En 1971, le tout premier courriel a été envoyé d'un ordinateur à un autre. Maintenant, 269 milliards de courriels sont envoyés chaque jour.
Il est impossible d'imaginer combien de ces e-mails sont inutiles. Combien servent seulement à causer plus de confusion. Pour brûler encore plus d'attention et de patience de leurs destinataires.
Mais une chose est sûre: si plus de gens ont commencé à répondre efficacement aux e-mails 5 outils pour écrire de meilleurs emails que les gens liront et répondront à 5 outils pour écrire de meilleurs emails que les gens liront et répondront à l'écriture. Mais vous n'avez pas besoin d'être un grand écrivain pour envoyer un super e-mail. Tout ce dont vous avez besoin, ce sont quelques outils pour assurer des messages de qualité. Lire la suite, nous serions tous entravés à nos boîtes aux lettres un peu moins étroitement et notre anxiété d'email Comment maîtriser Gmail Boîte de réception Anxiété Comment maîtriser Gmail Boîte de réception Anxiété Autant de courriels, si peu de temps. Vous sentez-vous ainsi quand il s'agit de gérer votre boîte de réception Gmail? Nous vous montrons des paramètres simples et des outils utiles pour organiser et protéger votre boîte de réception Gmail. Lire la suite serait un peu moins débilitante.
La solution la plus évidente ici n'est pas seulement la «réponse en ligne», mais la réponse en ligne correctement . La réponse en ligne est l'endroit où vous répondez dans le corps de l'e-mail, plutôt que d'écrire votre propre e-mail à partir de zéro.
La réponse en ligne est quelque chose que la plupart d'entre nous font déjà de temps en temps. Mais nous devrions répondre plus souvent en ligne. Et nous devrions le faire avec quelques règles en tête pour que ces fils de discussion complexes soient organisés et faciles à suivre.
Nous répondons à Email Incorrect
Le contraire de la réponse en ligne est ce que l'on appelle souvent la «publication supérieure». C'est là que vous répondez à un courriel, et que vous commencez simplement à taper en haut de la boîte de texte. C'est ainsi que la majorité des emails sont composés aujourd'hui. Mais à moins que vous n'ayez affaire à des conversations par e-mail extrêmement simples, la publication de haut niveau peut causer toutes sortes de problèmes.
Tout d'abord, lorsque vous envoyez des messages en haut de page, le renvoi à l'e-mail d'origine devient très compliqué, ce qui implique de parcourir les e-mails et les courriels pour trouver ce que vous cherchez. Vous devez ensuite redescendre à l'e-mail que vous composez pour paraphraser peut-être ce que vous venez de trouver, hors contexte, et souvent manquer des points saillants.
Parfois, un destinataire peut répondre à votre e-mail dans un fil d'e-mail entièrement nouveau, ce qui signifie que votre conversation se déroule maintenant dans deux threads distincts ou plus.
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Si vous êtes dans une conversation de groupe, les choses deviennent encore plus désordonnées. Garder la trace de qui répond à quoi, quand, et quelles sont les réponses à ces réponses devient un exploit presque impossible.
La réponse en ligne est la solution
Plutôt que de publier les résultats, nous devrions répondre en ligne, c'est-à-dire dans le corps du message d'origine. Dans Outlook et Apple Mail, vous pouvez voir le message d'origine dès que vous répondez. Dans Gmail, appuyez simplement sur les trois points en bas de l'écran de composition pour afficher la conversation.
Conseil: Pour supprimer la ligne "devis" verticale de votre réponse dans Gmail, mettez en surbrillance l'intégralité de l'e-mail, puis cliquez sur le bouton indent less .
La réponse en ligne résout le problème de devoir faire défiler des masses de messages car l'e-mail d'origine est inclus et peut être recherché dans le message le plus récent que vous recevez dans cette conversation. Cela signifie que tout est gardé dans son contexte.
De plus, vous n'avez pas besoin de perdre du temps à résumer les réponses des autres, ou à copier-coller des bribes d'e-mails juste pour faire vos propres réponses. Avec les réponses en ligne, tout est à la portée de tous à tout moment.
Et pour les discussions impliquant plusieurs personnes, distinguer qui a dit quoi, et en réponse à qui, est facile (si cela est fait correctement).
En ligne répondant correctement
Quand la plupart des gens répondent en ligne, ils écrivent simplement leurs réponses à côté du texte auquel ils veulent répondre, et ils le font en gras ou en rouge.
C'est loin d'être idéal. Dès que quelqu'un ouvre un email en texte brut, ils ne peuvent pas voir ce formatage. Et dès qu'il y a plus d'un couple de personnes dans un fil, les choses peuvent vite devenir salissantes.
Donc, voici un guide rapide sur la réponse en ligne correctement ajustable et qui minimisera la confusion.
