Le guide du débutant à Microsoft Excel

Utilisez ce guide du débutant pour commencer votre expérience avec Microsoft Excel. Les conseils de feuille de calcul de base ici vous aideront à commencer à apprendre Excel par vous-même.

Utilisez ce guide du débutant pour commencer votre expérience avec Microsoft Excel.  Les conseils de feuille de calcul de base ici vous aideront à commencer à apprendre Excel par vous-même.
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Microsoft Excel existe depuis des décennies et beaucoup l'ont utilisé depuis sa sortie. Mais il y en a encore d'autres qui commencent tout juste à l'utiliser. Que ce soit pour le travail, l'école ou un usage personnel, il peut être un peu intimidant lorsque vous commencez. Il existe même des classes pour les nouveaux utilisateurs d'Excel en ligne et sur les campus.

Ce guide peut être téléchargé en format PDF gratuit. Téléchargez le Guide du débutant de Microsoft Excel maintenant . N'hésitez pas à copier et partager ceci avec vos amis et votre famille.

Ce guide pour Excel est pour ceux qui ne l'ont jamais utilisé auparavant, qui se débattent avec lui en tant que débutant, ou qui veulent simplement apprendre les bases pour ensuite l'apprendre par leurs propres moyens.

Qu'est-ce que Microsoft Excel?

En termes simples, Excel est une application de feuille de calcul. Il utilise des grilles de cellules dans les colonnes et les lignes pour manipuler, organiser et effectuer des calculs avec des données. Vous pouvez utiliser des tableaux croisés dynamiques, des graphiques, des formules et des fonctions de diverses manières.

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Cela étant dit, l'application ne se limite pas aux chiffres, bien que ce soit «excellent». Vous pouvez ajouter du texte, des images, des vidéos, des objets et de nombreux autres éléments pour suivre, gérer et afficher facilement les informations.

Utilisations générales pour Excel

  • Budgets pour les finances des ménages ou des entreprises
  • Factures et reçus
  • Suivi des projets, des clients et des clients, et des dossiers de santé
  • Planificateurs et calendriers
  • Listes de contrôle et listes de tâches
  • Calculs financiers, de prêts, de dettes et d'hypothèques
  • Gestion de l'inventaire

La liste continue avec les nombreuses utilisations pour Excel. Donc, peu importe ce que vous prévoyez de l'utiliser, regardons quelques-uns des termes que vous aurez besoin de savoir.

Termes Excel de base que vous devez savoir

Tout au long de ce guide, vous verrez les mêmes termes utilisés encore et encore. Se familiariser avec eux vous aidera à comprendre le guide et les étapes que vous voyez.

Classeur et feuille de calcul : un classeur est ce que vous utilisez réellement lorsque vous ouvrez Excel. Le classeur contient les feuilles de calcul. Un classeur peut contenir plusieurs feuilles de calcul et vous pouvez déplacer entre ces feuilles avec les onglets Comment travailler avec des onglets de feuille de calcul dans Excel Comment travailler avec des onglets de feuille de calcul dans Excel Les feuilles de calcul dans votre classeur Excel s'affichent en tant qu'onglets en bas de la fenêtre Excel. Nous allons vous montrer comment utiliser au mieux les onglets de feuille de calcul Excel. En savoir plus sur le bas du classeur Excel.

Cellule : Les feuilles de calcul sont constituées de blocs rectangulaires appelés cellules. Une cellule contient les données que vous entrez; des nombres aux mots aux images aux formules, les cellules tiennent cette information. Vous pouvez entrer des données soit directement dans la cellule ou dans la barre de formule (zone de texte) pour la cellule juste en dessous de votre ruban.

Vous remarquerez également la zone de nom (indicateur de cellule) à gauche de la barre de formule. Par défaut, ceci affiche la colonne et la ligne correspondantes pour la cellule. Par exemple, la cellule dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul est A1 pour la colonne A, ligne 1.

Formules et fonctions : Vous pouvez considérer une formule comme un calcul ou une équation. Avec Excel, vous pouvez créer des formules ou utiliser des formules intégrées. Ces formules peuvent calculer automatiquement les numéros Doing Your Taxes? 5 Formules Excel Vous devez savoir faire vos impôts? 5 formules Excel que vous devez connaître Deux jours avant la date d'échéance de vos taxes et vous ne voulez pas payer d'autres frais de dépôt tardif. C'est le moment de tirer parti de la puissance d'Excel pour tout mettre en ordre. Lisez plus pour vous comme addition ou multiplication.

