Conseils qui prennent du temps et vous font gagner du temps 10 Google Docs Conseils qui prennent du temps et économisent du temps Lorsque vous plongez dans les profondeurs du disque, la bonne fonctionnalité peut vous aider à créer des documents d'aspect professionnel. Nos conseils de vitesse vous aideront à le faire beaucoup plus rapidement. Lire la suite - et vous n'avez pas à dépenser un centime.
Voyons les fonctionnalités utiles de Google Docs qui peuvent fonctionner pour vous et votre équipe.
Utiliser Google Docs for Business Collaboration
Lorsque vous travaillez dans un environnement d'équipe, la collaboration est la clé. Google Docs intègre les outils qui facilitent la collaboration sur n'importe quel document.
Partage de documents de base
Si vous souhaitez partager un document avec votre collègue ou votre équipe, Google Docs simplifie l'utilisation de deux méthodes différentes.
Partage depuis Google Drive Cliquez simplement sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit pour commencer. Si vous n'avez pas nommé votre document, vous verrez une invite à le faire avant de le partager.
Ensuite, vous pouvez saisir des noms à partir de vos contacts Google ou de leurs adresses e-mail pour leur envoyer directement le document. Mais avant de l'envoyer, sélectionnez les privilèges en cliquant sur le bouton Modifier les fichiers . Les choix de partage permettent à d'autres de modifier, de commenter ou d'afficher votre document. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminé .
Partager avec un lien. Si vous préférez partager un lien vers votre document, cliquez sur Obtenir le lien partageable dans la fenêtre contextuelle au lieu d'entrer vos contacts. Vous verrez alors des options similaires pour permettre aux autres de modifier, de commenter ou d'afficher le document. Ensuite, il suffit de copier le lien et l'insérer dans un message ou une fenêtre de discussion où vous souhaitez le partager.
Paramètres de partage avancés
Vous avez plus d'options lorsque vous avez un document avec des informations sensibles ou dont vous voulez vraiment limiter l'accès.
Dans la fenêtre contextuelle de partage, cliquez sur Avancé dans le coin inférieur droit.
Vous pouvez ensuite empêcher les éditeurs du document de modifier l'accès ou d'inviter d'autres personnes. Vous pouvez également empêcher les commentateurs et les spectateurs d'imprimer, de copier ou de télécharger votre document. De plus, vous pouvez modifier l'accès que vous avez défini à l'origine.
Si vous décidez de partager votre document par e-mail, vous pouvez le faire à partir de cette fenêtre, cliquez sur En savoir plus si vous avez des questions ou simplement sur Terminé lorsque vous avez terminé.
Caractéristiques du commentaire
Les commentaires sont le véritable carburant de la collaboration. Vous pouvez utiliser des commentaires pour ajouter des notes à des parties, des images ou des mots spécifiques du document. Ceci est utile pour de meilleures modifications, car vous pouvez avoir une discussion réelle sur le contenu avant d'apporter des modifications.
Pour ajouter un commentaire, sélectionnez la partie, l'image ou le mot auquel le commentaire fait référence. Ensuite, cliquez sur le bouton plus qui apparaît sur le côté du document ou sur le bouton Commentaires en haut. Tapez votre note et appuyez sur le bouton Commentaire .
Une fois que vous ajoutez un commentaire, il reste sur le côté du document comme non résolu. C'est pratique car quand une décision est prise sur l'objet, vous pouvez cliquer sur le bouton Résoudre et le commentaire disparaîtra de l'écran.
Si vous souhaitez afficher les commentaires résolus ou les rouvrir, cliquez simplement sur le bouton Commentaires en haut de la page. Tous les commentaires que vous rouvrez afficheront ces actions à la fois sur l'écran du document et sur la section Commentaires.
