Le bon logiciel derrière votre projet, groupe ou organisation peut faire toute la différence. Intellinote facilite la gestion, la collaboration et la communication avec votre équipe, vos collègues et vos clients.
Intellinote associe le texte en temps réel, la messagerie audio et vidéo, le partage de fichiers et d'écrans et les fonctions de gestion de projet avec une approche unique de l'espace de travail qui simplifie la gestion de grandes équipes.
Mieux encore, il est entièrement gratuit pour un usage personnel et est livré avec un essai gratuit de 30 jours. Vous pouvez donc l'essayer avec votre équipe avant de l'acheter.
Tout sous un même toit
Intellinote est disponible en tant qu'application Web basée sur navigateur ou en tant que logiciel autonome pour Windows, Mac et les plates-formes mobiles. Les versions Web et autonome partagent la même interface moderne restreinte: un menu gauche à gauche permet de tirer le meilleur parti de votre contenu, auquel vous pouvez épingler n'importe quel espace de travail ou chat pour un accès plus rapide.
Intellinote fournit un espace pour vos notes, tâches, fichiers, conversations et à peu près tout ce qui concerne votre entreprise, votre équipe ou votre projet. Les notes peuvent être partagées et collaborées et attribuées aux espaces de travail, les tâches peuvent être déléguées à des personnes avec une date d'échéance. Le partage de fichiers directement dans un espace de travail est une excellente façon de partager avec des équipes entières ou de lancer une discussion en tête-à-tête pour que vos discussions sur l'espace de travail se déroulent sur le sujet. C'est un couteau suisse d'organisation.
Vous pouvez télécharger des fichiers directement dans Workspaces ou les joindre à Notes et Tâches, fournir de longues descriptions textuelles (formatées à l'aide des outils WYSIWYG) et commenter absolument tout. Il est également possible d'intégrer des tâches ou des notes dans d'autres notes. Cliquez simplement sur le bouton de pièce jointe "trombone" et choisissez Ajouter à partir d'Intellinote .
L'approche d'Intellinote est celle qui fait un usage intensif des espaces de travail, qui sont essentiellement des hubs qui fournissent un but assignable à vos notes, tâches et fichiers. Les espaces de travail ne sont pas rigides dans leur conception, et ils peuvent s'appliquer à pratiquement tout ce dont vous avez besoin pour eux: des services entiers, des projets individuels, des membres d'équipe, des documents de formation - tout ce dont vous avez besoin.
Les espaces de travail ne sont pas spécifiques au projet ou au département et peuvent également être créés pour la communication de groupe. Un espace de travail de groupe sert un but différent d'un espace de travail régulier, fournissant un point de collaboration pour un nombre illimité de membres de l'équipe. Vous pouvez discuter, partager des fichiers et voir tout ce sur quoi travaille votre groupe - et tout fonctionne de la même manière pour les espaces de travail individuels.
Créer un espace de travail est aussi simple que de cliquer sur le bouton plus dans le coin supérieur droit et de sélectionner Espace de travail, en lui donnant un nom et en y ajoutant les membres de votre équipe. Vous avez instantanément créé un espace organisationnel, un emplacement pour stocker les fichiers relatifs à cette opération particulière et un espace de discussion en temps réel pour vos collègues.
Les espaces de travail non épinglés apparaîtront dans le menu gauche de la fenêtre en fonction de leur activité (y compris les conversations que vous avez actuellement avec les membres de l'équipe) et tous les espaces de travail non visibles dans le menu sont cachés sous l'icône ellipse.
Cela permet de conserver ce dont vous n'avez pas besoin, de sorte que vous pouvez vous concentrer sur les tâches importantes qui nécessitent une attention immédiate.
Utiliser Intellinote
Si vous avez utilisé Intellinote par le passé, vous remarquerez probablement que l'interface utilisateur est désormais considérablement plus "légère" et plus conviviale. En plus d'une couche de peinture et d'une sensation plus réactive, naviguer dans vos espaces de travail est maintenant encore plus facile qu'auparavant.
Ce qui était autrefois l '«espace de travail unifié» est simplement devenu « Tout», ce qui vous permet de rassembler tout ce sur quoi vous travaillez, dans tous vos espaces de travail. De plus, toutes vos tâches assignées (passées et présentes) ont été déplacées vers l'écran Tâches, fournissant des informations en un coup d'œil sur votre calendrier à venir.
