Les courriels sont durs. Il est vraiment difficile de comprendre ce que vous voulez vraiment dire dans un courriel, et la moitié du temps, les gens vous comprendront presque toujours mal. Une grande partie du problème vient du fait que les gens à qui vous écrivez ne peuvent pas voir votre visage. Ils ne peuvent pas voir le sourire sur votre visage, et vous ne pouvez pas voir l'expression sur leur visage - la capacité humaine naturelle à comprendre l'émotion dans les mots à travers l'expression du visage est complètement nulle dans un e-mail.
Alors, qu'est-ce qui peut remplacer l'expression faciale et le ton de la voix? Comment réussissez-vous à faire passer votre message sans que tous vos amis ou tout le monde dans le bureau se fâchent royalement?
L'écrivain Peter Drucker a écrit: «La chose la plus importante dans la communication est d'entendre ce qui n'est pas dit .» J'irais même plus loin et je dirais que le plus important dans l'envoi d'un courriel est de clarifier juste assez pour que le destinataire n'entend pas ce qui n'est pas dit. En fait, ce qui cause le plus de problèmes avec la communication par courriel, c'est lorsque la personne qui reçoit le courriel interprète toutes sortes de choses terribles que vous avez impliquées, même lorsque vous n'avez écrit qu'une seule ligne.
C'est ce qui conduit à la haine et au mécontentement. C'est ce qui crée le ressentiment. C'est pourquoi le gars de l'autre côté de la table à la réunion du matin vous fusille du regard, parce que vous l'avez envoyé sur un e-mail que vous avez envoyé hier après-midi, et il l'a pris comme une attaque personnelle.
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Ici, à MUO, nous avons beaucoup parlé de l'aspect technique de l'envoi de courriels, comme l'envoi anonyme de courriels. Comment envoyer complètement des courriels anonymes: 5 méthodes efficaces Comment envoyer complètement des courriels anonymes: 5 méthodes efficaces Aujourd'hui, il est facile d'envoyer des courriels sans révélant votre véritable identité. Voici quelques-uns des moyens les plus efficaces pour envoyer et recevoir des courriels anonymes. En savoir plus ou mon courrier électronique sur l'envoi de courriels depuis Excel Comment envoyer des courriels depuis une feuille de calcul Excel à l'aide de scripts VBA Comment envoyer des courriels depuis une feuille de calcul Excel avec des scripts VBA Nous vous montrons comment configurer des courriels automatisés depuis Excel avec Collaboration Data Objects, (CDO) et scripts VBA. Nos modèles de code rendent cela beaucoup plus facile que ça en al'air! Lire la suite . Mais, qu'en est-il du côté émotionnel de l'email? Qu'en est-il de la façon dont vous rencontrez vos courriels, et de meilleures façons de vous présenter dans les écrits qui ne vous feront pas tout le temps vous harceler?
Eh bien, ce n'est pas sans beaucoup de douleur et de souffrance que je peux me tenir ici aujourd'hui et vous dire que je suis maintenant en mesure d'aider. J'ai fait à peu près toutes les erreurs qui peuvent être faites avec le courrier électronique, dès les premiers jours au collège, lorsque j'ai tenté de lancer une entreprise de marketing à plusieurs niveaux en envoyant des courriels en masse à tout le monde sur le campus. En l'espace d'une journée, mon compte a été fermé pendant 24 heures et un gros avertissement de la part de l'administrateur d'IBM mainframe sur ce qui définit le "spamming".
Ce n'était pas tellement une leçon d'étiquette électronique, car c'était un appel de réveil que l'email peut vraiment vous causer des ennuis si vous le manipulez mal. Au fil des années, j'ai offensé les gens, j'ai été offensé, et j'ai participé à des batailles de mots épiques avec des gens. Je voudrais dire que quelqu'un a gagné - mais personne ne gagne jamais. C'est pourquoi je suis ici aujourd'hui, dans l'espoir d'aider les futures légions du public emailing à mieux préparer ces emails avant de cliquer sur le bouton envoyer.