En plus des calculs, vous pouvez utiliser des fonctions telles que le comptage du nombre d'éléments dans une colonne ou l'affichage d'un nombre minimum ou maximum pour un groupe de cellules.

Les onglets et le ruban Excel

Vous devriez prendre un peu de temps pour vous familiariser avec le ruban dans Excel. Tout comme avec d'autres applications Microsoft Office, le ruban contient les boutons que vous utiliserez dans les onglets. Vous pouvez personnaliser le ruban pour supprimer ou ajouter à la fois les onglets et les boutons. Mais vous verrez probablement les onglets ci-dessous par défaut.

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Voici une brève explication de ce que chacun représente et des sections de boutons que vous pouvez voir.

  • Fichier : créer un nouveau classeur, en ouvrir un existant, enregistrer, imprimer et partager des livres et des feuilles.
  • Accueil : Ctrl le presse-papiers, la police, l'alignement, les nombres, le style, les cellules et l'édition.
  • Insérer : Insérer des tableaux, des graphiques, des illustrations, des filtres et des liens.
  • Dessiner : Utilisez des outils de dessin tels qu'une sélection au lasso, une gomme, un crayon et un surligneur.
  • Mise en page : Ajustez le thème de la feuille de calcul, la mise en page, l'ajustement à l'échelle et les options de feuille.
  • Formules : choisissez une formule, utilisez la bibliothèque et effectuez l'audit des formules.
  • Données : obtenez et transformez des données, visualisez des requêtes et des connexions, triez, filtrez et utilisez des outils de données.
  • Révision : utilisez des outils de relecture, d'accessibilité, de langage et de commentaires.
  • Afficher : permet de modifier la vue du classeur, les éléments à afficher, de faire un zoom avant ou arrière et de travailler avec Windows.

Notez également la zone Dites-moi ce que vous voulez faire . Si vous avez besoin d'aide ou si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur une fonctionnalité, entrez simplement le mot clé dans la boîte et affichez vos résultats.

La barre d'outils Accès rapide

Comme avec les onglets et le ruban, si vous utilisez d'autres applications Microsoft Office, vous devriez être familier avec la barre d'outils Accès rapide . Mais sinon, c'est la barre d'outils en haut à gauche de la fenêtre Excel. Et c'est important car cela vous permet d'annuler ou de refaire rapidement une action, en plus de sauvegarder votre fichier.

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Si vous faites une erreur et que vous voulez l'annuler, cliquez simplement sur le bouton Annuler . Si vous cliquez une fois dessus, la dernière action que vous avez effectuée sera annulée. Si vous continuez à cliquer dessus, cela annulera les actions que vous avez faites une par une en reculant. Vous pouvez également cliquer sur la flèche en regard du bouton Annuler et mettre en surbrillance toutes les actions que vous souhaitez annuler.

Si vous annulez une action avec le bouton, le bouton Rétablir sera alors cliquable. Cela vous permet de refaire ce que vous venez de défaire. Comme le bouton Annuler, vous pouvez refaire votre dernière action en un clic ou utiliser la flèche à côté du bouton Rétablir pour refaire plusieurs actions.

Le bouton Enregistrer vous permet d'enregistrer rapidement le fichier sur lequel vous travaillez avec le nom de fichier actuel.

Options de feuille de calcul

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Gérer un grand nombre de feuilles de calcul n'est pas un problème pour Excel. Ainsi, vous pouvez en utiliser plus d'un si votre projet l'exige. Par exemple, vous pouvez utiliser différentes feuilles de calcul pour des mois ou des années, des emplacements d'entrepôts de produits, des sociétés de cartes de crédit ou de crédit et des établissements de soins de santé.

Avec plusieurs feuilles, vous pouvez tirer parti de ces fonctions de feuille de calcul de base.

