Rédaction d'emails efficaces semble assez facile. Mais si vous voulez que vos emails soient encore plus performants, gardez à l'esprit les règles scientifiques suivantes.
Par le passé, nous avons énuméré 12 raisons pour lesquelles les gens ignorent toujours vos courriels. 12 Raisons pour lesquelles les gens ignorent toujours vos courriels 12 raisons pour lesquelles les gens ignorent toujours vos courriels Avez-vous souvent du mal à convaincre les gens de répondre à vos courriels? Nous vous montrons pourquoi les gens peuvent ignorer vos e-mails et comment les faire remarquer et réagir à votre message. Lire la suite . Nous vous avons même donné des instructions étape par étape pour inciter les gens à répondre à vos messages 6 façons d'obtenir des personnes occupées pour répondre à vos courriels 6 façons d'obtenir des personnes occupées pour répondre à vos courriels Il existe un ensemble de règles différentes il s'agit d'envoyer un courriel qui encouragera ou découragera une personne à cliquer sur le bouton «répondre» et à vous répondre. Apprenez les règles du succès d'email. Lire la suite . Mais maintenant il est temps de partager des conseils encore plus précis et exploitables - soutenus par des données.
Chacun de ces conseils n'augmente pas seulement les chances de lire vos e-mails, mais aussi de recevoir une réponse positive de ces e-mails. Ceci est important car le courrier électronique reste la principale forme de communication dans le monde des affaires. En sachant créer des emails efficaces, vous vous donnez un avantage certain sur vos collègues.
1. Obtenir des termes de prénom
Cela semble évident, mais si vous voulez vraiment que les gens fassent attention quand ils reçoivent un email de votre part, utilisez leur nom. Et utilisez-le plus d'une fois.
Une recherche publiée en 2006 a montré que plusieurs régions du cerveau "montrent une plus grande activation de son propre nom", fournissant la preuve que "entendre son propre nom a une activation cérébrale unique".
L'utilisation du nom de votre destinataire dans le sujet de l'e-mail et dans le corps de l'e - mail est donc une astuce psychologique qui peut attirer l'attention. Clôture avec "J'espère avoir de vos nouvelles bientôt, Stan" est beaucoup plus efficace que simplement "J'espère avoir de vos nouvelles bientôt".
2. Embrasser l' effet Halo
Les gens sont influencés par des personnes en qui ils ont confiance. Si un responsable vous conseille de prendre contact avec le directeur de votre entreprise, nommez ce responsable dans votre email d'introduction. Les courriels froids sont horribles à recevoir. Montrer que vous avez l'appui de quelqu'un que votre destinataire confie est donc extrêmement important.
Ceci est en partie dû à une théorie appelée l' effet Halo . C'est une sorte de biais de confirmation. Dans ce cas, le parti pris améliorerait probablement l'impression générale que le directeur a de vous simplement à cause de son impression favorable du gestionnaire qui vous a référé.
Cependant, vous ne devez pas vous contenter de mentionner les supérieurs. S'appuyant sur les opinions et les idées des experts, les clients, les amis communs et les foules peuvent également renforcer votre e-mail, à condition que le destinataire apprécie les opinions des personnes que vous référencez .
3. Soyez en colère ou heureux. Mais jamais neutre
Lorsque Boomerang, une application Gmail de premier plan, a analysé ses données, ils ont trouvé quelque chose d'incroyablement intéressant. "L'un des facteurs les plus significatifs dans la détermination des taux de réponse est la mesure dans laquelle les mots du message sont" positifs "(mots comme bons) ou négatifs (mots comme mauvais).
Les e-mails modérément positifs et négatifs ont reçu 5 à 15% de réponses en plus que les e-mails neutres. Cela étant dit, des courriels extrêmement hostiles 10 Courriels pour traiter les courriels en colère, trolls ou grossiers 10 Courriel pour traiter les courriels fâchés, trolors ou grossiers Il est incroyablement frustrant de vérifier votre boîte courriel pour trouver un message complètement haineux. Pourquoi dans le monde les gens agissent comme ça? Cela dit, vous devriez apprendre à vous défendre pendant que ... Read More n'a presque pas reçu de réponse. Les emails excessivement flatteurs ne se sont pas non plus mieux comportés. En d'autres termes, faites passer vos sentiments, mais n'exagérez pas.
