Microsoft Word est rempli de nombreuses fonctionnalités que vous pouvez produire à peu près tout ce que vous voulez avec. Mais ces caractéristiques ne se traduisent pas toujours par le type de documents magnifiques, de haute qualité et professionnels que l'on peut attendre de vous.
C'est une chose de tout savoir sur Microsoft Word, toutes ses subtilités et ses bizarreries et fonctions - c'est tout autre chose de savoir ce qui fait un bon document.
Cet article ne concerne pas l'utilisation des différentes fonctionnalités de Microsoft Word. Nous examinons en particulier l'aspect conception des rapports d'activité et des documents académiques, c'est-à- dire les raisons et les raisons qui dictent un document agréable à lire et à lire. Vous pouvez également appliquer ces mêmes instructions à d'autres traitements de texte tels que Google Docs. 10 Des moyens ingénieux de créer de superbes documents Google Transformez votre suite bureautique Google en une solution de traitement de texte avec le bon module complémentaire Google Drive. Voici une partie de ce pouvoir pour rendre vos documents élégants et beaux. Lire la suite .
1. Restez simple, moins c'est plus
Presque chaque conseil dans cet article est une application spécifique de ce premier, mais il est si important que l'accent soit mis sur: garder simple et moins c'est plus . Que ce soit la force motrice derrière les décisions de conception dans vos documents, et si vous partez en se souvenant d'une seule chose de cet article, que ce soit celui-ci!
Lors de l'écriture d'un document, le contenu doit être le principal objectif. La mise en forme existe pour rendre ce contenu plus facile à lire et à digérer. Éliminer la tentation d'introduire des éléments accrocheurs qui ne servent qu'à distraire. Maximiser les espaces. Gardez votre texte serré et réviser les phrases verbeuses ou les paragraphes. Règles simples et minimales sur tous.
2. Choisissez une police de caractères appropriée au contexte
Votre première grande décision de conception devrait être quelle police de caractères que vous allez utiliser. Les connaissances traditionnelles indiquent que les polices serif sont plus faciles à lire dans les documents imprimés alors que les polices sans empattement sont meilleures sur les yeux lorsqu'elles sont lues sur un écran numérique.
De bons exemples de polices serif comprennent Garamond, Georgia, Hoefler Text et Palatino, tandis que Arial, Gill Sans, Helvetica et Lucida Sans sont de bons exemples de polices sans-serif. Quoi que vous finissiez par utiliser, respectez la même typographie dans tout le document. (Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser une police de caractères différente pour les en-têtes.)
Pour en savoir plus sur les polices serif et sans-serif et celles que vous devriez utiliser, consultez notre article sur les stratégies et les outils d'appariement des polices Stratégies et outils pour l'association parfaite des polices Stratégies et outils pour l'association parfaite des polices part art et science partielle. Ces stratégies et les outils d'appariement de polices vous aideront à choisir l'appariement parfait des polices pour n'importe quelle tâche. Lire la suite .
3. Utilisez la taille de police et la couleur standard
La plupart des documents commerciaux et académiques sont typés en taille de police de 12 points, ce qui produit généralement les paragraphes les plus lisibles lorsqu'ils sont combinés avec les directives pour la taille de la page, les marges et l'interligne plus loin dans cet article. Certains rapports contenant des informations peuvent parfois afficher une taille de police de 10 points, mais jamais moins.
En général, il est préférable de ne pas toucher aux couleurs, en particulier pour les documents imprimés. Vous devrez payer plus pour l'encre de couleur, et il ne sera pas reporté si le document est copié. Pour les documents numériques, réservez du texte en couleur pour les avertissements critiques et autres. Préférez mettre l'accent en utilisant le texte en gras et en italique .
4. Utiliser la taille de page standard et les marges
Presque tous les documents de bureau sont imprimés pour des pages standard de 8½ "x 11", connues sous le nom de format Lettre US (également connu sous le nom A4 ailleurs, soit 210mm x 297mm). C'est la seule taille qui soit garantie quelle que soit l'imprimante utilisée.
