Avez-vous déjà pensé que vous auriez plus d'utilité pour Excel si vous aviez une meilleure façon de présenter vos données? Excel peut être un programme très puissant entre de bonnes mains, mais parfois, un simple format de tableur n'engage pas suffisamment d'efforts pour rendre vos données accessibles à un lecteur. Un moyen de contourner cela est de produire un tableau de bord; un environnement qui prend toutes les informations les plus importantes de votre document et le présente dans un format facile à digérer.
Que puis-je utiliser pour un tableau de bord Excel?
La fonction principale d'un tableau de bord Excel est de transformer un grand nombre d'informations en un seul écran gérable. Ce que vous choisissez de mettre sur cet écran dépend de vous, mais ce guide vous indiquera comment regrouper au mieux différents types de contenu Excel dans un même environnement. À partir de là, vous pouvez choisir de l'implémenter pour suivre la progression du projet sur votre lieu de travail ou l'utiliser chez vous pour suivre vos finances. 10 Modèles de feuilles de calcul utiles pour vous aider à gérer vos finances 10 Modèles de feuille de calcul utiles Finances Ne serait-ce pas génial si vous saviez où était votre argent, en tout temps? Lire la suite - les mêmes techniques peuvent être appliquées à un large éventail d'utilisations.
Commencer
La première chose dont vous aurez besoin est les données que vous voulez présenter. Par exemple, ce tableau de bord particulier permet à un étudiant d'examiner l'ensemble de ses devoirs au cours d'une année scolaire - mais, encore une fois, votre tableau de bord peut présenter toutes les informations que vous choisissez - c'est donc le premier J'aurai besoin.
Comme vous pouvez le voir, j'ai utilisé une simple fonction Formules Excel: Posez vos questions Excel aux experts Formules Excel: Posez vos questions Excel aux experts Lire la suite pour que la colonne "Progression" affiche le chiffre saisi dans "Progression du compte" sur le 'Total Wordcount'. Cela permet à l'utilisateur de modifier rapidement ses chiffres à mesure qu'ils progressent, ce qui sera reflété dans le tableau de bord final. Nous devons également utiliser la fonction SOMME pour calculer les totaux pour «Progression du compte» et «Nombre total de mots» - pour ce faire, entrez la formule suivante dans la cellule C15 sans guillemets »= SOMME (C3, C4, C5, C7, C8, C9, C11, C12, C13) ", puis faites glisser hors du coin inférieur droit de la cellule afin qu'il remplit D15 avec une formule similaire pour 'Total Wordcount'.
Ajouter une couleur
Il est maintenant temps de rendre cette information présentable. Le but de ce tableau de bord est de vous donner un accès immédiat à une gamme d'informations de haut niveau, donc une simple méthode de feux de circulation fonctionne plutôt bien. Tout d'abord, vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur le haut de la barre de colonnes qui contient «Progression de Wordcount» et sélectionner «Insérer» pour ajouter une colonne vide supplémentaire.
C'est ici que nous placerons les feux de circulation. Pour ce faire, convertissez le chiffre "Progression du compte" en pourcentage en utilisant une formule simple. Entrez "= (D3 / E3) * 100" sans les guillemets dans la cellule C3, puis faites glisser le coin inférieur droit de la cellule vers le bas Comment économiser du temps dans Excel en utilisant le handle de remplissage Comment économiser du temps dans Excel en utilisant le Poignée de remplissage La maîtrise de la poignée de remplissage est la première étape pour devenir un assistant Excel. Pour en savoir plus sur la cellule C13, remplissez le reste des pourcentages dont nous aurons besoin - les cellules C6 et C10 ne fonctionneront pas correctement car elles sont des lignes de titre de la table, donc supprimez simplement la formule de ces cellules individuelles. Testez vos formules en modifiant les valeurs de «progression du nombre de mots» dans la colonne D et en vous assurant que votre colonne C change en conséquence.
Maintenant vous allez utiliser le formatage conditionnel 3 Formules folles d'Excel qui font des choses étonnantes 3 Formules folles d'Excel qui font des choses étonnantes La puissance de Microsoft Excel réside dans ses formules. Laissez-moi vous montrer les merveilles que vous pouvez faire avec les formules et le formatage conditionnel dans trois exemples utiles. Lire la suite pour modifier ces pourcentages en icônes lisibles. Sélectionnez toute la colonne C, puis cliquez sur 'Mise en forme conditionnelle' dans la section 'Styles' du ruban 'Accueil'. Choisissez ensuite "Jeux d'icônes" dans le menu déroulant et sélectionnez l'un des jeux d'icônes en couleur à trois niveaux. Les barres de données et les échelles de couleurs peuvent également fonctionner, mais tout dépend du type d'informations que vous souhaitez afficher. Ici, les détails importants sont de savoir si les essais individuels sont terminés, en cours ou n'ont pas encore été démarrés, donc un format «feu de circulation» fonctionne bien.