Des actions de commentaire supplémentaires vous permettent d'éditer, de supprimer ou d'obtenir un lien direct vers la note. Et, lorsque vous cliquez sur le bouton Commentaires en haut, vous avez la possibilité de recevoir des notifications par courrier électronique. Vous pouvez obtenir une notification pour chaque commentaire ou seulement ceux qui vous concernent. Les alertes sont un gain de temps considérable car vous n'avez pas à vous soucier de manquer.
Historique des versions
La gestion des versions de documents est une fonctionnalité requise pour partager et collaborer sur un document en temps réel. Ceci est particulièrement important lorsque l'équipe a la possibilité de modifier le document.
Cliquez sur Fichier> Historique des versions dans le menu. Vous pouvez ensuite nommer la version actuelle séparément du nom du document principal ou simplement afficher l'historique des versions.
Si vous sélectionnez Voir l'historique des versions, une barre latérale s'ouvrira et affichera l'historique du document. Vous pouvez cliquer sur le bouton pour afficher uniquement les versions nommées ou les afficher toutes. Pour une version sans nom, vous pouvez cliquer sur l'icône plus (trois points) pour en ajouter un si vous le souhaitez.
Pour chaque version de la liste, vous verrez la date et l'heure de la modification. Vous pouvez cliquer sur un pour voir cette version qui vous offre une option pour le restaurer en haut. Les versions nommées sont très utiles pour les documents volumineux ou ceux avec de nombreux collaborateurs.
Utiliser des modèles Google Docs utiles
L'un des meilleurs moyens de commencer à créer un document commercial consiste à utiliser un modèle. Heureusement, Google Docs a de nombreux modèles intégrés que vous pouvez utiliser. De plus, vous pouvez trouver beaucoup plus de modèles de Google Doc 24 modèles de documents Google qui rendra votre vie plus facile 24 Modèles de documents Google qui rendra votre vie plus facile Les modèles peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Nous avons compilé 24 modèles Google Docs pour gagner du temps, que ce soit pour le travail, la santé, la maison ou les voyages. Continuez vos projets, plutôt que de vous battre pour assembler des documents. Lire la suite de sources extérieures. Voici plusieurs qui peuvent vous aider à créer des documents d'affaires bien formatés et professionnels.
Modèles intégrés
Pour afficher tous les modèles intégrés de Google Docs, cliquez sur les flèches en haut à côté de la galerie de modèles après vous être connecté. Vous pouvez ensuite voir les tâches comme des propositions et des notes de réunion spécifiques à votre secteur, telles que les ventes ou ressources humaines, et celles pour les lettres d'affaires et les CV.
Sélectionnez l'un des modèles et il s'ouvrira dans la fenêtre de l'éditeur. Ensuite, il suffit de remplacer le texte du modèle par le vôtre et vous êtes défini.
Modèles supplémentaires
Si aucun modèle intégré à Google Documents ne correspond à vos besoins, vous pouvez consulter les options externes. Voici quelques-uns pour vous aider à démarrer.
Plan d'affaires
Compléter avec une table des matières pour ce que vous devez inclure, ce modèle de plan d'affaires est propre et net. Et, si vous avez besoin d'aide supplémentaire suivez ces étapes pour créer votre propre plan d'affaires Comment écrire un plan d'affaires Comment écrire un plan d'affaires Êtes-vous sur le point de démarrer votre propre entreprise? Commencez avec un plan! Suivez notre plan d'affaires ou utilisez l'un des modèles que nous avons compilés. Lire la suite .
Lettre de résiliation
Quand une lettre officielle de résiliation est ce dont vous avez besoin, ce modèle est utile. Il inclut un emplacement pour le logo de votre entreprise en haut et des invites utiles pour les détails que vous devez inclure.
Programme de la réunion
Si vous cherchez un agenda de réunion simple avec mise en forme de table, celui-ci est parfait. Il comprend également des endroits pour les articles que vos participants devraient lire ou apporter, ce qui est pratique.