En ce qui concerne les marges, la plupart des manuels de style et des guides de style exigent une marge de 1 "sur tous les côtés de la page, ce qui produit la meilleure lisibilité pour les longueurs de ligne et permet des annotations écrites si nécessaire. Cependant, si le document doit être lié dans un classeur, vous pouvez augmenter les marges latérales à 1½ " pour accueillir les anneaux.
5. Aligner les paragraphes sur la gauche
Vous pourriez être tenté d'utiliser un alignement justifié parce que c'est ce qui est utilisé dans les journaux et les romans et dans certains manuels, mais c'est le mauvais choix pour les documents de bureau et les documents académiques. Alors qu'il peut sembler plus propre et plus formel en raison des bords droits, il tue la lisibilité.
Ce que vous voulez, c'est laisser l'alignement pour le texte . Cela produit des irrégularités sur le côté droit des paragraphes, mais il conserve l'espacement des lettres comme prévu par la police que vous utilisez, ce qui signifie une lisibilité optimale. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec des rivières typographiques, extrêmement distrayantes et simplement laides.
6. Indenter les premières lignes des paragraphes
Les paragraphes ne devraient pas avoir d'espace supplémentaire entre eux, et les premières lignes de paragraphes devraient être indentées pour faire ressortir chaque paragraphe . La seule exception est pour les paragraphes qui suivent directement un en-tête de section, qui peut être laissé sans indentation parce que le contexte environnant indique clairement qu'il s'agit de son propre paragraphe.
En règle générale, la taille du retrait est la même que la taille de la police. Assurez-vous d'utiliser les fonctions de style de paragraphe de Word pour gérer les retraits plutôt que d'utiliser la touche Tabulation!
7. Placer les images entre les paragraphes
Il peut être acceptable de placer des images à l'intérieur d'un paragraphe et de permettre au texte environnant de le contourner, et si votre organisation le préfère, alors allez-y et faites-le. Mais d'une manière générale, cela peut nuire à la lisibilité, en particulier dans les rapports basés sur les données.
L'option la plus sûre, en particulier pour les graphiques, les graphiques et les tableaux, consiste à placer les images entre les paragraphes et à les maintenir alignés au centre. De cette façon, vos images ne rivalisent jamais avec le texte environnant. Cela aide également les légendes à se démarquer.
8. Choisissez l'espacement de ligne approprié au contexte
Le bon choix pour l'interlignage (l'espace qui sépare une ligne de texte de la ligne de texte suivante) dépend vraiment du type de document que vous écrivez.
Les documents académiques doivent d'abord suivre les guides de style académique en place, puis préfèrent les doubles interlignes si aucun guide de style n'existe. Les documents commerciaux et de bureau ont tendance à être à simple interligne pour minimiser le nombre de pages nécessaires lors de l'impression, mais les documents numériques peuvent être plus faciles à lire s'ils sont espacés entre 120 et 150%.
9. Rompre le texte avec les en-têtes et les listes
Plus le document est long, plus les vedettes deviennent importantes. Préférez-vous lire un rapport de 20 pages qui n'est rien d'autre qu'un mur de texte de bout en bout? Ou un rapport de 30 pages organisé en sections, sous-sections et en-têtes appropriés? Je préfère ce dernier à chaque fois.
Les listes sont également utiles pour briser les murs de texte et attirer l'attention sur des points importants. Utilisez des listes numérotées lorsque vous comptez un ensemble d'éléments (par exemple, les «cinq attributs d'un entrepreneur prospère») ou lorsque vous fournissez des instructions étape par étape. Sinon, les listes à puces sont correctes. Assurez-vous d'éviter d'utiliser trop de listes, ce qui peut nuire à la lisibilité.
