7 astuces pour créer la parfaite signature électronique professionnelle

Nous avons beaucoup écrit sur la façon d'envoyer des courriels comme un pro, mais un aspect qui est régulièrement négligé est la signature électronique. Voici comment configurer la signature électronique professionnelle parfaite.

Nous avons beaucoup écrit sur la façon d'envoyer des courriels comme un pro, mais un aspect qui est régulièrement négligé est la signature électronique.  Voici comment configurer la signature électronique professionnelle parfaite.
Publicité

Comment écrire des e-mails professionnels peut améliorer votre carrière Comment écrire des e-mails incroyables peut faire avancer votre carrière Envoyer des e-mails professionnels donne un coup de pouce intangible à votre ligne (et hors ligne) ) réputation. Le summum des courriels astucieux est de savoir si vous pouvez trouver un emploi ou décrocher un poste avec un e-mail impressionnant .... En savoir plus. Il peut être difficile, surtout quand vous avez affaire à des gens impolis, en colère ou même trolls 10 Courriel Conseils pour traiter les courriels en colère, Trollish ou grossiers 10 Courriel Conseils pour traiter les courriels en colère, Trollish, ou Rude Il est incroyablement frustrant de vérifiez votre boîte mail seulement pour trouver un message complètement haineux. Pourquoi dans le monde les gens agissent comme ça? Cela dit, vous devriez apprendre à vous défendre tout en ... Lire la suite, mais n'est-ce pas une chose honorable de s'enorgueillir des courriels que vous envoyez?

Nous avons beaucoup écrit sur la façon d'envoyer des courriels comme un pro Comment envoyer un courriel comme un pro Comment envoyer un courriel comme un pro Il y a beaucoup de facteurs qui jouent dans l'efficacité du courrier électronique. des courriels, sachant quand vérifier les courriels, et plus encore. Booster l'efficacité du courrier électronique signifie ... Lire la suite, mais un aspect qui est régulièrement négligé est la signature d'email. Beaucoup de gens n'en ont pas, et ceux qui en ont un gaspillent leur potentiel. De plus, si vous êtes le genre de personne qui a l'anxiété de l'email peut être un sujet sensible, et même si je ne me considère pas comme la Miss Manners de le monde entier, je fais de mon mieux pour être courtois avec la façon dont j'agis en ligne. Certes, je suis ... Lire la suite, une signature pourrait signifier une chose de moins à s'inquiéter par courriel.

Penser à établir une signature pour vous-même Vous pouvez aussi bénéficier de la puissance des signatures d'e-mail Vous pouvez aussi bénéficier du pouvoir des signatures d'e-mail Une signature vous dit quelque chose à propos d'une personnalité. De même que deux personnes ne s'écrivent guère, elles signent aussi différemment. C'est ainsi que la «science» de la graphologie a vu le jour. Mais l'ère numérique et l'email ... En savoir plus? Voici ce que vous devez savoir pour en tirer le meilleur parti.

1. Utilisez le bon délimiteur

Un délimiteur est une séquence de caractères utilisée pour marquer où une chose se termine et une autre commence. En termes simples, c'est ce que vous tapez pour dire "mon email se termine ici, ma signature commence ici". Clients de messagerie les plus modernes Vous devriez laisser tomber Webmail pour un client de messagerie électronique de bureau Si ... Vous devriez laisser tomber Webmail pour un client de courrier électronique de bureau Si ... Il ya quelques années, webmail était tout le rave. Je me demande s'il est temps de revenir à un client de messagerie de bureau? Cherchez pas plus loin. Nous vous montrons les mérites d'un service de courrier local. En savoir plus séparera la signature du corps de l'e-mail si une signature est détectée.

(email body)
––
(email signature)

Pour cela, vous devez utiliser un délimiteur reconnu par le client de messagerie. Heureusement, il existe une norme acceptée que les clients de messagerie les plus modernes utilisent: deux tirets réguliers suivis d'un caractère d'espace (-) . Ce délimiteur devrait être sur sa propre ligne précédant la signature.

2. Restez simple

Comme avec la plupart des choses liées à l'écriture, moins est plus quand il s'agit de signatures par courriel. Seuls les éléments les plus essentiels doivent être inclus, ce qui signifie rejeter tout ce qui peut ou ne peut pas être utile. Plus vous avez d'encombrement, moins votre destinataire le lira réellement.