4. Restez court ( mais comment court? )
Je sais je sais. Il y aura des exceptions à cela. Un de mes sites cérébraux préférés Lire plus de contenu intelligent en 2016 avec ces 35 sites Lire plus de contenu intelligent en 2016 avec ces 35 sites Nous devrions tous lire ces 35 sites plus souvent. Si vous êtes fatigué de contenu délabré rendre les choses un peu plus réfléchie cette année à venir avec cette liste super. Lire la suite, Brain Pickings envoie des courriels incroyablement longs qui sont un plaisir à lire. Mais dans l'ensemble, les données suggèrent que vous devriez éviter de longs courriels.
En fait, avec cette information sur les types de mots que vous devriez utiliser dans vos messages, Boomerang a également trouvé la longueur "idéale" d'un email. Sur la base de leur analyse de 40 millions de courriels, ils ont trouvé que ceux qui ne contenaient pas plus de 50-175 mots avaient le plus de chance de recevoir une réponse (49-50%). Ceci est également soutenu par les résultats d'une étude MIT 2010.
C'est un sage conseil, mais ce n'est pas toujours pratique. Mais la leçon est de garder vos e-mails concis. Une façon de faire est de vous abonner à la philosophie des cinq phrases, et ne jamais envoyer des courriels sur cinq phrases de longueur. Comme l'a déclaré l'investisseur et auteur Guy Kawasaki à Entrepreneur.com, «moins de cinq phrases sont souvent abruptes et grossières, plus de cinq phrases perdent du temps».
5. Utilisez le mot "Parce que"
Si vous avez l'audace de demander à quelqu'un de faire quelque chose pour vous, au moins dites-lui pourquoi . Nous le savons depuis les années 70, lorsque Ellen Langer, professeur de psychologie à l'Université Harvard, a publié une étude soulignant l'importance du mot «parce que».
Nous recevons trop souvent des emails qui demandent juste quelque chose ("Pouvez-vous m'envoyer ce rapport avant 14 heures?"), Sans expliquer pourquoi. Mais en introduisant le mot «parce que» dans notre demande («Pouvez-vous m'envoyer ce rapport avant 14 heures parce qu'il doit être modifié avant 17 heures), les chances de conformité augmentent.
Selon cette étude, cela pourrait être dû au fait que «les gens adoptent un comportement« automatique »... sous la forme d'une heuristique ou d'un raccourci. Et entendre le mot "parce que" suivi d'une raison (peu importe la boiteuse de la raison), nous oblige à nous conformer. "
6. Ne pas offrir plus de 3 choix
Le paradoxe du choix est l'endroit où nous avons une telle abondance d'options que nous devenons paralysés. Pour éviter que vos e-mails ne génèrent un paradoxe de votre choix, essayez de ne pas proposer plus de trois options.
L'esprit humain aime la magie de trois. C'est pourquoi nous donnons trois médailles aux Jeux olympiques. Nous analysons les choses en termes d'optimiste, réaliste et pessimiste (ou élevé, moyen et faible). Et c'est la raison pour laquelle les marchés économiques arrivent souvent à maturité pour accueillir seulement trois grands concurrents.
En termes de prise de décision, nous aimons aussi compter sur trois raisons, ou trois choix. Cela a été démontré par la recherche intitulée When Three Charms But Four Alarms, menée par deux scientifiques du comportement. Si vous organisez une réunion ou un appel, essayez de ne donner que trois options d'heure et de date. Doodle supprime la frustration de la planification des réunions ou des événements Doodle supprime la frustration des réunions de planification ou des événements Souvent planifier une réunion ou un événement pour un groupe de personnes à convenir peut être aussi frustrant et fastidieux que de trouver vos enfants perdus dans un centre commercial très fréquenté. L'application web de sondage en ligne, ... Lire la suite dans le passé.