Ajouter des modules complémentaires Google Docs Business
Si vous n'êtes pas familier avec les modules complémentaires de Google Docs, ce sont des outils similaires aux extensions de navigateur que vous pouvez ajouter à l'application. Ils vont des entreprises à la productivité aux services publics. Pour accéder au magasin de modules complémentaires, ouvrez un document Google Documents, cliquez sur Modules complémentaires dans le menu principal, puis sur Ajouter des modules complémentaires .
Voici plusieurs add-ons qui pourraient être idéaux pour vos tâches professionnelles:
LucidChart Diagramme
Lucidchart est l'alternative Visio que vous attendiez Lucidchart est l'alternative Visio que vous attendiez Vous n'avez peut-être jamais entendu parler de Lucidchart, mais je parie que vous avez entendu parler de Microsoft Visio . Lire la suite, Lucidchart Diagrams est un excellent outil. Et, si vous utilisez déjà l'application en ligne, connectez-vous et accédez à vos diagrammes directement depuis Google Docs. Ou créez un compte gratuit pour l'essayer.
HelloSign
Si vous travaillez avec des contrats, des accords et d'autres documents nécessitant une signature, jetez un coup d'œil à HelloSign. Inscrivez-vous pour un compte gratuit pour essayer avec trois documents par mois, puis consultez la version payante pour les signatures illimitées.
Vérificateur de cohérence
Lorsque vous créez des documents contenant des incohérences, cela peut être négatif pour les entreprises. Consistency Checker est un module complémentaire qui analyse votre document et vérifie les éléments tels que la césure, les abréviations et les variantes orthographiques.
MindMeister
Êtes-vous un mappeur de l'esprit Transformez votre remue-méninges en une carte mentale pour un maximum de perspicacité Transformez votre remue-méninges en une carte mentale pour un maximum de perspicacité Enregistrement de votre remue-méninges dans une carte mentale pourrait vous aider à mieux comprendre. Et c'est facile. Nous vous montrons comment combiner les deux stratégies de recherche, de planification et d'innovation. Lire la suite ? Si c'est le cas, MindMeister est l'outil qu'il vous faut. Alors que vous pouvez certainement utiliser un add-on comme Lucidchart Diagrams pour vos cartes mentales, MindMeister le rend facile. Sélectionnez simplement le texte dans votre document, ouvrez le module complémentaire et une carte mentale sera créée pour vous et insérée automatiquement dans votre document.
Bkper
Pour créer et mettre à jour les données financières de vos livres, Bkper est un outil génial. Vous pouvez facilement ajouter un nouveau livre sur le site Web de Bkper comme un livre général, un registre ou un rapport de dépenses. Ensuite, avec le module complémentaire, insérez les détails dans votre document Google Documents.
Autres compléments utiles
- Fusion et publipostage: Fusionner des documents en courriels et lettres
- Supermétriques: insérez vos métriques métier dans un document
- Dictionnaire juridique essentiel: Obtenir les définitions des termes juridiques
- LanguageTool: Relecture d'accès dans plus de 20 langues
- Ultradox Email Designer: créez des messages professionnels dans Google Documents et suivez-les dans Google Sheets
Utilisez-vous Google Docs for Business?
Comme vous pouvez le voir, Google Docs intègre des fonctionnalités intégrées aux outils que vous pouvez obtenir pour les rendre utiles aux documents professionnels. 10 Modèles pour gagner du temps au bureau 10 Modèles pour gagner du temps au bureau Y at-il des documents que vous écrivez encore? Qu'il s'agisse d'agendas de réunions, de factures ou de rapports d'état, les modèles pourraient faciliter votre travail. Nous avons compilé 10 idées de modèles pour vous faire gagner du temps. Lire la suite . Vous pouvez créer, modifier, partager et collaborer facilement avec votre prochain document commercial.
Utilisez-vous déjà Google Docs pour les entreprises? Si oui, avez-vous des outils, des astuces ou des astuces qui le rendent encore plus bénéfique dans le monde des affaires? Partagez vos pensées ci-dessous!