Alors, que devriez-vous inclure définitivement?

  • prénom
  • Titre
  • Compagnie
  • Numéro de téléphone
  • Adresse e-mail

En fonction de votre domaine et de votre position, vous pouvez également inclure une adresse postale, mais cela peut s'avérer trop long. Si vous utilisez toujours des télécopieurs, allez-y et ajoutez un numéro de télécopieur. Tout autre détail au-delà est non-critique. Vous pouvez en ajouter plus, mais seulement si vous pouvez le justifier.

La grande question est, qu'en est-il des profils de médias sociaux? Si vous pensez que vous devez absolument les inclure, essayez de le garder à un ou deux. Les trois meilleurs candidats sont LinkedIn, Facebook et Twitter. Choisissez les deux que vous utilisez le plus. Plus que cela et vous risquez d'encombrer.

3. Gardez-le court

Si vous tenez compte du conseil pour le garder simple, alors il ne devrait pas être difficile de le garder court - mais même ainsi, il peut être facile de laisser tomber votre garde et se retrouver avec une grande signature, même si cela ne dit pas beaucoup. Condensez tout autant que vous le pouvez.

La règle générale est qu'il vaut mieux s'étirer horizontalement que verticalement. Essayez de tout garder sur quatre lignes ou moins. Si vous dépassez cette limite, votre signature peut paraître trop volumineuse, ce qui signifie que les destinataires seront moins enclins à la lire.

Name
Title at Company
[email protected] | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####

N'ayez donc pas peur de combiner plusieurs éléments sur la même ligne. La norme consiste à séparer plusieurs éléments à l'aide d'un caractère de tuyau (|), mais vous pouvez utiliser quelque chose de similaire si vous le souhaitez, comme le caractère middot (·) ou le caractère emdash (-) .

4. Gardez-le subtil

Voici où les choses peuvent devenir difficiles. Parmi les personnes qui utilisent des signatures électroniques, trop d'entre elles essaient trop fort pour s'assurer que leurs signatures ne se ressemblent pas. Après tout, vous voulez que le destinataire prenne note de vos profils, n'est-ce pas?

Le problème est que votre signature d'email ne devrait pas être la chose qui vous distingue de tout le monde. Au contraire, le corps de l'e-mail est l'endroit où vous convaincre le destinataire que vous valez leur temps. Si votre corps de messagerie a fait son travail, le destinataire cherchera votre signature, peu importe à quel point c'est fade ou oubliable.

email-signature-example

Votre signature ne devrait être là que pour une raison: leur faire savoir comment vous joindre. Gardez-le subtil. Pas de couleurs tape-à-l'œil, pas de formatage intense, et gardez définitivement les graphiques au minimum. Une signature bruyante pourrait même détourner un destinataire. 7 Netiquette Directives pour la rédaction de courriels et de messages sur le forum 7 Lignes directrices sur la nétiquette pour la rédaction de courriels et de forums La nétiquette est une abréviation d'étiquette en réseau ou en ligne. Il englobe l'ensemble spécial de conventions sociales trouvées dans les interactions en ligne. Alors que la netiquette est très similaire à un bon comportement ou à l'étiquette dans les rencontres hors ligne, il ya ... Lire la suite qui a été convaincu par le corps de l'e-mail.

5. Utiliser plusieurs signatures

Si votre client de messagerie autorise plusieurs signatures, envisagez d'en profiter. Par exemple, vous pouvez définir une signature saisonnière avec un message «Joyeux Noël!» Pendant les mois de vacances. Ou peut-être vous pouvez mettre en place des signatures différentes pour les emails composés contre les réponses.

email-signature-vacances

Après tout, si vous répondez aux e-mails de quelqu'un, ils savent probablement déjà qui vous êtes, de sorte qu'une grande partie de l'information habituelle dans une signature électronique devient inutile. Une signature pour les réponses pourrait être coupée et seulement insérée à des fins de saveur (pour rendre votre email se sentir professionnel).

Assurez-vous de ne pas aller trop loin avec ça!

