Quand vous marchez par quelqu'un dans la rue et que vous lui dites bonjour, que ressentez-vous quand vous ne dites pas bonjour? Il est incroyable de voir à quel point un manque de reconnaissance peut faire ressentir une personne, mais il est aussi étonnant de voir tout ce que vous pouvez faire pour encourager une réponse. La même chose est vraie avec les emails.
Maintenant, imaginez le scénario inverse. Vous passez quelqu'un dans la rue et ils vous regardent brièvement, dites bonjour, puis détournent rapidement le regard. Quelle est votre probabilité de dire bonjour? Maintenant, imaginez une personne qui vous regarde droit dans les yeux, en souriant largement et en disant bonjour - même en utilisant votre nom! Les chances sont bien meilleures que vous serez inspiré pour répondre en nature.
La même chose est vraie avec les emails. Sauf, à la place des expressions faciales ou du ton de la voix, il y a un ensemble de règles différentes quand il s'agit de l'emailing qui encouragera ou découragera une personne à cliquer sur le bouton "répondre" et à vous répondre. Dans ce post, je vais partager avec vous quelques astuces que j'ai apprises au cours des années - des conseils qui augmenteront considérablement votre succès avec l'obtention de réponses par e-mail, même de personnes très occupées.
Pourquoi avez-vous besoin d'une réponse?
Lorsque j'ai changé d'emploi il y a quelques années, j'ai commencé à travailler dans une entreprise où les gens étaient beaucoup plus occupés que lors de mon dernier emploi. Les gens ont à peine eu le temps de terminer le travail du projet, donc répondre aux e-mails est devenu une tâche en priorisant 5 filtres Gmail pour aider à prioriser et organiser votre boîte de réception 5 Filtres Gmail pour aider à hiérarchiser et organiser votre boîte de réception. leur boîte de réception est aussi ordonnée que la mienne? Je suis là pour vous aider à mettre en place vos cinq premiers filtres, ou ... Lire la suite. J'ai vite appris que si je ne suivais pas un certain format et une certaine approche lors de l'envoi de courriels à des gens, je pourrais ne pas avoir de réponse pendant plusieurs jours, voire pas du tout.
La première chose que vous devez faire lorsque vous envoyez un courriel à quelqu'un - en particulier à quelqu'un qui est extrêmement occupé - est de dresser un rapide inventaire de vos propres raisons de l'envoyer par courriel. S'ils sont occupés et que votre e-mail n'est pas un problème prioritaire suffisamment important, il sera probablement stocké quelque part dans une liste de choses à faire, pour être traité uniquement lorsque vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur le problème. ). Les personnes occupées ont du mal à gérer le courrier électronique. Plus ils sont occupés, moins vous aurez de chances d'obtenir une réponse si vous ne jouez pas bien vos cartes.
Si vous pouvez justifier l'importance du problème pour justifier un e-mail, alors par tous les moyens, commençons.
Posez une question - De préférence à leur sujet
En 2012, les chercheurs de l'Université de Harvard ont mené une étude assez approfondie qui a même impliqué des scintigraphies cérébrales, et ont découvert que les gens obtiennent un «buzz biochimique» en parlant d'eux-mêmes. Plus une personne est puissante - comme beaucoup de gens sont très occupés - plus elle aime parler d'elle-même. Après tout, il y a tellement de choses à dire, n'est-ce pas?
Cela signifie que si vous balancer la carotte d'une question personnelle à l'intérieur de votre courriel, vous êtes en train de tenter cette personne avec un high personnel - la possibilité d'un peu de «buzz» en partageant quelque chose sur vous avec vous. Et certaines personnes aiment vraiment, vraiment l'opportunité d'avoir une boîte à savon. Alors donne-le-leur.
Vous pouvez simplement demander comment va le projet sur lequel ils travaillent. Si vous êtes très proche d'eux et que vous parlez assez souvent de la famille, demandez-leur comment va la famille. S'il y a un gros jeu dont tout le monde parle, demandez-leur ce qu'ils pensent. Donnez-leur l'occasion de vous répondre et de «faire une pause» en pensant autant au travail. Vous pouvez suivre votre question avec la question liée au travail que vous vouliez poser en premier lieu, mais la sollicitation d'un avis déclenchera ce besoin d'un «je-deviens-de-parler-de-moi-même».
Bonus supplémentaire: Utilisez quelque chose que vous avez tous les deux en commun. Des gamins. Un amour de baseball. Quoi que ce soit - faites d'abord cette connexion personnelle. La personne sera moins susceptible de classer rapidement l'email pour plus tard.
Choisissez une ligne d'objet urgent
Les gens occupés commencent naturellement à prioriser les courriels, et parfois ils n'ouvrent même pas le courriel pour le faire. Ils vont rapidement jeter un coup d'œil à la ligne d'objet. Donc, si vous voulez une réponse rapide de ces personnes, vous pouvez juste imaginer l'importance de la ligne d'objet. Si vous avez besoin de conseils sur la façon de le faire, je recommande fortement les conseils d'Aaron sur la façon de faire ressortir votre ligne d'objet. Comment faire ressortir votre message électronique dans une boîte de réception encombrée Comment faire ressortir votre message électronique dans une boîte de réception encombrée avez-vous déjà envoyé un e-mail que vous pensiez important d'être répondu plusieurs jours plus tard, ou pire encore oublié? Certes, parfois c'est hors de votre contrôle, mais il y a des choses que vous pouvez faire ... Lire la suite dans une boîte de réception encombrée.