Maintenant, nous avons juste besoin de faire quelques ajustements à la règle qui formate vos icônes. Avec la colonne C sélectionnée, cliquez sur «Mise en forme conditionnelle», puis sur «Gérer les règles» dans la liste déroulante. Il ne devrait y avoir qu'une seule règle, alors sélectionnez-la et cliquez sur "Modifier la règle". Ici, changez la valeur attribuée à l'icône verte à 100, et la limite inférieure de la lumière orange à 1 - cela signifiera que tout essai terminé affichera un feu vert, tout essai en cours affichera une lumière orange et tout essai qui n'a pas été démarré affichera une lumière rouge. Enfin, cochez la case "Afficher l'icône uniquement" pour que le pourcentage lui-même ne soit pas affiché.
Une fois que vous avez fait cela, la colonne C devrait afficher les icônes appropriées pour chaque valeur dans la colonne B. Cela vaut la peine de centrer la colonne pour que les icônes soient un peu plus claires, et de la redimensionner pour qu'elle corresponde mieux à l'icône, mais cela peut être fait à la fin, lorsque nous rassemblons tout.
Jauge de thermomètre
Ensuite, créez une version d'un tableau de thermomètre qui permettra à une personne qui regarde ce tableau de bord de se faire une idée de la quantité de travaux achevés en un coup d'œil. Il existe plusieurs façons de créer un graphique comme celui-ci, mais la méthode suivante lui permettra de mettre à jour continuellement Comment créer des graphiques Excel auto-actualisés en trois étapes faciles Comment créer des graphiques Excel auto-actualisables en trois étapes faciles Nous vous montrerons comment rendre vos graphiques Excel auto-mise à jour. Ajoutez simplement de nouvelles données et regardez comment elles s'affichent automatiquement dans votre graphique. C'est rapide et facile. Lire la suite en fonction des changements dans les valeurs de «Wordcount Progress». Tout d'abord, vous devrez configurer un pool de données pour le graphique comme dans l'image suivante.
Les chiffres sur la droite représentent les incréments de pourcentage que notre thermomètre va augmenter, et sont simplement entrés dans la feuille de calcul en tant que nombres entiers. La colonne de gauche calcule les totaux des mots correspondants à ces pourcentages - et, en tant que telle, la formule représentée doit être entrée une fois dans la cellule supérieure puis copiée dans les neuf sous en faisant glisser le coin inférieur droit de la cellule, comme avant.
Ensuite, entrez "= $ D $ 15" sans les guillemets dans la cellule I3, et faites glisser depuis le coin inférieur droit de sorte que toutes les cellules de cette colonne jusqu'à I13 contiennent également cette valeur. Les cellules doivent être remplies avec le chiffre actuel "Progression du compte" collationné à partir de toutes les valeurs individuelles dans la colonne D. Ensuite, nous utiliserons de nouveau la mise en forme conditionnelle pour transformer ces valeurs en un graphique de thermomètre.
Mettez en surbrillance les cellules I4 à I13 - en ignorant I3 pour le moment - puis sélectionnez l'option «Supérieur à» dans «Mettre en évidence les règles des cellules» dans «Mise en forme conditionnelle». Tapez "= G4" dans la boîte de dialogue "Supérieur à" qui vous est présenté, puis choisissez "Format personnalisé" dans la liste déroulante à sa droite. À l'écran suivant, choisissez l'onglet «Remplissage», puis un échantillon rouge vif - bien que toute couleur fera, vraiment Comment choisir un schéma de couleur comme un pro Comment choisir un schéma de couleur comme un Pro Les couleurs sont difficiles. Il peut sembler assez facile de choisir une poignée de couleurs qui semblent bonnes ensemble, mais comme tout concepteur qui a passé des heures à peaufiner les nuances vous dira: c'est délicat. Lire la suite .
Maintenant, les quelques cellules inférieures que vous avez sélectionnées devraient être devenues rouges - mais il y a quelques étapes supplémentaires avant que notre thermomètre soit fini. Tout d'abord, sélectionnez la cellule I3 uniquement et répétez ce que vous avez fait pour les cellules situées en dessous, en choisissant cette fois «Règles de sélection des cellules» puis «Règles supplémentaires». Là, vous devez sélectionner "supérieur ou égal à" dans la liste déroulante, entrez "= G3" sans les guillemets dans le champ à sa droite et formater la cellule avec un remplissage rouge comme vous l'avez fait ci-dessus. Cela garantit qu'il sera possible de «remplir» votre thermomètre.