1. Envoi d'un roman
L'un de mes premiers péchés coupables lorsque j'ai commencé à travailler comme ingénieur était que j'écrivais presque toujours des courriels qui s'étendaient sur trois ou quatre paragraphes. La raison en était non seulement parce que je peux taper assez vite, mais parce que j'avais toujours l'impression que si je ne laissais aucun détail, les gens ne comprendraient pas vraiment de quoi je parlais. C'est peut-être vrai dans une certaine mesure - et nous obtiendrons des courriels qui sont trop courts dans une minute - mais il y a quelque chose à dire pour la simplicité.
Lorsque vous écrivez des courriels aussi compliqués, vous n'arrivez pas à faire passer votre message de plusieurs façons. Premièrement, le fait que vous ayez beaucoup écrit implique pour la personne que vous avez peu de respect pour son temps, et si vous le faites trop souvent, vous ne pourrez que l'ennuyer. Deuxièmement, alors qu'un e-mail de 500 mots organisé en plusieurs paragraphes a beaucoup de sens pour vous, vous risquez de dérouter tout le monde - et de leur donner une migraine.
Si vous êtes un faiseur de mots et avez tendance à écraser, alors revenez toujours et travaillez à «hacher» ces phrases. Venez avec de nouveaux moyens créatifs pour les raccourcir, ou peut-être vous pouvez les supprimer entièrement. Peut-être que vous offrez beaucoup trop d'informations. Dites aux gens ce qu'ils doivent savoir, pas ce que vous voulez qu'ils sachent savoir. Tu sais?
2. Envoi d'un email de deux mots
L'offense contraire à l'email de roman est les courriels d'un ou deux mots qui n'expliquent rien du tout. C'est comme quand je demande à mes enfants à la table du dîner, "Alors, comment était votre journée? "Après un moment, une réponse réticente, " Bien. "Je ne sais pas pourquoi je dérange même, j'appuie sur. " Qu'avez-vous fait, quelque chose d'amusant? "La réponse inévitable ", non, pas vraiment. "
Honnêtement, je ne comprends pas pourquoi certaines personnes prennent même la peine d'utiliser le courrier électronique. Si vous avez de la chance, un courriel de cette personne contiendra une seule phrase complète. Si vous êtes malchanceux, la personne vous demandera de faire quelque chose pour elle, mais ne prendra pas la peine d'expliquer exactement ce qu'elle veut que vous fassiez. C'est un peu comme envoyer un message de détresse à la radio lorsque vous êtes perdu au milieu de la nature, et ne pas informer l'équipe de secours de vos coordonnées.
C'est extrêmement frustrant, parce que les gens doivent se battre pour comprendre de quoi vous parlez. Pire encore, vous pourriez les obliger à perdre du temps à répondre à votre courriel, pour vous demander d'élaborer un peu plus.
Je soupçonne que la plupart des gens avec ce problème écrivent de tels courriels parce que la dactylographie est un exercice si pénible. Pas tout le monde peut taper plus de 60 à 70 mots par minute, donc vous devez avoir un peu de sympathie pour ce groupe.
3. Envoi d'un courriel de masse destiné à une personne
Voulez-vous vraiment cocher les gens? Envoyer un courriel de masse à tout le monde dans votre bureau simplement pour réprimander une seule personne pour quelque chose qu'ils ont mal fait. J'appelle cela l'email "humiliation publique". Habituellement, tout le monde dans le bureau peut déjà savoir qu'une personne en particulier a fait une erreur, mais le gestionnaire ne peut pas le laisser seul. Ainsi, ils envoient un email de masse à tout le monde expliquant en détail de façon aiguisée et extravagante pourquoi une action particulière est si mauvaise à faire, ou pourquoi cette erreur particulière est si mauvaise.