  • Ajouter une feuille de calcul : Cliquez sur le bouton plus en bas à côté de votre dernière feuille.
  • Réorganiser les feuilles de calcul : maintenez l'onglet de la feuille et faites glisser vers son nouvel emplacement dans le classeur.
  • Nommez une feuille de calcul : double-cliquez sur l'onglet de la feuille et tapez le nouveau nom. Par défaut, vous les verrez nommés Feuille 1, Feuille 2, etc.
  • Couleur d'un onglet de feuille de calcul : Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de la feuille et sous Couleur de l'onglet, cliquez simplement pour en appliquer un nouveau.
  • Protéger une feuille de calcul : Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de feuille et sous Protéger la feuille, ajoutez un mot de passe et sélectionnez vos options.
  • Déplacer ou copier une feuille de calcul : Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de la feuille et sélectionnez Déplacer ou Copier . Vous pouvez ensuite déplacer la feuille vers un autre emplacement dans le classeur, le déplacer vers un classeur différent et en faire une copie dans les deux cas.
  • Supprimer une feuille de calcul : Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de la feuille et cliquez sur Supprimer . Vous devrez confirmer cette action dans la fenêtre contextuelle suivante.

Travailler avec des colonnes, des lignes et des cellules dans Excel

Il existe certaines bases telles que la sélection, l'insertion, la suppression des colonnes, des lignes et des cellules dans Excel. Ce sont des actions pratiques à garder à l'esprit 10 Raccourcis clavier Excel essentiels pour la navigation des feuilles de calcul 10 Raccourcis clavier Excel essentiels pour naviguer dans les feuilles de calcul Si vous utilisez Excel, les raccourcis clavier peuvent faire ou défaire votre productivité. Voici 10 essentiels que vous devriez savoir. Lire la suite pendant que vous travaillez avec vos feuilles de calcul.

Sélectionnez une colonne ou une ligne entière

Vous remarquerez que vous déplacer votre souris sur les lettres pour les colonnes ou les nombres pour les lignes qu'une petite flèche apparaîtra. Si vous cliquez à ce moment-là, la colonne ou la ligne entière sera sélectionnée. Vous pouvez utiliser cette action pour appliquer une fonction, un formatage ou un tri.

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Sélectionnez un groupe de colonnes, de lignes ou de cellules

Il peut arriver que vous souhaitiez sélectionner plusieurs colonnes, lignes ou cellules. Vous pouvez le faire de deux façons différentes selon qu'ils sont adjacents ou dispersés.

Sélectionnez les colonnes, les lignes ou les cellules adjacentes

Lorsque vous souhaitez sélectionner des colonnes, des lignes ou des cellules adjacentes, commencez par sélectionner la première. Ensuite, maintenez le bouton de votre souris et faites glisser le reste. Vous les verrez surligner au fur et à mesure qu'ils sont sélectionnés. Relâchez le bouton de la souris lorsque vous avez terminé.

Une autre façon de faire est de sélectionner le premier, maintenez votre touche Maj enfoncée, puis sélectionnez la dernière. Si vous faites cela avec des cellules, vous pouvez sélectionner un groupe entier de part et d'autre.

Sélectionner des colonnes, des lignes ou des cellules dispersées

Si vous souhaitez sélectionner des colonnes, des lignes ou des cellules qui ne sont pas adjacentes, commencez par cliquer sur le premier. Ensuite, maintenez la touche Ctrl enfoncée et continuez de cliquer sur celles que vous voulez. Relâchez la touche Ctrl lorsque vous avez terminé.

Insérer ou supprimer une colonne, une ligne ou une cellule

Vous pouvez facilement ajouter ou supprimer une colonne ou une ligne dont vous n'avez plus besoin. Encore une fois, placez votre souris sur la lettre ou le numéro, mais au lieu de cliquer avec le bouton gauche de la souris, cliquez avec le bouton droit de la souris. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez Insérer ou Supprimer .

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Vous pouvez également simplement masquer (et afficher) des colonnes ou des lignes Comment masquer ou afficher des colonnes et des lignes dans Excel Comment masquer ou afficher des colonnes et des lignes dans Excel Si vous traitez une feuille de calcul volumineuse, il est parfois utile de masquer ou de masquer Afficher les lignes et les colonnes pour mieux voir les informations à analyser. En savoir plus en sélectionnant Masquer (ou Afficher ) dans le menu contextuel.