La ligne de fond est la suivante: Si vous avez besoin d'une réponse tout de suite, alors pourquoi votre ligne d'objet n'est-elle pas précédée de "IMPORTANT:" ou "URGENT:"? Il n'y a rien de mal à faire cela, et c'est vraiment utile pour les personnes occupées qui utilisent ces lignes comme un indicateur visuel de ce qu'il faut attaquer en premier dans la boîte de réception. Ne le faites pas sur des questions stupides, sans importance, ou vous deviendrez le «garçon qui a pleuré le loup», et vos email finiront par être complètement ignorés!
Gardez-le court et doux
C'est la partie de l'article où je deviens hypocrite. Le gars qui écrit des articles de 2000 mots va dire aux États-Unis de rester court et doux? Ouaip. C'est exactement ce que je vais faire. Nous parlons des courriels ici, et voici la leçon que M. Wordy a appris ici la première année de son nouvel emploi: PILE. C'est un acronyme que j'ai trouvé. Cela signifie que les gens ignorent les longs courriels.
Après environ six mois de gens ignorant mes courriels longs et complexes, j'ai essayé quelque chose de nouveau. J'ai commencé à écrire de très, très courts courriels qui ne faisaient qu'énoncer le point. Je n'ai pas fourni de détails supplémentaires, mais à la fin des courriels, j'ai offert de fournir plus d'informations s'ils le voulaient.
J'ai commencé à trier mes emails. Quand je pensais qu'ils étaient assez courts, j'ai traversé et coupé encore plus. Vous devez vous demander, cette ligne est-elle juste superflue? Échangez-vous des informations afin de permettre aux gens de savoir ce que vous savez - ou cela n'a-t-il pas vraiment d'importance pour le problème? Réduisez les mots. Obtenez au point rapidement. Quand j'ai commencé à faire cela, j'ai remarqué que le taux de réponse montait en flèche. Si vous pouvez réduire votre courriel à une seule ligne - les chances sont assez bonnes, vous obtiendrez une réponse immédiate.
Les corrompre
Si nous voulons être honnêtes ici, alors vous devez admettre que par leur nature, les humains sont un groupe intéressé. Quand les gens voient qu'il pourrait y avoir «quelque chose dedans» pour eux, ils se sentent plus obligés d'agir. Vous pouvez en profiter dans un e-mail en fermant votre e-mail avec quelque chose comme, "Alors, revenez me voir avec un bon moment quand vous pourrez en parler autour d'une tasse de café - sur moi!"
Une tasse de café gratuite juste pour frapper le bouton de réponse? C'est une bonne incitation. Et si le problème est encore plus important - disons, vous essayez de vendre quelque chose ou d'obtenir un nouveau client - allez-y et offrez d'acheter le déjeuner. Ce petit investissement en vaudra la peine. Les gens aiment un repas gratuit.
Impliquer une deuxième partie
Si vous avez envoyé un courriel à quelqu'un à quelques reprises, vous avez essayé toutes les tactiques énumérées ci-dessus, et vous n'obtenez toujours aucune réponse, alors il est temps de sortir les gros canons. Je réserve habituellement ces deux dernières tactiques pour les personnes qui ignorent les emails de manière chronique. La première approche du «gros pistolet» consiste à attirer quelqu'un qui pourrait être lié à la situation. Il peut s'agir de votre supérieur ou d'une personne supplémentaire avec laquelle vous travaillez sur le projet en attente car la personne ne répond pas à votre e-mail.
Ce n'est pas quelque chose que vous voulez faire sur le premier, deuxième, ou même le troisième email. Cependant, si vous êtes ignoré ouvertement, alors écrivez un email plus poli, et juste cc une personne impliquée. Si c'est quelqu'un de plus haut, comme votre patron, et que l'autre personne sait qu'il est en position d'autorité, il répondra rapidement. Parmi tous les ignorants chroniques que j'ai traités au fil des ans, cette approche «cc» incite une réponse 99 pour cent du temps. Il y a quelque chose dans le fait d'avoir un public qui transforme le dialogue et en fait soudain une priorité plus élevée.
Émettre systématiquement des rappels
Si vous avez déjà vu le film Shawshank Redemption, ou lisez la nouvelle écrite par Stephen King, vous vous souvenez peut-être de la partie où Andy Dufresne envoie une lettre chaque semaine au Sénat de l'État, demandant de l'argent pour une bibliothèque de prison. Après avoir reçu quelques centaines de dollars et un don de livres, Andy commence à envoyer deux lettres par semaine pour demander encore plus d'argent.
Le point de l'histoire est que la persistance fonctionne. Appelez ça agaçant, agaçant ou irritant - mais si vous avez vraiment, vraiment besoin d'une réponse à quelque chose d'important, demandez toujours poliment à la personne si elle a reçu votre dernier courriel aura l'un des deux effets souhaités. Cela incitera la personne à parcourir sa boîte de réception à la recherche du courriel dont vous parlez, ou elle lui fera comprendre que la seule façon de vous faire partir est de répondre à votre courriel. C'est clairement une solution de dernier recours, mais c'est aussi une solution qui fonctionne.
Quelles techniques utilisez-vous pour obtenir une réponse plus rapide à vos courriels? Qu'est-ce qui fonctionne pour vous? Partagez vos propres conseils et astuces dans la section des commentaires ci-dessous!
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