1. Ne vous fiez pas au formatage
Comme mentionné, dans certains cas, un destinataire peut ne pas être en mesure de voir la mise en forme que vous incluez dans un e-mail (par exemple, ils peuvent préférer le texte brut). Si une personne est daltonienne, elle peut avoir des difficultés à suivre des thèmes contenant plusieurs couleurs.
Par tous les moyens, utilisez la mise en forme pour faciliter la recherche des réponses lors de la numérisation d'un e-mail. Mais ne comptez pas uniquement sur elle.
2. Préface Réponses avec votre nom
Plutôt que de compter sur le formatage, prenez l'habitude de préfacer toutes vos réponses avec votre nom et, si vous avez besoin d'être spécialement organisé, la date. Demandez à tous les destinataires de faire de même.
Actuellement, dans Gmail, vous n'avez pas d'autre choix que de taper votre nom manuellement. La même chose est vraie pour l'application Apple Mail jamais fade.
Si vous utilisez Outlook, cependant, il existe une fonctionnalité permettant de préface automatiquement vos réponses avec votre nom. Pour ce faire, allez dans Fichier> Options> Mail . Ensuite, allez dans Réponses et Transférer, cochez la case Commentaires avec Préface, et tapez votre nom dans la zone de texte. Lorsque vous répondez dans le corps d'un e-mail, votre nom apparaît automatiquement entre parenthèses.
Mailbird a également cette option par défaut.
3. Utilisez les sauts de ligne, s'il vous plaît
Chaque fois que vous laissez une réponse en ligne, elle doit figurer sur une nouvelle ligne plutôt que d'être insérée au milieu d'une phrase ou à la fin d'un paragraphe.
Cela rend beaucoup plus facile pour les autres de répondre à vos commentaires et rend la numérisation de la conversation qui se passe autour de chaque point beaucoup plus simple.
4. Indentation des réponses à plusieurs niveaux
Lorsque plusieurs points sont traités dans un e-mail, plusieurs threads se produisent dans un même message.
Pour les garder organisés, vous devez indenter les réponses filetées afin qu'il soit évident quels commentaires se rapportent à chaque point. Personnellement, je trouve que les caractères les plus intuitifs sont utilisés entre crochets (>), car les puces peuvent ne pas apparaître dans les courriels en texte brut.
Cela vous fera économiser beaucoup d'efforts en essayant de comprendre quelle partie de la conversation vous devez faire attention.
5. Dernier recours: utilisez un meilleur outil
Personne ne prétend que les réponses en ligne sont la solution parfaite ici. Mais si vous n'avez pas d'autre choix que d'utiliser le courrier électronique, prenez le temps d'écrire des courriels qui sont efficaces et efficaces. Comment écrire le courriel professionnel parfait (soutenu par des données) Comment écrire le courriel professionnel parfait (soutenu par des données) forme principale de communication dans les affaires. Pour réussir dans cet environnement, vous devez apprendre à composer des courriels professionnels efficaces. Nous vous montrons 9 astuces simples qui ont fait leurs preuves. Lire la suite . Basé sur les raisons ci-dessus, la réponse en ligne est le meilleur moyen de faire progresser les projets. Il aide également tout le monde à suivre plusieurs conversations dans les fils de discussion sans avoir à perdre du temps à parcourir de longues listes de courriels antérieurs.
Si vous trouvez que même les réponses en ligne deviennent trop complexes, ou si vos collègues ne peuvent pas prendre l'habitude de répondre correctement, il est peut-être temps de chercher un outil différent.
Les outils de communication tels que Slack, Yammer et Huddle facilitent les communications d'équipe complexes. Plutôt que de continuer à lutter contre le courrier électronique, il est peut-être temps d'en essayer un.
Passez le mot
Lorsque vous adoptez ces règles de réponse en ligne simples, de nombreux destinataires apprécieront l'efficacité de ce comportement de messagerie 5 Outils qui peuvent vous aider à écrire de meilleurs emails 5 Outils qui peuvent vous aider à écrire de meilleurs emails Tout le monde essaie toujours de résoudre le problème. Alors, parlons aussi de l'habitude la plus fondamentale de tous - l'art d'écrire de meilleurs emails. Avec l'aide de quelques outils sympas. Lire la suite est et commence à imiter votre approche naturellement.
S'ils ne copient pas naturellement votre étiquette d'emailing réfléchie, cependant, tirez-les dessus. Envoyez-leur cet article. Décrivez comment vous voulez qu'ils répondent, et expliquez que cela vous épargnera des tonnes de messages incompris, du temps perdu et une perte de contexte.
Il n'y a vraiment aucun inconvénient.
Pensez-vous que ces règles vous aideront à rester au courant des fils de discussion complexes? Y a-t-il d'autres conseils de réponse en ligne qui pourraient vous être utiles?
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