6. Méfiez-vous de HTML et vCards

Les e-mails peuvent être envoyés de deux manières: en texte brut et en HTML. Le texte brut est génial, car chaque client de messagerie peut le gérer, mais vous perdez la mise en forme du texte, l'hyperlien, etc. HTML est agréable à cause de ce qu'il peut faire, mais certains clients peuvent ne pas afficher vos messages comme prévu.

email-signature-carte

Et puis il y a des vCards, qui sont essentiellement des cartes de visite électroniques. Ils sont utiles en théorie, mais pas si bien dans la pratique parce que peu de gens se soucient vraiment d'eux. En fait, la plupart des gens ne savent même pas ce qu'ils sont. De plus, votre signature devrait avoir tous les détails pertinents, ce qui rend les vCards un peu redondantes.

Je ne dis pas que vous ne pouvez pas utiliser HTML ou vCards, mais il y a des inconvénients potentiels à penser. Cela dépend du type de personnes que vous envoyez par courriel et si vous êtes d'accord avec le destinataire ennuyé occasionnel. Personnellement, je pense que les gens devraient s'en tenir aux cartes de visite 13 Idées de cartes de visite créatives pour vous aider à vous démarquer 13 Idées de cartes de visite créatives pour vous démarquer Dans le monde difficile des affaires, rien ne vous distingue plus qu'un mémorable carte de visite. Voici quelques idées pour vous aider à vous démarquer. Lire la suite .

7. Test avec plusieurs clients de messagerie

Une fois la signature de votre e-mail définie et prête à l'emploi, il ne vous reste plus qu'une chose: envoyez-vous un e-mail et vérifiez que votre signature ressemble à un maximum de clients de messagerie différents. À tout le moins, vous devriez vérifier avec Outlook, Gmail et quelques applications mobiles.

email-signature-web

La dernière chose que vous voulez est une signature d'email qui a l'air bien dans votre propre client de messagerie mais semble complètement bâclée dans quelque chose comme Gmail, qui ne joue pas toujours bien avec des choses comme le HTML. Toujours double vérifier juste pour être sûr qu'il a l'air comme prévu.

Utilisez-vous des signatures d'e-mail?

La chose à propos de l'email est que ça ne va nulle part de sitôt L'histoire étrange de la façon dont l'email est devenu si populaire L'histoire étrange de la façon dont l'email est devenu si méchant L'email populaire semble être un élément si primitif de la technologie. Comment est-il devenu si populaire? Et comment se fait-il que nous l'utilisions encore aujourd'hui? Voici l'histoire de comment tout cela est arrivé. Pour en savoir plus, si vous ne l'avez pas déjà fait, consultez ces conseils pour améliorer votre efficacité e-mail. 7 Conseils d'efficacité du courrier électronique pour obtenir plus d'e-mails, plus vite 7 Conseils d'efficacité du courrier électronique pour obtenir davantage d'e-mails littéralement rien ne s'accomplit sans elle. Le courrier électronique est un outil de communication destiné à vous faciliter la vie. Au lieu d'avoir à taper une lettre ou essayer d'attraper quelqu'un ... Lire la suite. Les signatures ne sont pas le seul moyen de vous faciliter la vie. Par exemple, les réponses en conserve peuvent vous faire gagner beaucoup de temps Courriel plus rapide et mieux avec des réponses en conserve Courriel plus rapide et mieux avec des réponses en conserve Ne pas avoir le temps de cuisiner le déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un peu de camping qui ne va pas mal? Facile, obtenez de la nourriture en boîte. Fatigué de taper les mêmes réponses par e-mail? Essayez les courriels en boîte! Pensez ... En savoir plus.

N'oubliez pas de prendre les précautions de sécurité e-mail appropriées 7 Conseils de sécurité Email important que vous devez savoir sur 7 Conseils importants de sécurité e-mail que vous devez savoir La sécurité Internet est un sujet que nous savons tous être important, mais il revient souvent dans les recoins de nos esprits, nous trompant en croyant que "cela ne m'arrivera pas". Que ce soit ... Lisez plus pour ne pas vous retrouver avec un ordinateur infecté par des logiciels malveillants ou donner accidentellement vos économies de toute une vie à l'un de ces infâmes princes nigérians.

Que pensez-vous des signatures par e-mail? Les utilisez-vous pour vos comptes? Quelles sont vos plus grandes bêtes noires quand vous voyez la signature électronique de quelqu'un d'autre? Partagez vos pensées avec nous dans les commentaires ci-dessous!

Crédits d'image: Exemple de signature via Small Business Sense, E-mail de vacances par legenda via Shutterstock, Cartes de visite par Irina Bg via Shutterstock

In this article