7. Écrire au niveau de la troisième année
Le niveau de lecture de vos e-mails peut avoir un effet considérable sur vos taux de réponse. Selon Boomerang, les courriels écrits au niveau de lecture d'université ont eu un taux de réponse de seulement 39%. Le niveau de lecture le plus efficace était celui de troisième année, avec un taux de réponse de 53%.
Le niveau de lecture est principalement déterminé en regardant "nombre de syllabes dans vos mots et le nombre de mots dans vos phrases." Pour améliorer votre taux de réponse, alors, gardez vos phrases et vos mots courts. Pour vérifier le niveau de lecture de vos propres e-mails, copiez-les et collez-les dans des outils tels que Readability-Score ou Hemingway Editor.
8. Relisez votre texte
Pour les courriels plus longs, cela va de soi, mais pour les courriels plus courts, la relecture est souvent négligée. C'est une mauvaise idée.
Dans une étude de 2001, Larry Beason a montré que les erreurs d'écriture (y compris les fautes d'orthographe et de grammaire, ainsi que les erreurs logiques) ont plusieurs effets négatifs sur la perception de l'écrivain.
Quand un lecteur remarque une erreur, il fait automatiquement des suppositions sur l'auteur. Dans cette étude, les hypothèses les plus courantes étaient que l'auteur était un penseur défaillant, pas une personne détaillée, un médiateur médiocre et / ou peu éduqué.
Ce sont des attributs assez dommageables que vous pouvez éviter d'avoir, simplement en relisant Grammarly Lite - Une extension de navigateur pour tous vos besoins de révision [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - Une extension de navigateur pour tous vos besoins de correction [Chrome, Firefox, Safari] Comment relisez-vous actuellement ce que vous tapez sur votre ordinateur? Tapez-le dans Google? Collez-le dans Word? Ou utilisez-vous un site de relecture dans lequel vous collez votre texte? Je suis définitivement ... Lire la suite chacun de vos e-mails.
9. Afficher les nombres sous forme de chiffres
Si des chiffres comme les statistiques, les données, les dates, l'heure, etc. sont importants dans votre message, affichez-les sous forme de chiffres plutôt que de les taper (12, au lieu de 12).
Des études de suivi des yeux ont montré que les yeux d'un lecteur balayent généralement le texte, tandis que «les chiffres arrêtent souvent l'œil errant». C'est parce que "les nombres représentent les faits". Les nombres sont des données difficiles que l'esprit peut choisir rapidement. L'esprit du lecteur suppose que ces chiffres sont une partie importante du message.
Gardez cela à l'esprit lorsque vous créez vos propres courriels. Si les numéros sont une partie importante de votre message, affichez-les sous forme de chiffres afin que votre lecteur puisse filtrer l'important de l'important.
Faire du courrier électronique pour vous
Dans la plupart des emplois, les courriels sont un élément crucial de la façon dont nous communiquons avec nos collègues. Que vous envoyiez 10 ou 100 courriels par jour, savoir comment rédiger des messages efficaces est une compétence que vous devez apprendre.
Comme vous pouvez le voir ci-dessus, ce n'est pas difficile. De petits changements, comme rendre vos courriels plus succincts, relire ou changer l'émotion de votre écriture peuvent avoir un grand impact. Et avec des outils d'amélioration gratuits du courrier électronique 5 outils qui peuvent vous aider à écrire de meilleurs messages électroniques 5 outils qui peuvent vous aider à écrire de meilleurs e-mails Tout le monde essaie toujours de résoudre le problème du courrier électronique. Alors, parlons aussi de l'habitude la plus fondamentale de tous - l'art d'écrire de meilleurs emails. Avec l'aide de quelques outils sympas. Lire la suite pour vous aider, il n'y a pas d'excuse.
Ces chances peuvent non seulement augmenter la probabilité que vos courriels seront remarqués et répondus, mais ils contribueront également à cultiver une meilleure image professionnelle de vous-même.
Quels changements avez-vous apporté à la façon dont vous écrivez des courriels qui ont amélioré leur efficacité? Nous aimerions entendre!
Crédits image: Hug par Hernán Piñera (Flickr), Point d'interrogation par Marco Bellucci (Flickr), Relecture des notes par volkspider (Flickr), Email par Dennis Sklay (Flickr)