Vous pouvez insérer ou supprimer une cellule de la même manière qu'une colonne ou une ligne. Cependant, avec l'une ou l'autre option, vous recevrez une alerte contextuelle vous demandant comment vous souhaitez déplacer les cellules, les lignes ou les colonnes. Choisissez simplement une option et cliquez sur OK .

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Déplacer une colonne, une ligne ou une cellule

Si vous décidez de déplacer une colonne, une rangée ou une cellule vers un autre endroit de votre feuille de calcul, vous pouvez le faire, mais vous devez faire attention. Commencez par sélectionner la colonne, la ligne ou la cellule comme décrit ci-dessus. Placez votre souris sur l'un des bords de sorte que la flèche à quatre côtés apparaisse. Ensuite, faites-le glisser en maintenant le bouton de votre souris sur son nouvel emplacement et relâchez-le.

Ce que vous devez faire attention, c'est si vous libérez la colonne, la ligne ou la cellule au-dessus de celle qui contient déjà des données. Si cela se produit, une boîte de dialogue apparaîtra vous demandant si vous êtes sûr de vouloir remplacer les données. Donc, si vous faites cela par erreur, cliquez sur Annuler et il retournera à son emplacement d'origine. Mais si vous avez l'intention de remplacer les données, cliquez sur OK .

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Ajustement de la taille d'une colonne ou d'une rangée

Vous souhaiterez peut-être que toutes les colonnes ou lignes de votre feuille de calcul aient une taille spécifique, quelles que soient les données qu'elles contiennent. Ajuster la largeur ou la hauteur est simple et peut être fait de deux manières différentes.

D'abord, vous sélectionnez et cliquez avec le bouton droit sur la colonne ou la ligne. Dans le menu contextuel, choisissez Largeur de colonne ou Hauteur de ligne, en fonction de celui que vous souhaitez modifier. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, vous verrez la largeur ou la hauteur actuelle. Remplacez-le par le numéro que vous voulez et cliquez sur OK .

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Une autre façon d'ajuster la taille d'une colonne Comment gérer les colonnes dans Excel Comment gérer les colonnes dans Excel Avez-vous besoin d'ajouter, déplacer, masquer ou modifier des colonnes dans une feuille de calcul complexe? Ne paniquez pas. Nous allons vous montrer les opérations de base des colonnes Excel pour organiser vos données. En savoir plus ou la ligne est d'abord le sélectionner. Déplacez votre souris sur la bordure jusqu'à ce que vous voyiez apparaître une flèche recto verso. Ensuite, maintenez le bouton de votre souris et faites glisser jusqu'à atteindre la taille désirée.

Ajuster la taille pour s'adapter à vos données

Si vous préférez que chaque colonne et chaque rangée soient adaptées à vos données, vous pouvez le faire en quelques clics. Tout d'abord, sélectionnez la feuille de calcul entière en cliquant sur le triangle dans le coin supérieur gauche entre le A et le 1.

Ensuite, déplacez votre souris entre deux colonnes jusqu'à ce que vous voyiez la flèche recto-verso et double-cliquez. Ensuite, faites de même pour les lignes. Vous remarquerez que les colonnes et les lignes de la feuille de calcul s'adaptent aux données de vos cellules. Il ajustera automatiquement pour la cellule avec la plus grande quantité de données.

Formatage de base

Excel offre une variété de façons de formater vos feuilles de calcul, de base à avancé. Puisque c'est un guide du débutant, nous allons passer par quelques conseils de mise en forme simples que vous utiliseriez probablement.

Polices, ombrage et couleurs

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Peu importe ce que vous décidez d'utiliser Excel pour, le formatage de base des colonnes, des lignes et des cellules peut vous aider à visualiser vos données facilement. Par exemple, vous pouvez utiliser la première ligne d'une feuille de calcul pour insérer des en-têtes. Comme dans notre exemple pour une fiche produit, vous pouvez utiliser le numéro d'article, le nom du produit et le prix.

Pour que cette rangée supérieure se distingue mieux d'une grande quantité de données ci-dessous, vous pouvez le formater facilement. Sélectionnez la ligne, puis appliquez votre mise en forme à l'aide des options de l'onglet Accueil . Ici, vous pouvez rendre la police en gras, appliquer une teinte de remplissage et colorier la police.