Je dois admettre que dans certains de mes rôles de gestion dans le passé, j'ai glissé dans ce comportement. J'ai vu d'autres collègues le faire aussi. C'est une erreur facile à commettre, car vous voudrez peut-être vous assurer que tous les autres que vous gérez ne commettent pas la même erreur. La réalité est que si tout le monde le sait déjà, la personne qui a commis l'erreur est humiliée. S'ils ne le savent pas, tout le monde est confus et ne sait pas si vous en parlez.
Faites simple - parlez du problème spécifique avec la personne qui a fait l'erreur. Ensuite, si vous pensez que c'est assez important pour tout le monde, envoyez un avis, mais donnez l'impression qu'il s'agit simplement d'un "FYI" général envoyé par la haute direction - cela enlève le ton accusateur et le rend moins personnel.
4. Utilisation d'adverbes dramatiques
Un autre comportement très courant dans les courriels - généralement de la part de personnes qui sont très passionnées par leur travail en général ou par un projet spécifique en cours de discussion. Ce comportement est la surutilisation d'adverbes très dramatiques. Des phrases comme «Ce design est horriblement mauvais » ou « Cette approche est douloureusement vague» ne servent qu'à introduire de l'émotion dans la discussion.
Quand vous regardez ces phrases sans les adverbes, vous pouvez voir à quel point elles sont plus sérieuses - et beaucoup moins antagonistes. Sinon, vous venez de traverser comme un gosse trop dramatique, gâté.
Essayez-le sans les adverbes. Ce design est faux. Cette approche est vague.
Il peut ne pas plaire au destinataire - mais il ne les attaque pas non plus et ne les place pas sur la défensive. C'est plus professionnel, et vous pourriez être en mesure de vous faire passer pour un adulte mature, même si vous n'êtes pas d'accord avec quelqu'un.
5. Surpasser la voix passive
Ce n'est que tard dans ma carrière d'écrivain que j'ai vraiment, vraiment appris et compris la voix passive. Le problème avec l'apprentissage, c'est que vous commencez à le voir partout. L'un des usages les plus répandus de la voix passive est l'email, car la voix passive permet à une personne de se séparer d'une action.
Au lieu de dire: « J'ai conduit le client à l'aéroport», ce qui place la responsabilité directement sur vos épaules, vous pourriez plutôt écrire: « Le client a été emmené à l'aéroport.
C'est un comportement commun parmi les gens qui sont nerveux à l'idée de prendre la responsabilité de n'importe quoi, parce que si quelque chose ne va pas, ils ne veulent pas être blâmés. Ce sont les mêmes personnes qui se plaignent lorsque les preneurs de risques - ceux qui assument la responsabilité de faire avancer les choses - obtiennent une reconnaissance ou des promotions. La vérité est, les gens voient à travers la voix passive dans les courriels. Si vous avez terminé une tâche ou atteint un objectif, n'ayez pas peur de prendre du crédit!
6. Patauger vous-même sur le dos
Assez curieusement, l'extrême opposé des gens qui utilisent la voix passive dans l'email tout le temps, sont les gens qui écrivent presque toujours à propos de tout à la première personne. En lisant leurs courriels, on pourrait penser qu'un projet n'était pas un effort de groupe, c'était un accomplissement personnel. On pourrait penser que la personne qui a envoyé l'e-mail a fait tout le travail!
Comment reconnaissez-vous ces courriels? Comptez les occurrences du mot "I".
En lisant un courriel de ce type de personne, il est clair qu'ils sentent que le monde entier tourne autour d'eux, et que tout le monde devrait leur donner des félicitations constantes pour tout le travail qu'ils ont accompli à eux seuls. Ces courriels laissent invariablement des camarades se sentir découragés et complètement méconnus. Cette approche est la voie rapide à la colère et l'isolement de vos pairs.
Je suis sûr qu'il y a beaucoup d'autres types de courriels qui agacent vraiment et offensent les gens. Je parie que tu as ta propre liste aussi! Quels types de courriels vous mettent vraiment en colère? Quels types sont vos bêtes noires? Partagez vos pensées dans la section des commentaires ci-dessous.
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