Chaque espace de travail que vous créez, qu'il s'agisse d'un groupe, d'un individu ou d'un projet, dispose d'une fenêtre de discussion et d'activité combinée et d'une zone de notes, de tâches et d'autres contenus. Rattrapez ce qui s'est passé dans chaque espace de travail en votre absence en jetant un coup d'œil sur l'activité récente, ou initiez une conversation asynchrone avec vos collègues. Vous pouvez même ajouter et ajouter des notes, assigner des tâches, télécharger des fichiers et envoyer un message aux autres membres de l'équipe à partir du même champ de texte, il suffit de choisir une option dans la case à gauche.
Lorsque vous entrez dans un espace de travail - qu'il s'agisse d'un projet ou d'un groupe - vous verrez une fenêtre d'activité, un bref résumé de l'espace de travail et un menu tabulé pour parcourir rapidement les Notes, Tâches, Fichiers, Membres, Brouillons et Corbeilles pertinents. Ceux-ci sont tous affichés à côté de la fenêtre d'activité, de sorte que vous pouvez continuer à discuter avec des collègues tout en naviguant.
Une solution comme Intellinote peut remplacer plusieurs produits indépendants, y compris un logiciel de gestion de projet vieillissant qui ne semble jamais évoluer et qui coûte cher en temps réel des logiciels de chat et de vidéoconférence. Dans un contexte éducatif, Intellinote pourrait être utile pour fournir des commentaires, travailler avec des groupes ou fixer des échéances. Dans certains cas, vous voudrez peut-être vous débarrasser des courriels pour les discussions d'équipe et utiliser les fonctions de messagerie instantanée et de messagerie privée d'Intellinote au sein d'un groupe.
De nombreuses entreprises et équipes utilisent des outils tiers dans le cadre de leurs opérations régulières, et bien qu'Intellinote essaie de remplacer certains de ces outils, d'autres ont été implémentés en tant qu'intégrations facultatives. Ceux-ci incluent des outils basés sur le Web comme GitHub et Bitbucket, MailChimp, Wufoo et même ZenDesk.
En plus de ces Intellinote peut également intégrer avec des piliers collaboratifs comme Dropbox, Box, Google Drive (y compris Google Docs) et des calendriers en ligne. Il existe même une intégration Evernote qui migre toutes vos notes et contenus vers Intellinote. Si vous voulez des intégrations plus complexes, il existe un support pour Built.io, REST, Webhook et Zapier, qui peut amener la productivité au niveau supérieur avec des intégrations spécifiques à votre opération.
Intellinote a un large éventail d'applications grâce à une base aussi robuste. La fusion de la gestion de projet, de la vidéo en temps réel, du partage audio et de l'écran et de la discussion en temps réel est étonnamment efficace. Dans les environnements plus occupés où il peut être difficile de suivre les projets, Intellinote pourrait être l'outil idéal pour rétablir l'ordre et la santé mentale.
Communiquer et organiser votre équipe
En plus de fournir un sens du contexte pour les opérations de votre équipe ou de votre entreprise, les espaces de travail sont également essentiels à la communication. Parfois, les e-mails et les messages instantanés sont trop décousus et supprimés de votre projet. C'est là qu'interviennent le chat d'équipe et la visioconférence d'Intellinote.
Incontestablement l'un des points les plus vendus d'Intellinote, l'ajout récent de la vidéoconférence s'intègre avec vos membres d'équipe existants exactement comme vous le souhaitez. Passez simplement votre souris sur un nom et appuyez sur Appel pour lancer une réunion en tête-à-tête, ou ajoutez un groupe d'utilisateurs pour une conférence plus importante, le tout depuis la même interface utilisateur.
Les avantages de laisser Intellinote s'occuper de vos besoins de conférence vidéo semblent évidents: organisez votre équipe à partir d'une seule interface, accédez rapidement aux documents de l'entreprise et économisez de l'argent sur des outils de conférence premium onéreux et coûteux. Intellinote prend en charge les fonctionnalités de partage d'écran et d'annotation disponibles dans les solutions de conférence plus puissantes.
En fait, vous n'avez même pas besoin d'être un utilisateur Intellinote enregistré pour participer à une vidéoconférence. Il vous suffit de créer une nouvelle conférence à l'aide du bouton bleu «Appel» en haut de l'écran et de transmettre le lien à un client ou fournisseur potentiel. Travailler avec plusieurs clients? Utilisez Intellinote pour créer un espace de travail pour chacun d'eux afin de pouvoir partager de la documentation, poser des questions, organiser des visioconférences et communiquer beaucoup plus efficacement que les anciens e-mails.