  1. Sélectionnez la rangée supérieure.
  2. Cliquez sur le gras
  3. Cliquez sur la flèche en regard de la couleur de remplissage et choisissez une couleur.
  4. Cliquez sur la flèche en regard de la couleur de police et choisissez une couleur.

Gardez à l'esprit que ces instructions s'appliqueront à toute la première rangée. Si vous n'avez que quelques colonnes, vous pouvez suivre les étapes ci-dessus pour sélectionner uniquement certaines cellules de cette ligne et leur appliquer la mise en forme seule.

Dates, devise et décimales

Si vous créez une feuille de calcul de suivi, la mise en forme automatique des dates, des devises et des décimales est pratique. Et vous pouvez appliquer chacune de ces règles de mise en forme en quelques clics depuis l'onglet Accueil .

Rendez-vous

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Vous pouvez avoir une colonne Date sur votre feuille de calcul pour plusieurs raisons. Lorsque vous entrez les données, lorsque vous effectuez un achat, ou quand un élément est dû sont tous juste des exemples.

  1. Sélectionnez la colonne, la ligne ou la cellule dans laquelle vous allez entrer la date.
  2. Sous Numéro sur votre ruban, cliquez sur la flèche dans le Général
  3. Sélectionnez Date courte ou Date longue dans la liste déroulante.

Notez que si vous utilisez la date longue, qui insère des mots et des chiffres comme indiqué ci-dessous, vous n'avez pas à le saisir manuellement. Par exemple, si vous appliquez une date longue et entrez "14/02/18", il apparaîtra automatiquement comme "mercredi 14 février 2018."

Devise

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Si vous disposez d'une feuille de calcul pour votre budget, votre liste de prix ou votre facturation, vous pouvez appliquer le format monétaire de deux manières différentes.

Première méthode

  1. Sélectionnez la colonne, la ligne ou la cellule dans laquelle vous allez entrer la devise.
  2. Sous Numéro sur votre ruban, cliquez sur la flèche dans le Général
  3. Sélectionnez Devise dans la liste déroulante.

Méthode deux

La deuxième méthode vous permet de choisir le type de devise que vous souhaitez.

  1. Sélectionnez la colonne, la ligne ou la cellule dans laquelle vous allez entrer la devise.
  2. Sous Nombre sur votre ruban, cliquez sur la flèche en regard de la devise
  3. Sélectionnez le type de devise que vous souhaitez appliquer.

Quelle que soit la méthode que vous décidez d'utiliser, tout nombre que vous entrez dans les colonnes, les lignes ou les cellules appliquées sera automatiquement mis en forme en tant que devise.

Décimales

Vous pouvez utiliser la mise en forme décimale pour ajuster votre devise ou des nombres simples. Par exemple, vous pouvez suivre les notes de vos élèves ou même les vôtres là où vous avez besoin de décimales. Vous pouvez appliquer cette mise en forme avec ces deux étapes.

  1. Sélectionnez la colonne, la ligne ou la cellule dans laquelle vous allez entrer le numéro.
  2. Sous Nombre sur votre ruban, cliquez sur le bouton Augmenter la décimale ou Diminuer la décimale en fonction de votre format de numérotation actuel.

Formats de nombre supplémentaires

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Vous remarquerez également sous Numéro sur votre onglet Accueil, de nombreuses autres façons de formater vos numéros. Au fur et à mesure que vous progressez avec Excel, ils peuvent vous être utiles.

Ces options incluent les heures, les fractions, les pourcentages et autres. De plus, vous pouvez cliquer sur le lien Plus de formats numériques en bas pour voir les options comme le code postal, le numéro de téléphone et les choix personnalisés.

Formules simples: l'outil AutoSum

L'une des meilleures fonctionnalités d'Excel est l'outil Somme automatique . Il est facile à utiliser et peut aider à réduire les erreurs de calcul. Et si vous utilisez Excel pour un projet comme les revenus et les dépenses ou la gestion des prêts et de la dette, vous apprécierez la fonction Somme automatique.

Cet outil de formule simple peut ajouter, calculer, compter des nombres ou trouver le minimum ou le maximum pour une colonne, une rangée ou un groupe de cellules. Par défaut, vous devriez voir le bouton Somme automatique sur votre ruban de l'onglet Accueil, complètement à droite. Vous pouvez également y accéder à partir de l'onglet Formules .