10. Séparer les sections avec des pauses
Dans Microsoft Word, les sauts de section vous permettent de différencier certaines pages avec des changements d'orientation, de colonnes, d'en-têtes, de bas de page, de numéros de pages, etc. Les sauts de section se présentent sous quatre formes:
- Page suivante: Commencez la section suivante sur la page suivante.
- Continu: commence la section suivante sur la page en cours.
- Page paire : commencez la section suivante sur la page paire suivante.
- Page impaire: Commencez la section suivante sur la page paire suivante.
Si votre document est assez volumineux pour nécessiter des chapitres, c'est le meilleur moyen de les formater de manière propre. Chaque chapitre doit être fait avec un saut de section "Page suivante", ou la section "Page paire" ou "Page impaire" se brise si vous allez le placer dans un classeur.
En cas de doute, utilisez les modèles de document Premade
À moins que votre organisation ou votre école n'ait besoin d'une mise en page et d'un format spécifiques, vous pouvez passer le dur travail de configuration de votre propre modèle et en télécharger un à la place. Nous avons arrondi un tas d'entre eux pour votre commodité, y compris les modèles de lettre d'affaires 15 Modèles de lettre d'affaires pour Microsoft Word pour vous sauver du temps 15 Modèles de lettre d'affaires pour Microsoft Word pour vous sauver du temps Les modèles sont des économiseurs de temps. Ici, nous avons compilé 15 modèles de lettres d'affaires, des lettres d'intention, via des notes de remerciement, aux références. Ces modèles vous aideront à communiquer en toute confiance. En savoir plus, modèles de page de garde 15 Meilleurs modèles de page de garde Microsoft Word 15 Meilleurs modèles de page de garde Microsoft Word Une page de couverture attrayante ajoute une touche professionnelle à votre document. Les modèles Microsoft Word que nous avons sélectionnés vous permettent également de présenter des informations clés sur votre papier. En savoir plus, modèles de table des matières 10 Best Table of Contents Modèles pour Microsoft Word 10 Best Table of Contents Modèles pour Microsoft Word Vous devez configurer rapidement une table des matières? Ces modèles vous aideront à faire le travail en un éclair. Lire la suite, et les modèles de gestion de projet Comment gérer votre projet avec des modèles Word Comment gérer votre projet avec des modèles Word Dans la gestion de projet, la préparation est la moitié de la bataille. Pour organiser et documenter votre projet, vous pouvez avoir besoin de nombreux rapports, formulaires ou plans différents. Nous avons compilé une sélection de modèles Word pour vous aider à démarrer. Lire la suite .
En outre, si vous n'avez pas déjà, vous devriez envisager d'apprendre les conseils essentiels de Microsoft Word. 9 Conseils pour en savoir plus sur Office 2016 9 Conseils pour en savoir plus sur Office 2016 Microsoft Office 2016 est parmi nous. Comment maîtrisez-vous la dernière version pour votre productivité? Nous vous indiquons les meilleurs liens pour Office Learning. Voler une marche avec ces ... Lire la suite, ces raccourcis clavier importants pour Microsoft Office 60 Essential Raccourcis clavier Microsoft Office pour Word, Excel et PowerPoint 60 Raccourcis clavier Microsoft Office essentiels pour Word, Excel et PowerPoint Des centaines de raccourcis clavier sont disponibles au bureau, mais ce sont les plus importants que vous devriez savoir car ils vous feront gagner beaucoup de temps. Lire la suite, et ces trucs astuces impressionnants pour Microsoft Office 7 astuces Microsoft Office vous pouvez apprendre de Teen Champions 7 astuces Microsoft Office vous pouvez apprendre des champions de l'adolescence Prêt à apprendre des meilleurs? Les champions Microsoft Office de cette année partagent leurs astuces pour Word, Excel et PowerPoint. Lire la suite .
Selon vous, qu'est-ce qui rend un document beau et professionnel? Y a-t-il d'autres conseils et astuces que vous aimeriez ajouter? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!