Que vous travailliez dans le même bureau ou que vous soyez membre d'une équipe disséminée dans le monde entier, le chat asynchrone et la vidéoconférence devraient couvrir la plupart de vos besoins communicatifs. Organisez des réunions personnelles en tête-à-tête ou organisez simplement des groupes et des projets - le choix vous appartient.
Cliquez sur la petite icône en forme de RSS dans le coin inférieur gauche (que ce soit une note ou une tâche) pour la suivre. Vous pouvez rappeler les notes suivies par l'espace de travail ou afficher tout ce que vous suivez sous Tout en utilisant le menu Filtre dans le coin inférieur droit. Suivez et supprimez des notes lorsque vous en avez besoin pour ajouter une dimension supplémentaire à votre productivité - hiérarchisez les tâches afin de faire avancer les choses.
Pour les éléments que vous suivez, les notifications vous informeront des modifications apportées au contenu, aux commentaires, aux tags, aux pièces jointes et aux destinataires ou aux dates d'échéance. Vous pouvez même ajouter d'autres utilisateurs en tant que suiveurs (utile s'ils ne sont pas associés à cet espace de travail particulier) en cliquant sur le bouton plus "+" et en tapant leur nom.
Grâce aux mises à jour en temps réel, vous n'avez pas besoin d'actualiser Intellinote pour consulter les derniers ajouts en termes de contenu: les modifications sont automatiquement transférées vers votre navigateur, et des espaces de travail et des chats pertinents apparaissent dans la zone de navigation lorsque ils sont mis à jour.
Intellinote pour Desktop & Mobile
L'accès mobile est de plus en plus précieux dans un monde où nous laissons rarement nos smartphones ou tablettes seuls, et Intellinote a deux applications mobiles: une pour iOS (que j'ai testé ici) et une pour Android.
Considérant que l'application web d'Intellinote ressemble à quelque chose que vous trouveriez normalement sur l'App Store, le client mobile est très facile à comprendre. Il fournit un accès complet à vos espaces de travail, notes et conversations tout en vous tenant au courant des notifications push en temps réel pour les modifications et les messages entrants lorsque vous n'êtes pas à votre bureau.
Toutes vos données Intellinote sont accessibles via l'application mobile, y compris la fenêtre de chat et d'activité combinée et les notes tabulées et autres contenus. La visioconférence fonctionne également sur mobile, vous permettant d'initier et de participer à des messages de groupe en temps réel à l'aide de votre appareil Android ou iOS, quel que soit l'emplacement.
Il est pratiquement possible de faire tout ce que vous pouvez faire dans la version web en utilisant l'application mobile, bien qu'il y ait quelques inconvénients, comme un manque d'outils de formatage et l'impossibilité d'interagir avec certaines intégrations (vous ne pouvez pas créer de documents dans Google Drive, par exemple).
Vous pouvez cependant télécharger des fichiers, créer de nouveaux espaces de travail et ajouter des membres à votre organisation (à condition que vous ayez la bonne autorisation) à partir de l'application iOS que j'ai testée. Toutes les modifications sont envoyées au serveur au fur et à mesure que vous les faites et apparaissent instantanément.
L'application de navigation d'Intellinote permet d'accéder à votre organisation depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet, mais vous pouvez également télécharger des versions de bureau dédiées pour Mac et Windows. Ceux-ci fournissent chacun des notifications en temps réel et gardent vos tâches les plus importantes hors du navigateur.
Une approche intégrée
Intellinote essaie d'adopter une approche complètement intégrée pour organiser vos projets, vos équipes et votre organisation. Une solution combine des éléments de gestion de projet, de communication de groupe en temps réel, de simple glisser-déposer de partage de fichiers et d' intégrations avec Google Drive, Dropbox et d'autres outils d'entreprise indispensables.
Intellinote vise à éliminer le besoin de plusieurs solutions différentes en faisant tout cela, en un seul endroit. Il existe même une API Intellinote pour mieux intégrer Intellinote dans le flux de travail de votre entreprise.
Et cela fonctionne - les espaces de travail sont un excellent moyen de garder le travail au bon endroit sans causer d'encombrement. Les modèles peuvent être adaptés aux plus petites demandes de votre organisation, puis déployés à maintes reprises. À peu près toutes les équipes peuvent bénéficier d'une communication plus rapide et plus efficace - que vous soyez 3, 30 ou 300 personnes. Intellinote fonctionne à la fois pour les équipes et les individus, ce qui permet aux équipes de collaborer à grande ou petite échelle en fonction des besoins.
Mieux encore, il est gratuit pour un usage personnel et l'essai complet de 30 jours offre aux équipes la possibilité de décider si les 10 $ par utilisateur et par mois pour le plan standard sont acceptables.
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