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Si vous cliquez simplement sur le bouton Somme automatique, la fonction de somme sera automatiquement insérée . Mais si vous cliquez sur la flèche pour le bouton, vous verrez les autres formules communes que vous pouvez utiliser mentionnées ci-dessus.

Dites que vous avez une colonne de chiffres que vous souhaitez ajouter. Tout d'abord, cliquez sur la cellule où vous souhaitez afficher le total. Ensuite, cliquez sur le bouton Somme automatique . Excel détectera automatiquement les numéros que vous souhaitez ajouter. Ils seront mis en surbrillance et vous pouvez voir la formule qui peut ressembler à ceci: = SUM (C2: C7)

Remarque: Le signe égal indique une formule. SUM est la fonction. Et C2: C7 sont les cellules qui s'appliquent.

Si cela vous semble correct, appuyez simplement sur la touche Entrée . Le calcul apparaîtra dans la cellule en ajoutant ces chiffres pour vous.

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Les autres options dans AutoSum fonctionnent de la même manière. Peut-être que vous avez besoin d'obtenir la moyenne d'un groupe de cellules. Tout d'abord, cliquez sur la cellule où vous souhaitez afficher la moyenne. Ensuite, cliquez sur la flèche pour le bouton Somme automatique . Encore une fois, Excel détecte automatiquement les numéros, met en évidence les cellules et fournit la formule. Cliquez sur la touche Entrée pour insérer la moyenne.

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Comme nous l'avons mentionné dans la section Conditions de base pour Excel, il existe de nombreuses formules et fonctions que vous pouvez utiliser. Certains, comme AutoSum, fournissent des calculs très simples et couramment utilisés. 16 Formules Excel qui vous aideront à résoudre des problèmes réels 16 Formules Excel qui vous aideront à résoudre des problèmes réels Le bon outil est la moitié du travail. Excel peut résoudre les calculs et traiter les données plus rapidement que vous ne pouvez trouver votre calculatrice. Nous vous montrons les principales formules Excel et démontrons comment les utiliser. Lire la suite . Mais beaucoup d'autres sont avancés et au-delà de la portée de ce guide du débutant. N'hésitez pas à les consulter dans l'onglet Formules si vous souhaitez expérimenter.

Commencez avec un modèle Excel

L'un des meilleurs moyens de démarrer dans Excel consiste à utiliser un modèle. Et vous trouverez une grande variété d'options à la fois dans Excel et sur des sites externes.

Modèles Excel intégrés

Pour afficher les options dans Excel, cliquez sur Fichier > Nouveau . Vous verrez alors un certain nombre de modèles que vous pouvez utiliser, les catégories que vous pouvez choisir, et une boîte de recherche si vous voulez quelque chose de spécifique.

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Les modèles intégrés vont des simples calendriers et planificateurs à l'élaboration de rapports financiers et de bilans. Mais il existe un modèle pour presque n'importe quel usage courant que vous voudriez dans Excel.

Si vous voyez un modèle que vous souhaitez afficher, cliquez dessus, puis vérifiez sa description et sa taille dans la fenêtre contextuelle. Si vous voulez l'utiliser, cliquez sur le bouton Créer .

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Modèles Excel tiers

Si vous souhaitez vous aventurer et jeter un coup d'œil sur des modèles externes, nous avons plusieurs suggestions pour vous selon vos besoins.

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Êtes-vous prêt à creuser dans Excel?

J'espère que ce guide du débutant vous permettra de vivre une expérience formidable avec Microsoft Excel. Il y a beaucoup de caractéristiques et de fonctions qui peuvent être intimidantes pour les nouveaux utilisateurs. Mais ceux que vous voyez ici devraient vous aider à apprendre comme vous avez besoin d'aide avec des formules d'Excel? 7 Ressources à consulter Besoin d'aide avec les formules Excel? 7 Ressources à consulter Excel est la feuille de calcul standard. Si vous devez utiliser Excel et que vous devez vous familiariser avec ce dernier, ces ressources vous présenteront rapidement les notions de base et plus encore. Lire la suite lors de la création de votre premier classeur rempli de feuilles de calcul.

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