Ensuite, arrêtez l'affichage des valeurs dans ces cellules. Mettez en surbrillance de I3 à I13, faites un clic droit et sélectionnez «Format des cellules» 5 Microsoft Word et Excel compétences que vous devez réussir au bureau 5 Microsoft Word et Excel compétences que vous devez réussir au bureau «Obtenez ce rapport à moi, ASAP ! " Un ensemble de base d'astuces Microsoft Excel et Word peut rendre cette tâche moins stressante et vous aider à créer un rapport élégant en un rien de temps. Lire la suite . Choisissez "Personnalisé" dans la liste et entrez ";;;" sans les guillemets dans le champ marqué "Type". Appuyez sur OK et vos valeurs numériques devraient avoir disparu, ne laissant que le rouge du thermomètre.
Cependant, nous pouvons faire plus que de simplement faire en sorte que les cellules forment une barre colorée. Sélectionnez l'outil 'Formes' dans le ruban 'Insérer', choisissez la forme pleine 'Forme libre' dans le sous-groupe 'Lignes'. Utilisez ceci pour dessiner le contour d'un thermomètre pour contenir la barre rouge.
Dessinez une forme similaire à celle ci-dessus avec l'outil, en le reliant pour former une forme complète plutôt que de laisser un écart comme je l'ai fait. Notez que nous ne dessinons pas la barre de thermomètre elle-même, mais tout le reste - notre forme va simplement bloquer la couleur rouge que nous ne voulons pas voir. Utilisez le menu 'Styles de formes' pour changer la couleur de remplissage en blanc, et la couleur et le poids du contour pour quelque chose de plus approprié.
Mettre tous ensemble
Une fois que vous avez tous ces éléments en place, il suffit de les compiler tous dans votre tableau de bord. Tout d'abord, renommez la feuille sur laquelle vous avez travaillé jusqu'à 'Data' ou quelque chose de similaire, puis passez à une feuille différente et renommez-la 'Dashboard'. Ensuite, nous allons utiliser la fonction Camera, donc si vous ne l'avez pas déjà ajouté à votre barre d'outils Accès rapide Personnalisation de la barre d'outils Accès rapide MS Office 2010 Personnalisation de la barre d'outils Accès rapide MS Office 2010 La barre d'outils Accès rapide a été Une partie de MS Office depuis la version 2003, mais il est venu au premier plan depuis l'introduction de MS Office 2007 et plus en évidence avec MS Office ... Lire la suite, il vaut la peine de le faire maintenant, donc c'est pratique.
Pour ce faire, accédez à Options Excel et sélectionnez "Personnaliser". De là, ajoutez la commande Caméra de la colonne de gauche dans la colonne de droite. Maintenant, vous aurez la caméra facilement accessible, donc nous pouvons utiliser pour mettre le tableau de bord ensemble.
La caméra elle-même est très simple à utiliser; mettez simplement en surbrillance les cellules que vous souhaitez afficher ailleurs, puis cliquez sur l'icône Caméra et vous les recopierez la prochaine fois que vous cliquerez sur une cellule. À partir de maintenant, cette «photographie» de ces cellules sera mise à jour au fur et à mesure qu'elles changeront.
Utilisez l'outil Appareil photo pour prendre des instantanés des diagrammes de progression avec des feux de circulation et votre thermomètre, en les transférant sur la feuille que vous avez appelée "Tableau de bord". Maintenant, il s'agit juste d'organiser et de formater les choses d'une manière qui vous plait, ainsi que d'ajouter tout autre élément que vous pourriez souhaiter. J'ai ajouté une liste de choses à faire simplement en la créant sur la feuille 'Données' et en utilisant la caméra pour la transférer.
En utilisant ces techniques, vous pouvez créer un tableau de bord similaire pour répondre à n'importe quel type de tâche. Une fois familiarisé avec les bases des techniques Excel avancées Comment utiliser un tableau croisé dynamique Excel pour l'analyse des données Comment utiliser un tableau croisé dynamique Excel pour l'analyse des données Le tableau croisé dynamique est l'un des outils les plus puissants du répertoire Excel 2013. Il est fréquemment utilisé pour l'analyse de données volumineuses. Suivez notre démonstration étape par étape pour tout savoir à ce sujet. Lire la suite comme la mise en forme conditionnelle et avoir une connaissance des outils comme la caméra, vous devez juste penser à quelles informations vous avez besoin à portée de main, et quelle est la meilleure façon de présenter ces informations. Excel est plus qu'un simple outil de bureau 10 Modèles Excel pour suivre votre santé et votre forme 10 Modèles Excel Pour suivre votre santé et votre forme physique En savoir plus - il y a beaucoup de choses à faire pour vous à la maison.
Avez-vous un conseil sur la façon de prendre un tableau de bord Excel au niveau suivant? Ou cherchez-vous plus d'informations sur une partie particulière du processus? Entrez en contact en laissant un commentaire ci-dessous.